23 Filter for mottstatkode i FS103.001 (16.12.2014)
Opptaksmodulen, FS-rapport 103.001
Begrunnelse
Trenger ? finne studenter som har f?tt opptak p? vilk?r, for ? sjekke om vilk?rene er innfridd.
Beskrivelse av problemstilling
En del s?kere f?r betinget opptak til masterstudier ved UiO. For ? f?lge opp og sjekke at s?kerne oppfyller betingelsene, trenger vi ? finne de som er m?tt og som er registrert med vilk?rstatuskode.
L?sningsforslag
Mulighet for ? ta ut FS103.001 p? m?ttstatus, eventuelt som filtreringsmulighet p? m?ttstatus (MOTTSTATKODE).
Vurdering av konsekvenser
I dag filtrerer vi rapporten p? vilk?rstatus og jasvar, noe som medf?rer at vi m? g? gjennom og sjekke flere studenter enn n?dvendig da det er en del av de som takker ja som ikke m?ter til studiet.
22 Utvidet valg for studieretning i 456.001 P?melding av klasse til undervisning/ partiplassering (11.12.2014)
Undervisningsmodulen, FS-rutine 456.001
Opprinnelig RT-sak: Se ubehandlet utviklings?nske om gruppeinndeling i RT-sak #1350057 fra 2013. Herv?rende ?nske g?r ikke p? tvers av eller i beina p? tidligere ?nske i 456.001
Beskrivelse av problemstilling
Matnat-fakultetet forh?ndsmelder studenter til obligatorisk/sterkt anbefalt under-visning like f?r Studentweb ?pner for det p?f?lgende semesteret. De har behov for ? utf?re arbeidet mest mulig effektivt.
Vi ser at med FS510.001 Oppmelding av studiekull til vurdering kan man velge ? melde kun studenter tilh?rende en bestemt studieretning til vurdering i et emne. Vi ?nsker den samme muligheten i 456.001 P?melding av klasse til undervisning/partiplassering.
Dersom man i dagens FS456.001 velger Fordeling Flere partier, f?r man opp et valg som heter Sammensetning av parti: Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@etning. Dette er ikke tilstrekkelig for ? dekke behovet fordi vi ?nsker ? melde kun studenter tilh?rende en bestemt studieretning til et bestemt parti i et bestemt emne, og det kan vi ikke se at rutinen gj?r (i motsetning til 510.001 Oppmelding av studiekull til vurdering).
Vi har alts? behov for at studenter som g?r i en bestemt klasse, blir partiplassert sammen med studenter som g?r p? samme studieretning, men ikke n?dvendigvis i samme klasse.
L?sningsforslag
FS456.001 gis et nytt avhakingspunkt under "Studieprogram"/"Kull"/"Klasse" for "Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@etning" som medf?rer at studenter p? angitt program og kull (og EVENTUELT klasse) kan meldes til undervisning i tr?d med de valgmuligheter rutinen for ?vrig allerede i dag gir.
21 Slette eksamensmeldinger pga. obligatorisk aktivitet knyttet til undervisningsparti (9.12.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi har store 1000-niv?emner p? historie med mange seminargrupper. Det varierer litt hvor tidlig de kommer i gang med seminarundervisningen p? de ulike partiene. Konsekvensen av det er at instituttet m? vente med ? trekke vurderingsmeldinger for hele emnet til de siste listene er kommet inn. Dette gjelder per i dag HIS1300MET, HIS1300EUMET, HIS1300INTER, EXFAC03-HARK, HIS1100, HIS1110 og HIS1310. Instituttet har behov for ? rydde i vurderingssmeldingene underveis.
Omfanget gjelder omlag 350 oppmeldte studenter per emne per semester, og ca. 50 -70 kanskje som blir trukket pga. manglende obligatorisk aktivitet (siden det ellers er litt svinn i form av at studenter trekker seg fra emnet, eller blir trukket fordi de ikke har betalt osv.)
H?sten 2014, ved semesterstart:
HIS1100 347 p?meldte, HIS1110 354 p?meldte og HIS1310 318 p?meldte.
Etter at oblig. aktivitet er registrert, og de er klargjort for eksamen er tallene:
HIS1100 277 kandidater, HIS1110 258 kandidater og HIS1310 251 kandidater
Eksamenskonsulenten beskriver det slik:
N?r jeg m? vente helt til slutten f?r jeg kan trekke eksamensmeldinger, f?r jeg gjerne et lite rush p? slutten med henvendelser fra folk som enten mener at de har best?tt obligen, eller som ikke hadde f?tt med seg at det var obligatorisk, eller som har g?tt glipp av tilbakemeldinger og liknende p? grunn av at l?rerne har gjort feil og derfor m? f? nye sjanser helt p? tampen osv.
Begrunnelse
Se ogs? under beskrivelse av problemstillingen. Lettere for saksbehandler ? holde orden p? hvem som f?r g? opp til eksamen og muligheten til ? gi god informasjon i tide til studentene om hvem som ikke f?r g?r opp til eksamen.
L?sningsforslag
Rutine FS515.001 blir utviklet slik at man kan slette eksamensmeldinger som ikke har det obligatoriske i orden knyttet til undervisningsparti. I bildet "Godkjenning av obligatorisk aktivitet" har man muligheten til ? registrere godkjenninger pr. parti. Tilsvarende ?nsker vi alts? ? slette vurderingsmeldinger pr. parti.
20 Resultatutveksling - inkludere opplysning om studieniv?kode p? emner (9.12.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi ser at n?r vi henter eksterne norske emner fra andre norske institusjoner, kommer det ikke med data om studieniv?. Slike opplysninger fremkommer jo heller ikke p? karakterutskrifter, s? vi har ikke vant til ? f? med opplysninger om studieniv?. Angivelse av studieniv? vil vel ofte fremg? av emnebeskrivelsen, og vil s?ledes kunne finnes under info-ikonet.
Men, tilbakemelding fra fakultetene v?re og kollegaene som arbeider med opptak er at opplysning om studieniv?kode for emnene hadde v?rt til stor nytte ? f? med i resultatutvekslingen, dvs. til ytterligere sikring av datakvaliteten n?r man benytter de innhentede emnene i arbeidet ved egen institusjon. Vi tenker at den nye elektroniske overf?ringen er en gyllen mulighet til ? f? med flere opplysninger enn p? en karakterutskrift, og som derved kunne spare arbeid i ? vurdere niv? og sikre kvaliteten p? hvordan mottakerinstitusjonen bruker emnene.
L?sningsforslag
Vi foresl?r at resultatutvekslingen henter inn studieniv?koden fra Emne samlebilde og legger den lett synlig p? Person eksternstudium underbildet Resultat.
Vi har ikke tenkt ut hvordan internasjonale emners eventuelle studieniv?kode skal komme inn n?r den tid kommer.
Vurdering av konsekvenser
I v?re grader og emnegrupper krever vi ofte at et visst antall emner skal v?re p? et gitt studieniv? innenfor et fagomr?de. Eksempelvis at minst 20 studiepoeng skal v?re p? studieniv? 200, se f.eks. beskrivelsen av 80-gruppen i engelsk. Det ville forenkle arbeidet med innpassing i studieprogram og grader, dersom vi automatisk fikk overf?rt opplysninger om studieniv?koden. Det ville alts? ikke v?re tilstrekkelig finmasket til ? gi god arbeidsbesparelse og sikre kvalitet om vi bare fikk med opplysninger om niv?et var bachelor, master eller ph.d. I opptaksarbeidet til master ville det ogs? v?rt en tilsvarende kvalitetssikring og arbeidsbesparende om eksterne s?kere til f.eks. v?re masterprogrammer, og som enn? ikke har f?tt vitnem?let, enkelt kunne bli vurdert for om de oppfyller kravene til opptaksgrunnlaget, nettopp krav til studieniv?sammensetningen av emner i 80-gruppen.
Det ville ogs? hjelpe p? de mange exphil/exfac-godskrivingssakene om studieniv?koden 70 og 71 kom med automatisk. Det er jo slik at exphil/exfac ikke n?dvendigvis har emnenavnet Examen philosophicum/Examen facultatum eller har samme antall studiepoeng i hele landet. Ved ? f? inn studieniv?koden 70 og 71 automatisk, kunne godskrivingsarbeidet forenkles uten at vi trenger ? legge inn innpassingsregel.
Det er ogs? slik at emnekoder ikke blir brukt p? samme m?te i hele landet eller viser stueeiniv?et p? en gjennomsiktig m?te for andre institusjoner. P? UiO har vi normalt emnekoder som inneholder fire siffer og hvorav det f?rste indikerer niv?. Mange av v?re masteremner har 4 som det f?rste av sifrene, selv om studieniv?et er 500, eksempelvis masteremnet ENG4163 'Global English'. ?rsaken er at vi hadde etablert et system for emnekoder og opprettet en lang rekke masteremner et ?r eller to f?r studieniv?kodene ble endret (i 2004?) slik at studieniv?koden for master startet p? tallet 500. Vi regner med at dette kan v?re til forvirring hos andre institusjoner som mottar v?re emner.
19 Fremvisning av registrert oppm?te i StudentWeb (4.12.2014)
Opprinnelig RT#1276416, spesifikasjon side 3 i det vedlagte notatet om system for oppm?teregistrering
Beskrivelse av problemstilling
Det lages n? funksjonalitet i Fagpersonweb for registrering av oppm?te p? undervisning. I den forbindelse ?nsker vi ? enkelt kunne presentere for studentene at fremm?te er registrert slik at de selv kan f?lge med p? dette. Vi ser for oss at StudentWeb er et fornuftig sted for ? gj?re dette.
Hva ?nskes gjort
I kravspesifikasjonen til fremm?teregistrering var det skrevet at det er ?nskelig ? vise frem oppm?te i StudentWeb. Det er allerede laget en webservice som leverer dataene fra
FS til StudentWeb.
L?sningsforslag
En enkel fremvisning i StudentWeb, under innsyn undervisning, som forteller studenten at det er registrert oppm?te p? obligatorisk undervisning.Det som minimum b?r vises frem er dato for fremm?te sammen med navnet p? undervisningstimeplanen/aktivitetsnavn.
Vi ser for oss at datoer hvor fremm?te er registrert listes under aktuell aktivitet. Alternativt kan det v?re en egen kolonne for oppm?te og at denne er tom/skjult hvis det ikke finnes data tilknyttet aktiviteten i tabellen UNDFREMMOTESTUDENT.
Siden veldig mye undervisning ikke har registrering av oppm?te, er det viktig at dette ikke blir forstyrrende for disse. Studenter m? ikke tro at de mangler registrert oppm?te der dette ikke er aktuelt.
18 FS718.002 Generering av emner i UP og defaultsemester (28.10.2014)
Beskrivelse av behovet
Rutine FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan registrerer kun de obligatoriske emnene som er registrert med defaulttermin i Emnekombinasjon samlebilde. Vi har mange emnekombinasjoner uten et angitt defaultsemester for emnene, s?rlig p? 40-grupper (st?ttegrupper). Det er fordi hver emnekombinasjon (40-gruppe) kan v?re i bruk mange studieprogrammer, og det er derfor vanskelig registrere et bestemt semester som default.
I dag legges emnene legges inn i utdanningsplanen manuelt. For ordens skyld, vi bruker som oftest ikke 718.002 til ? f? legge emner i planen, emnene legges som oftest i planen n?r vi oppretter s?keren som student (159.001) eller studenten gj?r det p? egenh?nd i Studentweb.
L?sningsforslag
Alle emner som er obligatoriske for det aktuelle studiekullet som studenten tilh?rer kommer med i rutinen uavhengig av om det er registrert defaulttermin eller ikke, f.eks. i studentens startsemester.
Vurdering av konsekvenser
Vi tenker at FS718.002 vil komme bedre til nytte om rutinen la inn alle obligatoriske emner i utdanningsplanen til studenten og at saksbehandler deretter selv kunne flytte emnene til aktuelt semester. P? denne m?ten ville vi v?re sikre p? at studenten fanger opp hvilke emner de m? ta.
17 Utvidet antall tegn i feltet vilkarstatusnavn (22.10.2014)
Beskrivelse av behovet
Vi trenger ? flette inn endel egen tekst i s?keres tilbudsbrev for s?kere som f?r betinget tilbud/betinget opptak.
Hvordan l?ses dette i dag: Vi har ulike tilbudsbrev for de ulike kategoriene tilbud. Det er tungvint og kronglete da FS120.003 Brev med resultat av opptak ikke egner seg s? godt for filtrering p? en enkel m?te for ? skille de ulike kategoriene s?kere til ulike brev i samme opptak og opptaksrunde.
L?sningsforslag
Utvidet antall tegn i feltet VILKARSTATUSNAVN i tabell VILKARSTATUS fra 250 til 4000.
Vurdering av konsekvenser
Vi vil kunne legge inn en egen tekst her for de s?kerne som trenger tilleggstekst for betinget tilbud/betinget opptak, og som kan flettes inn for de aktuelle s?kerne i ett felles tilbudsbrev. Dette vil v?re en stor forenkling av brevutsendelsesjobben i masteropptaket, da det vil medf?re at vi kan gj?re brevutsendelsen for masteropptaket (ca 6500 s?kere) i ¨¦n felles kj?ring, i stedet for flere ulike filtreringer/utsendelser med risiko for feilutsendelser.
16 Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@liste for doktorander ifm kreering (13.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Bakgrunnen for utviklings?nsket er behovet for oversikt over doktorandenes personopplysninger ifm kreering.
L?sningsforslag
Lage en ny rapport eller utvikle rapporten FS724.001 for doktorgradsbehov med utplukk p? sted/studieprogram og p? enten kreeringsdato eller datointervall for disputas. Vi ?nsker oss f?lgende opplysninger i rapporten og i datafilen: navn, f?dselsdato, grad, kj?nn, adresse, e-postadresse.
Vurdering av konsekvenser
Det vil betydelig forenkle arbeidet i forkant til kreeringen og kvalitetssikre viktige data p? en enkel og tidsbesparende m?te i og med at vi har mange doktorander per kreering.
15 Frafallstatistikk for ph.d.-utdanning (14.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Bakgrunnen for utviklings?nske er behov for mer utfyllende rapporter som kan brukes til analyser av frafall og gjennomstr?mning i ph.d.-utdanningen.
L?sningsforslag
- lage en ny rapport med de n?dvendige feltene med mulighet for utplukk av ?nskede felter
- videreutvikle de eksisterende rapportene (FS913.001, FS916.001, FS917.001)
Den nye rapporten skal inneholde f?lgende parametere: f?dselsnummer, navn, kj?nn, studieprogram, sted, statsborgerskap, grunnutdanning, arbeidsgiver med kode og navn, arbeidsplass med kode og navn, finanskilde med kode og navn, finansieringstype, finansieringsperiode, avtalestart, opprinnelig slutt, beregnet slutt, innlevert, disputas, veiledere, antall avlagt studiepoeng, avhandlingstittel, status (AKTIV, UTG?TT, SLUTTET), brutto- og nettotid for b?de interne og eksterne ph.d.-kandidater, permisjoner.
Utplukket p? Datointervall skal v?re Startdato slik at man vil kunne analysere et bestemt kull.
Vurdering av konsekvenser
Det vil gi oss grunnlag for en helhetlig analyse og utarbeiding av tiltak som vil kunne redusere frafall og gjennomstr?mningstid.
14 Justering av FS-kalkulator ift registrering av permisjoner/sykemeldinger vs. forlengelse for ferie for UiOs ph.d.-stipendiater (14.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Med n?v?rende registrering av foreldrepermisjon/sykemeldinger i Perm-fanen oppst?r det en diskrepans mellom forlengelsen kalkulert av FS og den som regnes ut av personalsystemet.
L?sningsforslag
Kalkulatoren i fanen Perm skal justeres slik at ved registrering av foreldrepermisjoner/sykemeldinger skal forlengelse for ferie etter uttak av foreldrepermisjon/langvarig sykefrav?r regnes med.
- for lokal l?sning for UiO foresl?s det en knapp i Perm-fanen som kan aktivere den nye kalkulatoren ved registrering av permisjoner for ph.d.-kandidater ansatt ved UiO. Eksterne ph.d.-kandidater skal dermed holdes utenfor
- for nasjonal l?sning for alle stipendiater ansatt ved universiteter/h?gskoler kan man evt. koble den nye kalkulatoren til feltet Stipendiatstilling J/N i Student samlebilde-Hele. Kalkulatoren skal kun aktiveres hvis det st?r J i dette feltet.
Vurdering av konsekvenser
Den nye kalkulatoren vil forenkle registrering og vil gi presise sluttdatoer, som skal stemme overens med data fra personalsystemet, og riktig nettotid p? programmet/gjennomstr?mningstid. Det vil dessuten f?re til mindre forvirring som n? skapes i StudentWeb hvor ph.d.-kandidater f?r misvisende informasjon om opph?r av perioden/tilsettingen/l?nn.
Vurdering av juridiske forhold
Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO, pkt. 14.2 Tillegg og presiseringer for Universitetet i Oslo.
13 S?knadsweb - Vise tidligopptaks-s?knadsfrist (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi skal fra masteropptaket 2015 ha egen s?knadsfrist for tidligopptak. Det er tilrettelagt for egen tidligopptaks-s?knadsfrist i FS, men per i dag har setting av dato i DATO_FRIST_SOK_TIDLIGOPPTAK ingen funksjon.
L?sningsforslag
Visning av s?knadsfrist for tidlig opptak i S?knadsweb (DATO_FRIST_SOK_TIDLIGOPPTAK) n?r det er angitt dato i feltet.
Vurdering av konsekvenser
S?kerne vil f? informasjon om at det er en egen s?knadsfrist for tidlig opptak.
Vurdering av juridiske forhold
Uten at den tidlige fristen er synlig, vil aktuelle s?kere ikke se at det er egen s?knadsfrist for dem, og vi vil kunne f? mange som s?ker feil med p?f?lgende klagesaker.
12 S?knadsweb - Nedtrekksmeny for land ved utenlandsk utdanning (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Saksbehandling av s?kere med utenlandsk utdanning er komplisert og krevende saksbehandling, og mye ? sette seg inn i per land. ? kunne behandle s?knadene etter hvilket land s?ker har utdanning fra vil lette saksbehandlingen betraktelig. Erfaring fra UiOs felles masteropptak viser at s?kerne ofte har utdanning fra annet land enn statsborgerskapet tilsier.
L?sningsforslag
Nedtrekksmeny for land i S?knadsweb, som s?kere som haker av for utenlandsk utdanning m? foreta et valg I (modulegenskap UTENLUTD). Valgt land vises i eget (nytt) felt i S?knad samlebilde, og som vis valg + sorterings/filtreringsmulighet i FS101.014 Behandlingsdokumenter.
Vurdering av konsekvenser
Mer effektiv saksbehandling av s?kere med utenlandsk utdanning. Det er komplisert og krevende saksbehandling, og mye ? sette seg inn i per land. ? kunne behandle s?knadene landvis vil lette saksbehandlingen betraktelig, og ? vite hvilken utdanningsbakgrunn s?kerne har gir bedre forutsigbarhet mht. ressursbehov.
11 S?knadsweb-kvittering ved opplastet dokument (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi f?r veldig mange henvendelser fra s?kere som lurer p? om de har klart ? laste opp riktig i S?knadsweb, om UiO har mottatt dokumentene etc. Vi tror en automatisk kvittering for mottatt dokument i S?knadsweb (¨¢ la kvitteringer som sendes for andre, utf?rte operasjoner i S?knadsweb), vil redusere antallet henvendelser.
L?sningsforslag
Automatisk utsendelse av kvittering fra S?knadsweb n?r s?kere har lastet opp dokumenter via S?knadsweb.
Vurdering av konsekvenser
Ressursbesparelse da vi tror det vil f?re til betydelig f?rre henvendelser knyttet til opplasting av dokumentasjon.
10 Brevtype-visning (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
E-post brukes i stor grad ved utsendelse av "brev" fra FS, men det finnes i dag kun helhetsvisning for Brev.
L?sningsforslag
I bildet Brevtype ?nsker vi visningsmulighet for e-post, for ? kunne se alle tekstavsnittene samlet. Knappene Vis bokm?l, Vis nynorsk, Vis Engelsk viser kun tekstavsnittene knyttet til brev. Vi ?nsker tilsvarende for E-post.
Vurdering av konsekvenser
Vi benytter normalt e-post som ?brevutsendelse fra FS. Vis-mulighet for e-post vil gj?re arbeidet med ? lage, oppdatere og kvalitetssikre tekstene lettere da en slipper ? klikke inn p? hvert enkelt tekstavsnitt for ? se teksten.
Tilbake til oversikten over FS-utviklings?nsker 2014 fra UiO