Forvaltningsmodell for Felles studentsystem (FS) p? UiO

Arbeidsfordeling

Rammer og retningslinjer for hva som er n?dvendig fra fakultetenes side ¨C ikke konkrete roller som m? fylles. Unntaket er rollen FS-koordinator p? fakultetet.?

?Det enkelte fakultet avgj?r hvordan de lokale forvaltningsmodellene skal se ut. Det viktige er at n?dvendige kompetansehevingstiltak blir gjennomf?rt og at det finnes en god lokal forvaltningsorganisasjon som sikrer forsvarlig drift av FS p? fakultetet.

Forvaltningsorganisasjonen FS p? UiO

• FS er klassifisert som et niv? 1 system, og anses som virksomhetskritisk for hele universitetets organisasjon. Det er derfor omfattet av de strengeste forvaltningsprosedyrer i henhold til rammeverket for styring og forvaltning av administrative IT-systemer ved UiO.?
• ?Systemeierskapet ligger hos Avdeling for studieadministrasjon (SADM) som operativ systemeier og applikasjonsforvalter. ?
• ?Systemleverand?r er Sikt, mens IT-avdelingen p? UiO er driftsleverand?r.?

Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

Arbeidsoppgaver

Det operative systemeierskapet forvaltes av en gruppe i Avdeling for studieadministrasjon (SADM). 

• Koordinerer, f?lger opp, gi roppl?ring og brukerst?tte.?
• Systemeier for FS p? UiO, koordinerer systemendringsprosesser mellom institusjonen og systemleverand?r.?
• Avdekker behov for prosessforbedringer og kartlegger og beskriver utviklingsbehov i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med brukermilj?ene.?
• Ivaretar systemleverand?rkontakten.?
• Planlegger systemvedlikehold i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med system- og driftsleverand?r.?
• F?lger opp innmeldte feil mot drifts- og systemleverand?r?
• Applikasjonsforvaltning, herunder systemst?tte, brukeradministrasjon, grunnleggende parametersetting, systemoppsett og grensesnitt, spesifisere og utvikle rapporter og system / enhetstesting.?

FS-koordinator p? fakultet

• Organiseringen p? enhets- og fakultetsniv? er opp til det enkelte fakultetet, med unntak av FS-koordinator p? fakultet.
• Rollen har ansvar for ? koordinere brukerst?tte, oppl?ring og behov knyttet til FS ved fakultetet.
• Rollen stiller ogs? som representant i det sentrale FS-nettverket. Fakultet avgj?r selv om flere ansatte deler rollen og oppgaver knyttet til den.
• FS-koordinator b?r inng? i en gruppe eller et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med andre p? fakultetet som jobber med tilliggende systemer som fakultetet bruker og som kan ha integrasjoner med FS.

Arbeidsoppgaver

• Kontakt for FS p? fakultetsniv?, herunder koordinere, f?lge opp og brukerst?tte og oppl?ring?
• Kontaktpunkt mot SADM og andre fakulteter?
• Kontaktpunkt mot andre systemer knyttet til FS p? fakultetet, samt FS-applikasjonene?
• Representant for fakultetet i FS-nettverket?
• Knutepunkt mellom fakultetets ber?rte enheter / institutter.?
• Overordnet ansvarlig for vedlikehold og spredning av kompetanse p? fakultetet?
• Vedlikehold av rutiner og dokumentasjon p? fakultetet gjennom jevnlig kontakt med SADM for ? sikre at rutiner og kompetanse er i tr?d med gjeldende regler og rammer?
• Gjelder noe opptak, og studier p? alle niv?er inkl. ph.d.?
• Listen kan suppleres med oppgaver som ikke er kommet med enn?.

?Kompetansekrav

• God kjennskap til FS?
• God kjennskap til organisering av og rutiner rundt FS ved fakultetet.?
• God kjennskap til fakultetets studietilbud?
• God kjennskap til rollefordeling og ansvarsomr?der mellom enheter, fakultet og SADM?
• God kjennskap til regler og retningslinjer for studieadministrasjon?

Superbruker p? institutt

Store fakulteter kan velge ? ha egne FS-superbrukere p? institutt. Fakultetet avgj?r selv hvordan linjene g?r?

Sluttbruker, dvs. FS-bruker

Enhetene velger selv hvordan arbeidsfordelingen skal v?re. Enheten avgj?r selv hvordan linjene g?r?.

Linjer for innmelding av behov og utviklings?nsker

• Utviklings?nsker eller ¨Cbehov fra sluttbrukere meldes til FS-koordinator, ev. via instituttets FS-superbruker, som s? melder dem videre til SADM p? vegne av fakultetet gjennom FS-nettverket og i henhold til etablerte rutiner.
• SADM sender FS-utviklings?nsker fra fakultetene, som FS-nettverket har blitt enig om ? prioritere, til Sikt.
• ?nsker fra UiO blir enten l?st, avvist eller satt p? en forel?pig ?nskeliste etter vurdering i Sikt og/eller i de ulike nasjonale beslutningsforaene under Sikt.

Kompetanseheving

Organiseringen p? fakultetsniv? m? s?rge for at sluttbrukerne f?r den n?dvendige kompetansehevingen og brukerst?tten for ? kunne gjennomf?re sine arbeidsoppgaver. SADM tilbyr et digitalt grunnkurs i FS i Canvas. SADM tilbyr n?dvendig kompetansehevingstiltak for FS-koordinatorene p? fakultetene. I praksis foreg?r ofte kompetansehevingen ved at FS-koordinator stiller en konkret sp?rsm?l til fshjelp, og f?r st?tte fra SADM til ? finne en l?sning, og/eller blir loset til FS-veiledningen der sakstypen blir forklart.

FS-koordinatorene p? fakultetene er ansvarlig for ? kompetansehevingstiltak hos sitt fakultet. Seksjon for digitale tjenester vil bist? FS-koordinatorene ved behov i dette arbeidet.

Sikt

Utarbeider og vedlikeholder systemteknisk dokumentasjon p? nasjonalt niv?. Tilbyr kompetanseheving for systemeier.

Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

Utarbeider og vedlikeholder brukerdokumentasjon for UiO. 

Tilbyr oppl?ring og brukerst?tte for FS-koordinator p? fakultet. Oppl?ringen foreg?r prim?rt ved at FS-koordinator p? fakultetet kontakter SADM p? fshjelp og f?r konkret st?tte og oppl?ring i enkeltsaker. Enkeltsakene skal da v?re mal for tilsvarende saker senere. SADM vil ofte kunne veilede til hvor p? UiOs nettsider det ligger FS-veilderninger om temaet. ?rsaken til at oppl?ring prim?rt foreg?r p? denne m?ten er at FS er et stort og komplekst system, s? det er ikke realistisk ? l?re seg alt som finnes uten at FS-koordinator ser er konkret behov.

FS-koordinator kan ogs? invitere SADM til kombinert oppl?ring og arbeidsstuer p? fakultetet.

SADM sender ogs? ut FS-nyhetsbrev til FS-koordinatorene ved litt st?rre endringer.

FS-koordinator p? fakultet

Utarbeider og vedlikeholder fakultetsspesifikk dokumentasjon og rutiner. Tilbyr oppl?ring og brukerst?tte til sluttbrukerne/FS-brukerne sine.

Sluttbruker, FS-bruker

Benytter brukerdokumentasjon og deltar p? oppl?ring.

Brukerst?tte

Sp?rsm?l om brukerst?tte, brukeroppl?ring, feilmeldinger og endrings?nsker fra et fakultet skal g? til og fra SADM via fakultetets FS-koordinator. ?rsaken til arbeidsfordelingen er at fakultetet skal v?re godt nok informert til ?

• kunne koordinere og standardisere FS-arbeidet p? fakultetet i tr?d med de sentrale standardiserte veiledningene og rutiner for hvordan man skal gj?re ulike registreringer i tr?d med gjeldende regelverk,
• kjenne til brukerbehov p? fakultetet,
• v?re kjent med aktuelle feil og l?sningen p? dem,
• v?re sikker p? at endrings?nsker er i tr?d med fakultetets ?nsker og prioriteringer.

De fleste henvendelser b?r l?ses p? lavest mulig niv?. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) tilbyr tilpasset systemdokumentasjon og felles rutiner, men det er opp til den enkelte FS-koordinator p? fakultetet ? gj?re n?dvendige tilpasninger for ? sikre at deres sluttbrukere har f?tt den n?dvendige kompetansen.?

Dimensjonering av f?rstelinje (instituttets FS-superbruker) og grenseoppgangen mellom denne og 2. linje (FS-koordinator p? fakultet) blir opp til fakultetene selv ? vurdere. Arbeidsdeling mellom sluttbruker, instituttets FS superbruker og FS-koordinator p? fakultet kan v?re forskjellig fra fakultet til fakultet. Faktorer som spiller inn her er bl.a. n?rhet til sluttbrukerne, fakultetets erfaringer med organisering av st?ttetjenester, samt fakultetets st?rrelse.?

For ? skape trygghet for alle som benytter FS i arbeidet er det viktig ? ha klare og tydelige linjer for brukerst?tte. For ? oppn? dette er det viktig at det er etablert tydelige tilbakemeldings- / brukerst?ttekanaler p? fakultetet, og at n?dvendig kompetansehevingstiltak blir iverksatt.