Veiledning av emner
Studieprogrammet kan veilede framtidige utvekslingsstudenter i valg av emner ved utvekslingsstedet. Veiledningen er ingen forh?ndsgodkjenning, men kan gi en pekepinn p? at en tentativ emnepakke/ emner studenten er interessert i ved et utvekslingssted er innenfor de faglige kravene til studieprogrammets utvekslingssemester.
Hensikten med veiledningen er ? i st?rst mulig grad sikre at studenter s?ker opptak til utvekslingssteder med et emnetilbud som lar seg innpasse i studieprogrammet.
Dette er kun relevant for studentgrupper som har faglige krav til emnevalg i utvekslingssemesteret. Tidsperioden for denne type veiledning er generelt fra f?r s?knad til UiO om utveksling (15/2 og 15/9) til godt uti det p?f?lgende utvekslingssemesteret.
Forh?ndsgodkjenning s?ker studenter om kun ¨¦n gang innen faste semestervise frister, og det skrives ett offisielt vedtaksbrev.
Online learning agreement (OLA). Learning Agreement (LA) i papir er under utfasing. OLA er et Erasmusdokument som f?lger studenten hele utvekslingsoppholdet, og der det kun skal eksistere ett dokument per student. Learning agreement viser til forh?ndsgodkjente emner og emner studenten faktisk tar p? utveksling.
Instituttene: Veiledning av emner ¨C f?r s?knad om utveksling
- Gjelder hovedsakelig i perioden mellom siste infom?tet for utveksling og noen dager f?r s?knadsfristen.
- Veiledning skjer med kontaktpunkt for utveksling p? instituttet, eventuelt involveres undervisningsleder eller faglig ansvarlig for avtale.
- Registrer i FS, Student samlebilde, under Merknad, hva veiledningen har resultert i slik at forh?ndsgodkjenningen eventuelt kan g? raskere. Det er viktig at alle emner med kode, navn og credits registreres. F.eks: 2055MED Introduction to health promotion, 10 credits. 2043PSYsdfsdf, 10 credits osv, og hva dette erstatter. F.eks. studieretning ped-psyk 5. semester, BA ped.
- Oppdater merknadsfelt i FS dersom studenten endrer emnepakke etter ? ha reist ut. Skriv opp hele den nye emnepakken med kode, navn og credits.
Instituttene: Veiledning knyttet til endringer av emner/emnepakke ¨C etter ? ha takket ja til utveksling og fram til senest fem uker etter studiestart ved utvekslingsstedet
Veiledningsprosessen er delvis parallell og delvis uavhengig av saksbehandling av forh?ndsgodkjenning. Grunn: Opptak til emner og emneendringer ved utvekslingsstedet skjer som regel over en lengre periode og er ulik fra sted til sted. Forh?ndsgodkjenning skjer ¨¦n gang til ca fast tid.
- Emneendringer i forbindelse med et utvekslingsopphold kan skje fordi:
- tidligere oppgitt tentativt emnetilbud er annerledes enn reelt emnetilbud.
- studenten ikke har gjort ferdig emneavklaringen f?r avreise, ikke har f?tt plass p? emner, eller at emnene ikke g?r likevel.
- emneportef?ljen ved utvekslingsstedet har ikke v?rt klar f?r til studiestart.
- forh?ndsgodkjent emnepakke fungerer ikke for studenten (arbeidsmengde, liker ikke osv.) Innhold/omfang i emner er endret.
- Veiledning skjer med kontaktpunkt for utveksling p? instituttet, undervisningsleder eller faglig ansvarlig for avtale involveres.
Eventuelt sjekk vedtaksbrevet i ephorte for mer info.
Instituttene registrerer ny emnepakke i:
FS, Student samlebilde, under Merknad. Skriv opp alle emnene i den nye emnepakken med kode, navn og credits. I tillegg m? det framg? klart hva dette erstatter. F.eks. studieretning ped-psyk 5. semester, BA ped.
Instituttet ber studenten om ?:
- ta vare p? e-postkorrespondansen med instituttet vedr?rende forh?ndsgodkjenning av ny emnepakke. Denne skal lastes opp med s?knad om godkjenning og innpass av utvekslingsstudier etter oppholdet.
- oppdatere OLA under " Changes to Learning Agreement" n?r studenten har f?tt opptak til emnene p? utvekslingsstedet, og er sikker p? at det ikke blir flere endringer - men senest fem uker etter studiestart ved utvekslingsstedet.
Emneendring i OLA kan kun skje ¨¦n gang, og hver student har kun ¨¦n Learning agreement.
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om OLA
S?knad og vedtak om forh?ndsgodkjenning skjer ¨¦n gang
Studentene s?ker kun ¨¦n gang om forh?ndsgodkjenning via online s?knadsskjema til faste semestervise frister. S?knadsfristene garanterer svar f?r sommerferie/juleferie.
Vedtaksbrev sendes via digipost.
I godkjenningssak samlebilde st?r saksnummeret til mappen i eporte, i tilfelle instituttet har behov for ? sjekke saksgang/vedtaksbrev.
I vedtaksbrevet skal kontaktpunkt for emneendringer v?re oppgitt.
Sammenheng forh?ndsgodkjenning og Learning Agreement
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om Online Learning Agreement (OLA)
UVs internrutine for fakultetssekretariatet og UV studieinfo
P? UV sendes OLA til alle studenter p? UV-avtaler fra saksbehandlere i fakultetssekretariatet. Utreisende studenter p? andre fakulteters Erasmusavtaler f?r tilsendt Online Learning Agreement (OLA) fra avtaleeier.
Siden OLA er knyttet til vedtak om forh?ndsgodkjenning og endelig godkjenning, sendes OLA ut hovedsakelig etter at vedtaksbrev om forh?ndsgodkjenning er sendt ut. Det vil si rundt medio juni/ 3 uke i desember.
Studentene fyller blant annet utforh?ndsgodkjente emner ved utvekslingsstedet i den tilsendte OLA.
Studentene f?r ca ¨¦n ukes frist p? ? fylle og og signere selv.
OLA skal i l?pet av utvekslingen signeres av studenten, UiOs avtaleeier og utvekslingsstedet.
Dersom forh?ndsgodkjent emnepakke endres skal ogs? OLA oppdateres. Dette kan kun skje ¨¦n gang. Det skal kun finnes ¨¦n OLA/LA per student.
Endringer skal v?re avklart og godkjent p? instituttet innen 5 uker etter at mobiliteten har startet. Instituttene legger korrespondanse med studenten i FS, jamf?r info ovenfor under Instituttene registrerer ny emnepakke i.
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om OLA