Sende f?rre f?dselsnummer til Bibsys
BIBSYS-studenttransaksjoner: Kun eksportere f?dselsnummer for de studentene som har takket ja til ? st? i nasjonalt l?neregister og dermed sikre personvernet.
I dag eksporteres f?dselsnummer fra FS til BIBSYS for alle studenter som har betalt semesteravgift. BIBSYS trenger ikke f?dselsnummer for ? identifisere studenter og vil helst ikke ha jobben med ? sile ut/fjerne f?dselsnummer fra studenter som ikke har takket ja til ? v?re registrert i nasjonalt l?neregister. Det mest hensiktsmessige er da, at FS kun eksporterer f?dselsnummer p? de studentene som har takket ja til ? v?re registrert i nasjonalt l?neregister.
Status 4.7.2016 (FSAT RT#2021076): L?sning for endring i rapportering av f?dselsnr er spesifisert og utviklet i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med BIBSYS. Det gjenst?r noe testing fra BIBSYS side (etter sommeren) f?r dette kan settes i produksjon. Skjemaendringer og klientendringer for dette er installert i alle baser, og produksjonssetting vil gj?res s? snart testing er utf?rt.
N?r dette er satt i produksjon kan modulegenskap BIBSYS_FNR for modul RAPPORTER deaktiveres. Da vil kun studenter som har akseptert videre overf?ring av data til Felles l?netakerregistrer bli rapportert med fnr. Dersom en ikke ?nsker at noen skal rapporteres med fnr, m? en ta vekk valget for studentene om vidererapportering til Felles l?nerregister
Utviklings?nske 1/2016 Mulighet for ? kunne s?ke i landlisten ved ? taste f?rste bokstav i landnavnet i 'S?knad samlebilde' og fanen 'Grunnutd.'.
Sendt inn av AF/SOT
Dato: 11.4.2016
FS-modul: Opptaksmodulen
Unng? ? m?tte scrolle gjennom alle verdens land eller kunne tallkoden i hodet. Dette gjelder b?de ved registrering i feltet 'Land' i fanen 'Grunnutd' (i S?knad samlebilde), der vi registrerer landnr for alle eksterne s?kere, men det gjelder ogs? for feltet 'Statsborger i' i 'S?knad samlebilde'.
Vi ?nsker at feltene skal fungere som tilsvarende felt ('Statsborger i') i bildet Person/Student': at man kan skrive inn, og s?ke p?, landnavn.
L?sning (fra sensommeren 2016):
Til FS7.9.6 er det lagt p? samme funksjonalitet i statsborgerskapsfeltet (?vre del) og land-grunnutdanning i bildene S?knad samlebilde NOM og S?knad samlebilde som i land-feltene i bildet Person/Student.
Denne funksjonaliteten er der allerede delvis, men feltene har samme bakgrunnsfarge som vinduet bakgrunn. Videre scroller ikke landnavn-feltet under fanen Grunnutd i dagens versjon. Dette er ordnet til FS7.9.6, og det er lagt p? hvit bakgrunn og nedtrekkspil i landnavn-feltene. I landnr-feltet er nedtrekkspil fjernet (vises kun n?r feltet har fokus).
Utviklings?nske 2/2016 Registrere/f? hentet informasjon om utvekslingspersoner p? studieretingsniv?
Sendt inn av HF (RT#2139956)
Dato: 28.4.2016
Modul/applikasjon: Utvekslingsmodulen i FS.
Beskrivelse av behovet:
Det kunne v?re nyttig med et felt for studieretning i bildet Utvekslingsperson og at studieretning vises i rapporten FS270.001.
Mobilitet er en av tingene vi m?les p?, og vi har derfor behov for ? f?lge med p? hvor mange og hvilke studenter som er p? innreisende og utreisende utveksling. Det er enkelt ? ha oversikt over og f?lge med p? de innreisende studentene, men for de utreisende studentene er det vanskeligere i og med at vi ikke f?r ut tall p? studieretningsniv?. Mange av programmene ved HF har studieretninger, og de tiltakene vi setter inn for ? ?ke mobilitet gj?res p? studieretningsniv?. N?r vi ikke f?r ut tall/oversikter fordelt p? studieretninger, er det vanskeligere ? f?lge med p? om tiltakene fungerer.
Hvordan l?ses dette i dag:
Dette har blitt gjort manuelt ved ? hente ut lister over studenter p? utreisende utveksling fra FS og eksportere til Excel, deretter sl? opp hver enkelt student i Student samlebilde og f?re p? studieretningen for den enkelte student i Excellisten.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Det vil v?re sv?rt tidsbesparende .
Det vil ogs? kunne gi bedre kvalitet p? de dataene vi henter ut om utreisende utvekslingspersoner i og med at vi ikke trenger ? tilf?re informasjon manuelt.
Utviklings?nske 3/2016 Vurderingskombinasjon samlebilde: oppm?tetid
?nsket av AF/SSD
Dato: 25.5.2016
Beskrivelse av behovet:
Vi ser behov for ? kunne legge inn oppm?tetid til vurdering, slik at studentene f?r direkte beskjed om at eksamensstart ikke er det samme som oppm?tetid. Vi ?nsker ? informere studenter b?de om eksamensstart og oppm?tetid fordi dette kan variere for v?re eksamener, s?rlig for emner med bokkontroll og digital eksamen.
Hvordan l?ses dette i dag:
I vurderingskombinasjon samlebilde kan man i dag sette klokkeslett i oppm?tetid for eksamen, som tas med over til klokkeslett p? vurderingsenheten ved oppretting. Vi bruker klokkeslettet p? vurderingsenheten for ? angi n?r eksamen starter.
L?sningsforslag
Vi ?nsker ? f? inn et nytt felt, slik at man kan sette oppm?tetid i minutter f?r eksamen i tillegg, fordi dette forholdet vil v?re gitt p? forh?nd.
Felt for oppm?te f?r eksamen opprettes p? vurderingskombinasjon samlebilde. Feltet vises i minutt-format.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Vi f?r mulighet til ? gi studentene direkte beskjed om at eksamensstart ikke er det samme som oppm?tetid.
Man kan ta feltet i faktisk bruk, og slipper ? bruke kommentarfeltet til ? gi studentene denne informasjonen. Oppm?tetid b?r kunne komme ut i Studentweb og p? aktuelle nettl?sninger som viser tid og sted for eksamen.
Utviklings?nske 4/2016 Behov for nye FS-rapporter for ? kunne rapportere til KD om resultater etter pr?veordning med endrede spesielle opptakskrav (MN)
Beskrivelse av behovet:
For ? evaluere kommende pr?veordning med endrede spesiell opptakskrav (http://www.uio.no/studier/opptak/spesielle-krav/forsoksordning.html) har vi behov for ? ta ut FS-utplukk av studentgrupper b?de p? studieretning (fordi Lektorprogrammet-realfag som er del av pr?veordningen er en studieretning) og studieprogramsniv? knyttet til studentens realfag fra videreg?ende skole, i tillegg til for emne som i dag.
I tillegg er det ?nskelig ? kunne ta ut f?dselsnummerfil for ? kunne f?lge studenter over tid.
Hvordan l?ses dette i dag:
Det finnes ikke l?sning for dette i dag. FS583001 kan i dag benyttes for ? finne studentenes realfaglige fagkombinasjon fra videreg?ende skole, men denne kan i dag kun tas ut p? emne.
L?sningsforslag
Vi ?nsker mulighet til ? ta ut FS583.001 ogs? p? studieretning og studieprogram. I tillegg er det ?nskelig at Kunnskapsl?ftet-fagkodene fra videreg?ende skole erstattes av fagnavnene (R1, R2 osv), slik at det er mulig ? se hvilke fagkombinasjoner studentene faktisk har uten ? m?tte kjenne til alle realfaglige fagkoder fra videreg?ende skole.
I tillegg er det ?nskelig med mulighet for ? ta ut f?dselsnummerfil.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Den vedtatte fors?ksordningen med endrede spesielle opptakskrav til realfaglige studieprogram skal evalueres etter fire ?r. En endring i FS583.001 vil gj?re det mulig ? ta ut anvendlige tall i evalueringen av fors?ksordningen.
Diskusjonssak 6. juni om resultatindikatoren "Studiepoeng per student" (SV)
- SV-fakultetet har som langsiktig m?l ? ?ke resultatindikatoren "Studiepoeng per student".
- For 2015 var dette m?ltallet totalt for SV 41,4.
- Tallet beregnes ut fra studiepoengproduksjonen for hele ?ret, mens studenttallet er antall studenter registrert i h?stsemesteret. F?lgelig kan tallet bli h?yere ved at studiepoengproduksjonen ?ker og/eller studenttallet blir lavere.
Studentene som regnes med er de som er semesterregistrert gjeldende semester, og har en eller annen gyldig studierett eller undervisningsopptak p? et UiO-finansiert studieprogram/emne.
To grep for at studenttallet kan reduseres:
- N?r studenter blir registrert som TRUKKET, blir disse telt som enkeltemnestudenter: 33%-studenter. Kan vi bli avklare rutiner for bruk av studentstatus trukket
- N?r studieretter inndras innen 15. oktober blir studentene som f?r studieretten inndratt innrapportert som registrerte 100%-studenter, hvis de er semesterregistrert. Hvis sluttdato settes til en dato knyttet til v?rsemesteret (eksempelvis 30. juni) n?r studieretter inndras i oktober, vil de ikke telle med som 100%-studenter p? h?stsemesteret. Er det ?nskelig ? endre inndragningsrutinen?
Vi sletter ingen eksamensmeldinger n?r studentene selv sender inn sluttet-skjema. I noen tilfeller vil ogs? dette kunne spille inn og kanskje man dermed b?r unders?ke med studenten om vedkommende faktisk skal avlegge eksamen, eller om vi b?r slette disse n?r studieretten avsluttes.
SV vil tro at det er i alles interesse ? f? ?kt m?ltallet "Studiepoeng per student", og at det b?r ogs? gj?res likt.
Hovedproblemstilling: Kan vi vurdere endringer av registreringsrutiner for ? f? det innrapporterte studenttallet om h?sten ned?
Utviklings?nske 5/2016 Vise statsborgerskap i rapporter
?nsket av Den internasjonale sommerskolen (ISS), RT#2219599
Dato: 22.7.2016
- Sommerskolen ?nsker utvidet funksjonalitet i enkelte rapporter, samt to nye krysstabeller, slik at s?kernes/studentenes nasjonalitet (alts? feltet "statsborger i" i bildet Person/student) vises i rapporter, og at nasjonalitet kunne brukes til statistikk. Eksempelvis ?nsker SFUI i AF rapporter fra oss fra tid til annen. Slik det er i dag, er det flere rapporter i flere moduler som ikke viser studentenes nasjonalitet (eller ikke hele landnavnet), og ISS ser dette som et mangel i FS. ISS-administrasjonen bruker ofte informasjon om nasjonalitet (av b?de s?kere og studenter) for statistikk og rapportering, og v?re faglige ansatte er opptatt av ? vite hvor de kommer fra for undervisningsplanlegging og for ? f? mest l?ringsutbytte i undervisningen.
- Modul/applikasjon:
Opptaksmodulen
* Rapport FS101.001 S?kerliste: ?nsker visning av hele landnavn, ikke bare landkoden.
* Ingen rapport per i dag: antallet studenter fra hvert land (statistikk i en krysstabell, noe som ligner FS141.001 Krysstabell s?knadsalternativ/prioritet) b?de for hele Studieprogrammet og de ulike land representert i et enkelt emne. M? inkludere valg for b?de "JaSvar" og "Tilbud", dette for ? f? oppdaterte tall. Programstudentmodulen
* Rapport FS301.010 Studenter i studiekull: ?nsker visning av hele landnavn. V?re faglige ansatte ber om nasjonalitet, dette hadde gjort det enklere for oss ? lage klasselister.
* Rapport FS371.002 Navneliste ¨C kullstudenter: ?nsker visning av hele landnavn + utvidet plass i Klasse-feltet (for ? kunne vise alle klasser, ikke bare ¨¦n klasse). Vi har ca. 10 sesongarbeidere uten tilgang til FS (ingen hensikt ? l?re de FS, de jobber kun 7-8 uker i ?ret) som har behov for studentdata (navn, f?dselsdato, nasjonalitet, kj?nn, emner, epostadresse, telefon).
* Ingen rapport per i dag: antallet studenter fra hvert land (statistikk i en krysstabell, noe som ligner FS141.001 Krysstabell s?knadsalternativ/prioritet) b?de for hele Studieprogrammet og de ulike land representert i et enkelt Klasse eller emne. (samme ?nske som i Opptaksmodulen ovenfor) M? kunne f? fram AKTIV-/UTG?TT-studenter (de som faktisk deltar/har deltatt), men ikke studenter som har trukket seg, dette for ? f? reelle tall. Undervisningsmodulen:
* Rapport FS474.001 Deltakerliste for undervisningsparti: ?nsker visning av hele landnavn + utvidet plass i Klasse-feltet (for ? kunne vise alle klasser, ikke bare det som det finnes plass til). V?re norskl?rere ber om nasjonalitet, dette hadde gjort det enklere for oss ? lage klasselister for norskkurs. (samme ?nske som for rapport FS301.010 ovenfor) - Beskrivelse av behovet
Fokuset p? Sommerskolen er p? det internasjonale, og nasjonalitet er naturligvis et viktig element, b?de for ISS-administrasjonen og v?re l?rere. Administrasjonen f?lger opp at opplysningene v?re s?kere og studenter er riktige og oppdaterte i FS. L?rere vil forberede undervisning rundt studentenes kompetanse og bakgrunn, og trenger ? vite hvilke land folk kommer fra. ISS-administrasjonen har en del rapportering og statistikk, b?de for interne og eksterne partnere. - Hvordan dette l?ses i dag?
Jeg kan utdype og vise dagens l?sninger for noen av eksemplene hvis det er behov, men det dreier seg om ? eksportere data fra en eller flere rapporter i FS til Excel og sl? sammen data i kolonner/rader. - Forslag til ny l?sning, se punkt 2.
- Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Jeg bruker for mye tid ? eksportere data fra FS fra ulike rapporter og snekke sammen listene i Excel, faktisk flere timer per uke i perioden april-juli, og prosessen er komplisert og tidkrevende. Klasselister, studentlister og statistikken forandrer seg fra uke til uke under opptaket og om sommeren med s? mange som trekker seg eller bytter kurs, og det er for vanskelig ? holde Excel-lister oppdatert. Det er for vanskelig for l?rerne ? bruke bare landkoder, og til slutt m? jeg lage lister med hele landnavn. Endringene vil medf?re mye mindre og enklere arbeid og gi bedre statistikk/informasjon til alle involverte parter. - Behandling som har skjedd lokalt.
Lokalt har vi
1) pr?vd ? f? l?rerne og ansatte til ? bruke kun landkode,
2) sendt ut studentlister/rapporter som ikke inkluderer nasjonalitet, og
3) bedt vedkommende vurdere om det er helt n?dvendig ? ha denne informasjonen i rapportene. Jeg har f?tt mange tilbakemeldinger om at listene er ikke tilstrekkelige og at denne informasjonen og visning av hele landnavn er helt essensielt.
Vurdering av ?nsket i Avdeling for fagst?tte:
- Vi tenker at det er un?dvendig at statsborgerskap skal synes i rapport 101.001 s? lenge landkodene st?r der, og statsborgerskap kommer fram dersom man overf?rer rapporten til excel. Lange landnavn i rapporten vil gj?re nok den mindre oversiktlig ? lese.
- I stedet for ? f? inn statsborgerskap p? rapport FS141.001 tenker vi at det er mer hensiktsmessig ? f? statsborgerskap p? rapport FS192.002, der det allerede er flere vis-valg. (192.002 viser s?knadsalternativene, men ikke prioritet.)
Utviklings?nske 6/2016 At studenter kan melde seg p? nytt til et emne i Studentweb, selv om de har best?tt emnet tidligere med h?yeste karakter.
?nsket av Det humanistiske fakultet (HF), RT#2240524
Dato: 15. august 2016
Emne
HF ?nsker en mulighet til ? kunne registrere for et emne om studenter skal kunne melde seg opp til emnet p? nytt i Studentweb, selv om de har best?tt emnet tidligere med h?yeste karakter.
Modul/applikasjon
Vurderingsmodulen eller Studieelementer (Emne samlebilde).
Beskrivelse av behovet
Ved noen av masterprogrammene ved HF har vi et opplegg der studentene m? ta ett eller to av de obligatoriske emnene p? nytt dersom de s?ker seg inn igjen p? programmet p? nytt. Dette gjelder f?rst og fremst for emner som er n?rt knyttet til arbeidet med masteroppgaven. Dette gjelder f.eks. FIL4080 p? HFM2-FIL og KUN4010 og KUN4020 p? HFM2-KUN. Disse emnene vurderes med best?tt/ikke best?tt. Studenter som har best?tt emnene tidligere og som s?ker seg inn p? programmene p? nytt, f?r ikke meldt seg til disse emnene p? nytt i Studentweb, men de f?r beskjed om at dette ikke er mulig fordi de har oppn?dd beste karakter.
Hvordan l?ses dette i dag
Studentene blir manuelt oppmeldt til emnene.
Forslag til ny l?sning
Et felt der man kan registrere J/N for om studenter kan melde seg til et emne p? nytt, selv om de har best?tt emnet tidligere med h?yeste karakter, f.eks. i Vurderingskombinasjon samlebilde eller Emne samlebilde.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Det vil bli mindre manuelt arbeid, men siden dette gjelder forholdsvis f? studenter er ikke det den viktigste grunnen. Hovedgrunnen til at vi ?nsker en endring er f?rst og fremst at det er uryddig slik det er i dag. Det er forvirrende for studentene at de f?r beskjed av programmet om ? ta emnet p? nytt, men at dette ikke er mulig for dem ? gj?re selv i Studentweb og at de i tillegg f?r beskjed i Studentweb om at de ikke kan ta emnet p? nytt.
Vurdering av ?nsket i Avdeling for fagst?tte:
Vi har testet i demo Studentweb2, og der fikk man skal melde seg til emnet p? nytt selv om man allerede hadde oppn?dd beste karakter i emnet. Imidlertid angir kravspesifikasjonen for Studentweb3 (pdf) p? side 48 at:
"9.3.9 Ta et emne p? nytt
Det skal v?re mulig ? ta et emne p? nytt dersom:
? Det finnes undervisnings- eller vurderingsenhet for et emne i en tidligere termin
? Og studenten ikke har A eller Best?tt (og det er beste mulige karakter)"
Det er ikke noe i veien for ? melde en sak til FSAT om at vi ?nsker ? reversere noe vi har v?rt enig i tidligere. Sp?rsm?let er om UiO mener at det er best om Studentweb3 (SW3) blir som SW2 var, fremfor ? ?nske nye felt i FS med tilh?rende ny funksjonalitet i Studentweb? Merk i SW3 er det slik at det p? siden Resultater, ligger en knapp 'Ta emnet p? nytt'. Hvis vi ber om at SW3 blir slik som SW2, vil det ligge i overf?di mange 'Ta emnet p? nytt'-knapper for studenter med beste karakter i emner.
Vi har ogs? tenkt at vi ikke har hjemmel i lov eller forskrift til ? hindre studenter i ? ta en eksamen om igjen selv, om de har oppn?dd beste karakter, men det betyr ikke det samme som at Studentweb m? til funksjonalitetet for dette.
Status for ?nsket: Det ble sendt til FSAT 13.9.2016 og avvist 21.9.2016 med f?lgende begrunnelse:
"Dette ber?rer utvikling av b?de FS-klient og Studentweb, og det m? vurderes kost/nytte av ? benytte utviklingsressurser p? noe som virker s?pass smalt.
Vi greier ikke ? l?se alle sm?s?re varianter i Studentweb. Da blir kompleksisteten s? stor at applikasjonen kan fungere d?rligere.
Vi kan fors?ke ? gj?re noe med teksten studentene ser. Det er for s? vidt alt vi kan gj?re p? Studentwebsiden inntil videre. ?nsket forutsetter at noe utvikles i vurderingsmodulen, s? da m? vurderingsgruppen + utviklingsleder for FS f?rst uttale seg."
Utviklings?nske 7/2016 Utvide merknadsfeltet i fanen Profil (S?knad samlebilde)
?nsket av AF/SOT
Dato: 25.08.2016
Modul: Opptak
Begrunnelse
I forbindelse med saksbehandling i UIO sine masteropptak har saksbehandlerne ofte behov for ? kunne utdype innholdet i en s?kers opptaksgrunnlag/bachelorgrad. Dette gjelder spesielt n?r s?kers opptaksgrunnlag er utenlandsk utdanning, og i vanskelige saker der man g?r mange runder, eller det gjelder s?kere som har s?kt mange ganger.
Ofte er det omfattende vurderinger der saksbehandler trenger ? ha med historikken samtidig som nye vurderinger kommer til.
Vi ?nsker ikke slette noe, da alt kan v?re viktig for ? forst? saken og evt klagesaker.
Hvordan l?ses dette i dag
I dag har merknadsfeltet kun plass til 1000 tegn, og saksbehandler m? f? med det essensielle ved ? forkorte, og ? skrive i de ordin?re merknadsfeltene i S?knad samlebilde.
Forslag til ny l?sning
Utvide antall tegn i kolonne MERKNADSTEKST i tabell FAGPROFIL fra 1000 til 4000.
Forenkle arbeidet
Det blir enklere ? skrive forst?elige kommentarer n?r s?kers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og det vil v?re mer oversiktlig og ryddig ? f? all teksten i ett merknadsfelt.
Utviklings?nske 8/2016 FS216.001 Hente inn eksterne resultater til s?kermappene
?nsket av AF/SOT
Dato: 25.08.2016
Modul: Opptak
Begrunnelse
Flere enheter trenger ? hente ut s?kers dokumenter i mapper til opptakskomiteer. Det kan gj?res for et utplukk vha FS216.001. Etter at vi gikk over til resultatutveksling finnes det ingen m?te ? f? de eksterne resultatene inn i mappene p?. Vi ?nsker derfor at FS216.001 ogs? skal hente inn eksterne resultater til s?kermappene.
Hvordan l?ses dette i dag
I dag brukes FS216.001 Lagre dokumenter til disk, og i tillegg FS803.001 Eksternt studium.
Forslag til ny l?sning
At de eksterne resultatene genereres i et eget dokument i s?kermappene vha FS216.001.
Forenkle arbeidet
Det vil gj?re det enklere for saksbehandler n?r det skal lages s?kermapper for opptakskomiteene.
Utviklings?nske 9/2016:
S?knadsweb - avhaking for ?Fullf?rer du utdanning dette semesteret som skal brukes i opptaket?
?nsket av AF/SOT
Dato: Sendt til FSAT 11.11.2016
Modul: Opptak: S?knadsweb (og bilde 'Opptakstype')
Begrunnelse
I masteropptaket har vi sv?rt mange s?kere som fullf?rer utdanning samme semester som de s?ker (2600 av 7500 s?kere i 2016), og som f?rst vil kunne dokumentere endelig dokumentasjon i juni. Dersom s?kerne kan markere i s?knaden sin at de fullf?rer utdanning innev?rende semester som skal brukes i opptaket, vil det v?re enklere ? se hvilke s?knader som skal prioriteres i saksbehandlingen. Vi f?r samtidig en tydelig indikasjon p? at s?keren faktisk skal fullf?re utdanning innev?rende semester og trenger ikke ? etterlyse dokumentasjon p? dette, og sparer s?ledes et ledd i saksbehandlingen.
Beskrivelse av problemstilling
I masteropptaket har vi sv?rt mange s?kere som fullf?rer utdanning samme semester som de s?ker, jf. tall over. Dersom vi p? s?knadstidspunktet hadde visst hvem som fullf?rer utdanningen innev?rende semester, ville det v?rt til stor hjelp i saksbehandlingen og i prioriteringen av hvilke s?knader som b?r behandles n?r. Det vil ogs? spare oss for mye etterlysning av dokumentasjon i de tilfellene vi er usikre p? om s?kerne faktisk skal fullf?re dette semesteret.
L?sningsforslag
Mulighet for avhaking for ?Jeg fullf?rer utdanning dette semesteret som skal brukes i opptaket? under ¡®Ny s?knad¡¯ i S?knadsweb. Dersom s?ker haker av (svarer JA) gir det dok.status DUA i S?knad samlebilde (tilsvarende som gj?res i NOM-s?knaden). Funksjonaliteten m? v?re p? opptakstype, og ikke som en modulegenskap, da dette ikke er hensiktsmessig funksjonalitet for alle opptak.
Vurdering av konsekvenser
Dette vil v?re en stor fordel for oss da vi vil kunne prioritere de ?ferdigstilte? s?knadene foran DUA-sakene, og vi vil spare en del ressurser mht. saksbehandling og e-posthenvendelser p? at vi slipper ? un?dvendig etterlyse p? disse.
Utviklings?nske 10/2016: Emneprioritering - forbedret funksjonalitet i FS
?nsket av MED (RT#2348888)
Dato: 23.11.2016
Modul: Studieelementer
Vi har tatt i bruk emneprioritering i Studentweb for de nye valgfrie emnene i medisinstudiet, og er n? ferdige med opptaket til disse. I all hovedsak har dette fungert veldig godt for oss, men vi har vi har notert oss en del ting underveis som b?r forbedres og har m?ttet ha noe sql-bistand fra dere pga manglende funksjonalitet i FS. Vi har derfor samlet sammen det vi tenker m? p? plass for at l?sningen skal fungere optimalt for oss.
1. Hovedinntrykket er at emneprioritering ikke er helt tilpasset studier som har manuell oppmelding til undervisning og eksamen ved at det ikke finnes en kobling (som vi har sett) mellom STATUS_OPPTATT = J i tabellen STUDPROGSTUD_EMNE og rutiner for oppmelding til henholdsvis undervisning og eksamen. Vi fikk derfor sql-bistand fra dere til ? gj?re denne operasjonen (se RT-sak 2345380).
Videre m?tte vi sl? p? STATUS_TERMREGMULIG lik J i emne samlebilde for at emneprioritering skulle virke i Studentweb 3. Dette kunne vi gj?re da perioden for emneprioritering var utenfor ordin?r semesterregistreringsperiode. Etter at prioriteringsperioden var over satte vi disse tilbake til N for samtlige emner. Optimalt burde ikke dette v?re et krav for at l?sningen skulle virke da det er noe annet ? prioritere emner enn ? ?pne for generell oppmelding.
2. I brukerdokumentasjonen fra FSAT angis det at det er viktig at alle prioriteringer blir behandlet ved at det settes enten J eller N for alle alternativer: http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/programstudent/utdanningsplan-individuell/utdanningsplan_venstre [Open URL]
Opptak til veivalg/studieretning og emneprioritering
?Studentens prioritering p? enten veivalg eller emneprioritering angis ved bokstaven p og et tall. p1 tilsvarer studentens f?rsteprioritet, p2 andreprioritet osv. Dersom prioriteten er angitt i svart, betyr det at valget er ubehandlet (ingen verdi i feltet Opptatt). Dersom prioriteten er angitt i gr?nt har studenten blitt gitt opptak til enten veivalget eller emnet. Ved r?d angivelse, har studenten f?tt avslag. Det er viktig at alle prioriteringene blir behandlet slik at det blir satt enten J eller N i opptaksfeltet. De prioriteringene studenten har f?tt avslag p? forsvinner fra visningen i studentens utdanningsplan i StudentWeb.?
Etter at ansvarlig for disse emnene hadde satt N manuelt for 1400 prioriteringer som ikke ledet til opptak oppdaget vi ved en tilfeldighet at det var kommet en ny rutine i FS 7.8: "FS718.007 - sletting av emne med prioritering - uten opptak" som ikke var beskrevet i brukerdokumentasjonen. F?rst og fremst b?r FSAT f? denne rutinen med i brukerdokumentasjonen for temaet, men vi har ogs? et ?nske om litt annen funksjonalitet for denne. Heller enn kun ? slette, kunne vi ?nske oss funksjonalitet hvor det settes N for STATUS_OPPTATT. Da unng?r man ? m?tte ha skyggeregnskap over studentenes prioriteringer til justeringer i etterkant av opptaket. Vi har mange emner som ble fulltegnet men hvor det kan ?pne seg muligheter frem mot kursstart. Ved ? f?rst sette ?vrige prioriteringer til N ved opptak og s? eventuelt slette disse etter kursstart ville v?re det optimale for oss.
Med litt bedre tilpasset funksjonalitet i FS vil dette v?re en veldig god l?sning for ? h?ndtere valgfrie emner for oss. Selve prioriteringen i Studentweb var enkel og intuitiv for studentene og det var ingen behov for brukerst?tte p? dette.
Vurdering i Avdeling for fagst?tte
St?ttes
Utviklings?nske 11/2016 Studentweb: beskjed til studenter som har f?tt begrenset studierett
?nsket av MN-fakultetet, RT#2314532
Dato: 21.10.2016
Modul: Studentweb og Student samlebilde
?nske om at det skal ligge en beskjed i Studentweb til studenter som har f?tt begrenset studierett.
Slik som det er n? er det ingen indikasjon n?r en student logger inn i Studentweb at noe utest?r. F.eks. en parentes etter navnet p? masterprogrammet hvor det st?r "begrenset" med en lenke til en pop-opprute som sier at "det finnes en begrensning knyttet til studieretten, les mer i opptaksbrevet". Ofte f?ler vi at studentene ikke har lest hele brevet og ikke er klar over at det er en begrensning...
Vurdering i Avdeling for fagst?tte
AF st?tter for s? vidt ? vise frem teksten knyttet til koden, men begrenset brukes ulikt p? fakultetene. Hvis vi f?r vist frem begrenset, vil vi ogs? f? vist frem de andre begrenset/betinget tekstene. Merk at det er under arbeid en nasjonalt revisjon rundt felleskoder, som kan medf?re noen endringer p? kodebruk i l?pet av 2017.
Status: Sendt til FSAT 12.12.2016, se oversikt over endrings?nsker 2016 for videre fremdrift.
Sak p? FS-m?tet 5. september 2016: Automatisk sensurvarsel
I arbeidet med ? finne ut hvilke rutiner vi m? endre som f?lge av digitalt f?rstevalg, har vi samtidig sett n?rmere p? forvaltningsloven ¡ì 15 a.(elektronisk kommunikasjon) og E-forvaltningsforskriften ¡ì 8. Sistnevnte sier at "Forvaltningsorganet skal s?rge for at varsel om at enkeltvedtak er fattet blir sendt parten, og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet" og "For privatpersoner (...), skal den varslingsadresse som er registrert i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon benyttes". Vi tenker at n?r FS er koblet til Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR), kan vi aktivere varselet.
Vi har ogs? sett p? uhl-loven om klage, og kan ikke se annet enn at den st?tter opp om at vi b?r sende sensurvarsel. Da vil studenten f? e-post n?r ny sensur foreligger om at de m? logge p? Studentweb for ? se resultatet. E-posten sendes ut i det sensurresultatet blir protokollf?rt, dersom det ikke er registrert dato for Kunngj?ring p? Vurderingsenhet samlebilde. Dersom det er registrert dato for Kunngj?ring, vil e-posten sendes ut kl. 06.10 p?f?lgende morgen.
Vi har foresl?tt for FSAT n?r FS blir koblet til KORR), skal at automatisk sensurvarsel g? til KORR og ikke til intern e-postadresse i tillegg. P? denne m?ten vil studentene f? en og ikke to e-poster med sensurvarsel.
UiO skriver selv teksten i e-posten [tekstkode i FS: SENSURVARSEL_TEKST], f.eks. slik:
Det er registrert ny sensur for deg i f?lgende emne: [emnekode og emnenavn]
Logg inn i Studentweb for ? se resultatet - [Lenke til Studentweb]
Hilsen
Universitetet i Oslo
Diskusjonssak p? FS-m?tet 5. desember 2016
Studentweb: Bytte emnegruppe/veivalg og automatisk sletting av undervisnings- og eksamensmeldinger
Hvilke synspunkter har fakultetene p? problemstillingene under?
Tre fakulteter (SV, HF og UV) har, etter at UiO tok i bruk Studenweb3 i april 2016, meldt inn at de ikke er forn?yd med at en student som endrer emnegruppe /veivalg i utdanningsplanen samtidig f?r slettet undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det veivalget/emnegruppen studenten g?r bort fra.
Samtidig er det slik i Studentweb3 at etter at fristen for registrering har g?tt ut, s? f?r ikke studentene valgt eller endret veivalg/emnegruppe. Dette siste har vi meldt inn som feil til FSAT [RT#2072264], da vi mener at studenten skal kunne planlegge og revurdere studiel?pet sitt og ombestemme seg alle dager hele ?ret. Vi har s?ledes f?tt rettet feilen, og vi kan velge ? f? rettelsen i produksjon p? UiO i l?pet av et ?yeblikk. Men, vil vi det?
Status v?ren 2019 (vet ikke n?r det ble slik): Studenter kan endre utdanningsplanen frem i tid hele ?ret.
Hvis vi legger sistnevnte nevnte veivalg-rettelse i Studentweb3 prod, betyr det at studenter som utenfor periode for registrering endrer emnegruppe/veivalg, samtidig vil f? slettet undervisnings- og eksamensmeldingene i en periode der de ikke kan melde seg til emnene p? nytt for det aktuelle semesteret. Noen ganger inneb?rer jo endring veivalg at man delvis skal ha de samme emnene, men bare innenfor en annen emnegruppe/emnekombinasjon? Noen studenter vil kanskje st? igjen uten emner for det innev?rende semesteret. Er dette noe som faktisk skjer?
Hva syns dere? Vil problemet beskrevet f?rste avsnitt bare bli st?rre hvis vi implementerer l?sningen i det andre avsnitt f?r vi har f?tt l?st problemet i f?rste avsnitt?
FSAT skriver til oss at "n?r studenten trykker "Endre veivalg" st?r det et varsel om at meldinger vil bli slettet. Studenten gj?r dermed et aktivt valg ved ? klikke "lagre" og gjennomf?re endringen av veivalget. Dette b?r v?re tilstrekkelig. Vi b?r ikke komplisere dette hvis det ikke er tungtveiende grunner for det." AF tror s?ledes det blir vanskelig ? f? gjennom en endring p? dette, da mange institusjoner er godt forn?yd med at det automatisk blir ryddet opp i undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det veivalget/emnegruppen som studenten g?r bort fra.
HF har unders?kt med sine institutter, og mener det ikke b?r ?pnes for endring av emnegruppe/veivalg hele ?ret s? lenge dette medf?rer at undervisnings- og eksamensmeldinger slettes for emner tilknyttet veivalget/emnegruppa som velges bort (selv om de f?r et varsel om at emnene slettes). Et par av instituttene tror at det vil v?re mindre arbeidskrevende ? informere studentene om at de m? vente med ? foreta et veivalg til Studentweb ?pner for registrering enn ? skulle fikse/rette opp eventuelle uintenderte slettinger av meldinger midt i semesteret.
HF ?nsker s?ledes at begge deler endres, dvs. at studentene skal kunne velge og endre veivalg/emnegrupper hele ?ret og at undervisnings- og eksamensmeldinger ikke slettes ved endring av veivalg/emnegruppe. Men vi ?nsker at slettingen av emner "fikses" f?rst.
Sp?rsm?l 1: Skal AF sende inn et endrings?nske om at undervisnings- og eksamensmeldinger ikke slettes ved endring av veivalg/emnegruppe?
Sp?rsm?l 2: Skal AF vente med ? sette i produksjon at studentene skal kunne velge og endre veivalg/emnegrupper hele ?ret?