Rutiner for forberedelser til ny/utsatt eksamen del 2

Mandag uken f?r utsatt eksamen: Kartlegging av utsatte eksamener

Gjeldene datoer for utsatt eksamen i august/januar avtales med Silurveien og UiO.

Mandag uken f?r f?rste utsatt eksamen skal holdes begynner eksamenskontoret forberedende arbeid. 

N?r fristen for oppmelding til utsatt eksamen har g?tt ut, vil eksamenskontoret sende ut en epost til instituttene med p?minnelse for frist for ? rapportere om hvilke utsatte eksamener som skal holdes. Riktig eksamensform m? oppgis. 

Legg kabalen

N?r informasjon om gjeldende eksamener er p? plass, m? kabalen av eksamener legges p? de angitte eksamensdatoene. Et viktig hensyn her er at studenter som er meldt til flere utsatte eksamener ikke gis kolliderende eksamensdatoer.

Hent ut 2 stk FS-rapporter under Vurdering -> Rapporter: 

• Eksamenstimeplan -> FS533.001 Kollisjonsmaterise  (kolliderende eksamener)
• Vurderingsenhet -> FS508.002 Vurderingsenhet*        (resterende eksamener)           

*Utfylling: fyll ut 185 ¨C 15 - * samt semesteret konten gjelder for i termin: H?st/V?r 20XX og H?st/V?r 20XX, Vurd.status KONT* 

TIPS: for ? fjerne emner uten p?meldte studenter til konte i Vurderingsenhetrapporten, h?yreklikk i den ferdige rapporten -> filter -> antmeldt >0 

• G? f?rst igjennom kollisjonsmatrisen og legg kabalen slik at man unng?r eksamen p? samme tidspunkt som kolliderende eksamen. F?r kabalen inn i et oversiktskjema i Excel, bruk gjerne mal fra tidligere ?r. Legg kjente muntlige eksamener i en egen bolk.  
• V?r oppmerksom p? "kloneemner", alts? emner som er like p? BA og MA-niv?. Disse b?r ha eksamen samtidig. 
• G? igjennom vurderingsenhet-rapporten og fyller inn de resterende emnene som skal ha utsatt eksamen.  
• Gj?r en manuell kontrollsjekk ved hjelp av kollisjonsmatrisen for ? sikre at ingen kolliderende emner ligger p? samme tidspunkt. 
• Send en kopi av oversikten til instituttene og MN-studieinfo v/ Marianne Jacobsen samme dag.

Senest torsdag uken f?r utsatt eksamen: Booke eksamenslokaler i TP:EXAM

N?r kabalen er lagt skal eksamenene legges inn i TP. Dette gj?res i TP: Exam hvor du velger semesteret konten gjelder og s?ker opp ett emne p? listen av gangen.

1. Book dato, tidspunkt og antall studenter inn, og v?r oppmerksom p? hvilket rom som velges automatisk.
2. Dersom feil sal i Silurveien blir valgt, kan dette endres lenger ned p? siden. Legg spesielt merke til f?lgende for hvert emne:

• FS er oppdatert i den gr?nne boksen n?r bookingen er lagret. 
• 1 av 1 plasser booket ¨C dette st?r under kalenderboksen. Dersom det st?r 0 av 1 plasser, m? man manuelt klikke p? blyanten ved siden av lesesalsnummeret og skrive inn hvor mange plasser det skal v?re. Husk ? lagre og sjekk at det st?r 1 av 1 plasser. 
• Er det valgt "KONT: avsluttende skriftlig eksamen"? Dersom det st?r muntlig eksamen skal det ikke bookes rom. Dersom det st?r "KONT: hjemmeeksamen" m? man velge "Uttak" og riktig dato. Ikke registrer innleveringsdato for hjemmeeksamen.
• Lengden p? eksamen er forh?ndsinnlagt av institutt.  
• Gj?r en sjekk av TP-bookinger ved hjelp av rapport i FS. FS rapport Vurderinger -> Eksamenstimeplan -> FS540.002 Eksamensdager fordelt p? dato. Velg datoutsnitt for konteperioden og sammenlign det som st?r der med oversikten.

Fredag uken f?r utsatt eksamen: Plasser kandidatene p? rom i FS

N?r rom er booket i TP:Exam og endelige tilrettelegginger er registrert skal kandidatene plasseres p? eksamensrom via FS.  

• Dette gj?res i Vurderinger -> Bilder -> EksamensTimeplan -> Plassering av kandidat p? rom. Fyll inn emne og dato og huk vekk "Klassefordelt liste" slik at studentene listes alfabetisk. Ha et ?ye med om det er flere rom som dukker opp p? eksamen. Dersom det er flere rom, skal noen sitte p? eneom / mindre sal. Merk at en m? se etter disse studentene i listen uansett hvor mange rom som er booket.

Legg merke til:

• Stemmer antallet studenter med antallet plasser i salen?
• Har noen tilrettelegginger? Eget rom/mindre sal puttes f?rst inn p? riktig rom. Deretter kan resten av kandidatene puttes inn p? vanlig sal. Vanlig sal inkluderer mindre tilrettelegginger som ekstra tid eller skjermet plass, hev og senk-pult, etc.
• Bruk helst den aller ?verste pil-knappen etter ? ha lagt inn eventuelle kandidater p? mindre sal, slik at alle kandidatene p? h?yre side blir overf?rt til rom. Oppdater for hvert rom og g? igjennom listen for ? passe p? at ingen har blitt igjen (da forblir de i bold p? h?yre side). 

Ha et ?ye p? tilrettelegginger og antall kandidater. Dersom noen har booket for f? plasser for antallet kandidater, m? en f?rst inn i TP for ? endre bookingen. G? deretter inn og ut av vinduet i FS for ? f? oppdatert utgave, og legg kandidatene inn p? rommet. Husk ? huke vekk "klassefordelt liste" p? nytt. 

L?pende oppgaver

• Imens planleggingen foreg?r m? det holdes l?pende oversikt over beskjeder fra instituttene som oppdateres i oversikten.
• Tilrettelegginger m? g?s igjennom og legges til/oppdateres for hver enkelt kandidat senest torsdag uken f?r utsatt eksamen. N?dvendige endringer som f.eks. booking av enerom m? gj?res i TP underveis. 
• F?lgeskjema skal v?re det samme som ved ordin?r eksamen. Unders?k at dette er p? plass i god tid f?r utsatt eksamen. 

Eksamensuken

• Send epost med info til alle oppmeldte kandidater om utsatt eksamen, hvor kandidatene bes om ? selv sjekke eksamensinformasjon og eventuelle tilretteleggingen. Utplukket av kandidater ligger i FS -> Vurderinger -> Rapporter -> Melding -> FS520.001 Vurderingsmeldte Studenter 
• N?r utplukket er klart m? kandidatene gis kandidatnummer i FS Vurdering -> Rutiner -> Kandidat -> FS550.001 Kandidatnummerering. For ? kandidatnummerere alle deler av vurderingskombinasjonen samtidig, kj?r rutinen for helheten p? vurderingskombinasjonen.
• N?r konteeksamen avholdes m? det alltid v?re en person p? telefon- og RT-vakt for sp?rsm?l og henvendelser fra Silurveien.