Arbeidsflyt for MN Studieplaner

UiO innf?rer fra 19. oktober 2022 en ny arbeidsflyt for h?ndtering av s?knader om studieplaner p? mastergradsniv?. Veiledningen gjelder alle institutter p? Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.

Beskrivelse av arbeidsflyten

Den nye arbeidsflyten er slik:

  1. Studentene s?ker om godkjenning av avtale i Nettskjema.
  2. S?knadene flyttes fra Nettskjema til RT vha. RPA ("robot")
  3. Roboten sender automatisk e-post til oppgitte veileder(e), med lenke til godkjenningsskjema for disse. N?r veiledere godkjenner eller ?nsker ytterligere informasjon, vil disse besvarelsene automatisk og fortl?pende bli lagt inn i RT-saken av roboten. Studentenes nettskjemasvar samt relevante vedlegg vil bli vedlagt i e-posten veileder(e) mottar. 
  4. Sakene behandles av saksbehandler i RT (vurderes, justeres, innvilges eller avsl?s). Saksbehandler setter status til "S?knad behandlet og klar til arkivering" n?r s?knad innvilges. Dersom s?knaden skal avsl?s eller forkastes, settes status til "S?knad forkastes og skal slettes". Studenten bes da eventuelt ? fylle ut ny s?knad. 
  5. S?knader med status "S?knad behandlet og klar til arkivering" vil automatisk bli arkivert i ePhorte av robot. Da legges avtalen og alle vedlegg som en inng?ende journalpost i studentens studentmappe. Korrespondansen, dvs. innholdet i RT-saken arkiveres ogs?, da som en utg?ende journalpost.
  6. Det finnes et endringsskjema som studentene kan fylle ut n?r de skal gj?re endringer. Dette er mindre omfattende enn det vanlige s?knadsskjemaet og gj?r at man enkelt kan justere p? for eksempel prosjektbeskrivelse, kort eller lang oppgave, legge til eller fjerne veiledere osv. Metoden for behandling av disse er helt lik som for hoveds?knadsskjemaet - man setter korrekt status i saken n?r man er ferdig, da blir s?knaden med vedlegg automatisk arkivert i ePhorte i studentens mappe.
  7. N?r en s?knad er satt til "s?knad behandlet og klar til arkivering" vil robot automatisk sende en epost til student med bekreftelse p? at studieplan har blitt vurdert og godkjent.

Oversikt felter/etiketter i RT

  • NettskjemaID

    • Fylles automatisk ut av roboten. Fungerer som referanse til den konkrete besvarelsen i kryptert nettskjema. M? ikke endres!

  • Institutt

    • Fylles automatisk ut av roboten, basert p? studentens besvarelse.
    • Verdier:
      • "Department of Biosciences"
      • "Department of Pharmacy"
      • "Department of Physics"
      • "Department of Informatics"
      • "Department of Chemistry"
      • "Department of Mathematics"
      • "Department of Technology Systems"
      • "Institute of Theoretical Astrophysics"
    • Det g?r fint an ? endre verdien her, dersom studenten har valgt feil.
    • Verdien styrer ogs? forh?ndsdefinerte saksoversikter per instituttniv?.

  • Status

    • Settes automatisk, n?r sak opprettes, til:
      • "S?knad under behandling"
    • Deretter kan saksbehandler innvilge eller avsl?:
      • "S?knad ferdig behandlet og klar for arkivering"
      • "S?knad forkastes og skal slettes"

  • Studentnummer

    • Fylles automatisk ut av roboten. Benyttes blant annet til ? finne korrekt studentmappe i ePhorte. M? derfor ikke endres!

  • Felt for veilederepost

    • Dersom en eller flere av veiledernes epostadresser, som studenten selv har oppgitt i nettskjemaet, er feil (ikke gyldige, f.eks. pga skrivefeil) kan saksbehandler korrigere adressene her. Man vil automatisk f? beskjed i RT-saken dersom en eller flere av adressene er ugyldige og hvilke dette gjelder. Hvis epost skrevet av student er en gyldig adresse, men ikke korrekt m? studiekonsulent enten forkaste innsendt skjema og be student sende inn p? nytt eller sende studentens nettskjemasvar (PDF i RT) + studentenes vedlegg til riktig veilederadresse. P?se at man ogs? sender ved lenken til veilederskjemaet som ble generert til aktuell veileder. Du finner lenken i RT-saken. 

  • Lenke til veilederskjema

    • Dette er lenken som sendes til veilederne. Dersom besvarelse fra en eller flere av veilederne lar vente p? seg, kan man kontakte veilederen direkte og oppgi denne lenken. Lenken inneholder en verdi som gj?r at besvarelsen kobles til riktig RT-sak.

Tilgang og oppsett i RT

Sjekk at du har tilgang til fakultetets RT-k? for studieplaner: mn-studieplaner-rpa. Gj?r deg kjent med de forh?ndsdefinerte s?kene for din enhet (dashboards) og mulighetene for ? lage snarveier og tilpasse hjemmesiden i RT. Les mer her.

Ta s?knad i RT

Saksbehandler tar saker i RT via dashboardet for sin enhet eller via hjemmesiden i RT. Les hvordan du tar en sak.

Hva om et eller flere vedlegg ikke er blitt korrekt lastet opp i RT?

Det er mulig at ett eller flere av vedleggene ikke blir lastet opp som det skal i RT. Dette skyldes at vedleggsgrensen i RT er lavere (10 Mb) enn i Nettskjema (30 Mb).

L?sning: Det er sv?rt viktig ? vite at alle vedlegg uansett vil bli arkivert i saken i ePhorte. Problemet her er kun at man ikke f?r lest/?pnet vedlegget i RT-saken. Grunnen til dette er at vi alltid henter ut alle vedlegg fra den opprinnelige nettskjemabesvarelsen og der vil uansett studenten f? feilmelding om vedlegget er for stort. For ? kunne se/?pne vedlegget ber man bare studenten (ved hjelp av ? svare i RT-saken) pr?ve ? sende vedlegget p? nytt. Eventuelt dersom studenten ikke f?r til ? begrense st?rrelsen, kan studenten sende p? e-post til saksbehandler direkte.

Hva om saken er feilsendt (studenten har valgt feil institutt og/eller studieprogram)?

Det er ikke veldig sannsynlig, men kan skje at studenten velger feil institutt og dermed ogs? feil studieprogram i s?knaden sin. Da havner s?knaden hos feil gruppe saksbehandlere i RT.

L?sning: Det finnes et nedtrekksfelt i RT-k?en som heter "Institutt". Der kan man sette korrekt institutt. Da vil saken automatisk havne hos riktig gruppe saksbehandlere og kan behandles videre. Dersom studieprogrammet er feil, s? kan saksbehandler legge inn en kommentar i RT-saken og der oppgi hva som er korrekt. Da vil dette bli arkivert i saken og studenten slipper ? sende inn hele s?knaden p? nytt.

Hva om s?knad er sendt inn av en ikke-UiO-bruker?

Det er mulig ? logge inn i Nettskjema med konto fra annen utdanningsinstitusjon (FEIDE tillater dette). S? man kan se for seg at en student ved UiO, benytter en konto fra en annen institusjon hvor vedkommende ogs? er student, eller har studert tidligere.

L?sning: Roboten vil legge inn en feilmelding i opprettet RT-sak. Det vil da bli oppfordret til at man setter saken med status "S?knad forkastes og skal slettes". P? denne m?ten unng?r man at roboten ikke feiler n?r den skal arkivere fordi den ikke finner korrekt studentmappe.

Hva om studentnummer er feil?

Det er mulig at Cerebrum-oppslag feiler enten p? grunn av en feilregistrering i FS p? studenten eller at det er logget inn med feil bruker (at studenten har flere kontoer eksempelvis)

L?sning: Roboten vil legge inn en feilmelding i opprettet RT-sak. Det vil da bli oppfordret til at man setter saken med status "S?knad forkastes og skal slettes". P? denne m?ten unng?r man at roboten ikke feiler n?r den skal arkivere fordi den ikke finner korrekt studentmappe.

Hva om det er feil i oppgitte epost-adresser til veiledere?

Det er mulig at studenten har skrevet feil i en eller flere av de oppgitte veilederepostadressene i nettskjemaet.

L?sning: Roboten gj?r en sjekk av de oppgitte veilederepostadressene, for ? se at disse er p? et gyldig format. Dersom ¨¦n eller flere av disse ikke er gyldig (f.eks. pga d?rlig staving etc.) s? vil roboten legge inn en feilmelding om dette, samt hvilke(n) adresser som m? korrigeres. Da kan studiekonsulent legge inn korrekt(e) epostadresse(r) i korresponderende felter i RT-saken. Roboten vil fortsette ? "utsette" (defer) saken til feltet er satt til gyldig format.

Hva om ¨¦n eller flere veiledere ikke svarer p? skjema?

Det er mulig at en eller flere av samtykkene til veilederne som er oppgitt ikke kommer inn i RT-saken, enten fordi veileder ikke har sett eposten, den er blitt filtrert ut, eller at eposten av ulike ?rsaker (for eksempel tekniske ?rsaker) ikke er kommet frem.

L?sning: Alle veilederepostadressene, samt navn p? veiledere og institusjon de tilh?rer dersom de ikke tilh?rer UiO, er oppgitt i selve RT-saken. Det vil da v?re opp til studiekonsulenten ? kontakte veiledere som ikke svarer. Lenken som skal benyttes til skjema, vil ogs? ligge tilgjengelig i RT-saken, slik at studiekonsulent kan sende denne eller oppgi denne manuelt til veileder som enda ikke har svart.

Hva om jeg m? videresende avtale til andre personer (f.eks. programr?d)?

Det er mulig ? bruke forward-funksjon i RT til ? videresende innsendt masteravtale til personer som skal se p? avtale og evt. godkjenne noe. For ? gj?re dette holder du over "actions" i h?yre del av RT n?r du er inne i aktuell sak og klikker p? "forward". Du kan da velge en eller flere mottakere og skrive inn en melding mottaker(e) f?r. Meldingen blir registrert som en del av korrespondansen i den aktuelle RT-saken. Dette blir ogs? eventuelt svar fra mottak(e). P?se at du ikke videresender senstiv informassjon fra RT-saken. 

 

Kan jeg merge saker inn i RT-k?en?

Det er mulig ? merge saker i RT-k?, men det b?r i st?rst mulig grad unng?s i RT-k?er med RPA-prosesser. Hvis noe f?rst er merget kan det ikke endres p? og det er fort gjort at det dukker opp problemer. To RPA-saker, eksempelvis et masteravtaleskjema og et endringsskjema, m? IKKE merges sammen. Dette vil lage kr?ll med arkivering og vedlegg.

 

Vurdere s?knad

Klikk deg inn p? saken for ? se informasjonen studenten har fylt inn i Nettskjema og vedleggene studenten har lastet opp. 

NB! N?r du klikker p? vedleggsfilene, m? du v?re oppmerksom p? om filen ?pner seg p? skjermen eller om den blir lastet ned til din egen datamaskin. Noen filtyper kan bli lastet ned automatisk, for eksempel Word-filer. I slike tilfeller m? du slette filen s? snart som mulig.

 

Innvilge s?knad

N?r alle veiledere har samtykket og s?knaden skal innvilges endrer du status til "S?knad ferdig behandlet og klar til arkivering". N?r saken arkiveres vil RPA sende ut en epost til student med bekreftelse p? at planen er godkjent. 

 

Avsl? s?knad

Status settes til "S?knad forkastes og skal slettes". Saken blir slettet og studiekonsulent m? be student sende inn en ny s?knad. 

 

Arkivering og sletting

N?r status i RT blir satt til "s?knad ferdig behandlet og klar til arkivering" vil robot fortl?pende arkivere s?knad og den p?f?lgende korrespondansen i ePhorte:

  • Roboten finner studentmappe ved enheten for den aktuelle studenten.
  • Roboten oppretter en inng?ende journalpost for s?knaden og arkiverer b?de avtalen og vedleggene. Den som eier RT-saken blir saksbehandler i ePhorte.
  • Roboten oppretter en utg?ende journalpost for den p?f?lgende korrespondansen (i RT-saken) og arkiverer den samlet. Den som eier RT-saken blir saksbehandler i ePhorte.
  • Roboten sender en autogenerert beskjed til student om at s?knad er prosessert og godkjent. Denne beskjeden sendes kun hvis sak har f?tt status "s?knad ferdig behandlet og klar til arkivering".

Hvis status blir satt til "s?knad forkastes og skal slettes" vil sletterutinene under f?lges, men s?knad blir ikke arkivert i ePhorte.

N?r s?knaden og den p?f?lgende korrespondansen er arkivert i ePhorte, slettes de automatisk fra Nettskjema og RT:

  • RT-saker endrer status til "deleted" samtidig med arkivering. ikke sett status "s?knad forkastes og skal slettes" med mindre du er helt sikker p? at den ikke skal sees p? eller gjen?pnes igjen. Saken kan ikke s?kes i RT n?r den har f?tt status "deleted".
  • RT-saker med status "deleted" slettes av RTs sletterutine etter 30 dager.
  • Besvarelser i Nettskjema slettes etter 90 dager.

Kontaktpunkter

https://www.mn.uio.no/english/studies/master/index.html 

 

Publisert 3. okt. 2022 14:51 - Sist endret 24. jan. 2024 14:51
Del p? e-post