Rutiner for behandling av innsynsbegj?ringer ved Arkiv LOS

Ordin?re rutiner

Innsynsbegj?ringer kommer som regel via e-post, men kan ogs? komme p? f?lgende m?ter: Per post, ved oppm?te, via telefon. Ved muntlige henvendelser (telefon, oppm?te) oppfordres innsynsbegj?rer om ? fremme sin begj?ring skriftlig, vanligvis til v?rt postmottak : postmottak@admin.uio.no / postmottak@uio.no V?r s?rlig observant hvis tilgangskoden VA er benyttet. I de tilfellene skal innsynsbegj?rer straks vises videre til Avdeling for organisasjon og personal ved Avdelingsdirekt?r Irene Sandlie.

Uspesiferte innsynsbegj?ringer skal behandles p? f?lgende m?te:

• Uspesifisert begj?ring per e-post: Denne skal videresendes rette avdeling / seksjon til behandling, utskrift av denne arkiveres i permen og statistikkf?res.
• Uspesifisert begj?ring per post: Brevet skannes og sendes som vedlegg per e-post til rette avdeling / seksjon til behandling. Utskrift av e-posten med vedlegg arkiveres i permen og statistikkf?res.

Spesifert innsynsbegj?ring per e-post:

1. Ta utgangspunkt i inng?ende e-post fra innsynsbegj?rer. G? til ePhorte og s?k opp journalposten og finn saksbehandlers brukernavn. Dersom dokumentet ikke sogner til Arkiv LOS videresendes begj?ringen til rett delarkiv.
2. G? til mal for innsynsbegj?ring i e-postleseren og f?r inn saks- og dokumentnummer med tilh?rende brukernavn.
3. E-postens mottakere vil v?re avdelingens eller seksjonens postmottak. For innsynsbegj?ringer som sogner til EL, skal begj?ringen i tillegg sendes til pressekontakt@uio.no. Det samme gjelder for mere ekstraordin?re innsynsbegj?ringer. SADM og EA har egne e-postlister for innsynbegj?ringer som avdelingene selv administrerer: innsyn-sadm@admin.uio.no - innsyn-ea@eiendom.uio.no
4. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet utleveres etter fem arbeidsdager (etter denne fristen kan mangel p? svar p?klages, se ¡ì 32 i offentleglova), s?fremt vi ikke har f?tt beskjed om noe annet.
5. Det kreves en tilbakemelding fra saksbehandler for dokumenter som allerede er unntatt offentlighet. Dette fordi unntatthet skal vurderes p? nytt i henhold til merinnsynprinsippet  ved hver ny innsynsbegj?ring, jf. offentleglova ¡ì 11.
6. Dersom saksbehandler velger ? utlevere et dokument i sladdet form, legger arkivet inn den sladdede versjonen som et Y-dokument i saken.
7. Ekspedering til innsynsbegj?rer skjer elektronisk. Dette gj?res av Arkiv LOS.
8. Et eventuelt avslagsbrev sendes ogs? elektronisk.
9. Klagen p? avslag journalf?res i den aktuelle saken.

Arkivering av innsynsbegj?ringer

• Innsynsbegj?ringer arkiveres inntil videre i en egen perm.