Utviklings?nsker med begrunnelser 2018

?nske 1/2018 Protokollf?ring av deleksamener uten karakter

?nsket av AF. Sendt de nasjonale FS-utviklerne 11.1.2018, RT#242703, nettskjemareferanse 2513994

Modul: Vurdering

Begrunnelse

Vi ?nsker bedre statistikk over gjennomf?rte eksamener. Vi ?nsker ? ha gode data over eksamensgjennomf?ringer totalt og antall gjennomf?ringer p? ulike vurderingsformer selv om det ikke foreligger sensurvedtak p? hver enkelt del. Ved ? f? alle delene i protokoll vil vi f? med i statistikk b?de at det var en eksamen og hvor mange som tok denne selv om den i seg selv ikke har en karakter, men var et steg p? veien mot karakteren i emnet.

Beskrivelse av problemstilling

Ved UiO er det utbredt ? ha emner som best?r av flere deleksamener, men hvor det ikke gis karakterer p? delene. Studentene f?r ¨¦n samlet karakter til slutt som er basert p? en samlet vurdering av alle deleksamenene. Studentene meldes til alle eksamensdelene, men n?r karakter settes p? helheten og protokollf?res via rutinen FS573.001 Overf?ring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll blir eksamensdelene slettet fordi de ikke har noe resultat.

Noe av det som er problematisk med at disse eksamensdelene slettes er at vi f?r d?rlige data n?r vi skal ta ut statistikk. Studentene har bare en forekomst i protokoll, mens de faktisk har avlagt 2-3 eksamener. F.eks. rapporten FS540.002 Eksamensdager fordelt p? dato gir veldig d?rlige tall for fakulteter med utbredt samlet sensur. Hvis rapporten f.eks. kj?res for MN for v?ren 2017 viser den ca 3500 kandidater, mens det faktiske tallet var rundt 12000 kandidater. Vi bruker ogs? m?tt-tall fra eksamen forrige semester i eksamensplanleggingen, og for veldig mange eksamener har vi da manglende tallgrunnlag.

L?sningsforslag

Vi ?nsker mulighet til ? protokollf?re deleksamener hvor det ikke er satt karakter.

Vi ?nsker at rutinen FS573.001 Overf?ring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll ikke automatisk sletter deler uten resultat ved protokollf?ring av helhet. Det kan v?re et valg om man ?nsker ? slette eventuelle delmeldinger uten resultat eller om man ?nsker at disse skal protokollf?res. Hvis man velger protokollf?ring tenker vi at de da kan protokollf?res ?tomme?, uten karakter og vurderingsresultatstatus. 

Hvis det ikke er mulig ? protokollf?re uten verdi i vurderingsresultatstatus b?r det kunne settes en automatisk status ved protokollf?ring. Da m? det innf?res en ny vurderingsresultatstatus som kan vise at studentene har m?tt p? eksamen, levert inn oppgaven e.l. Vi tenker at ?Gjennomf?rt? kan v?re en passe n?ytral ordlyd som kan dekke de fleste vurderingsformer uten ? si noe om prestasjonen i seg selv.

For deler hvor det ikke gis resultat m? man likevel sette ?J? i feltet Vurdering(har resultat) i vurd.komb.samlebilde. Dette m? til for at studentene skal bli meldt til delene, noe de m? v?re for at vi skal kunne benytte FS-funksjonalitet som kandidatnummerering, plassering p? rom osv. og for at studentene skal kunne bli overf?rt til dig.eks.-systemene. Vi ?nsker at det skal v?re mulig ? bli meldt til delene uten at det er ?J? i feltet Vurdering (har resultat). 

?J? i feltet Vurdering(har resultat) f?rer ogs? bl.a. til at det blir obligatorisk ? angi en karakterregel. Et alternativ kan v?re at det blir valgfritt ? angi karakterregel selv om man har ?J? i feltet Vurdering(har resultat). Feltet kan bli bl?tt slik at det ikke er obligatorisk, men at det m? fylles ut hvis man faktisk skal sette karakter. Verdi i feltet karakterregel kan da ogs? v?re med ? styre om det skal v?re mulig ? protokollf?re en del uten resultat ved at det bare er mulig for deler hvor det ikke er verdi her.

?nske 2/2018 FS408.002 Undervisningsenhet: Kolonner for dato Start enkeltemneopptak og Enkeltemneoppt.=J/N

?nsket av JF i RT# 2802634. Sendt KDTO 15. januar 2018 i RT#242908.

Modul: Undervisning

Begrunnelse 

Vi bruker flittig FS-rapport FS408.002 Undervisningsenhet for ? kontrollere bakgrunnsdata i forkant av de ulike periodene for undervisningsopptak, ikke minst i forbindelse med at vi legger ut emner med ledig pass til enkeltemnestudenter.

Beskrivelse av problemstilling 

Vi trenger mer oversikt over data fra ulike bilder i FS slik at vi kan se uregelmessigheter med ett enkelt blikk.

L?sningsforslag 

To ekstra kolonner:

1. Start enkeltemneopptak. Hente dato og klokke slett fra feltet Start enkeltemneopptak [DATO_ENKELTEMNEOPPTAK_START] p? Undervisningsenhet samlebilde
2. Enkeltemneoppt.=J/N. Hente J/N fra Emne samlebilde, feltet Enkeltemneoppt. [STATUS_EMNEADGANG]

Kolonnene kan godt v?re et Vis-valg.

Vurdering av konsekvenser

Bedre kontroll p? datakvaliteten og hindre feil informasjon ut p? nettsidene v?re og til studenter i Studentweb.

 

?nske 3/2018 Sperre for at studentene selv kan gj?re endringer i sin utdanningsplan

?nsket av MN 19. februar 2018 i RT#2863065 (nettskjemaref. 2660568)
Endrings?nske sendt til KDTO 26.3.2018 i deres RT#249081 (nettskjemaref. 2977281)

Modul Programstudent

Behovet og hvordan l?ses dette i dag

MN ?nsker mulighet for ? kunne sperre for at studentene selv kan gj?re endringer i sin utdanningsplan. Masterstudenter som har f?tt godkjent sitt teoripensum kan kun gj?re endringer i sine utdanningsplaner dersom programr?det innvilger s?knad. For masterprogrammene ved MN er det f? obligatoriske emner, og for ? hindre studentene i ? gj?re endringer i utdanningsplanen uten at s?nad er innvilget s? m? studiekonsulentene g? inn p? hvert enkelt emne i utdanningsplanbildet i FS og sette J i rubrikken for "Sperr mot sletting" og "Sperr mot endring". Dette er un?dig tungvint. Tilsvarende behov har vi p? bachelorniv? n?r studentene n?rmer seg slutten p? studiet og utdanningsplanen deres er gjort klar for gradfangst. Vi ?nsker ? f? utviklet en l?sning s?nn at man p? et h?yere niv? i FS, f.eks. i Emnekombinasjon samlebilde kan sette inn sperre mot at studentene selv gj?r endringer i utdanningsplanene sine.

Per i dag er det en rubrikk i Student samlebilde som heter "Sperr aut. oppd. av plan". Etter det vi forst?r fungerer den s?nn at det for enkeltstudenter sperres for FS-rutiner som kj?rer automatiske oppdateringer av utdanningsplan. Vi ?nsker alts? en lignende sperre som kan hindre studentene selv ? gj?re oppdateringer fordi dette kan skape rot i forbindelse med gradfangst og i forhold til oversikt over hvilke emner som er godkjent i et utdanningsplan.

Ev. l?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet

Vi mener det beste ville v?re ? lage til en rubrikk i FS-bildet Emnekombinasjon samlebilde som kan regulere dette for et helt program. Hvis det kan lages en l?sning der utdanningsplaner f?r status som godkjent, s? kan man l?se alle godkjente utdanningsplaner. Et alternativt forslag er at man lager en rubrikk i Student samlebilde som l?ser utdanningsplanen for en student. Da slipper man i hvert fall ? g? inn p? hvert enkelt emne i alle utdanningsplaner for ? l?se. Dette vil ogs? v?re en langt bedre l?sning enn dagens ordning.

Hvordan endrings?nsket er vurdert lokalt

Dette ?nsket st?ttes av instituttene ved MN. Problemstillingen ble diskutert p? en arbeidsstue der temaet var utdanningsplaner og gradfangst. Alle de tilstedev?rende studiekonsulentene mente at det er for mye manuell og tidkrevende oppf?lging av studentenes utdanningsplaner.

Vurdering i Avdeling for fagst?tte

Vi hadde en kode som het AKTIV-L?ST en periode etter 2008. Vi fjernet koden i 2011. Koden ble opprettet som f?lge ?nske fra MN for ? dekke det samme behovet MN n? uttrykker. Koden ble i sv?rt liten grad brukt, og der den ble brukt var det ikke p? riktig m?te.

Vi kan se for oss ulike l?sningsalternativer, som b?r ende som nasjonal l?sning: 

1. Ny studentstatuskode, f.eks. L?ST-PLAN "Utdanningsplanen l?st for endring av emner" med disse kriteriene:
   Aktiv student = J
   Utdanningsplan Vis = J
   Utdanningsplan Sperr = J. J i dette feltet medf?rer: Studenten kan se utdanningsplanen i Studentweb, men ikke legge til eller fjerne emner. Studenten f?r meldingen "Du kan ikke gj?re endringer i utdanningsplanen." Studenten f?r ikke opp utdanningsplanen i sekvensen, men kan f? den opp under menyvalget Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@. Studenten kan melde seg til og trekke seg fra undervisning og eksamen p? vanlig m?te, b?de i utdanningsplanen og under Aktive emner.
2. Haken "Sperr aut. oppd. av plan" endres til ogs? ? gjelde studentens mulighet til ? endre planen, ikke bare FS-rutiner.
3. Nytt Ja/Nei felt under "Sperr aut. oppd. av plan" som "Sperr mot at studenten kan legge til eller slette emner i utdanningsplanen".
4. Ny begrenset/betinget studierettstatuskode.

?nske 4/2018 Forl?psindikator for trege rutiner og rapporter

?nskes av AF og MN etter tilbakemelding fra KDTO i deres RT-k? #243046

Modul: Undervisning, kanskje flere

Begrunnelse: Noen av rutinene og rapportene i FS bruker s? lang tid p? ? bli ferdige at brukerne tror noe er galt. I situasjoner med stress og knapp tid kan det hende at brukerne avslutter FS og starter jobben p? nytt, med den konsekvens at det g?r med mer tid f?r jobbben er ferdig.

L?sningsforslag: Viktige, trege rapporter og rutiner gj?res om bakgrunnsjobber som kan rapportere til en forl?psindikator.

F?lgende rapporter/rutiner ?nskes omgjort:

• FS511.001 Oppmelding av undervisningsp?meldte til vurdering (Kan vente p? ny modul?)
• Meld eventuelt inn flere rapporter/rutiner som er plagsomt trege

?nske 5/2018 Tilrettelegging i FS

?nsket av MN 26.2.2018 i RT#2870414 (nettskjemaref. 2680869). Saken ble diskutert av alle fakultetene ved UiO under m?tet i eksamensnettverket den 6. februar 2018. Alle fakultetene st?ttet forslaget.

Problemstilling

Tilrettelegging for eksamen registreres i FS for hver enkelt vurderingsenhet i Student vurdering samlebilde under arkfanen Eks.tilp. Det som er registrert der vises i Studentweb og kommer ut p? rapporten 530.001 Spesialtilpasninger for vurdering. N?r sensuren for emnet overf?res til protokollen slettes alle opplysninger om tilrettelegging for vurderingsenheten. N?r studentene skal ha konteeksamen eller n?r de skal ha eksamen i et senere semester, s? m? man registrere alt sammen p? nytt igjen. Dette tar veldig mye tid og er et betydelig bidrag til ? opprettholde en ineffektiv studieadministrasjon. N?r MN har konteeksamener for 600-800 kandidater i januar og august s? m? vi alts? lete frem tilretteleggingsopplysninger fra FS-rapport 530.001 som vi tar utskrift av etter at saksbehandlingen er avsluttet, og s? registrere tilretteleggingsopplysningene p? nytt. Sjansen for ? gj?re feil og overse noe er stor, og dette f?rer til rot og misforst?elser b?de for administrasjonen og studentene. Mange studenter har behov for samme tilrettelegging i flere semestre p? rad, og en del studenter f?r innvilget permanent tilrettelegging for hele studiet sitt. For disse studentene m? vi ogs? registrere de samme tilretteleggingsopplysningene i FS hvert semester, og dette er tidkrevende og lite rasjonelt.

Ev. l?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet

Akkurat hvordan dette b?r kunne l?ses rent teknisk i FS har ikke vi tilstrekkelig innsikt i. Dette er noe FS-programmererne har bedre forutsetninger enn oss til ? mene noe om. Dette problemet har v?rt oppe til diskusjon i UiOs eksamensnettverk tidligere, og det har stoppet med en begrunnelse om at personvernhensyn gj?r det n?dvendig ? skjerme tilretteleggingsopplysninger og at disse derfor ikke kan registreres permanent p? en s?nn m?te at de kan overf?res til senere semestre. Det er noe ulogisk over en s?nn begrunnelse. Etter at eksamenstilpasningene er registrert for vurderingsenhetene i februar og september, s? har alle FS-brukere tilgang til disse opplysningene helt til sensuren er registrert i juni og desember, da opplysningene alts? slettes igjen. Dersom studenten ogs? har eksamen i det p?f?lgende semesteret, s? dukker de samme opplysningene opp igjen i februar og september (etter at saksbehandlerne har brukt masse tid p? manuell registrering av det samme p? nytt igjen) og er tilgjengelige resten av semesteret p? samme m?te som i det foreg?ende semesteret. Det er ulogisk at det ikke kan v?re en ordning i FS der disse opplysningene er permanent registrert n?r de uansett er tilgjengelige for alle FS-brukere over store deler av ?ret.

MN mener at det m? v?re mulig ? lage til et system der man p? en eller annen m?te enkelt kan hente frem tidligere tilretteleggingsopplysninger og hake de av p? en eller annen m?te s?nn at man f?r registrert dem som eksamenstilpasning n?r man trenger dem p? nytt. Hvis vi ?nsker ? ha en s? effektiv administrasjon som mulig s? er dette helt n?dvendig. Hvis det er n?dvendig med passordbeskyttelse og innsynsbegrensninger, s? m? det v?re mulig ? l?se.

Vurdering i Avdeling for fagst?tte

Vi er enig med MN i at det virker pussig ? legge stor vekt p? at opplysningene ikke finnes i FS i januar eller i juli-august, n?r de ellers er tilgjengelige februar-juni og september-desember.

Sp?rsm?let er om m?ten tilrettelegging blir registrert p? i dag er fullt ut riktig slik det er i dag? B?r vi ta en generell sjekk av hva slags informasjon som registreres?Hvordan er arbeidsflyten i disse sakene i dag? Hvilke behov har man n?r man kommer til Silurveien (som vi antar at det stort sett er snakk om)? Hvordan burde en l?sning v?re hvis man frikobler seg litt fra det som har v?rt situasjonen hittil?

?nske 6/2018: Muligheter for personer uten opptak til program ? melde seg til gjentakseksamen i Studentweb.

?nsket av MN, se RT#283927

St?ttet p? m?tet i FS-nettverket 12. mars. Bearbeidet i AF og sendt KDTO 23. mars 2018 (RT#248990, nettskjemaref. 2975192). Saken ble behandlet av den nasjonale Studentweb-gruppen 4. april 2018 og avvist av de andre institusjonene, da de har lokale forskrifter som sier at man m? ha aktiv studierett p? program for ? ta eksamen, inklusive gjentakseksamener.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Studentweb: Aktive emner: Eksamensmelding

Begrunnelse

Vi opplever at det er mye manuelt arbeid med studenter som har f?tt avsluttet studieretten sin, men som ?nsker ? forbedre resultatet sitt senere. Vi ?nsker at studenter etter avsluttet programstudierett skal ha anledning til ? melde seg til eksamen p? nytt i emner de har tatt tidligere.

Beskrivelse av problemstilling

I dag er det slik at n?r en student ikke lenger har studierett s? f?r vedkommende beskjed om manglende studierett n?r emnet s?kes opp under Aktive emner i Studentweb. Beskjeden kommer uavhengig av tidligere innvilget plass p? undervisning og uavhengig av om eventuelle obligatoriske aktiviteter er godkjent tidligere.

L?sningsforslag

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ettsjekken b?r ikke utf?res i f?lgende tilfeller:

• Hvis det i emne samlebilder er J i Krev und.oppt f?rste og studenten har hatt innvilget plass p? undervisning tidligere.
• Hvis emnet (fra vurderingskombinasjon samlebilde) har J i Oblig. aktivitet og studenten tidligere har f?tt godkjent oblig som fortsatt er gyldig.

Vurdering av konsekvenser

Flere vil f? meldt seg til gjentakseksamen selv i Studentweb. Det vil spare behov for manuell saksbehandling og registrering.

 

?nske 7/2018 Ekstra kolonne i FS-rapport 933.001 Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@liste kreering

?nsket av AF. Sendt KDTO i 1. mars 2018 i deres  RT#247134 (nettskjemaref. 2708499)

Begrunnelse

Lette saksbehandlingen rundt doktorgradskreeringen

Beskrivelse av problemstilling 

Vi trenger kolonne for gradgivende fakultetet i rapporten.
Dette vil gj?re det lettere for saksbehandlerne ? sortere kandidatene til seremonien. Under seremonien presenteres kandidatene fakultetsvis av sine respektive dekaner basert p? denne listen.
Slik det er i dag m? saksbehandlerne klippe og lime i Excel basert p? grad/studieprogram. Dette tar ekstra tid og er un?dvendig da vi har dataene lett tilgjengelig i FS.

L?sningsforslag 

Legge til kolonne for gradgivende fakultet i rapporten.

Vurdering av konsekvenser

Raskere og enklere saksbehandling rundt kreeringsseremonien

?nske 8/2018: Nytt API digital eksamen for hjelpemiddel/tredjeparts programvare

?nsket av AF. Sendt KDTO i 13. mars 2018 i deres  RT#248120 (nettskjemaref. 2828440)

Begrunnelse og problemstilling

F? vurderingsdata inn i tredjepartssystem som skal brukes i forbindelse med digital eksamen. ?nskes p? plass f?r sommeren 2018.

Leverand?r av digitalt hjelpemiddel for eksamen trenger informasjon om vurderingsenhet, tid og kandidater. Dette skal i utgangspunktet v?re uavhengig av digitalt eksamenssystem og man trenger derfor et uttrekk som er sortert p? tvers av eksamenssystem.

L?sningsforslag

Nytt API som skal hente ut n?dvendig informasjon til tredjepartssystem for hjelpemidler. Det m? kunne spesifiseres hjelpemiddel i "Vurderingskombinasjon samlebilde" som kan benyttes som sp?rringsparameter. Ref. kolonne "HJELPEMIDDELKODE" i tabellen "VURDKOMBHJELPEMIDDEL".

Vurdering av konsekvenser

Ny webservice som kan benyttes av system/programmer for digitale hjelpemidler og annen tredjeparts programvare.

?nske 9/2018: Endring av funksjonaliteten til feltet 'Krav om ny vurdering for alle deler ved gjentak'

?nsket av AF. Sendt KDTO i 21. mars 2018 i deres  RT#248784 (nettskjemaref. 2947851

Navn p? bilde/rapport/rutine: Vurderingskombinasjon samlebilde

Begrunnelse

Det er forskjell p? gjentak av en eksamen og en ny/utsatt eksamen som ikke er tatt f?r, og funksjonaliteten b?r ta h?yde for dette.

Beskrivelse

Feltet fungerer slik at hvis det st?r J s? m? alle eksamensdeler(unntatt obliger) v?re best?tt innenfor samme vurderingsenhet f?r de blir gyldige.

Det vil si at hvis et emne har to del-eksamener og studenten har best?tt eksamen A, men var syk p? eksamen B og s? tar denne som en utsatt eksamen s? vil det ikke v?re mulig ? beregne samlet resultat med rutinen for dette. Og hvis man setter samlet resultat manuelt vil likevel del A fra ordin?r eksamen bli st?ende som ugyldig i vurderingsprotokollen.

Vi mener at dette blir feil fordi det her ikke er snakk om gjentak, men en eksamen som ikke er tatt f?r.

L?sningsforslag

J i feltet 'Krav om ny vurdering..' b?r ha ulik effekt avhengig av om studenten faktisk har gjort et fors?k tidligere eller ikke. Hvis studenten kun har en tidligere forekomst i protokoll med G/L (Gyldig frav?r/Legeattest) som vurderingsresultatstatus og s? tar en ny eksamen innenfor samme termin med en annen status enn ORD s? skal det skal v?re mulig ? beregne samlet resultat og f? gyldige eksamensdeler til tross for J i feltet.

Vurdering av konsekvenser

Vi slipper ? trikse med data i FS. I dag l?ses tilfeller som dette ved ? sette N i feltet, beregne samlet resultat og protokollf?re dette, for s? ? sette J i feltet igjen.

?nske 10/2018: Automatisk utfylling av Grunnutd i s?knad samlebilde 

?nsket av AF. Sendt KDTO i 5. april 2018 i deres RT#249702 (nettskjemaref. 3022911)

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Fanen ?Grunnutd.? i s?knad samlebilde, SOKNAD_OPPTAKSGRLAG

Resultat av tidligere behandling etter innspill fra egen institusjon eller andre institusjoner

Ikke tidligere behandlet

Begrunnelse

Lette saksbehandling ved master- og ph.d.-opptak i s?knad samlebilde, samt bedre statistikk over utdanningsbakgrunn for s?kere til h?yeregradsstudier.

Beskrivelse av problemstilling

Fanen ?Grunnutd.? i s?knad samlebilde fylles ved UiO ut manuelt n?r s?kere til master er fra ekstern institusjon. For ph.d.-s?kere fylles feltet ut manuelt for b?de s?kere med intern grunnlagskvalifikasjon og ekstern grunnlagskvalifikasjon. Ph.d.-s?kere f?r utfylt feltene oppn?dd, fag, grad, sted og land fordi tallene rapporteres og kan brukes i statistikk. Masters?kere f?r stort sett bare fylt ut feltet oppn?dd, samt at det fylles ut gradsniv? og sted graden er fra i kommentarfeltet. Registreringen kan derfor ikke brukes til statistikk for dette studieniv?et/opptaket. For masteropptaket ser man ingen grunn til ? bruke tid p? fylle ut fanen riktig manuelt siden dette ikke rapporteres pr dags dato.

Siden vi n? b?de har oversikt over interne kvalifikasjoner som er grunnlag for opptak, samt i stor grad eksterne kvalifikasjoner i eksterne resultater, ?nsker vi ? f? automatisert innleggingen av kvalifikasjon i fanen grunnutdanning.

Det finnes en knapp allerede i drgradss?knad samlebilde ?hente gradprot? og det vil v?re en fordel om tilsvarende funksjonalitet blir laget i s?knad samlebilde ogs? ¨C s?rlig med tanke p? ? f? over ph.d.-opptaket til samme bilde som ?vrige opptak.

L?sningsforslag

Vi ser for oss en l?sning hvor registrert intern og/eller ekstern kvalifikasjon p? riktig niv? kommer automatisk inn i fanen grunnutdanning for s?ker. Kun kvalifikasjoner som de facto kan gjelde som grunnutdanning for opptaket skal komme over. Det b?r kunne defineres p? opptaksniv? (opptak samlebilde) hvorvidt man ?nsker automatisk innhenting av grunnutdanning for det aktuelle opptaket, og hvilket niv? som skal hentes inn.

Ideelt sett ?nsker vi at data oppdateres l?pende ved nye forekomster i intern eller ekstern kvalifikasjon for s?ker. Sekund?rt at det oppdateres ved nattjobb med mulighet for ? hente inn nye forekomster med knapp ?hent grad?.

For s?ker med kun ¨¦n aktuell kvalifikasjon b?r den komme inn med standard hake i felt ?inng?r i sak? (tilsvarende SOKNAD_DOKARKIV, STATUS_INNGAR). Hvis s?ker har flere aktuelle kvalifikasjoner b?r det, av hensyn til statistikk og til opptak som rapporterer grunnutdanning for opptak, kun v?re mulig ? angi ¨¦n grad som ?inng?r i sak?. Saksbehandler m? her gj?re et valg. ?vrige kvalifikasjoner blir liggende som gr?et ut (tilsvarende som i dokumentarkivet).

Merknader:

• ?nske om varseltrekant ved manglende utfylt grunnutdanning eller hvor det er flere enn ¨¦n aktuell grad for gitte opptak, tilsvarende som for PPU i dag. Hvordan er dette satt for PPU i dag? Er det eventuelt noe som kan aktiviseres for andre opptak i FS av oss?
• S?kere med internasjonal utdanning m? fortsatt ha mulighet til ? legge inn hvilket land de har utdanningen sin fra via S?knadsweb.

Vurdering av konsekvenser (kost/nytte)

Mer effektiv saksbehandling. Bedre statistikker.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Ser ingen juridiske forhold som skulle v?re til hinder for dette.

?nske 11/2018 Studentweb: siden Min profil: Funksjonalitet rundt feltet for kontonummer

Sendt KDTO 23. april 2018 i deres RT#251884

Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har v?rt behandlet tidligere
https://rt.uio.no/Ticket/Display.html?id=1581393 fra tidligere H?gskolen i Nord-Tr?ndelag og Jira-sak https://jira.usit.uio.no/browse/FS-405

Begrunnelse
Vi savner utvidet funksjonalitet rundt feltet Kontonummer i Studentweb p? siden Min profil for ? sikre personvernet.

Beskrivelse av problemstilling
Feltet Kontonummer p? siden Min profil er et modulvalgt vi kan velge ? aktivere. Da blir det mulig for alle som logger p? Studentweb ? registrere kontonummer. Kontonummeret blir lagret i FS i kolonnen BANKKONTONR i tabellen PERSON og blir synlig i bildet Person/Student. Vi syns Studentweb l?sningen er veldig god med tanke p? sikkerhet for studenter vi m? hente inn kontonummer fra, og ?nsker derfor ? aktivere modulvalget. Hos oss er det utreisende utvekslingsstudenter som skal motta stipend fra UiO, og studenter som skal s?ke refusjon av semesteravgift vi trenger kontonummer fra. Det vil si en mindre andel av den totale mengden som logger p? Studentweb.
Problemet med n?v?rende funksjonalitet for kontonummer i Studentweb er for f?rste at vi ikke har mulighet til ? styre hvilke studentgrupper som ser og kan skrive inn kontonummer. For det andre er det heller ikke mulig for oss ? skrive inn en forklarende tekst om hvilke studenter feltet er beregnet p?. For det tredje er det ikke mulig for studenter ? se at feltet ikke er obligatorisk ? fylle ut.
Problemet n?r personvernet ikke er innbygget, er at vi risikerer ? samle inn kontonummer ogs? for en rekke studenter der vi ikke har noe form?l med behandlingen, og da har vi ikke uten videre lov til lagre opplysningene. Vi mener derfor det trengs funksjonalitet som bedrer personvernet knyttet til kontonummerfeltet, slik at b?de vi og andre institusjoner kan dra nytte av det fine kontonummerfeltet i Studentweb uten samtidig med stor sannsynlig f? inn langt mer data enn n?dvendig.

L?sningsforslag
Vi tenker at en minimumsl?sning er ? f? en forklarende tekstkode med html-mulighet under overskriften Bankkonto, der vi selv kan skrive inn hvilke studentgrupper som skal registrere bankkontonummer. Da vil vi p? UiO per i dag skrive noe slikt som ?Fyll inn kontonummeret ditt dersom du skal p? utveksling til utlandet neste semester eller s?ke refusjon av semesteravgiften?.
En annen ting som ogs? hadde hjulpet litt var en markering om at feltet ikke er obligatorisk ? fylle ut.
Vi mener den beste l?sningen ville v?re om vi kunne styre hvilke studentgrupper som kan se og endre i kontonummer. For studenter som skal reise ut p? utveksling, ville en passende avgrensning v?re om de finnes i bildet Utvekslingsperson, at Inn/utreisende=UT og terminangivelsen er for kommende semester. Flere detaljer kan vi komme tilbake til.

Vurdering av konsekvenser
Vi vil kunne ta i bruk Studentweb-funksjonalitet som allerede er utviklet, samtidig som det blir tatt hensyn til personvernet.

 

?nske 12/2018 Ny ph.d.-rapport ?disputerte kandidater i periode?

Sendt Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i h?yere utdanning og forskning) 8. mai 2018 i RT#253063

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Ny samlerapport p? forskerutdanningsniv? (studieniv? 980 og 990) for saksbehandlere i FS.

Begrunnelse

Saksbehandlere p? ph.d.-niv? m? i dag hente data fra en rekke kilder n?r de skal jobbe med kontroll av data til rapportering. Der er ?nskelig at de kan f? tak i alle disse dataene i ¨¦n rapport. Det er n?dvendig at de kan kontakte kandidater via rapporten (for eksempel ved utsendelse av e-post). Rapport?nsket kan derfor dessverre ikke l?ses i Tableau.

Beskrivelse av problemstilling

Disse dataene sammenstilles i dag fra en rekke rapporter og er tungvinte ? finne fram til for saksbehandlerer. Rapportuttrekkene hentes fra: 012.003 ¨C avlagte drgrader, nsdrapportering (semester disputert, finanskilde ¨C kategorier, arbeidgiver stedkode), 958.001 ¨C avlagte drgrader (veiledere), 917.001 ¨C tidskonto-opplysninger

L?sningsforslag

Opprette ny rapport: Disputerte kandidater i periode Rapport som kan kj?res for alle kandidater som har disputert i engitt periode. Det er ?nskelig ? kj?re den for b?de datointervall, slik som i eksisterende rapport FS958.001 Avlagte dr.grader. Dette vil gi mulighet for ? kj?re den for et eller flere semestre. Det vil ogs? gi muligheten til ? ta det ut pr. ?r, m?ned.

Rapporten m? kunne kj?res pr studieprogram og pr stedkode (stedkode m? snakke med Drgrad studieprogramstudent institusjonsnr-faknr-instituttnr-gruppenr).

Rapporten skal ha mulighet til ? inkludere b?de studieniv? 980 ph.d., og studieniv? 990 drphilos, selv om studieniv? 990 ikke har data i tidskonto og derved ikke f?r data for gjennomf?ringstid p? disse.

Rapporten m? ellers inneholde og vise f?lgende:

• Navn p? kandidat (etternavn, fornavn)
• Mulighet til ? vise studentnr/fnr/fdato
• Studieprogram
• Stedkode og stedsnavn under rammen drgrad i studieprogramstudent (instnr/faknr/instituttnr/gruppenr studieprogramstudent)
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ettperiode (startdato, sluttdato)
• Veileder: hovedveileder og eventuelle biveiledere
• Innleveringsdato
• Disputasdato
• ?r + semester disputert (utledet av disputasdato)
• Arbeidsgiver hovedfinanskilde J (drkand_arbeidsforhold): stedkode og stedsnavn
• Arbeidsplass hovedfinanskilde J: stedkode og stedsnavn
• Finanskilde hovedfinanskilde J: stedkode og stedsnavn finanskilde
• Finanskilde hovedfinanskilde; Kategorier. F?lgende kategorier: EGEN (finansiering fra egen institusjon), NFR (finansiering fra Norges forskningsr?d) og ANDRE (alle andre finansieringskilder). Denne variabelen hentes pr. i dag fra rapporten FS012.003 ¨C avlagte drgrader. Den kalles der ¡®Finanskilde¡¯.
• Finansieringstype hovedfinanskilde: Kode + navn
• Tidsbruk brutto i ?r (tidsbruk fra oppstart studieprogram til innlevering, nullverdier for 990-niv?)
• Tidsbruk netto i ?r (utledet av tidskonto, nullverdier for 990-niv?)

?nske 13/2018 Veileder(e) inn i FS916.001 Kandidatrapport ¨C avtale og arbeidsforhold

Sendt Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i h?yere utdanning og forskning) 8. mai 2018 i RT#253065.
Status: L?st FS8.2.11 (v?ren 2020): 

Ny rapport FS944.004 Disputerte kandidater i periode. Rapporten er bygd opp med samme type visning som FS944.003 (grid). Den kan kj?res med f?lgende parametere:

• Stedkode (studieprogramstudent sin stedkode)
• Studieprogram (ALLE eller et bestemt)
• Datointervall for disputas
• Intervall for studieniv? (begrenset valg til serien 980-990)

Kan ogs? benyttes for utsending av epost/SMS/brev til student som for andre rapporter.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Doktorgradsmodulen ¨C rapporten 916.001 ¨C Kandidatrapport - avtale og arbeidsforhold.

Begrunnelse

Rapporten FS916.001 ¨C kandidatrapport over avtale- og arbeidsforhold inneholder i dag ingen opplysninger om veileder. Vi anser veiledningsforhold som en vesentlig del av doktorgradsavtalen og info om veileder b?r derfor komme med i denne rapporten.

Vi ?nsker ogs? at visning av registrerte e-postadresser, b?de interne og eksterne, er med i rapporten, b?de om man henter den ut i excel og n?r man leser den i FS eller som pdf.

Beskrivelse av problemstilling

Saksbehandlere ?nsker ? kunne s?ke og sortere kandidater i denne rapporten p? veileder. B?de saksbehandlere og ledere som ikke er i FS trenger ? kunne sende e-post til de aktive kandidatene sine, slik at visning av registrerte e-postadresser er nyttig i denne rapporten.

L?sningsforslag

Det innf?res visning av veileder, samt eventuelle registrerte eksterne og interne e-postadresser. i rapporten, b?de om man leser den i FS og om man henter ut data i Excel.

?nske 14/2018 Mobiltelefonnummer i FS vs. NKOMs nummerplan

?nsket av AF, sendt Unit 24. mai 2018 i deres RT#254375

Begrunnelse

I forbindelse med masseutsendinger av SMSer det alltid noen SMS som ikke kommer frem. En del av disse skyldes at mobilnummeret som er registrert i FS ikke er et mobilnummer eller ved at et retningsnummer som bare brukes innenlands (typisk 0) ikke er fjernet. Eksempelvis har nesten 50 % taiwanesiske utvekslingsstudenter h?sten 2018, 40 % britiske og 33 % franske har gjort denne feilen.

Beskrivelse av problemstilling

P? nasjonal kommunikasjonsmyndighets nettsider finnes en samlet norsk nummerplan for telefoni m.m. I FSPROD ved UiO er det over 1400 forekomster av 'norske mobilnummer' som ikke forholder seg til denne nummerplanen. Det er enten personer som har registrert et fasttelenummer i stedet, eller utlendinger som har skrevet inn deler av sitt hjemlige nummer.

L?sningsforslag

1. F? inn en kontroll p? om nummeret som legges i FS faktisk er et mobilnummer, s?rlig i feltet for norsk mobilnummer.
2. Helst ogs? kontroll p? unorske mobilnummer. Vi antar det fleste land har noe tilsvarende NKOM. Vi ser at dette siste ?nsket kan v?re ? sikte for h?yt, ved at det vil v?re uforholdsmessig ressurskrevende ? f? en slik kontroll.

Vurdering av konsekvenser - kost/nyttevurdering for egen institusjon

Vi bruker mobilnummer som n?kkel i ulike situasjoner, ikke minst selvbetjeningsl?sning for ? f? brukernavn og sette passord. St?rre andel riktige mobilnummer i FS vil gj?re slike tjenester brukbare for flere studenter, og vi unng?r un?dig manuell oppf?lging.

 

?nske 15/2018 Forbedre funksjonalitet rundt eksamenstilpasninger i FS

?nsket av MN, sendt Unit 4. juni 2018 i deres RT#255280 (nettskjemaref. 3500654)

Saken gjelder

Eksamenstilpasning/spesialtilpasning for personVi ?nsker oss forbedring av funksjonaliteten rundt eksamenstilpasninger i FS. ?rsaken er at FS-registreringene som m? gj?res p? dette feltet b?de er tungvint og veldig tidkrevende.

Begrunnelse

Vi ?nsker oss forbedring av funksjonaliteten rundt eksamenstilpasninger i FS. ?rsaken er at FS-registreringene som m? gj?res p? dette feltet b?de er tungvint og veldig tidkrevende.

Beskrivelse av problemstilling

Det er f?rst og fremst et ?nske om ? slippe ? registrere den samme informasjon mange ganger. Hvis en student f?rst har behov for tilpasning et semester gjelder behovet gjerne flere eksamener og samme tilpasning m? registreres p? hver og en eksamen. En ekstra utfordring er de tilfellene hvor en student med innvilget eksamenstilpasning blir syk e.l. og skal ta kont/utsatt eksamen. Da m? samme eksamenstilpasningen registreres enda en gang. Og i og med at informasjonen ikke finnes i FS lenger blir det ekstra utfordrende ? ha oversikt over hvem som hadde tilpasning p? ordin?r eksamen. Her melder et fakultet at de baserer seg p? papirlister de har skrevet ut tidligere i semesteret, en l?sning som opplagt gir rom for feil og forglemmelser.

Det er ogs? et ?nske om at en eksamenstilpasning skal kunne lagres i FS lengre enn den gj?res i dag og ikke n?dvendigvis bli slettet ved protokollf?ring. Dataene ligger i FS store deler av ?ret uansett. I et typisk tidsbilde vil en eksamenstilpasning registreres i februar og informasjonen ligger i FS frem til protokollf?ring av sensur i juni. Tilsvarende for h?sten fra september til desember. Hvis en student f?r utsatt/ny eksamen er opplysningene der i juli/august/januar ogs?. Dessuten kan n?yaktig de samme opplysningene registreres p? en persontilpasning som aldri blir slettet. Hvorfor m? eksamenstilpasninger slettes n?r persontilpasninger ikke gj?r det?

Dette bringer oss over til persontilpasning som jo er ment for ? slippe gjentatte registreringer for studenter med et mer permanent behov for tilrettelegging. Men slik funksjonaliteten er i dag fungerer dessverre ikke dette bra nok. Vi m? likevel for hver eksamen registrere eksamenstilpasning. Noe av problemet med dagens funksjonalitet for persontilpasninger er at hvis vi setter N i feltet 'm? vurderes for hvert enkelt emne' vil tilpasningen dukke opp p? samtlige eksamensdeler i Studentweb og i aktuelle fs-rapporter (lampe p? pulten p? muntlig eksamen, hvilebenk p? hjemmeeksamen osv.) De aller fleste tilpasninger gjelder skriftlig eksamen, og i hvert fall hvis det er innvilget romutstyr.

L?sningsforslag

En mulighet til forbedring av funksjonalitet rundt persontilpasning kan v?re mulighet til ? nyansere hvilke eksamensformer tilpasningen skal gjelde for. Eller at romutstyr bare blir vist frem p? eksamensdeler der det er tilknyttet rom.

Det vi heller ?nsker, og tror vil v?re mye mer effektivt, vil v?re ? snu p? hvordan eksamener og tilpasninger kobles sammen i FS. I stedet for ? opprette en eksamenstilpasning for hver eksamen, s? kunne man hatt ¨¦n eksamenstilpasning og koblet aktuelle eksamener til denne. Da kunne eksamenstilpasningen registreres ¨¦n gang og s? kunne man bare markere de eksamener hvor det var aktuelt med tilpasning. Hvis en student har ulike tilpasningsbehov p? ulike eksamenstyper b?r det v?re mulig ? registrere flere tilpasningstyper slik som det er p? persontilpasninger i dag. Varigheten p? en tilpasning b?r kunne angis til ? gjelde et bestemt semester eller ha et datointervall slik at man kan styre om den er av kortere eller mer permanent art. Ved ? gj?re det p? denne m?ten kan man g? bort fra skillet p? eksamenstilpasning og persontilpasning.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Tidsbesparende. Ryddigere registreringer i FS.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Vi tenker at ¡ì 4-15, og da s?rlig f?rste og tredje ledd som ventelig kommer i uh-loven i l?pet av sommeren 2018 vil godgj?re at vi kan behandle helseopplysninger i FS n?r det er n?dvendig for ? ivareta studentens rettigheter til tilrettelegging til eksamen.

 

?nske 16/2018 Flytte feltet 'E-post ekst' til ?verste delen av S?knad samlebilde

?nsket av AF, sendt Unit 28. juni 2018 i deres RT#259688 (nettskjemaref. 3548075)

Modul: Opptaksmodulen: S?knad samlebilde og feltet 'E-post ekst:'

Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen

Vi bruker e-postfeltet hyppig for ? sl? opp s?kere i S?knad samlebilde i forbindelse med at vi er i e-postdialog med s?kerne. Dette for ? sjekke at henvendelsen kommer fra den e-postadressen s?ker har registrert, s? vi kan v?re sikre p? at det er riktig person.
Dersom feltet 'E-post ekst:' plasseres i ?verste delen av 'S?knad samlebilde', hadde vi sluppet ? trykke p? 'Hele', eller scrolle ned, hver gang vi sl?r opp s?kere.
Vi ville dermed unng? mange un?dvendige klikk/scrolling.

 

Ved alle e-posthenvendelser fra s?kere m? vi sl? opp s?kere p? e-postadresse i S?knad samlebilde. For ? f? tilgang til e-postadressefelte m? vi trykke p? 'Hele-knappen 'eller scrolle ned. For ? gj?re det lettere og rasker ? finne fram til s?kere ?nsker vi derfor at feltet 'E-post ekst:' plasseres i ?verste delen av S?knad samlebilde.

 

L?sningsforslag
Plassere feltet 'E-post ekst:' i ?verste del av 'S?knad samlebilde'.

 

Vurdering av konsekvenser

Mer effektiv saksbehandling da vi har i rundt 14 500 e-posthenvendelser fra s?kere i ?ret.

?nske 17/2018 Mulighet for ? registrere ikke-godkjent pr?veforelesning

?nsket av AF, sendt Unit 10. juli 2018 i deres RT#261251 (nettskjemaref. 3556821)

Modul: Doktorgradsmodulen ¨C bildet Innlevering ¨C fanen Pr?veforelesning

Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen

Muligheten for ? registrere ikke-godkjent pr?veforelesning eksisterer ikke.

Doktorgradspr?ven best?r av to deler, pr?veforelesning og offentlig forsvar av avhandlingen (disputas). Disputas avholdes normalt etter at pr?veforelesningen er godkjent, jf. UHRs veiledende retningslinjer for graden philosophiae doctor (ph.d.), ¡ì 19.
Dersom kandidaten ikke best?r pr?veforelesningen, innvilges kandidaten normalt ett ekstra fors?k. jf. UHRs veiledende retningslinjer ¡ì 20.
FS gir imidlertid verken mulighet til ? registrere om pr?veforelesningen er godkjent eller ikke godkjent, eller til ? legge inn flere fors?k.

 

L?sningsforslag

¡®Innlevering samlebilde¡¯, underbildet ¡®Pr?veforelesning¡¯ 
? Nye felt i underbildet Pr?veforelesning:
- L?penummer
- Dato kommisjonsvurdering: [datofelt] 
- Resultat kommisjonsvurdering: ANBEFALT / IKKE ANBEFALT
- Dato institusjonsvurdering: [datofelt] 
- Resultat institusjonsvurdering: GODKJENT / IKKE GODKJENT
? Mulighet for ? legge inn flere rader.

Vurdering av konsekvenser (kost/nytte)

Vi mener det er galt slik underbildet Pr?veforelesning fungerer i dag. ?rsaken til at ingen har meldt inn dette tidligere, er nok at kandidater sjelden f?r et ikke-godkjent resultat p? pr?veforelesningen.

Vurdering av juridiske forhold

Forslaget er i tr?d med Veiledende retningslinjer for graden philosophiae doctor (ph.d.) (pdf), anbefalt av Universitets- og h?gskoler?dets styre 29. april 2011, ¡ì¡ì 19-20.

 

?nske 18/2018 Endre defaultverdi status_lukket i undervisningsenhet samlebilde

?nsket av AF, sendt Unit 30. august 2018 i deres RT#323208 (nettskjemaref. 3607500)

Modul: Undervisning

Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen

? f? innvilget undervisningsopptak i Studentweb, er ? betrakte som et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Feilaktig vedtak om plass p? undervisning, kan i verste fall lede til at institusjonen m? b?re kostnader med ? sette opp ekstra undervisning. N?r defaultverdien i feltet status_lukket p? undervisningsenheten settes til N, n?r man bruker rutine for ? opprette undervisningsenheter, blir institusjoner som har begrenset antall plasser p? undervisningen s?rbare for at mangel p? manuell kontroll leder til feilaktig vedtak om plass p? undervisningen.

Vi har opplevd ved et par anledninger at studieadministrasjon lokalt glemmer ? sette J i feltet status_lukket p? undervisningsenheter for nye emner. Undervisningen har dermed v?rt ?pen for registrering for alle som ?nsker ? f?lge emnet fram til siste registreringsfrist for semestret, og langt flere (av og til flere hundre) flere enn det undervisningen var skalert for, har f?tt innvilget opptak.

L?sningsforslag

Defaultverdi ved oppretting av undervisningsenhet f?rste gang et emne har undervisning settes til J, ikke N.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Institusjoner som ikke ?nsker ? begrense antall plasser, vil enkelt kunne ?pne undervisningsopptaket for sine studenter ved ? endre defaultverdi til N. Konsekvensen av ? glemme det, vil generere sp?rsm?l, men l?ses enkelt.

Konsekvensene for institusjoner med begrenset antall plasser som glemmer ? sette J i dette feltet, kan derimot bety ? m?tte sette opp ekstra undervisning og betale for dette.

Vi vil f? bedre kontroll p? dataene og v?re mindre s?rbare for at enkeltindivider i store organisasjoner m? huske detaljer i arbeidet med undervisningsopptaket.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Forvaltningsloven ¡ì 35 (omgj?ring av vedtak uten klage) bokstav c vil ofte komme til anvending n?r det har g?tt galt.

 

?nske 19/2018 Nytt FS-API mangler et par felter

?nsket av AF, sendt Unit 3. september 2018 i deres RT#323380 (nettskjemaref. 3613628)

Modul: FS-API

Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen

Som dere kjenner til lages en egen (meldingsbasert) integrasjon mellom FS og Canvas p? UiO. Vi ser at et av utplukkene mangler data vi trenger.

Dette gjelder f?lgende tjeneste https://docker-demo.fsat.no/fsapi/swagger.html

GET /undervisningsaktiviteter har filter 
eksporterLms
romMal

GET /undervisningsaktiviteter/{id} har felten
eksporterLms
romMal

Men filteret og feltene mangler fra hhv GET /undervisning/ og GET /undervisning/{id}

L?sningsforslag

GET /undervisning/ f?r filter for 
eksporterLms
romMal

GET /undervisning/{id} f?r med feltene
eksporterLms
romMal

 

?nske 20/2018 Registrering av m?lform/spr?k for eksamen

?nsket av MN 27.8.2018 i RT#3082124

Hva er behovet og hvordan l?ses dette i dag?

MN opplever misn?ye fra flere ulike grupper n?r det gjelder registrering av m?lform/spr?k for eksamen. Alle har en forst?else for at internasjonale studenter og utvekslingsstudenter ofte ?nsker eksamensoppgaver p? engelsk. Vi vet at dette kan reguleres fra arkfanen "Spr?k" i Emne samlebilde, og vi hadde en periode engelsk som valgmulighet for veldig mange av MN-emnene. Problemet med ? legge inn engelsk som en mulighet her er at alle kan velge det, og det ble et problem. Dette f?rte til at veldig mange vanlige norske studenter valgte engelsk som eksamensspr?k, og begrunnelsen deres viste seg gjerne ? v?re at de ?nsker eksamensoppgaver p? samme spr?k som hoveddelen av pensum. Men mange fagmilj?er ?nsker ikke ? lage engelske oppgavesett n?r det bare er vanlige norske studenter som vil ha dette. Fra MN-adm. sin side har vi ogs? erfart en del ganger at norske studenter som har registrert at de ?nsker engelsk oppgavesett ikke har f?tt dette p? eksamensdagen, og s? har de klaget. Noen mener at dette er en formell feil, og s? argumenterer de for at de m? f? ny eksamen. Dette mener vi er helt feil, og vi innvilger ikke dette, men vi har registrert at flere av sakene har tatt un?dig lang tid ? f? avvist. MNs l?sning p? dette har derfor v?rt ? ta bort muligheten for ? kunne velge engelsk som eksamensspr?k fra StudentWeb.

Men dette er det mange utvekslingsstudenter som blir litt frustrert over. De er selvf?lgelig opptatt av ? f? avklart tidlig i semesteret at de f?r engelsk oppgavesett. V?rt sp?rsm?l til dette er om StudentWeb kan utvikles s?nn at man i FS kan hake av for at kun studenter med utlendingsopptak (evt ogs? andre grupper) kan velge engelsk som eksamensspr?k i StudentWeb? Vi mener at dagens l?sning, som kun inneb?rer en av-og-p?-l?sning for alle studenter ikke er god nok.

Ev. l?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet

Ikke besvart

Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?

Instituttene ved MN henvender seg stadig til MN-adm.om denne problemstillingen. Vi som jobber med eksamen og internasjonale studenter ved MN har snakket om dette, og vi er veldig enige i at det burde ha v?rt bedre l?sninger for ? kunne velge engelsk som eksamensspr?k i StudentWeb. Vi mener det b?r v?re mulig ? ?pne for at noen grupper (f.eks. utvekslingsstudenter) skal kunne velge dette uten at alle andre ogs? f?r samme mulighet.

Mange mener at UiO har et ansvar for ? opprettholde norsk som undervisningsspr?k/ l?ringsspr?k, og da er det viktig at norske studenter bruker det norske spr?ket s? langt det er mulig. Men utenlandske studenter har andre behov, og StudentWeb burde kunne ivareta dette.

Vurdering i Avdeling for fagst?tte

Kan man tenke seg ? heller hente "Spr?k skal tilskrives p?" fra Person/Student n?r man skal utarbeide oppgavetekstene og fjerne m?lform/spr?kvalgene p? eksamensmeldingen (Emne samlebilde) p? disse emnene?

?nske 21/2018 Lagre resultatgrunnlag registrert i bildet Res.grl. i S?knad samlebilde historikk

?nsket av AF, sendt Unit 10. september 2018 i deres RT#323691 (nettskjemaref. 3623573).

Status 24.02.2022: L?st. Lagring av resultatgrunnlag til historikk har v?rt gjort siden dette ble innf?rt. I FS8.4r2 (mars 2022) erstattes fanen Emne med fane Resultatgrunnlag i bildet S?knad samlebilde historikk. Vil ha samme funksjonalitet som i bildet S?knad samlebilde.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Modul: Opptak: S?knad samlebilde, fanen Res.grl. og S?knad samlebilde historikk

Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling

?nsker at det som ligger i fanen Res.grl. i S?knad samlebilde skal overf?res til S?knad samlebilde historikk for at saksbehandler skal kunne se hva som har blitt gjort ved tidligere opptak n?r s?keren s?ker p? nytt ¨C hvilke emner som har blitt brukt fra Resultatgrunnlag.

Dette for ? kunne se grunnlag for tidligere saksbehandling, spesielt der s?kere s?ker flere ganger og f?r ulik poengsum. N?r s?kere s?ker til samme opptak og program flere ganger vil det v?re nyttig ? kunne se hvordan s?ker har blitt saksbehandlet tidligere ¨C hvilke emner i Resultatgrunnlag som har blitt brukt til kvalifisering og rangering.

L?sningsforslag

Overf?re det som ligger i fanen Res.grl. i S?knad samlebilde til S?knad samlebilde historikk.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Mer transparens knyttet til ulik saksbehandling n?r s?kere s?ker samme opptak og studieprogram flere ganger.

?nske 22/2018 Snarvei til Dokumentarkivet fra 'S?knad samlebilde historikk'

?nsket av AF, sendt Unit 10. september 2018 i deres RT#323693 (nettskjemaref. 3623590)

Modul: Opptak: Bilde: 'S?knad samlebilde historikk' og 'Dokumentarkivet'

Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling

Vi har ofte behov for ? se p? tidligere s?knader i 'S?knad samlebilde historikk', og samtidig se p? dokumentene til s?ker. I den forbindelse hadde det v?rt praktisk ? f? direkte tilgang til dokumentarkivet fra 'S?knad samlebilde historikk'.

N?r vi ser p? tidligere s?knader i 'S?knad samlebilde historikk' har vi som oftest behov for ? se p? dokumentene som er knyttet til s?knaden. Det er tungvint og tidkrevende ? skulle sl? opp personen p? nytt i Dokumentarkivet.

L?sningsforslag

Lage en snarvei fra 'S?knad samlebilde historikk' til Dokumentarkivet.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Mer effektiv saksbehandling.

?nske 23/2018 Oppmelding til deloppgaver i FS

?nsket av MN 21. september 2018 i RT#3115309 (nettskjemaref. 3657319)

Beskrivelse av problemstillingen

I FARM1110 ?nsker emneansvarlige ? endre litt i vurderingsordningen. I stedet for ? la studentene gj?re obligatoriske ?velser som skal godkjennes f?r avsluttende eksamen, s? ?nsker de ? la studentene utf?re en oppgave som skal karaktersettes og som skal telle med i avsluttende karakter. Men emneansvarlige ?nsker ikke at alle skal gj?re den samme oppgaven. Oppgaven skal gis i 8 varianter, og studentene skal kun skrive/levere ¨¦n av dem. I FS er vurderingskombinasjonen registrert s?nn at de 8 deloppgavene er registrert under et hovedniv? (se oppsett nedenfor). S?nn som det er n? s? blir alle kandidatene meldt opp i alle delene n?r vi registrerer vurderingsmelding p? dem. Siden kandidatene bare skal skrive en av oppgavene, s? m? oppmeldingen deres slettes fra alle de andre deloppgavene. Dette er en manuell oppgave som tar ganske lang tid. Vi vet at andre emneansvarlige ?nsker ? pr?ve ut tilsvarende vurderingsordninger, men vi kan ikke anbefale dem ? teste dette n?r det medf?rer s? mye manuelt arbeid. Vi kan ikke legge opp til arbeidskrevende manuelle ryddeoppgaver i FS i en tid der vi jo har mer og mer fokus p? en digital utvikling. Vurderingskombinasjonen for FARM1110 er s?nn:

XS - ?velser (...) og avsluttende skriftlig eksamen
OBL1 - ?velser, rapporter og presentasjoner ...
XS-L1 - Laboratorieoppgave 1
XS-L2 - Laboratorieoppgave 2
XS-O - Prosjektoppgave
XS-O1 - Prosjektoppgave 1
XS-O2 - Prosjektoppgave 2
XS-O3 - Prosjektoppgave 3
XS-O4 - Prosjektoppgave 4
XS-O5 - Prosjektoppgave 5
XS-O6 - Prosjektoppgave 6
XS-O7 - Prosjektoppgave 7
XS-O8 - Prosjektoppgave 8
XS-S - Avsluttende skriftlig eksamen

?rsaken til at prosjektoppgavene er strukturert i underliggende niv?er i FS (under XS-O) er fordi kandidatene skal levere dem p? ulike tidspunkter i semesteret. Hvis man plasserer alle kandidatene p? et overordnet XS-O-niv? og kommisjonsfordeler kandidatene i Inspera, s? vil man ikke kunne angi ulike innleveringsfrister for de ulike kommisjonene. Fristene i Inspera styres av tidspunkt for eksamen satt i vurderingsenhet samlebilde i FS og kan ikke endres s? lenge man ikke kobler pr?ven fra FS. I teorien kan man koble pr?ven fra FS i Inspera 8 ganger, sette opp riktig innleveringsfrist p? hver pr?ve i Inspera og slette alle kandidater i hver pr?ve som ikke h?rer til her. Denne l?sningen gir ingen merverdi da det er tiln?rmet likt det manuelle arbeidet som er beskrevet ovenfor.

L?sningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet

For at en s?nn vurderingsordning skal kunne fungere i praksis s? m? det v?re lett ? plassere studentene p? riktig deloppgave. Vi vet ikke om vi har det beste forslaget til hvordan dette kan gj?res, men vi tenker oss at man kanskje kan gj?re det p? noenlunde samme m?te som n?r vi plasserer kandidater p? rom i FS-bildet "Plassering av kandidat p? rom". Siden de emneansvarlige ?nsker ? bestemme hvor mange kandidater som skal besvare de ulike oppgavene og hvilke kandidater som skal besvare dem, s? tenker vi at dette m? registreres manuelt i et bilde i stedet for at det lages en rutine som styrer alt. Dersom det kunne utvikles en lignende funksjon for oppgaveplassering av kandidater, s? ville det v?re mye lettere ? administrere slike nye vurderingsordninger som flere av fagmilj?ene ved MN har uttrykt ?nske om.

En s?nn bildel?sning vil v?re veldig mye mindre arbeidskrevende enn det manuelle arbeidet som m? gj?res per i dag. Skulle man ogs? utvikle en FS-rutine for det, s? kunne den i s? fall v?re omtrent som rutine 551.001 som plasserer eksamenskandidater i sensurkommisjoner. Dette er det ogs? en mer manuell l?sning for i FS i dag ved at man registrerer sensurkommisjonene manuelt p? hver kandidat i arkfanene "Melding" og "Kandidat" i Vurderingsenhet samlebilde.
Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?

Er endrings?nsket behandlet i dialog med enkeltbrukere eller i et st?rre forum?

Vi som jobber med eksamen og digital eksamen ved MN har sett en del p? dette, og vi har for tiden et pilotprosjekt g?ende for FARM1110. For oss er det helt opplagt at det m? endringer til i FS dersom vi skal kunne tillate en tilsvarende vurderingsordning for andre emner.

?nske 24/2018 Logge setting av dok.status i Person- og opptakslogg

?nsket av AF, sendt Unit 14. september 2018 i deres RT#324143 (nettskjemaref. 3641913)

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Person- og opptakslogg

Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling

I forbindelse med begrunnelser og klagesaker er det nyttig ? kunne se hva som er gjort n?r og av hvem, ogs? endringer i dok.status.

Det ser i dag ut til at det i Person- og opptakslogg kun logges sletting av dok.status, ikke setting. I forbindelse med begrunnelser og klagesaker er det nyttig ? kunne se hvilke dok.status som er satt n?r og av hvem.

L?sningsforslag

Logge setting av dok.status i Person- og opptakslogg.

Vurdering av konsekvenser

Gj?r det enklere ? se hva som er gjort i en sak ved begrunnelser og klagesaker.

 

?nske 25/2018 Nytt FS-API: ?nske om nytt felt for felles undervisning p? enhetsniv?

Begrunnelse

Vi ser at felles undervisning p? enhetsniv? ikke er med i FS-APIet. Kan dette tas inn s? raskt som mulig? Vi er avhengige av denne informasjonen siden den trengs i Canvas.

Beskrivelse av problemstilling

Beskriver detaljene med et konkret eksempel fra FSDEMO (her er dagens output):
 {
 "href": "https://fsapi-test.uio.no/undervisning/185,AST9110,1,2018,H%C3%98ST,1",
 "emne": {
 "href": "https://fsapi-test.uio.no/emner/185,AST9110,1",
 "institusjon": 185,
 "kode": "AST9110",
 "versjon": "1"
 },
 "semester": {
 "ar": 2018,
 "termin": "H?ST"
 },
 "terminnummer": 1,
 "lukket": true,
 "lms": {
 "eksport": true
 }
 }

L?sningsforslag

* Der trenger vi ogs? feltene:
 INSTITUSJONSNR_FELLES
 EMNEKODE_FELLES
 VERSJONSKODE_FELLES
 
 Kunne de v?rt presentert som en av f?lgende:
 1)
 "felles": {
 "institusjonskode": 185,
 "emnekode": " AST5110",
 "versjonskode": "1"
 }
 
 2)
 "hrefFelles": " https://fsapi-test.uio.no/undervisning/185,AST5110,1,2018,H%C3%98ST,1"

Vurdering av konsekvenser

F?r over n?dvendig info til Canvas