1. Forberedelser
F?r du starter med FS-rutinene som er knyttet til selve undervisningsopptaket kan du gj?re noen forberedelser, slik at det blir enklere ? finne ut om de undervisningsp?meldte studentene til NORINT-emnene er kvalifiserte til ? ta emnene eller ikke. Emnene NORINT0120, NORINT0130, NORINT0141 og NORINT0142 har forkunnskapskrav. For ? f? undervisningsopptak til disse emnene kreves det at studentene har best?tt emnet som utgj?r forkunnskapskravet med karakteren D eller bedre p? b?de skriftlig og muntlig eksamensdel. Karakterkravet med D eller bedre p? begge eksamensdelene sjekkes ikke automatisk i FS, men m? kontrolleres manuelt. En del av studentene som har tatt emnet som utgj?r forkunnskapskravet, tar dette emnet foreg?ende semester. Det kan derfor v?re tidsbesparende ? f? oversikt over resultatene for forkunnskapsemnene (med begge eksamensdelene) for det foreg?ende semesteret (og eventuelt ogs? for to semestre tilbake i tid). Dette gj?r du p? f?lgende m?te:
- Hent rapport FS568.001 Resultatliste (modul Vurdering> Rapporter> Resultatlister> FS568.001) for forrige semester (og ev. lenger tilbake om ?nskelig) for b?de ordin?r og utsatt eksamen for f?lgende emner:
- NORINT0110 (som er forkunnskapskrav for NORINT0120)
- NORINT0120 (som er forkunnskapskrav for NORINT0130)
- NORINT0130 (som er forkunnskapskrav for NORINT0141 og NORINT0142)
- Velg f?lgende utplukk i rapporten, se eksempel i bildet under. I eksempelet er det en sjekk for emnene som har NORINT0110 som forkunnskapskrav for undervisningsopptaket som kj?res h?sten 2017.
Det er viktig ? hake av for 'Kolonnevis presentasjon av deler' for at begge delkarakterene vises i rapporten. N?r du har hentet fram rapporten, kan du enten skrive den ut eller eksportere den til over til Excel og jobbe videre med den der. Dersom du eksporterer til Excel, husk ? slette Excel-filen s? snart du er ferdig ? jobbe med den, siden man ikke skal lagre lister med personopplysninger utenfor FS over lenger tid.
Form?let med ? hente fram denne rapporten er ? finne fram til og skille ut hvilke studenter som oppfyller forkunnskapskravet med karakterkrav og hvilke studenter som ikke gj?r det.
Hvis du skriver ut rapporten kan du g? gjennom lista og markere de tilfellene der studenten enten har str?ket eller karakterene er for d?rlige for ? fortsette videre, se r?de rammer i bildet over der en student har samlet karakter D, men har E p? del 2 og vil dermed ikke v?re kvalifisert, samt to studenter har str?ket p? del 1 og dermed har f?tt resultat ikke best?tt.
Hvis du eksporterer rapporten til Excel:
- Fjern overfl?dige kolonner, men pass p? at du i tillegg til navn og studentnummer bevarer kolonnene 'karakter' (som er samlet karakter), 'karakter_del1' (karakter p? skriftlig eksamen) og 'karakter_del2' (karakter p? muntlig eksamen) og 'vurdresstatnavn' (som viser om karakteren er best?tt eller ikke-best?tt).
- Filtrer rapporten p? kolonne 'vurdresstatnavn' og velg Ikke-best?tt, Ikke m?tt og Legeattest og marker disse radene med en passende farge. Ta bort filteret fra denne kolonnen.
- Filtrer deretter rapporten p? kolonne 'karakter_del1' og velg E og marker radene med den samme fargen.
- Filtrer til slutt rapporten p? kolonne 'karakter_del2' og velg E og marker radene med den samme fargen.
- Du har n? funnet fram til og markert de studentene som enten ikke har best?tt eller har for d?rlig karakter.
2. Rutiner for undervisningsopptaket
Noen tips f?r du starter:
- Alle FS-rutinene som benyttes i forbindelse med undervisningsopptaket finner du i FS-modulen Undervisning> Rutiner
- Rutinene b?r kj?res for ett og ett emne, siden dette utplukket gir best oversikt.
- Rutinene skal kj?res i den rekkef?lgen de er f?rt opp.
2.1 Tildeling av rangeringspoeng
Rutinen som tildeler rangeringspoeng s?rger for at de undervisningsp?meldte studentene tildeles poeng i samsvar med rangeringslista/prioriteringslista for NORINT. Poengtildelingsrutinen s?rger for at de studentene som har krav p? norskkurs f?r 2000 poeng, de studentene som kan f? plass hvis det er ledig kapasitet f?r 1000 poeng, mens de studentene som ikke har krav p? plass p? norskkurs f?r 0 poeng. Se mer om rangeringspoengene nederst p? f?lgende nettside (om poengtype NORINT1).
Kj?r rutinen FS460.001 Poengtildeling - und.p?meldte slik at studentene f?r tildelt de poengene de skal ha. Husk ? kj?re den med oppdatering.
V?r oppmerksom p? at noen studenter kan f? mer enn 2000 poeng. Dersom en student passer inn i flere av kategoriene i rangeringslista, f?r han/hun summert poengene fra begge/alle kategoriene.
2.2 Registrere om undervisningsp?meldte studenter er kvalifiserte eller ikke
For ? beregne om de studentene som har meldt seg til undervisning er kvalifiserte eller ikke, starter du med ? kj?re rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte. Denne rutinen sjekker tre ting for hver av studentene som er oppmeldt til emnet:
- om studenten tilh?rer et studieprogram som er knyttet til emnet i FS.
- om studieretten til studenten er gyldig for det tidsrommet undervisningsmeldingen gjelder
- om studenten oppfyller de faglige forkunnskapskravene (dersom emnet har forkunnskapskrav) som er registrert for emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Fork.krav'). Rutinen sjekker at studenten har best?tt emnet/emnene som utgj?r forkunnskapskravet, men tar ikke hensyn til karakterkrav. Og rutinen kan kun sjekke forkunnskapsemner som er avlagt ved UiO. Studenter som eventuelt har best?tt forkunnskapskravene ved andre institusjoner m? manuelt registreres som kvalifiserte. Se mer om det i punkt 2.2.2 under.
Alle de tre kriteriene nevnt ovenfor m? v?re oppfylt for at studenten skal bli registrert som kvalifisert av rutinen FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte. Studenter som beregnes som kvalifiserte vises med >J i kolonnen 'Kval', mens studentene som ikke beregnes som kvalifiserte vises med >N i denne kolonnen, se bilde under.
Noen av NORINT-emnene har forkunnskapskrav med karakterkrav, som ikke kan sjekkes automatisk i FS. Beregning av om de undervisningsmeldte studentene er kvalifiserte til ? ta emnet eller ikke avhenger derfor av om emnet har forkunnskapskrav eller ikke. Se de to neste punktene for framgangsm?te for emnene uten og med forkunnskapskrav.
2.2.1 Emnene NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 - uten forkunnskapskrav
For emnene NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 som ikke har forkunnskapskrav, vil de fleste av studentene som er oppmeldt bli beregnet som kvalifiserte, s? fremt de har en studierett som er gyldig for det semesteret du kj?rer beregningen/undervisningsopptaket for og det programmet de g?r p? er tilknyttet dette emnet i FS.
Kj?r rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte for det aktuelle emnet og semesteret. Husk ? kj?re den med oppdatering.
De studentene som beregnes som ikke-kvalifiserte for NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 trenger ikke ? kontrolleres n?rmere. Dette vil prim?rt v?re studenter som meldte seg til undervisning p? et tidspunkt hvor de hadde en gyldig studierett, men der studieretten gikk ut kort tid etter, slik at de ikke har gyldig studierett for det aktuelle semesteret.
2.2.2 For emnene NORINT0120, NORINT0130, NORINT0141 og NORINT0142 - med forkunnskapskrav
For disse emnene er forkunnskapskravene registrert i FS, dvs. det er registrert hvilke emner ved UiO som studentene m? ha best?tt for ? kunne f? opptak til emnet. Men i tillegg er det karakterkrav for emnene som utgj?r forkunnskapskravene, og den delen av forkunnskapskravet m? sjekkes manuelt.
For ? beregne om studentene er kvalifiserte eller ikke kj?r rutinen FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte for det aktuelle emnet og semesteret. Husk ? kj?re den med oppdatering. Da vil de studentene som har best?tt et av emnene som er registrert som forkunnskapskrav (og som har en gyldig/aktiv studierett tilknyttet emnet) bli beregnet som kvalifiserte, og det blir registrert J i feltet 'Kvalifisert' i undervisningsmeldingen til studenten. Se den r?de rammen i bildet under.
Dette feltet vises ogs? i Undervisningsenhet samlebilde i fanen 'Und.melding' p? hver av studentene, som du kan se i bildet under, der to av studentene har blitt beregnet som kvalifiserte (det er registrert J i feltet KV) og to studenter har blitt registrert som ikke kvalifiserte (det er registrert N i feltet KV).
For studentene som blir registrert som kvalifisert: Sjekk om karakterkravet er best?tt. Dette sjekker du mot lista du har lagd/tatt utskrift av for emnet som utgj?r forkunnskapskravet, se punktet om forberedelser ?verst p? denne nettsiden. Hvis du ikke finner studenten p? lista med resultat for forkunnskapskrav for forrige semester (og eventuelt tidligere hvis du tar ut rapporter for dette), kan studentene ha tatt emnet tidligere eller f.eks. tatt et sommerskoleemne. Sl? opp studenten i Student samlebilde og sjekk hvilke karakterer studenten har f?tt p? eksamensdelene.
Endre til kvalifisert N i de tilfellene der studentene ikke har f?tt minimum D p? begge deleksamenene i forkunnskapsemne. Du kan endre dette ved ? klikke i feltet KV i undervisningsenheten under fanen Und.melding for den aktuelle studenten, se bildet under.
Du endrer deretter fra J til N og lagrer. Dermed er studenten registrert som ikke kvalifisert.
For studentene som ikke blir kvalifisert: Endre fra N til J i feltet KV i de tilfellene der studentene skal f? tilgang til det aktuelle emnet p? bakgrunn av plasseringstesten, fordi de har dekket forkunnskapskravene fra andre institusjoner eller dersom det eventuelt er andre studenter som skal f? ta emnet. Du endrer ved ? klikke i feltet KV i undervisningsenheten under fanen Und.melding for den aktuelle studenten, og endre fra N til J. Dermed er studenten registrert som kvalifisert.
N?r du har gjort alle manuelle endringene som skal gj?res, er det oppdatert hvilke studenter som er kvalifiserte og hvilke som ikke er kvalifiserte til ? ta emnet. V?r oppmerksom p? at du ikke kan kj?re rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte p? nytt etter at de manuelle endringene er gjort, siden rutinen vil overskrive de endringene som blir gjort manuelt.
2.3 Studentgrupper der man m? gj?re noen manuelle registreringer
N?r du har kj?rt rutinene for beregning av kvalifisert og tildeling av rangeringspoeng kan du registrere de unntakstilfellene for enkeltstudenter som eventuelt skal f? plass men der dette ikke kan gj?res automatisk i FS. Dette gjelder blant annet akademiske flyktninger (inkludert Students at Risk), kvotestudenter (og phd-kandidater med studierettsstatus KVOTEPROG). tatt opp f?r 2017. For begge disse gruppene av studenter sender Anne en oversikt til studiekonsulenten for NORINT med hvilke studenter dette gjelder f?r undervisningsopptaksdagen. G? gjennom disse studentene og gj?r f?lgende:
- Sl? opp studenten i bildet Undervisningsmelding og finn fram til riktig NORINT-emne. Sjekk at studenten har blitt registrert som kvalifisert da du kj?rte rutinen for ? beregne kvalifisert, se bilde lenger opp p? nettsiden.
- Disse studentgruppene f?r ikke automatisk tildelt de rangeringspoengene de skal ha, og poengene m? derfor registreres manuelt:
- Akademiske flyktninger, inkludert Students at Risk er blant de studentene som skal f? plass p? norskkursene og de m? derfor tildeles 2000 poeng.
- Kvotestudentene og phd-kandidatene med studierettsstatus KVOTEPROG tilh?rer den gruppa som kan f? undervisningsopptak p? emnene dersom det er plass, og de skal derfor tildeles 1000 poeng.
- Masterstudenter som er registrert med "feil" studentgrunnlag. Dette er studenter som tidligere har v?rt innreisende utvekslingsstudenter og som fremdeles er registrert med studentgrunnlag for dette. Poengalgoritmen for NORINT vil derfor ikke tildele dem tilstrekkelig poeng. De skal tildeles 1000 poeng.
- Skriv inn riktig poengsum i feltet Poeng i nedre del av bildet Undervisningsmelding for den aktuelle studenten og for det aktuelle emnet. Se bilde under med eksempel p? hvordan man skal endre poengsummen for en student, i dette tilfellet en kvotestudent som f?r 1000 poeng.
Husk ? lagre. Dermed har studenten f?tt riktig antall rangeringspoeng. Disse vil tas med i beregningen n?r du kj?rer rutinen for undervisningsopptak.
OBS: Det er viktig at disse manuelle registreringen av rangeringspoeng gj?res etter at du har kj?rt rutinen for poengtildeling. Hvis ikke vil rutinen overskrive de poengene du har registrert manuelt.
2.4. Undervisningsopptak
F?r du skal kj?re rutinen for selve undervisningsopptaket m? du sjekke at riktig kapasitet for emnet er lagt inn i feltet 'Tilbud skal gis' i Undervisningsenhet samlebilde under fanen 'Opptak'. Legg ogs? inn poenggrense 1000, slik at ingen studenter som f?r 0 rangeringspoeng f?r plass p? norskkursene. Se bildet under.
For ? gj?re selve undervisningsopptaket, bruker du rutine FS462.001 Undervisningsopptak. Du haker av for 'Emne' under 'Utplukk' og skriver inn emnekoden p? NORINT-emnet som du skal gj?re undervisningsopptaket for. I tillegg fyller du ut undervisningsterminen for semesteret som du kj?rer opptaket for. Se ellers bildet under for hvilke felt som skal fylles ut.
Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? se om opptaket ser ok ut.
Hvis kommentaren "Mangler akt.?nske" vises for noen av studentene, kan du legge inn aktivitets?nske p? studenten slik: Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsmelding. Tast inn emnekoden og studentnummer. Legg til Aktivitets?nske ved ? klikke i feltet "Aktivitets?nske" og taste Ctrl+n og velge aktivitet fra nedtrekksmenyen. Kj?r rutinen p? nytt uten oppdatering etter at du har registrert eventuelle manglende aktivitets?nsker.
De studentene som har h?yest poengsum f?r plass p? emnet f?rst og deretter rangeres studentene etter den poengsummen de har f?tt. Sjekk at studentene som har f?tt 2000 poeng og er kvalifiserte har f?tt plass p? emnet. Disse studentene m? f? plass. Studentene med 1000 poeng kan f? plass p? emnene hvis det er ledig kapasitet. Hvis ikke alle studenter som er kvalifisert f?r plass p? emnet, b?r du sjekke hvor mange av disse studentene som har f?tt 1000 og vurdere om det er mulig ? f? plass til disse studentene p? emnet ogs?. Hvis det er veldig f? studenter med 1000 poeng som ligger an til ? f? plass p? emnet, og det er en del med 1000 poeng som ikke f?r plass, b?r du vurdere om det er mer hensiktsmessig at kun studenter med 2000 poeng f?r undervisningsopptak. Du kan justere kapasiteten for emnet i Undervisningsenhet samlebilde i feltet 'Tilbud skal gis' (se bilde og forklaring lenger opp p? nettsiden) dersom flere eller f?rre studenter skal f? opptak.
Studenter med 0 poeng skal ikke f? plass p? NORINT-emnene. Dette er s?rget for ved at du har registrert 1000 som absolutt poenggrense i undervisningsenheten.
Kj?r rutinen med oppdatering n?r opptaket ser ok ut.
2.5 FS464.001 Fordeling av undervisningsmeldte (med opptak) p? partier
Rutinen fordeler studenter p? grupper/seminarer i Undervisningsaktivitet samlebilde n?r det er registrert en verdi i "Kapasitet totalt" p? aktiviteten(e) med epleikon. Sjekk at summen av kapasiteten p? alle partier i Undervisningsaktivitet samlebilde blir lik kapasiteten i Undervisningsenhet samlebilde Opptaksgruppe. Ellers kan studenter f?r plass p? emnet (undervisningsenheten), men ikke p? seminar-/gruppeundervisningen.
Velg/registrer f?lgende i rutinen (se ogs? bildet under):
- Utplukk: Velg "Emne" og skriv inn emnekoden.
- Fyll inn aktuelt semester i feltene "undervisningstermin".
- Hak av for "Verdi J for La st?"
- Hak av for rangeringstype 'Tilfeldig'
Kj?r rutinen f?rst en gang uten oppdatering og sjekk om det ser ok ut. Rutinen tar i s? stor grad som mulig hensyn til studentenes ?nsker/prioriteringer for undervisningspartier. Rutinen lister opp hvilke studenter som vil bli plassert p? de ulike undervisningspartiene og hvordan studentene har prioritert det partiet de har f?tt plass p? (i kolonnen Pr.). Dersom mange studenter ?nsker seg de samme partiene, vil en del studenter bli plassert p? et vilk?rlig parti (som de ikke har prioritert da de meldte seg til undervisning).De studentene som blir plassert p? et vilk?rlig parti vises med -1 i kolonnen Pr. og det st?r ogs? en merknad om "Tildelt restplass vilk?rlig". Se bildet under for hvordan resultatet av partiplasseringen vises.
Dersom det er undervisningspartier p? emnet der ingen studenter blir plassert, sjekk at det er registrert kapasitet for det aktuelle undervisningspartiet i undervisningsaktivitet samlebilde. Du kan gj?re justeringer av kapasiteten p? de ulike undervisningspartiene, dersom det er behov for det. Kj?r i s? fall rutinen p? nytt uten oppdatering.
Kj?r rutinen med oppdatering n?r du er forn?yd med partifordelingen.
2.6. Oppmelding av undervisningsp?meldte til vurdering og publisering av opptaket
I Studentweb f?r ikke studenten meldt seg til eksamen f?r undervisningsopptaket er innvilget. Etter at undervisningsopptaket er gjort for alle emner ved HF, kj?rer derfor studieseksjonen rutinen som vurderingsmelder studenter som har f?tt undervisningsopptak. Da blir alle studenter som har f?tt innvilget undervisningsopptak p? emner med p?meldingstype S?KNAD vurderingsmeldt. Det er ogs? studieseksjonen som publiserer undervisningsopptaket, slik at studentene kan se i Studentweb om de har f?tt plass p? emnene eller ikke. I august kj?res disse rutinene s?ndagen i uke 33.