Tilgang til personalarkivets lokaler
Arkivrommene i Sogn Arena og Lucy Smiths hus (K 26) har streng adgangsbegrensning med kortlesere og koder i henhold til forvaltningslovens ¡ì 13b og 13c.
Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon administrerer tilgangen (eSak) til lokalene. esak-hjelp@admin.uio.no
Utl?n
Av hensyn til sikkerhet l?nes personalmapper ikke ut av Sogn Arena og Lucy Smiths hus. Personalkonsulenter og andre med tjenestelige behov kan f? g? i gjennom og kopiere materiale fra mappene ved oppm?te i L?nningssekjonen eller eSak.
Tjenstlige behov for innsyn
Ledere, personalkonsulenter, arkivarer og evt. andre med tjenstlige behov ved UiO som ?nsker innsyn i personalmappene i ADS, kan rette en henvendelse til Seksjon for l?nn, eller til Avdeling for organisasjon og personal.
Innsyn i egne mapper
Den ansatte kan kreve innsyn i deler av egen personalmappe, jfr. personalopplysningslovens ¡ì 18 og forvaltningslovens ¡ì 18. Det samme gjelder representanter for den ansatte. Interne dokumenter er i utgangspunktet unntatt innsyn for den ansatte og dens representanter jfr. forvaltningslovens ¡ì 18 annet ledd, men det kan kreves innsyn i faktiske opplysninger fra interne dokumenter.
- Ansatte, eller tidligere ansatte ved Sentraladministrasjonen som ?nsker innsyn i egne personalmapper sender en innsynsbegj?ring til personaldirekt?r Irene Sandlie.
- Ansatte eller tidligere ansatte ved enheter utenfor Sentraladministrasjonen som ?nsker innsyn i egne personalmapper i ADS, henvises til enheten hvor de er/var ansatte.
- Hovedregelen er at enheten vedkommende sogner til eller har sognet til har ansvaret for innsynet i personalmappen.
Andre som m?tte ?nske innsyn i ADS' personalmapper, for eksempel i forbindelse med skriving av nekrologer, sender en innsynsbegj?ring til enheten den ansatte har sognet til. Det er viktig at enhetene foretar en grundig vurdering av innholdet f?r det utleveres.