Rutine for avtaleinng?else og avtalefornyelse p? UV

Det er b?de institutt- og fakultetsadministrasjonen som har ansvaret for at henvendelser om avtalefornyelse og inng?else f?lges opp p? riktig m?te. Denne nettsiden er en veiledning og rutinebeskrivelse for alle involverte p? UV, og skal fungere som st?tteside for de vitenskapelige, som i hvert ledd skal kunne f?lges opp av administrasjonen. 

Ved henvendelser om avtaleinng?else eller avtalefornyelse p? UV

• Dersom fakultetskoordinator mottar henvendelse om Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ sjekkes det om det allerede eksisterer utvekslingsavtale(r) p? UiO, i tillegg til eventuell annen relevant info for en vurdering av Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@. Henvendelsen om avtaleinng?else videresendes deretter til relevant faginstitutt for vurdering.
• Dersom institutt mottar henvendelse om Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ kontaktes fakultetskoordinator for ? sjekke om det allerede eksisterer en eller flere utvekslingsavtaler p? UiO, og for eventuell annen relevant informasjon. 

Vurdering av en avtaleinng?else eller avtalefornyelse p? UV

For ? kunne vurdere kvaliteten p? et utvekslingsÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ m? instituttet ha informasjon om den aktuelle institusjonen og hvilke muligheter som ligger i et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@. Her er noen hjelpesp?rsm?l: 

• Hvilken informasjon finnes om institusjonen? 
• Hvor kompatibelt er fagmilj?et med tilsvarende p? UV? 
• Finnes det tilstrekkelig med faglig relevante og anbefalte emner ved institusjonen (fagfelt, spr?k, niv?; ev. lenke til nettside) som kan innpasses i studieprogrammets utvekslingssemester?
• Gj?r studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig ? utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?
• Dersom det allerede eksisterer et utvekslingsÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@, er eventuelle utvekslingstall i balanse?
• Er det en faglig sterk og relevant avtale for studieprogrammet?
• Kan utvekslingsoppholdet v?re attraktivt blant studentene (salgsmomenter)?
• Finnes det annet Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ mellom UV og partnerinstitusjon? (f.eks. fellesgrader, prosjektÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@, ansattmobilitet, forskningsÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@)
• Kan avtalen ogs? gjelde for PhD-kandidater og ansatte?
• Gjelder henvendelsen for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ i et europeisk land gjennom Erasmus+ ,for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ utenfor Europa eller andre typer utvekslingsÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@?
• Andre momenter?

Dersom instituttet sier nei til Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med en institusjon

Dersom avtalen gjelder Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ett institutt og kommunikasjonen med potensiell avtalepartner prim?rt har foreg?tt p? institutt, er det naturlig at instituttet ogs? sender et endelig svar. 

Dersom avtalen gjelder et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med flere institutt i en fakultetsavtale, b?r fakultetskoordinator svare p? vegne av instituttene. 

Dersom avtalen gjelder et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med flere institutt/fakultet i en UiO-avtale, b?r UiO sentralt svare p? vegne av alle. 

I noen tilfeller kan det allikevel v?re naturlig at et institutt svarer for sin del av avtalen, uavhengig av om det er en fakultets- eller UiO-avtale. I s? fall b?r det alltid gj?res i samr?d med fakultetskoordinator.

Dersom instituttet sier ja til Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med en institusjon

Administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ tar kontakt med fakultetskoordinator for utveksling slik at det formelle arbeidet med avtaleutkast kan begynne.

Det er administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ som har ansvaret for at instituttavtalen fylles ut og at innholdet er i samsvar med hva partnerinstitusjon og institutt har blitt enige om. Det er derfor viktig at instituttkontakt har god dialog med avtaleansvarlig administrativ kollega hos partnerinstitusjon. 

Instituttkontakt har ogs? ansvar for sjekkliste for avtaleinng?else (skjema for kvalitetssikring) fylles ut.

Den delen av avtalen som gjelder et fagmilj?/institutt skal forankres faglig hos instituttledelsen den ligger under, uavhengig av om avtalen er en instituttavtale eller fakultetsavtale. Det gjelder for eksempel reelt relevant fagtilbud for utvekslingsstudenter, antall plasser. Administrasjonen(e) bist?r med faglig innhold.

Utfyllende informasjon om avtaleinng?else/avtalefornyelse:

• bilateralt utvekslingÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ utenfor Europa
• Erasmus+ utvekslingsÅ·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ innen Europa (KA1)
• Annet

Dersom avtalen gjelder flere fagmilj?/felt fyller fakultetskoordinator ut avtaledokumentet, basert p? informasjon fra og i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med instituttene. Hvert institutt fyller ut sin sjekkliste for avtaleinng?else (skjema for kvalitetssikring), eventuelt svarer p? tilleggsp?rsm?l i stedet for ? fyll ut skjema.

N?r avtaledokumentet og skjema for kvalitetssikring er ferdig utfylt

• Fakultetskoordinator for utveksling kvalitetssikrer innholdet i avtalen og kvalitetssikringsskjema(ene).
• Fakultetskoordinator for utveksling signerer p? alle Erasmus-avtaler via EUs portal Erasmus Without Papers, enten det gjelder for ett institutt eller flere, og s?rger for signering hos avtalepartner. 
• Rektor signerer p? alle bilaterale avtaler som ikke er Erasmus og som er utenfor Europa, uavhengig av st?rrelse og omfang. Dersom avtalen gjelder for ett institutt har dette instituttet ansvaret for at avtalen blir signert hos partner, og at det blir oversendt til UiO sentralt for signering hos rektor. 
• Instituttkontakt for utveksling/internasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ er ansvarlig for at nye instituttavtaler og forlengelser/endringer av disse meldes inn til UiO for registrering b?de via nettskjema og i FS s? snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.
• Fakultetskoordinator er ansvarlig for at nye fakultetsavtaler og forlengelser/endringer av disse meldes inn til UiO for registrering b?de via nettskjema og i FS s? snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.

N?r avtaledokumentet er ferdig signert og registrert jamf?r UiOs rutiner 

• Administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ oppretter avtaleside p? nett for instituttavtaler.
• Fakultetskoordinator for utveksling oppretter avtaleside p? nett for fakultetsavtaler.
• Informasjonen som legges ut skal samsvare med info som er avklart ved avtaleinng?else, og som et minimum jamf?r punktene i kvalitetssikringsskjemaet. Info skal f?lge UiOs mal for nettinfo om utvekslingsavtaler. 
• Dersom avtalen er en instituttavtale har instituttet ansvaret for kontakt med avtalepartner og oppdatert informasjon p? avtalesiden. Det vil i all hovedsak si administrativ kontaktperson for avtaleforvaltning hos partner.
• Fakultetskoordinator har tilsvarende ansvar for fakultetsavtaler. 

Frister

Frist: 1. mai for avtaler som skal v?re s?kbare for UiO-studenter til 15. septemberfristen samme ?r. 

Frist: 1. november for avtaler som skal v?re s?kbare for UiO-studenter til 15. februarfristen det p?f?lgende semesteret.

Innen disse fristene m?:

• Innholdet i avtalen skal v?re faglig forankret for instituttledelsen(e)
• Avtaledokumentet og kvalitetssikringskjemaet v?re ferdig utfylt
• Avtalen er signert av instituttleder/dekan
• Avtalen er signert av avtalepartner
• Fullstendig utfylt og ferdig signert avtaledokument og kvalitetssikringsskjema/tilleggssp?rsm?l er sendt til fakultetskoordinator

Etter 1. mai/ 1. november s?rger fakultetskoordinator for at avtalene blir registrert i FS og at avtalesider er publisert p? nett. 

S?knadsweb ?pner 1. juni og 1. desember for s?knad om utveksling til fristen 15/9 og 15/2.