Hvordan svare p? innsynsbegj?ringer

Hvordan svare i ephorte?

Begj?ringen kommer normalt sett til postmottak og arkivet arkiverer begj?ringen p? den saken det ang?r. Om begj?ringen kommer direkte til saksbehandler er det vedkommende som selv legger inn begj?ringen i ePhorte.

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, programvare, elektronisk apparat.

Saksbehandler svarer p? begj?ringen med et utg?ende brev i ePhorte som sendes p? godkjenning til leder.

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, parallell, teknologi.

Oppett en utg?ende journalpost og velg "Lagre og nytt dokument"

Bildet kan inneholde: produkt, rektangel, azure, font, programvare.

Velg mal

Bildet kan inneholde: produkt, rektangel, azure, font, skjermdump.

Lim inn forslag til standardsvar i Word-dokumentet og tilpass innholdet. Svarteksten b?r vise til begrunnelse, hjemmel og klagerett.

Bildet kan inneholde: font, skjermdump, parallell, antall, rektangel.

Last opp eventuelle sladdede dokument som vedlegg eller knytt til eksisterende dokument ved fullt innsyn

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, parallell, programvare.

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, parallell, elektronisk apparat.

N?r vedlegg er lagt inn kan dokumentet ferdigstilles eller sendes p? godkjenning til leder

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, elektrisk bl?, parallell.

Bildet kan inneholde: bl?, datamaskin, rektangel, operativsystem, font.

F?r dokumentet ekspederes b?r man konvertere Word-dokument til PDF slik at dokumentet fryses.

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, parallell, programvare.

N?r dokumentet er konvertert, ekspederes brevet ved hjelp av funksjonen ”ekspeder med e-post”

Bildet kan inneholde: rektangel, font, skjermdump, parallell, programvare.

Legg til eventuelle lokale kopimottakere, typisk ledere, slik at de er informert om hva vi gir innsyn i.

Oversendelsesepost b?r ogs? gi en kort beskrivelse av hva det er bedt om innsyn i.

Bildet kan inneholde: rektangel, azure, font, programvare, skjermdump.

Vurdering av innsynsbegj?ringen

Det er ofte mange hensyn man m? ta n?r man vurderer om man kan gi innsyn. Det kan derfor v?re lurt ? dele arbeidet opp i noen trinn med ulike veivalg:

Hjemmel: Har du plikt eller rett til ? unnta opplysninger?
Merinnsyn: Veier unntak tyngre enn innsyn n?r man kan, men ikke m?, gj?re unntak?
Sladding: Kan man sladde enkeltopplysninger eller man m? unnta hele dokumentet?
Godkjenning: Skal brevet sendes p? godkjenning til leder for kvalitetssikring?

I figuren under vises en oversikt over de vanligste veivalgene som leder frem mot en avgj?relse

Bildet kan inneholde: rektangel, font, parallell, elektrisk bl?, diagram.

Hva skal sladdes?

Hovedregelen i Offentleglova er at saksdokument og lignende er ?pent for innsyn og de fleste unntaksbestemmelser gjelder kun enkeltopplysninger, ikke hele dokument.

Hvilke opplysninger m? sladdes?

Taushetsplikten kan i mange tilfelles ivaretas ved at opplysningene blir gitt i en anonymisert form ved at opplysninger som direkte eller indirekte r?per hvem opplysningene gjelder blir utelatt. De mest vanlige direkte identifiserende opplysninger er navn, adresse, telefonnummer og epost, men ogs? andre opplysninger kan v?re aktuelle.

Hvilke opplysninger som er indirekte identifiserende kan v?re vanskeligere ? sl? fast og det er spesielt utforende n?r det er snakk om mindre milj?. I slike tilfeller m? man ta h?yde for at opplysninger kan v?re kjent innad i milj?et eller er allment tilgjengelig andre steder, blant annet p? offentlig postjournal. Beskrivelser av personer og situasjoner, navn p? studieprogram, fagmilj? og mindre enheter m? da ofte utelates og det kan da v?re aktuelt ? unnta hele dokumentet.

Unntak for resten av dokumentet avhenger ikke av mengden tekst som sladdes. Kriteriene er at det er det er det mest vesentlige som er utelatt eller at teksten som st?r igjen gir et klart misvisende inntrykk. Terskelen for ? unnta hele dokumenter skal v?re h?y.

Hvordan sladde?

Sladding i Adobe Acrobat Pro

Programmet finnes i UiOs programkiosk UiO Programkiosk - Universitetet i Oslo
- Tips! Velg ? legge til snarvei til programmet
Om dokumenter ikke er pdf kan det skrives ut som en pdf-fil i forkant. Tast Ctrl + P og velg skriver "Microsoft Print to PDF"
?pne dokumentet og velg ?Tools? ?verst til h?yre og deretter ?protection?
Velg deretter "Sanitize Document" og "OK". Du deretter bedt om ? lagre filen
Marker test som skal sladdes med ?Mark for redaction? og "Ok"
Utf?r sladding ?Apply Redactions? og "OK"
Du blir deretter spurt om ? fjerne skjult innhold. Velg "OK" for ? fjerne innholdet
Dokumentet er n? sladdet og skjult innhold er fjernet. Du kan n? lagre dokumentet
- OBS! Husk ? gi filen et n?ytralt navn slik at det ikke r?per sensitivt innhold. Filnavnet i bildet under b?r, for eksempel, f? et n?ytralt navn f?r det lagres.

Bildet kan inneholde: rektangel, font, parallell, skjermdump, programvare.

Eksempler p? svar

Noen faste punkter b?r alltid v?re med i et svar p? innsyn. De viktigste er hjemler for unntak, klageadgang og merinnsyn n?r det har v?rt vurdert. I teksten under er noen eksempler p? svar, men teksten og hjemler m? tilpasses den konkrete begj?ringen.

Fullstendig innsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt … Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Delvis avslag - taushetsplikt:

Svar p? innsynsbegj?ring

Vi viser til innsynsbegj?ring mottatt … Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Begrunnelse for delvis avslag

Deler av dokumentets innhold er unntatt offentlighet i henhold til Offentleglova § 13, Forvaltningsloven § 13.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova § 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova § 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven § 29.

Delvis avslag - merinnsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Vi viser til innsynsbegj?ring mottatt … Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Begrunnelse for delvis avslag

Deler av dokumentets innhold kan unntas offentlighet i henhold til § [Sett inn paragraf fra 14-26, ledd, bokstav eller nummer].

Merinnsyn

Det er vurdert merinnsyn etter § 11 i Offentleglova og v?r vurdering er at hensynet til unntak veier tyngre enn hensynet til innsyn i dette tilfellet.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova § 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova § 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven § 29.

Fullstendig avslag - taushetsplikt:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt …

[Navn p? enhet] vil ikke gi innsyn i disse dokumentene.

Begrunnelse for avslaget

Dokumentene er unntatt offentligheten i henhold til Offentleglova § 13, Forvaltningsloven § 13, og Offentleglova § 12.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova § 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova § 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven § 29.

Fullstendig avslag - merinnsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt …

[Navn p? enhet] vil ikke gi innsyn i disse dokumentene.

Begrunnelse for avslaget

Dokumentene kan unntas i henhold til Offentleglova § [Sett inn paragraf fra 14-26, ledd, bokstav eller nummer].

Merinnsyn

Det er vurdert merinnsyn etter § 11 i Offentleglova og v?r vurdering er at hensynet til unntak veier tyngre enn hensynet til innsyn i dette tilfellet.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova § 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova § 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven § 29.