Vedtaksnotatet
Godkjent av universitetsdirekt?ren 29. november 2017 (saksnummer 2017/12857)
Taushetserkl?ringer for studenter ved Universitetet i Oslo
Avdeling for fagst?tte foresl?r at Universitetet i Oslo (UiO) ikke lenger krever at studentene p? studieprogram med praksis leverer taushetserkl?ringer p? papir. Vi vil i stedet legge opp til at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb.
Studenter p? UiOs studieprogram med praksis m? signere taushetserkl?ring om opplysninger de kan f? om for eksempel skoleelever eller pasienter i praksisperiodene. Kravet om slik taushets?erkl?ring er hjemlet i universitets- og h?yskoleloven ¡ì 4-6 og gjelder livet ut:
?En student som i studiesammenheng f?r kjennskap til noens personlige forhold, har taushets?plikt etter de regler som gjelder for yrkesut?vere p? vedkommende livsomr?de. Institusjonen skal utarbeide taushetsplikterkl?ring som m? underskrives av de studenter dette er aktuelt for.?
Taushetserkl?ringer leveres i dag p? papir av studenter p? helse?utdanninger og l?rerutdanninger samt profesjonsstudiet i teologi. Det totale omfanget er p? om lag 1500 papirskjema per ?r. Taushetserkl?ringene inneholder ikke sensitive person?opplysninger, men det blir en mengde papirskjemaer ? holde orden p? over tid. Fakultetene har derfor i lang tid ?nsker at studentene skal kunne signere taushetserkl?ringer digitalt.
Vi har i tidligere juridiske vurderinger (2010) vurdert at innlogging i Studentweb ikke i tilstrekkelig grad dekker lovens krav til signering. Siden den tid har imidlertid kravene til ? digitalisere studie?administrative prosesser ?kt, og UiO har innf?rt flere digitale l?sninger enn vi hadde for f? ?r tilbake. I dag vurderer vi derfor at innlogging i Studentweb i tilstrekkelig grad dekker kravet til underskrift.
En digital l?sning for taushetserkl?ringer vil bidra til f?lgende:
- Studentene f?r en trygg og moderne l?sning for ? avgi taushetserkl?ringer.
- Fakultetene f?r en mer effektiv metode for ? samle inn taushetserkl?ringer.
- Fakultetene f?r en tryggere lagring av informasjon om hvilke studenter som har levert taushetserkl?ring.
I dag blir taushetserkl?ringene h?ndtert p? fakultetene av de administrativt ansatte tilknyttet hvert program. Avdeling for fagst?tte (AF) vedlikeholder generell informasjon til studentene om s?knad og opptak, men har ikke en rolle i den konkrete h?ndteringen av taushetserkl?ringer.
Det foresl?tte opplegget inneb?rer f?lgende:
- AF legger til rette for at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb. Bekreftelsen gis samtidig med at studentene registrerer seg for semesteret.
- AF oppretter og vedlikeholder felles nettinformasjon om taushetsplikt for studenter.
- AF vil be fakultetene vurdere om det er n?dvendig ? gi s?rskilt informasjon direkte til studentene p? hvert program, i tillegg til fellesinformasjonen.
Vi foresl?r at den nye l?sningen tas i bruk for nye studenter v?ren 2018. Av praktiske ?rsaker vil opplegget samtidig bli synlig ogs? for eksisterende studenter p? de aktuelle studie?programmene.
Forslag til vedtak:
Universitetet i Oslo vil ikke lenger kreve at studentene p? studieprogram med praksis leverer taushetserkl?ringer p? papir. Vi vil i stedet legge opp til at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb.