Administrering av studieretter i FS - veiledning for HF

Permisjon

Innvilgede permisjoner skal registreres i FS for at studentens utdanningsplaner blir oppdaterte og slik at man blant annet forhindrer at studenten f?r studieretten feilaktig inndratt.

Fra og med h?sten 2020 er det et felles regelverk for studiepermisjoner ved UiO, dette gjelder fra og med 1. oktober 2020. S?knadsprosessen er robotisert slik at studenten s?ker p? nettskjema og roboten legger s?knaden inn i ePhorte. I f?rste omgang m? saksbehandler registrere alle typer permisjon i FS. Senere er det meningen at roboten skal registrere permisjonen i FS for frav?rs?rsaken "uten dokumentasjon" for de studentene som kan f? innvilget dette. (Det er usikkert n?r dette skjer, kanskje i starten av 2021, men da vil det komme informasjon om dette til instituttene.)

Frav?rs?rsaker

Det er viktig at du bare bruker de permisjonsgrunnene som samsvarer med de ?rsakene som oppgis i felles regelverket for studiepermisjoner ved UiO. Det finnes flere koder i FS, men det er bare f?lgende frav?rs?rsaker kan brukes n?r man registrerer permisjon i FS:

• Uten dokumentasjon med kode UTEN-DOK: Permisjoner uten dokumentasjon skal p? sikt registreres automatisk i FS av roboten, men forel?pig m? saksbehandler registrere disse permisjonene manuelt.
  
  V?r oppmerksom p? at masterprogrammene ved HF er delvis er unntatt reglene om permisjon uten dokumentasjon. Studenter p? masterprogrammer som er i sitt siste normerte/avtalte semester eller har f?tt innvilget et ekstra eller et siste semester, kan normalt ikke f? permisjon uten dokumentasjon. ?rsaken til dette er ordningen med ekstra og siste semester p? master for HFs masterprogrammer.
   
• Foreldrepermisjon med kode FORELDRE: Se mer lenger ned p? nettsiden.
   
• Verneplikt - med kode VERNEPLIKT 
   
• Sykdom (egen eller i familien) med kode SYKDOM
   
• Heltidsverv studenttillits-/folkevalgt med kode VERV
   
• Annen ?rsak med kode ANNEN: Denne permisjons?rsaken skal brukes for andre tungtveiende ?rsaker utenfor studentens kontroll.

Registrere permisjon

Permisjon registreres i Student samlebilde. Noen studenter kan ha studierett p? flere studieprogrammer, pass derfor p? at du velger riktig studierett. Klikk i fanen 'Perm' og registrer permisjon p? f?lgende m?te:

• Legg til en ny rad (ved ? taste Ctrl+N eller klikke p? symbolet for ny rad i verkt?ylinjen i FS)
• Programkoden for programmet kommer automatisk i feltet 'Studieprogram'. Legg inn datoene for perioden permisjonen skal vare.
• I feltet 'Prosent perm.' skal det alltid st? 100. Studenter kan ikke ha delvis permisjon, da m? da m? de i stedet s?ke om redusert studieprogresjon.
• Velg frav?rs?rsak fra nedtrekksmenyen. OBS: Det er kun de frav?rs?rsakene som oppgis i felles regelverk for studiepermisjoner ved UiO som skal brukes, se mer om frav?rs?rsaker lenger opp p? nettsiden.
• Det er mulig ? legge inn en merknad i merknadsfeltet. V?r oppmerksom p? at det, pga. personvernhensyn, aldri skal legges inn informasjon om sykdom eller andre sensitive personopplysninger. 
• I feltet "Journalnr" kan du gjerne skrive inn saksnummeret som s?knaden har i ePhorte, slik at det er enklere ? finne tilbake til s?knaden/saken.
• I feltene "Forventet nytt kull/klasse: Legg inn programkoden en gang til. Skriv inn forventet nytt kull. Dette skal beregnes med utgangspunkt i startkullet til studenten, dvs. det semesteret studenten fikk opptak til programmet. For eksempel skal en student som fikk opptak p? et program h?sten 2019 som skal f? innvilget ett semesters permisjon, ha nytt kull 2020 V?R. I de fleste tilfeller skal man ogs? registrere nytt kull for studieretten, se mer om dette lenger ned p? nettsiden.
• Lagre.

Se bildet under for ? se hvilke felter som skal fylles ut:

Feilmelding: F?r du feilmelding n?r du skal lagre permisjonen? Dette skyldes sannsynligvis at det semesteret du skal legge inn i feltene "forventet nytt kull/klasse" ikke finnes i FS. Gi beskjed til FS-koordinator Anne L?ken om hvilket studieprogram det gjelder og hvilket semester (dvs. det nye kullet) som m? opprettes i FS.

Dersom permisjonen allerede har begynt, endrer du studentstatus i ?vre del av Student samlebilde til PERMISJON. Dersom permisjonen starter frem i tid, vil studentstatusen oppdateres automatisk.    

I perioden en student har permisjon (og dette er registrert i Student samlebilde), vil det komme opp en r?d merknad til h?yre i ?vre del av Student samlebilde under "Meldinger" om at studenten har 100 % permisjon og tidsperioden permisjonen gjelder, se bildet under:

OBS: Masterstudenter som er i sitt siste ordin?re semester eller har f?tt innvilget et ekstra/siste semester: Det er egne regler for masterstudenter som er sitt fjerde semester eller siste avtalte semester (hvis de har hatt redusert studieprogresjon eller permisjon), samt for de som har f?tt innvilget et ekstra/siste semester. Disse studentene kan normalt kun f? innvilget permisjon p? grunnlag av sykdom eller foreldrepermisjon. De kan i utgangspunktet ikke f? innvilget permisjon p? bakgrunn av andre ?rsaker, men henvises da i stedet til ordningen med ? s?ke om ekstra og eventuelt et siste semester.

Foreldrepermisjon

For foreldrepermisjon gjelder egne regler.

Studenter som f?r innvilget foreldrepermisjon kan velge ? semesterregistrere seg, melde seg til emner og avlegge eksamen selv om de er registrert med permisjon. I FS registreres imidlertid foreldrepermisjon p? samme m?te som andre permisjoner, se ovenfor.

V?r oppmerksom p? at studenter som skal ha f?dselspermisjon og f?r st?tte fra L?nekassen ikke kan ha permisjon tidligere enn tre uker f?r f?dselen dersom de skal motta foreldrestipend. Ved foreldrepermisjoner kan det derfor v?re n?dvendig ? registrere datoer som starter og slutter midt i et semester i feltene 'periode'.

Flytte kull ved registrering av permisjon

I de fleste tilfeller skal studenter som har permisjon f? flyttet kullet fram med tilsvarende antall semestre som permisjonen varer. N?r man flytter kullet fram for en student utvider man studierettsperioden til studenten og utdanningsplanen blir automatisk forlenget. Etter at du har registrert permisjon i Perm-fliken (se lenger opp p? siden), flytter du kull for studenten p? f?lgende m?te:

• Klikk p? knappen "Endringsfunksjoner" til h?yre i ?vre del av Student samlebilde eller i ?vre del av bildet Utdanningsplan. Det kommer da opp et bilde med tittel "Endringsfunksjoner"
• Hak av for "Nytt kull".
• Skriv deretter inn det nye kullet (det samme som du registrerte under Perm-fliken) i feltene "Ny kull-termin".
• I feltene "Gjelder fra termin" skal du skrive inn det semesteret permisjonen gjelder fra.
• De andre feltene er ikke relevant for HFs studieprogrammer.
• N?r du har registrert nytt kull og dato, klikk p? knappen "Utf?r". Det kommer da opp en melding om at kullet er oppdatert. Klikk "OK". Du m? hente fram studenten p? nytt i Student samlebilde eller bildet Utdanningsplan for at endringen av kullet synes.

 Se bildet under for oversikt over hvilke felter som skal fylles ut.

V?r oppmerksom p? at selv om studierettsperioden til studenten og utdanningsplanen blir automatisk forlenget m? du som regel i tillegg revidere utdanningsplanen til studenten ved ? flytte eventuelle obligatoriske emner framover i planen. Se mer om dette i brukerveiledningen for administrering av utdanningsplaner.

Feilmelding: F?r du feilmelding n?r du skal lagre permisjonen? Dette skyldes sannsynligvis at det semesteret du skal legge inn i feltene "forventet nytt kull/klasse" ikke finnes i FS. Gi beskjed til FS-koordinator Anne L?ken om hvilket studieprogram det gjelder og hvilket semester (dvs. det nye kullet) som m? opprettes i FS.

I f?lgende tilfeller der man ikke skal endre kull:

• Programmer som har endret navn: N?r man endrer navn p? et studieprogram gjelder endringen fra og med et bestemt kull. Dersom studieprogrammet har endret navn vil alle studenter som er registrert p? det kullet (fram til en eventuell neste endring) f? det nye navnet p? vitnem?l. Dersom man ser at det er uheldig at det nye programnavnet brukes for studenter som har avvikende progresjon p? grunn av permisjon, b?r man la v?re ? flytte kullet fram. Dette kan f.eks. v?re i tilfeller der endringen av programnavnet er s? stor at det kan v?re vanskelig ? se at det er det samme programmet som studenten fikk opptak til. I stedet for ? flytte kullet fram kan man benytte Planlagt slutt.

• Programmer som er under utfasing: For programmer som er under utfasing skal det kun opprettes et par kull etter siste opptak til programmet. Det siste kullet som opprettes vil fungere som et oppsamlingskull for alle som er forsinket p? programmet. For studenter som er forsinket og skal f? innvilget ytterligere permisjon, registrerer du permisjon p? vanlig m?te, men du flytter ikke kullet lenger fram enn til det siste kullet som er registrert for programmet. I stedet kan du registrere det semesteret studenten er antatt ? avslutte p? programmet i feltene planlagt slutt. F?lgende av HFs programmer som er under utfasing har et siste kull (oppsamlingskull):

  • HFB-EAS -  bachelorprogrammet i europeiske og amerikanske studier: h?st 2010
  • HFM2-AKK - masterprogrammet i arkeologi, kunsthistorie og konservering: h?sten 2009
  • HFM2-EAS - masterprogrammet i europeiske og amerikanske omr?destudier: h?sten 2015
  • HFM2-EST - masterprogrammet i estetiske studier og allmenn litteraturvitenskap: v?ren 2016
  • HFM2-LIT - masterprogrammet i europeiske og amerikanske litteraturstudier: v?ren 2016
  • HFM2-SPR - masterprogrammet europeiske spr?k: v?ren 2016

Dersom du er usikker p? om endringer p? ditt/dine studieprogram vil p?virke flytting av kull eller har sp?rsm?l til registrering av permisjon i slike tilfeller, ta kontakt med FS-koordinator Anne L?ken.

Oversikt over studenter i permisjon

Du kan hente ut oversikt i FS over hvilke studenter p? et bestemt program som har eller har hatt permisjon. Dette kan du gj?re ved ? bruke rapporten FS290.001 Innvilgede permisjoner (Modul Programstudent > Rapporter> FS290.001). Rapporten kan kj?res per program, men ikke per studieretning.

I feltene 'Periode' fyller du inn datoer for den perioden som du ?nsker ? hente fram permisjoner for. Dersom du vil finne fram til de studentene som har permisjon p? det tidspunktet du henter ut rapporten, kan du skrive inn dagens dato i start- og sluttfeltet.

Rapporten henter fram de enkelte studentene og kan vise hvilken ?rsak som er registrert og eventuelle merknader som er registrert. Se bildet under, der det er hentet fram oversikt over alle studenter p? programmet HFB-EURAM som var registrert med permisjon h?sten 2019 (OBS: i rapporten vises ogs? noen frav?rs?rsaker som ble brukt tidligere, men ikke skal brukes lenger, se mer om dette lenger opp p? nettsiden.)

Utsatt studiestart

Studenter som har f?tt opptak til et studieprogram ved HF innev?rende semester kan s?ke om ? utsette studiestart i inntil fire semestre. Se f?lgende nettside om utsatt studiestart der det ogs? er oppgitt hvilke ?rsaker som studentene kan s?ke p? bakgrunn av.  

Utsatt studiestart p? bakgrunn av foreldrepermisjon

For utsatt studiestart p? grunn av foreldrepermisjon gjelder egne regler. Studenter i foreldrepermisjon kan velge ? semesterregistrere seg, melde seg til emner og avlegge eksamen selv om de har f?tt innvilget utsatt studiestart. P? grunn av dette skal utsatt studiestart p? grunn av foreldrepermisjon registreres som en f?dsels-/foreldrepermisjon i FS, se brukerveiledning lenger opp p? denne siden. I tillegg til den vanlige registreringen av f?dselspermisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg ogs? inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet. 

Utsatt studiestart i ett semester

Dersom en student skal f? innvilget utsatt studiestart i ett semester, skal dette registreres som permisjon i Student samlebilde, se brukerveiledning lenger opp p? siden. I tillegg til den vanlige registreringen av permisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg ogs? inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet. 

Utsatt studiestart i to, tre eller fire semestre

For studenter p? bachelorprogrammer og ?rsenheter (reservasjon av studieplass)

Dersom du skal innvilge utsatt studiestart i to, tre eller fire semestre for studenter p? bachelorprogram eller ?rsenhet skal du ikke registrere permisjon i FS, men kun sende vedtaksbrev til studenten. Mal for slike svarbrev legges ut p? fellesomr?det (prog-sekr) i august hvert ?r, og informasjon om dette sendes ut fra studieseksjonen. Denne brevmalen m? brukes, slik at studentene f?r den n?dvendige informasjon for ? kunne reservere studieplassen sin til ?ret etter. Du skal sende kopi av svarbrevet og studentnummeret til opptakskoordinator ved HF Monica Lund Haugom (gjerne p? e-post), som gj?r de n?dvendige registreringene i FS.

Opptakskoordinator inndrar studierettene til alle studenter p? bachelorprogram og ?rsenheter som f?r reservert studieplass i to, tre eller fire semestre. Studentene f?r opprettet en ny studierett p? programmet det ?ret de har f?tt innvilget utsettelse til, s? sant de s?ker p? nytt gjennom Samordna opptak (slik de f?r informasjon om i brevet).

For studenter p? masterprogrammer

Dersom en masterstudent skal f? innvilget utsatt studiestart i ett ?r, skal dette registreres som en permisjon i FS. Det registreres p? samme m?te som permisjon i Student samlebilde, se brukerveiledning lenger opp p? siden. I tillegg til den vanlige registreringen av permisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg ogs? inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet. 

Redusert studieprogresjon

Programstudenter kan normalt ha 50 % studieprogresjon uten noen bestemt grunn eller dokumentasjon, se f?lgende nettside. Det er imidlertid en fordel om studentene gir studieadministrasjonen beskjed, slik at man kan registrere redusert studieprogresjon og f?r forlenget utdanningsplanene s? de stemmer overens med studiel?pet til den enkelte student. 

Hvis studenter skal f? innvilget lavere studieprogresjon enn 50 % p? grunn av s?rskilte behov eller forhold, som de har levert dokumentasjon for, er det vanlig ? innvilge og registrere 33% studieprogresjon. Det vil si at studenten skal ta 10 studiepoeng i semesteret.

OBS: Masterstudenter som er i sitt siste ordin?re semester: Det er egne regler for masterstudenter som er sitt fjerde semester eller siste avtalte semester (hvis de har hatt redusert studieprogresjon eller permisjon). Disse studentene kan i utgangspunktet ikke f? innvilget redusert studieprogresjon n?r de er i sitt siste ordin?re semester. De henvises da i stedet til ordningen med ? s?ke om ekstra og eventuelt et siste semester dersom de har behov for ? bruke lenger tid p? ? fullf?re masteroppgaven.

Registrere redusert studieprogresjon

Redusert studieprogresjon registreres i Student samlebilde p? f?lgende m?te:

• Klikk i fanen "Progresjon". Legg til en ny rad i dette underbildet (ved ? taste Ctrl+N eller klikke p? symbolet for ny rad i verkt?ylinjen i FS).
• Legg inn semesteret/semestrene som studenten skal ha redusert studieprogresjon, samt prosentvis progresjon av fulltid. Du legger inn ¨¦n rad per semester studenten f?r innvilget redusert studieprogresjon.
• Registrer i tillegg det semesteret studenten kommer til ? avslutte studiet dersom han/hun f?lger den reduserte studieprogresjonen i feltene "Planlagt slutt" i ?vre del av Student samlebilde. Dermed blir utdanningsplanen til studenten automatisk forlenget fram til og med det semesteret man registrerer som planlagt slutt.

Se bildet under for oversikt over hvilke felter som skal fylles ut.

I eksempelet over har studenten, som startet p? bachelorprogrammet h?sten 2019 f?tt innvilget 50% studieprogresjon for hele studiel?pet, og utdanningsplanen er forlenget fram til og med v?ren 2025 (tre ?r etter normert tid).

Oversikt over studenter med redusert studieprogresjon

Det er ingen FS-rapporter som kun gir oversikt over de studentene som har redusert studieprogresjon, men ved ? bruke rapporten FS301.010 Studenter i studiekull (Modul Programstudent> Rapporter> FS301.010) kan man finne fram til de studentene der det er registrert redusert studieprogresjon i Student samlebilde i FS. Fyll inn/hak av for f?lgende i rapporten:

• Studieprogram: Velg aktuelt studieprogram fra nedtrekksmenyen
• Kull: Hak av dersom du ?nsker ? hente rapporten for ett kull. Velg dette fra nedtrekksmenyen. Dersom du vil hente rapporten for alle kull, haker du ikke av her.
• Start: Hak av dersom du ?nsker ? hente rapporten for et startkull (det semesteret studenten fikk opptak til programmet) og velg startkull fra nedtrekksmenyen. Dersom du vil hente rapporten for alle startkull, haker du ikke av her.
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@etning: Velg ev. studieretning eller la feltet v?re tomt
• Vis (til h?yre i ?vre del av bildet): Her kan du velge hvor mye informasjon du ?nsker ? ha med i rapporten ved ? hake av eller utelate haker, men du m? hake av for 'progresjon'. Ved ? hake av for 'permisjoner' og 'utvekslingspersoner' f?r man med alle de aktive studentene i utplukket.
• Hent rapport (ved ? taste Ctrl+R eller klikke p? symbolet for ny rad i verkt?ylinjen i FS)

Se bildet under med et eksempel der rapporten er hentet fram oversikt over studentene som startet p? bachelorprogrammet i historie h?sten 2018.

For studenter som er registrert med redusert studieprogresjon vil det i kolonnen 'Merknad' v?re merknad om hvilke semestre studenten har redusert studieprogresjon og hvor stor prosentandel av normert studieprogresjon som er registrert for de enkelte semestrene. Dette samsvarer med de registreringene som er gjort i Progresjon-fliken i Student samlebilde.

Du kan sortere rapporten slik at alle studentene som er registrert med redusert studieprogresjon samler seg i bunn av rapporten. Dette gj?r du p? f?lgende m?te:

• H?yreklikk i nedre del av rapporten
• Velg 'Sorter...'
• Det kommer opp boks med tittel 'Specify Sort Columns'
• Under 'Source Data' finn 'Progresjon' (denne ligger langt ned p? lista)
• Klikk p? 'Progresjon' under Source Data. Hold musetasten inne og flytt 'Progresjon' over helt ?verst under Columns. Slipp musetasten. 'Progresjon' skal n? ha lagt seg ?verst under Columns. Trykk p? OK-knappen.
• Du vil n? finne de studentene i utplukket som er registrert med redusert studieprogresjon nederst i rapporten.

Avslutte eller gjenopprette studieretter

N?r studenter melder fra at de skal slutte p? programmet, m? studieretten avsluttes i FS, se f?lgende oppskrift. Bruk studentstatus SLUTTET. Skriv i tillegg en kort merknad i merknadsfeltet som gjelder studierett (i ?vre del av Student samlebilde, i det smale feltet rett under datofeltene "Periode"), f.eks. "Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett avsluttet etter studentens ?nske, [FS-initialer]" eller en liknende tekst. OBS: Ikke legg inn sensitive opplysninger.  

P? den samme nettsiden, i lenken over, finner du en oppskrift for hvordan gjenoppretter studieretter.