1. Generelt om undervisningsopptak og tips til rapport
Du skal bare gj?re undervisningsopptak for emner som har p?meldingstype S?KNAD. P? emner som har p?meldingstype DIREKTE f?r studentene plass p? undervisningsenhet og undervisningsaktivitet direkte n?r de melder seg i Studentweb, og det er dermed ikke behov for ? gj?re undervisningsopptak. Det er heller ikke mulig ? bruke rutinene for undervisningsopptak for emner med p?meldingstype MANUELL. Ta kontakt med Anne L?ken hvis du har sp?rsm?l om dette.
Alle rutinene kan kj?res enten per emne eller p? en stedkode (slik at du f?r med alle emnene som er tilknyttet denne stedkoden). Dersom du har f? emner som du skal gj?re undervisningsopptak for, kan det v?re greit ? kj?re rutinene per emne, siden dette utplukket gir en god oversikt. Men hvis du har mange emner ? gj?re undervisningsopptak for, kan det v?re mest hensiktsmessig og tidsbesparende ? kj?re rutinen med utplukk p? sted.
Hvis du har behov for ? f? oversikt over de studentene som er meldt til et emne og trenger mer informasjon enn det du finner i rutinene som brukes i undervisningsopptaket, kan FS-rapport FS451.001 Undervisningsp?meldte studenter v?re egnet. Der kan du hente opp alle studenter som er undervisningsmeldt til et emne eller til alle emnene innenfor en stedkode. Det kan v?re nyttig ? hake av for "Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ett" under "Vis" og ellers se p? de ulike andre opplysningene man kan f? opp under "Hent opplysninger om". Blant annet er det mulig ? hake av for aktivitets?nsker, slik at man ser hvilke seminargrupper hver av studentene har prioritert og man kan hake av for ? se hvilken studieretning studenten g?r p?.
2. Brukerveiledning for undervisningsopptaket
Du finner alle rutinene som benyttes i denne brukerveiledningen i FS-modulen Undervisning > Rutiner.
Alle rutinene m? kj?res og de m? kj?res i den rekkef?lgen de st?r listet opp i denne brukerveiledningen. Husk ? kj?re hver rutine med oppdatering f?r du g?r videre til neste rutine.
Hvis det er studenter som av ulike grunner skal meldes manuelt til emner (noe som kun skal gj?res unntaksvis), m? de manuelle registreringene gj?res etter at rutinene er kj?rt. Hvis ikke vil rutinene overkj?re de manuelle registreringene.
Hvis du oppdager at du ikke har n?dvendige FS-tilganger, be Anne sende e-post om dette til avdeling for studieadministrasjon.
2.1 Forberedelser - registrere kapasitet i undervisningsenhet samlebilde
Skriv inn totaltallet p? hvor mange som skal gis plass totalt for h?sten 2024 i det gule feltet "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde. Husk at det totale antallet er inkludert de studentene som fikk opptak i forh?ndsopptaket i juni.
Hvis det er seminargrupper p? emnet (i Undervisningsaktivitet samlebilde), skal summen av kapasiteten p? seminargruppene v?re det samme tallet som registreres i "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe (Undervisningsenhet samlebilde).
2.2. FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.p?meldte
Kj?r rutinen uten oppdatering av databasen f?rst, for ? se om resultatet ser riktig ut.
Hvis en student vises med >N i kolonnen "Kval." betyr det at studenten beregnes som ikke kvalifisert. Du b?r da sjekke om det stemmer at studenten ikke er kvalifisert, eller om det er noen av bakgrunnsdataene som er feil.
For at en student skal beregnes som kvalifisert m? f?lgende tre kriterier v?re oppfylt:
- Studenten m? oppfylle de faglige forkunnskapskravene (dersom emnet har forkunnskapskrav) som er registrert for emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Fork.krav').
- Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@etten til studenten m? v?re gyldig for det semesteret undervisningsmeldingen gjelder.
- Studenten m? g? p? et studieprogram som er knyttet til emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Studieprogram').
Hvis det er grunn til ? endre bakgrunnsdataene, m? dette gj?res f?r du kj?rer rutinen med oppdatering av databasen. Ta kontakt med Anne dersom bakgrunnsdataene skal endres.
Dersom du har emner som har forkunnskapskrav registrert i Emne samlebilde og det er haket av for Kontroller FKrav i Emne samlebilde, se oppskrift for undervisningsopptak for emner med forkunnskapskrav.
Feltet "Oppdater tilbudstatus til AV og slett ev. partiplassering, for studenter som beregnes ikke-kvalifisert" brukes som oftest ikke. Det brukes p? emner med forkunnskapskrav, se lenken over.
2.3 FS460.001 Poengtildeling - und.p?meldte (gjelder kun bacheloremner)
Kj?r rutinen uten oppdatering f?rst, for ? se om resultatet ser riktig ut.
Se f?lgende oversikt over rangeringskategorier for bacheloremner ved undervisningsopptaket.
Poengtildeling er kun relevant for bacheloremnene. Dersom man kj?rer rutinen per emne, er det derfor ikke n?dvendig ? kj?re den for masteremnene.
Hvis du har for mange s?kere til et emne og noen av dem har f?tt mindre enn 200 rangeringspoeng, kan det v?re greit ? se i Student samlebilde/bildet Utdanningsplan hva som kan v?re ?rsaken til dette. Dersom studentene har meldt seg til emnet utenom utdanningsplanen, vil de ikke f? andre rangeringspoeng enn antall avlagte studiepoeng (maks 180 poeng). I noen tilfeller kan det v?re hensiktsmessig ? hente emnet inn i utdanningsplanen til studenten. Det kan imidlertid v?re grunner til at emnet ikke ligger i utdanningsplanen, f.eks. at studenten allerede har fylt opp kategorien "20/40FRIE" med maksantallet av studiepoeng for denne kategorien. I slike tilfeller skal man ikke hente emnet inn i planen. Se derfor n?ye i utdanningsplanen til den enkelte studenten f?r du eventuelt henter emner inn i planen. V?r ogs? oppmerksom p? at vi kun henter emner inn i planen for studenter som g?r p? HF-programmer. Ta kontakt med Anne dersom du er usikker p? om emnet skal hentes inn i utdanningsplanen eller ikke.
Hvis emnet ligger i et annet semester i utdanningsplanen til studenten enn det semesteret du gj?r undervisningsopptak for, vil de ikke f? s? mange poeng som de burde/kunne. I noen tilfeller kan det derfor v?re aktuelt ? flytte emnet til riktig semester, slik at studenten f?r riktig antall poeng.
Andre studenter som kan f? under 200 poeng er gjestestudenter. Dersom du skal innvilge plass p? undervisningen til disse studentene uavhengig av rangeringspoeng, kan du s?rge for at disse studentene f?r plass p? emnet ved ? manuelt innvilge opptak og eventuelt partiplassere dem etter at du har kj?rt rutinen for undervisningsopptaket, se punkt 4. under.
Dersom det er bacheloremner som tilbys h?sten 2024 og som har p?meldingstype S?KNAD, men som ikke kommer med i rutinen for poengtildeling, ta kontakt med Anne.
Gjelder kun opptak i juni og august: Studenter som melder seg til emner i juni og som f?r IT - ikke tilbud, blir poengberegnet p? nytt ved undervisningsopptaket i august dersom de ikke sletter undervisningsmeldingen sin. Det vil si at nyregistrerte studiepoeng blir lagt til poengsummen deres. Eventuelle endringer i emners status innenfor emnegrupper og hvorvidt en student er kvalifisert eller ikke blir ogs? beregnet p? nytt.
2.4 FS462.001 Undervisningsopptak
De som har ventet med ? gj?re forberedelsene i punkt 2.1, m? gj?re det f?r opptaket kj?res.
Som for de andre rutinene kan rutinen for undervisningsopptak kj?res per sted og per emne. Dersom du skal kj?re undervisningsopptak for f? emner, kan det v?re greit ? kj?re rutinen per emne, men hvis du har mange emner kan det v?re hensiktsmessig og tidsbesparende ? kj?re rutinen med utplukk p? sted.
Velg ellers f?lgende:
| Utplukk | Velg |
|---|---|
| Undervisningstermin | 2024 H?ST |
| Opptaksrunde | HOVED |
| Opptaksgruppe | ALLE |
Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? se om opptaket ser greit ut. Rett opp eventuelle feil i bakgrunnsdataene, f.eks. kapasiteten som er registrert i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde.
Kj?r rutinen med oppdatering n?r alt ser greit ut.
Hvis du f?r opp kommentaren "Mangler akt.?nske" p? noen av studentene, kan du legge inn aktivitets?nske p? studenten slik: Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsmelding. Tast inn emnet og finn frem til studentene eller tast inn studenten og finn emnet. Legg til Aktivitets?nske ved ? klikke i feltet "Aktivitets?nske" og taste Ctrl+n og velge aktivitet fra nedtrekksmenyen. Ta eventuelt kontakt med Anne.
Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ i juni til august for studenter som f?r "Ikke tilbud":
"Ikke tilbud" betyr f?lgende i de forskjellige periodene:
- 17. juni -15. august: Studenten har ikke f?tt plass p? emnet i denne runden, men s?knaden g?r videre til undervisningsopptaket i august. Hvis studenten ikke ?nsker at s?knaden skal g? videre, kan hen slette undervisningsmeldingen sin. I undervisningsopptaket i august vil studentene som lar undervisningsmeldingen bli st?ende, konkurrere p? lik linje med de andre studentene. De vil f? de ekstra studiepoengene de eventuelt har f?tt siden forrige opptak, jf. pkt. 2.
- Fra 19. august (n?r studentene f?r svar p? undervisningsopptaket i andre runde): Studenten har ikke f?tt plass p? emnet, og det vil ikke v?re flere s?knadsrunder.
2.5 FS464.001 Fordeling av undervisningsmeldte (med opptak) p? partier
OBS! Denne rutinen m? kj?res ogs? for emner der det kun er ett seminar/ ¨¦n gruppe (med epleikon) i undervisningsaktivitet samlebilde som studentene skal koples til.
F?r du kj?rer rutinen m? du ha registrert kapasitet for de enkelte seminargruppene (med epleikon) i undervisningsaktivitet samlebilde. Hvis emnet har flere seminargrupper, styrer du hvor mange studenter du vil ha p? hver seminargruppe ved ? justere opp eller ned kapasiteten p? hver gruppe. Kapasiteten for seminargruppene kan justeres igjen etter undervisningsopptaket.
Sjekk at summen av kapasiteten p? alle partier i Undervisningsaktivitet samlebilde ikke er lavere enn kapasiteten som du har registrert i feltet "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde. Ellers vil noen studenter f? plass p? selve emnet (undervisningsenheten), men ikke p? seminar-/gruppeundervisningen.
Velg/registrer f?lgende i rutinen:
- Utplukk: Velg "Sted" med institutt og undergruppe eller ev. "Emne".
- Fyll inn 2024 H?ST i feltene "undervisningstermin".
- Hak av for "Alle emner".
- Hak av for "Verdi J for La st?"
Kj?r rutinen f?rst en gang uten oppdatering og sjekk om det ser ok ut. Kj?r rutinen med oppdatering n?r du er forn?yd med partifordelingen.
2.6. Anne kj?rer rutinen - FS511.001 Oppmelding av undervisningsp?meldte til vurdering.
I Studentweb f?r ikke studenten meldt seg til eksamen f?r undervisningsopptaket er innvilget. Etter at undervisningsopptaket er gjort for alle emner ved HF, kj?rer derfor Anne rutinen som vurderingsmelder studenter som har f?tt undervisningsopptak. Dermed blir alle studenter som har f?tt innvilget undervisningsopptak p? emner med p?meldingstype S?KNAD vurderingsmeldt (og alle studenter som har undervisningsopptak til emner med p?meldingstype DIREKTE men som av en eller annen grunn ikke har meldt seg til vurdering).