Behandling av s?knadene
Det er mulig ? s?ke om tilrettelegging for det enkelte semester og om varig tilrettelegging (mer enn 2 ?r). Studentene finner informasjon om tilrettelegging av eksamen ved UiO her: S?knadsfristen er 1. februar for v?rsemesteret og 1. september for h?stsemesteret. I tillegg behandles s?knader gjennom hele semesteret ved akutt behov for tilrettelegging. Studentene buker s?knadsskjemaet p? nettside om tilrettelegging. Ettersendingsfrist er 3 uker. Frist for registrering for hvert semester legges ut p? felles sider om rutiner for tilrettelegging.
Eksamenskontoret
1. S?knader kommer inn i ePhorte via nettskjema. Vedlegg som kommer p? papir legges i ePhorte av arkiv.
2. Sjekk s?knadene, er dokumentasjon i orden, framkommer det tydelig hva studenten s?ker om? Kontakt studenten ved behov for oppklaring. Ved sp?rsm?l om krav til dokumentasjon etc kan Tilrettelegging sentralt kontaktes.
3. Vurder s?knadene. Dreier det seg om en varig tilrettelegging? Er det behov for dialog med institutt (f.eks s?kes det om en annen eksamensform enn skoleeksamen, eller om ? endre eksamensform)? I tilfelle; avhold arbeidsm?te med instituttene der aktuelle s?knader gjennomg?s. Hvis s?knaden kun skal behandles ved institutt - gi arkiv beskjed om ? flytte saken.
4. Registrer tilpasning i FS under Student vurdering samlebilde, fane Eks.tilp. Legg inn n?dvendig romutstyr (som PC med word). Skriv gjerne merknad for ? tydeliggj?re tilretteleggingen. Merknadsfeltet blir synlig for studenten i Studentweb. Normalt innvilges 15 minutter p? eksamener inntil 2 timer, 30 minutter p? eksamener inntil 4 timer og 60 minutter p? eksamener fra 5 timer og opp. Det er rom for individuell vurdering, men det brukes sjeldent. Registrerte eksamenstilpasninger er merket med "e" i rapportene. For varig tilrettelegging, se dette.
5. Bestill evt. mindre rom/enerom p? emne i TP under Eksamen. Etter en gitt frist hvert semester m? Silurveien varsles ved endringer.
6. Utstyr som ikke er et valg i FS, meldes Silurveien og/eller/evt. Tilrettelegging sentralt er en gitt frist hvert semester m? Silurveien varsles ved alle endringer.
7. Svarbrevmal er tilgjengelig p? fellesomr?det i mappen Tilrettelegging: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\Eksamenskontoret
8. Tilretteleggingssaker skal godkjennes av seksjonssjef. Husk klageadgang
9. Dersom tilretteleggingen blir innvilget etter fristene for registrering - husk ? melde fra til andre fakultet/institutt dersom studenten har eksamen ved andre fakulteter eller andre eksamensformer enn "skoleeksamen", og at det m? kj?res oppdatering i Inspera dersom oppgaven er opprettet i Inspera.
Varig tilrettelegging
Varig tilrettelegging f?rstegangregistreres under persontilpasning, fane Person tilp. i Student vurdering samlebilde. Registrerte persontilpasninger kommer ut som "p" p? FS-rapportene.
Kj?r rapport FS530.001 "Spesialtilpasninger for vurdering" for ? finne alle med permanent tilrettelegging ved UV (stedkode 185 18 * *), etter sletting av eksamensmeldinger for studenter som mangler semesterregistrering/ikke har betalt semesteravgift (1 uke etter betalingsfristen).
Registrer studentene i Eks.tilp.
N?r kandidatnummerering og romfordeling etter trekkfrist er foretatt, kj?res rapport FS530.001 "Spesialtilpasning for vurdering" p? hvert emne. Dobbeltsjekk at du har f?tt med alle "p"-er. Felles epost sendes tilretteleggingsstudentene fra FS med informasjon at de n? kan sjekke tilretteleggingen via Studentweb. Mal p? fellesomr?det.
Andre nyttige rapporter er: FS530.002 "Spesialtilpasninger for student oppmeldt til vurderingsenhet" og FS530.003 "Spesialtilpasninger for vurderingsenhet".
V?r oppmerksom p? at noen studenter kan bli meldt opp til eksamen underveis i semesteret (p? grunn av dispensasjon fra frist, eller at en melding er blitt trukket pga feil og deretter legges inn igjen). Da er det viktig ? sjekke om studenten er registrert med "p", og evt legge inn igjen eksamenstilpasning.
Ansvarsfordeling
Eksamenskontoret
- Behandler alle skoleeksamenss?knader/s?knad om varig tilrettelegging innen frist (akutte saker l?pende) i ePhorte.
- Er kontaktperson for studenter/institutt i forhold til sp?rsm?l om tilrettelegging til eksamen (besvarer eposten tilrettelegging@uv.uio.no).
- Er i dialog med lesesalsinspekt?r ved eventuelt behov for spesialrommet "Lesesal for funksjonshemmede studenter".
- Bruker FS-rapport 530.001 for oversikt over permanente tilrettelegginger.
- Booker mindre rom/enerom i TP innen frist (kontakter Silurveien ved bookinger etter frist).
- Registrerer utstyr og spesialrom for de som skal ha dette i det aktuelle semesteret (slik at studenten kan se det i Studentweb senest en uke f?r eksamen).
- Sender info-epost til studentene at tilretteleggingen er synlig i Studentweb etter kandiatnummerering og romfordeling.
- Legger inn detaljer p? hvert emne i TP til Silurveien om tr?sterunde/hjelpemidler/vedlegg/program senest tre virkedager f?r eksamen.
- Kontrollerer ordb?ker (leveres senest onsdag uka f?r eksamen) Kontakt Silurveien som bestiller henting.
- Legger inn pdf-fil med besvarelser fra TextPilot-kand lagt i los \\kant\los-af-silurveien\uv i Inspera.
Instituttene
- Behandler innkomne s?knader om tilrettelegging ang?ende andre eksamensformer enn skoleeksamen i ePhorte.
- Sjekker varige tilrettelegginger ang?ende disse eksamensformene (FS-rapport 530.001) og registrerer eksamenstilpasninger i fanen "Eks.tilp" i student vurdering samlebilde for disse eksamensformene, p? bakgrunn av registrert tilrettelegging i "Person tilp" i samme bilde.
- H?ndterer alternative eksamensformer til skoleeksamen (som muntlig eksamen i stedet for skriftlig) i dialog med Eksamenskontoret.
- Skriver ut oppgavene p? papir til kandidater som har f?tt godkjent dette og leverer dem i konvolutter p?f?rt kandidatnummer, emne, dato og sal til Eksamenskontoret senest 1 uke f?r eksamen.
Silurveien
- Booker vakter.
- Informerer overinspekt?rene om tilretteleggingsbehovene.
- Finner frem utstyr studentene beh?ver til eksamen.
- Legger oppm?teprotokolle i los: \\kant\los-af-silurveien\uv etter eksamen.
Studentene
- Sjekker tilretteleggingen i Studentweb (slik ser det ut for studentene).
- Leverer evnt. ordb?ker for gjennomsyn.
- S?rger for at de behersker utstyret de skal bruke.
- Tar kontakt med overinspekt?r n?r de kommer til eksamenslokalet for riktig plassering.