Bakgrunnsdata
Emnekoder og vurderingsenheter
Opprette vurderingsenhet
F?r du skal registrere at ¨¦n eller flere kandidater har fullf?rt et kurs eller deltatt p? en konferanse eller annen aktivitet som skal godkjennes inn i oppl?ringsdelen, m? det opprettes vurderingsenhet for aktuelt semester for den emnekoden du skal bruke til ? registrere fullf?rt kurs/deltakelse.
Hvis du ?nsker hjelp til ? opprette vurderingsenheter, kan du kontakte Anne L?ken. Dersom du selv vil opprette vurderingsenhet for et phd-kurs, gj?r du f?lgende:
- Hent fram rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter (Modul Vurdering> rutiner> FS508.001.
- Velg utplukk "Emne"
- Skriv inn emnekoden i feltene for dette (185 (UiOs institusjonsnummer) skal alltid st? i feltet foran emnekoden, og tallet 1 (for versjonskode 1) skal alltid st? i feltet bak emnekoden).
- Skriv inn det semesteret du skal opprette vurderingsenhet for i feltene "Tid"
- Kj?r rutinen ved ? taste Ctrl+R eller ved ? klikke p? symbolet for rapport (den l?pende personen).
- Kj?r f?rst rutinen uten oppdatering for ? sjekke at det ser riktig ut. Kj?r deretter rapporten med oppdatering (hak av for "Ja" i rammen "Oppdat¨¦r database" ?verst i rapporten).
Se bilde under med eksempel fra et av felleskursene p? fakultetet for ? se hvilke felt du skal fylle ut i rutinen.
Dersom du skal opprette vurderingsenhet for et semester et stykke tilbake i tid, kan ikke rutinen brukes og du vil f? en feilmelding. I slike tilfeller kan du ta kontakt med Anne L?ken for ? f? hjelp til ? opprette vurderingsenheten.
Ved behov opprettes nye emnekoder
Det er opprettet emnekoder p? hvert av instituttene for de ulike kursene og oppl?ringselementene som inng?r i oppl?ringsdelen. Se mer om phd-emnekoder p? f?lgende nettside.
Dersom du har behov for ? f? opprettet flere eller andre emner/kurs enn de som finnes i FS, ta kontakt med phd-koordinator p? fakultetet.
Emnekoder med innhold som varierer fra gang til gang
Mange av emnekodene som brukes for kurs eller oppl?ringselementer er slik at innholdet vil variere fra gang til gang og tilpasses individuelt til den enkelte kandidat. Dette gjelder f.eks. emnekodene som brukes til konferansedeltakelse og de emnene som heter "Elective research training course". N?r man skal registrere at en kandidat har deltatt p? eller fullf?rt slike emner, m? man unders?ke om noen av emnekodene er brukt for denne kandidaten fra f?r. Dette ser du i Student samlebilde i fanen 'Vurd.Prot.' Dersom det er registrert at kandidaten har fullf?rt ett eller flere slike emner tidligere, se hvilke emnekoder som er brukt til ? registrere dette. Du kan ikke bruke disse emnekodene igjen, men hver emnekode kan kun brukes ¨¦n gang for hver kandidat (siden kandidatene kun vil f? uttelling for et emne ¨¦n gang). Du m? dermed bruke neste ledige emnekode.
Har kandidaten studierett?
For ? kunne registrere vurderingsmeldinger p? phd-kandidater, m? de ha en studierett i FS. Phd-kandidater ved UiO f?r opprettet en studierett i FS og denne finner man fram til i Student samlebilde. Ved HF har studieretten koden PHD-HF i feltet 'Studieprogram' i Student samlebilde. Dersom du skal registrere resultat for phd-kandidater fra andre fakulteter, vil de ha tilsvarende studieretter knyttet til sitt fakultet, f.eks. PHD-SV hvis de er tilknyttet SV. Dersom det er eksterne phd-kandidater fra andre institusjoner enn UiO, m? disse registreres med en hospitant-studierett i FS. Dersom du skal registrere deltakelse for en ekstern phd-kandidat, ta kontakt med Anne L?ken.
Registrering av fullf?rt kurs eller deltakelse
N?r du skal registrere at en phd-kandidat har fullf?rt et kurs eller oppl?ringselement, skal du som regle gj?re dette ved ? registrere en vurderingsmelding, som senere overf?res til vurderingsprotokoll. Du skal registrere p? denne m?ten n?r phd-kandidater har:
- fullf?rt et kurs arrangert av instituttet
- deltatt en internasjonal konferanse
- fullf?rt et annet oppl?ringselement (f.eks. innen formidling eller tekstutvikling).
Dette kan du enten registrere i Student samlebilde for ¨¦n og ¨¦n kandidat, eller du kan registrere vurderingsmeldinger for flere kandidater i vurderingsenheten (forutsatt at du har oversikt over personnumrene til alle kandidatenes som skal registreres). Se mer om dette i neste punkt i brukerveiledningen.
Dersom phd-kandidater har deltatt p? internasjonale forskerkurs i utlandet, skal dette registreres som en godkjenningssak i FS. Det samme gjelder dersom en phd-kandidat har tatt kurs ved andre norske l?resteder der man ikke automatisk kan hente inn resultatet. Se mer om registrering av godkjenningssaker lenger ned p? denne nettsiden.
Registrere fullf?rte kurs, deltakelse p? internasjonale konferanser eller andre oppl?ringselementer/vurderingsemner
P? forh?nd m? du finne fram til hvilken emnekode du skal bruke og det m? v?re registrert vurderingsenhet for det semesteret du skal registrere for. Se eventuelt mer om det lenger opp p? nettsiden.
Registrere for ¨¦n og ¨¦n kandidat
Dersom du skal registrere vurderingsmelding for en enkelt phd-kandidat i Student samlebilde, gj?r du f?lgende:
- Hent opp kandidaten i Student samlebilde. Sjekk at du har hentet opp riktig person og riktig studierett (PHD-HF e.l.).
- Klikk i fanen 'Vurd.meld' i Student samlebilde og legg til ny rad ved ? klikke p? ikonet for dette i verkt?ylinjen i FS eller ved ? taste Ctrl+N. Se bildet under.
N?r du legger til en rad kommer opp noen gule og hvite felter i fanen 'Vurd meld'. Du skal fylle ut feltene p? f?lgende m?te:
- I feltene 'Emne':
- I det f?rste av de tre feltene skal det alltid st? 185 (UiOs stedkode)
- I det midterste feltet skriver du emnekoden for det kurset du skal registrere deltakelse p?. Se mer om emnekoder p? f?lgende nettside. Husk at en emnekode kun kan brukes en gang per kandidat!
- I det siste av de tre emne-feltene skal det alltid st? 1 (emnets versjonskode)
- I feltet 'Vurd.komb.': Her skal riktig kode komme opp automatisk. (Hvis ikke kan du se i nedtrekksmenyen.)
- I feltene 'Tid' skal du skrive inn det semesteret (?rstall og semester) som phd-kandidaten deltok p? kurset, avhandlingsseminaret eller konferansen.
- I feltet 'Kand' skal det st? "N".
- I feltene 'Resultat' velger du "Godkjent" eller "BEST?TT" i f?rste nedtrekksmeny (Det er som regel bare ett av disse som er mulige ? velge) og velg "B" for "Best?tt" i neste nedtrekksmeny
- I feltet "Beh.status' velger du "KO"
- Lagre
Se eksempelet under med registrering av deltakelse p? kurset HFILOS9101A - International conference with paper/lecture/abstract h?sten 2016 for hvordan feltene skal fylles ut.
Feltet 'Campus' kan fylles ut med UIO fra nedtrekksmenyen eller det kan st? tomt (da blir det automatisk satt til UiO senere).
Registrere for flere kandidater samtidig
Hvis det er flere kandidater som har deltatt p? samme kurs, kan du registrere dette under ett i Vurderingsenhet samlebilde, men da m? du p? forh?nd ha oversikt over alle f?dselsnumrene til de kandidatene du skal registrere. Det er viktig at disse er dobbeltsjekket, slik at du ikke legger inn resultat p? feil person.
Dersom du skal registrere vurderingsmeldinger for flere phd-kandidat samtidig, gj?r du f?lgende:
- Hent opp vurderingsenhet samlebilde (Modul Vurdering> Bilder> Vurderingsenhet samlebilde) og s?k opp riktig emne og semester.
- Klikk inn i fanen "Melding" og legg til ny rad ved ? taste Ctrl+N eller klikke p? symbolet for ny rad i verkt?ylinjen ?verst i FS.
- Hak av for detaljer til h?yre i bildet
- Skriv inn f?dselsnummer i feltene for dette
- I feltene 'Resultat' velger du "Godkjent" eller "BEST?TT" i f?rste nedtrekksmeny (Det er som regel bare ett av disse som er mulige ? velge) og velg "B" for "Best?tt" i neste nedtrekksmeny
- I feltet "Beh.status' velger du "KO"
- Lagre
- Legg inn en ny rad for neste kandidat og registrere p? samme m?te.
Se eksempelet under for utfylling av feltene:
Registrere individuelle titler p? kurs og individuell vekting
Phd-kursene som er registrert i FS har som regel generelle titler. I en del tilfeller kan det v?re aktuelt ? skrive inn individuelle titler i tillegg n?r man registrerer deltakelse p? kurs eller konferanser. Dermed vil det vises i Studentweb og p? karakterutskrifter hva som er tittelen p? det bestemte kurset phd-kandidaten har deltatt p?, tittel p? paper phd-kandidaten har levert e.l. Slike individuelle titler m? registreres i vurderingsmeldingen f?r du overf?rer vurderingsmeldingen til vurderingsprotokoll. Se f?lgende brukerveiledning for ? legge inn individuell tittel.
I noen tilfeller kan det ogs? v?re behov for ? registrere at en phd-kandidat skal f? godkjent et kurs med f?rre eller flere studiepoeng enn det som er registrert for kurset. Dette vil v?re aktuelt n?r det ikke finnes noen egnede emner i FS med riktig antall studiepoeng. Se lenken over for ? se hvordan du kan registrerer individuell vekting av et kurs. Det er viktig at dette registreres i vurderingsmeldingen f?r du overf?rer vurderingsmeldingen til vurderingsprotokoll
Overf?re resultat til protokoll
N?r du har registrert ferdig i vurderingsmeldingen for phd-kandiaten(e) m? du overf?re vurderingsmeldingen(e) til vurderingsprotokoll.
Husk ? registrere f?lgende f?r du overf?rer til protokoll:
- Hvis du skal registrere et kurs der flere phd-kandidater har deltatt b?r du registrere deltakelse for alle phd-kandidatene f?rst, slik at du kan overf?re alle resultatene til protokoll samlet.
- Dersom du skal registrere individuell tittel p? kurset eller individuell vekting (slik at kandidaten skal f? en annen studiepoengsuttelling enn det som er registrert for emnet), m? dette registreres f?r resultatet overf?res til protokoll.
N?r du skal overf?re resultat til protokoll bruker du rutinen FS573.001 Overf?ring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll (Modul Vurdering> Rutiner> Protokoll> FS573.001).
Se bildet under med eksempel p? overf?ring av resultat p? kurset HFILOS9101A for h?sten 2016.
Kj?r rutinen f?rst en gang uten oppdatering for ? se at riktig(e) phd-kandidat(er) kommer med og at det ellers ser riktig ut. Deretter m? du kj?re rutinen med oppdatering.
Etter at du har kj?rt rutinen med oppdatering, kan du se deltakelsen/resultatet du akkurat har registrert for phd-kandidaten(e) i Student samlebilde i fanen 'Vurd.prot', se i eksempelet under.
Legge inn kurset i phd-kandidatens utdanningsplan
N?r du har registrert deltakelse for en phd-kandidat p? et gitt kurs i FS og overf?rt dette til vurderingsprotokollen, kan phd-kandidaten se dette i Studentweb ved ? klikke p? "Resultater/Results".
For at phd-kandidaten lettere skal kunne f?lge med p? hva hen har f?tt godkjent i oppl?ringsdelen og hva som gjenst?r, m? kursene phd-kandidaten har deltatt p? legges inn i den enkeltes utdanningsplan. Du kan hente inn emnene i utdanningsplanene for de kandidatene som er tilknyttet ditt institutt. For ? hente inn et kurs i en phd-kandidats utdanningsplan, se f?lgende nettside.
Internasjonale forskerkurs og forskerkurs fra andre norske l?resteder
Dersom phd-kandidater har deltatt p? internasjonale forskerkurs i utlandet, skal dette registreres som godkjenningssak i FS. Det samme gjelder dersom en phd-kandidat har tatt kurs ved andre norske l?resteder og man ikke automatisk kan hente inn resultatet i FS.
V?r oppmerksom p? at konferansedeltakelse ikke skal registreres som godkjenningssak, men det er opprettet egne emnekoder i FS for dette. Se mer om registrering av konferansedeltakelse lenger opp p? nettsiden.
Dersom en phd-kandidat har deltatt p? et kurs ved en annen norsk institusjon og hen vet at kurset har blitt registrert i FS p? det andre l?restedet (f.eks. ved at hen har f?tt en karakterutskrift derfra for phd-kurset) eller dersom du p? annen m?te vet at kurset er registrert i FS ved den andre institusjonen, kan vi fors?ke ? hente inn resultatet direkte i FS. Ta i s? fall kontakt med Anne L?ken. Hvis (det ikke er sannsynlig at) kurset er registrert i FS ved den andre institusjonen, registrerer du kurset som en godkjenningssak slik det er beskrevet under.
Registrere godkjenningssak
Registrerer i Godkjenningssak samlebilde
Du registrerer f?rst i bildet Godkjenningssak samlebilde p? f?lgende m?te:
- ?pne bildet Godkjenningssak samlebilde (Modul Godkjenningssaker> Bilder> Godkjenningssak samlebilde). Du kan ogs? finne dette bildet fra nedtrekksmenyen i Student samlebilde (etter at du har funnet fram til riktig phd-kandidat), se bilde under.
- Hvis det ikke finnes andre godkjenningssaker registrert p? phd-kandidaten vises Godkjenningssak samlebilde som helt blankt. N?r du har hentet frem godkjenningssak samlebilde, legg til ny rad (Ctrl+N eller velg ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS).
- Tast inn f?dselsnummeret til phd-kandidaten i feltene "F.nr". Navnet til phd-kandidaten dukker deretter automatisk opp.
- Saksnummeret settes automatisk etter hvor mange andre godkjenningssaker som er registrert p? phd-kandiaten. Hvis det ikke er noen andre saker, settes saksnummeret automatisk til 1.
- Velg INNPASS i feltet 'Type sak'.
- Skriv inn en forklarende tekst i feltet 'Merknad' om hva godkjenningssaken gjelder. Husk FS-initialer.
- Velg BEHANDLET i feltet 'Status behandling'.
Se bilde under for feltene som skal fylles ut.
Registrer i bildet Person Eksternstudium
N?r du har opprettet godkjenningssak, m? du registrere de enkelte kursene som phd-kandidaten har tatt. Dette gj?r du i bildet Person Eksternstudium. Du finner bildet ved ? klikke p? knappen "Eksternstudium" i Godkjenningssak samlebilde eller i Modul Godkjenningssaker> Bilder> Person Eksternstudium samlebilde. Legg til ny rad (Ctrl+N eller ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS). Registrer p? f?lgende m?te:
- Tast inn phd-kandidatens f?dselsnummer. Navnet til phd-kandidaten dukker deretter automatisk opp.
- S?k fram institusjonen der utdanningen er tatt. F?rst m? du velge land, og deretter s?ke etter institusjonen. Se mer p? f?lgende nettside. Dersom du ikke finner fram til institusjonen du skal legge inn, ta kontakt med Anne L?ken.
- Velg institusjonen. Lagre.
- Klikk i fanen 'Resultater' og legg til en ny rad (Ctrl+N eller ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS). Registrer deretter kurset kandidaten har deltatt p? p? f?lgende m?te:
- I feltet 'Kode': Skriv inn EKSTERN.
- I feltet 'Navn': Skriv inn tittelen p? kurset. Hvis tittelen er p? engelsk, trenger du ikke ? fylle ut feltet 'Engelsk'.
- I feltene Tid: Skriv inn det semesteret phd-kandidaten deltok p?/fullf?rte kurset.
- I feltene 'Vekting': Skriv inn antall studiepoeng kandidaten f?r godkjent for kurset.
- I feltet 'Niv?': Velg PHD
- Resultat: Velg B i nedtrekksmenyen
- Kar.regel: Velg NO25 - Innpasset fra nedtrekksmenyen.
Se bildet under for utfylling av de ulike feltene, der phd-kandidaten har tatt et kurs ved LSE med tittel "Borders and Language" som gir 2 studiepoengs uttelling.
Dersom phd-kandidaten har deltatt p? enda et kurs ved samme institusjon, kan du registrere dette kurset ved ? legge til en ny rad i fanen 'Resultater' i bildet Person Eksternstudium. Hvis du skal registrere kurs p? samme phd-kandidat, men der kursene er tatt ved en annen institusjon, m? du opprette en ny forekomst i bildet Person Eksternstudium for den institusjonen der disse kursene er tatt og registrere i fanen 'Resultater' der.
Knytte bildet Person Eksternstudium til Godkjenningssak samlebilde
N?r du har registrert de kursene phd-kandidaten har tatt, m? du knytte Person Eksternstudium til den godkjenningssaken du opprettet tidligere. Dette gj?r du ved ? hente opp godkjenningssaken i Godkjenningssak samlebilde, klikke p? fanen 'Eksternstudium" og hake av i feltet 'Inng?r' for den institusjonen som godkjenningssaken gjelder. Se bildet under.
Legge inn det eksterne/internasjonale forskerkurset i phd-kandidatens utdanningsplan
N?r du har registrert en godkjenningssak for en phd-kandidat p? et gitt forskerkurs i FS, kan phd-kandidaten se dette i Studentweb ved ? klikke p? "Resultater/Results". Disse vises under overskriften "Eksterne resultater/External results".
For at phd-kandidaten lettere skal kunne f?lge med p? hva hen har f?tt godkjent i oppl?ringsdelen og hva som gjenst?r, b?r forskerkursene som du har registrert som en godkjenningssak hentes inn i den enkeltes utdanningsplan. Du kan hente inn eksterne kurs i utdanningsplanene for de kandidatene som er tilknyttet ditt institutt. For ? hente inn et eksternt kurs, se f?lgende nettside.