HFs brukerveiledning for registrering av undervisning i FS

1 Opprette undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter

Instituttene m? hvert semester opprette undervisningsenheter og -aktiviteter for emner som skal g? p?f?lgende semester. Det er viktig at disse opprettes i tide til ? f? gjort alle undervisningsregistreringer innen fristen for ? overf?re undervisningsdata fra FS til Timeplanleggingssystemet TP. Se frister i tidsplan for studieadministrasjon ved HF. Fakultetet tilbyr hvert semester arbeidsstuer for ? registrere undervisningsdata i FS.

Det m? opprettes undervisningsenheter for alle emner som skal tilbys et gitt semester slik at studentene skal kunne melde seg til disse emnene i Studentweb. Selve undervisningen, som f.eks. forelesninger og seminarer/grupper, registreres i undervisningsaktivitet samlebilde. For de fleste emnene ved HF tilbys det undervisning, og det m? dermed opprettes b?de undervisningsenheter og -aktiviteter for disse emnene. For de emnene der det ikke tilbys ordin?r undervisning, f.eks. masteroppgaveemner og leseemner, skal det kun opprettes undervisningsenheter. V?r imidlertid oppmerksom p? at semestersidene i emnebeskrivelsene kun opprettes automatisk for emner der det er opprettet undervisningsaktiviteter det aktuelle semesteret. For emner som ikke har undervisningsaktiviteter, m? det derfor gj?res andre registreringer i Vortex for at man skal f? semestersider. Send e-post til Fridtjof Jerve for ? f? opprettet semestersider for emner som ikke tilbyr undervisning.

For at det skal opprettes undervisningsenheter og -aktiviteter for de riktige emnene, m? bakgrunnsdataene for hvert emne v?re riktig registrert. Se mer om dette i neste punkt i brukerveiledningen. Hvis bakgrunnsdataene er riktig registrert, kan du g? til punkt 1.2 lenger ned p? nettsiden for ? opprette undervisningsenheter.

1.1 Bakgrunnsdata i Emne samlebilde: regelmessig/uregelmessig undervisning

Bakgrunnsinformasjonen om undervisning registreres i Emne samlebilde under fanen 'Und.termin'. Dette m? v?re registrert f?r du kan opprette undervisningsenheter. I fanen 'Und.termin' er f?lgende bakgrunnsinformasjon registrert:  

• Om et emne skal tilbys i v?r- og/eller h?stsemestre.
• Om undervisningen skal tilbys regelmessig eller uregelmessig.
• Om et emne g?r over et eller flere semestre (terminer).

Du kan registrere at et emne g?r hver eller annenhver h?st/v?r eller at det g?r uregelmessig. Dersom et emne tilbys regelmessig hver v?r/h?st, skal det ogs? registreres at det skal genereres undervisningsenheter. Dette medf?rer at undervisningsenheter blir opprettet for v?r-/h?stsemesteret n?r man kj?rer rutinen FS408.001 Opprette undervisningsenheter, se punkt 1.2 under. Dersom et emne tilbys uregelmessig i v?r-/h?stsemesteret skal det registreres at det ikke skal genereres undervisningsenheter.

I eksempelet under er det registrert en rad for h?stsemestre og en rad for v?rsemestre i fanen 'Und.termin' i Emne samlebilde. I raden for h?stsemestre er det registrert J i feltet 'Avholdes uregelmessig' og N i feltet 'Generere und.enheter'. Dette betyr at emnet ikke tilbys regelmessig i h?stsemestrene og at det derfor ikke skal genereres undervisningsenheter automatisk med rutinen FS408.001. Feltene har motsatte verdier for raden for v?rsemestre, som viser at emnet tilbys regelmessig hver v?r og at det dermed skal genereres undervisningsenheter n?r man kj?rer rutinen for ? opprette undervisningsenheter for dette emnet for v?rsemestre.

 

Endre frekvens

Dersom et emne endrer frekvens, f.eks. at det har g?tt regelmessig hver v?r men skal begynne ? g? regelmessig hver h?st, m? du registrere dette i fanen 'Und.termin' i Emne samlebilde p? f?lgende m?te:

• Endre registreringen i raden for v?rsemestre slik at verdien i feltet 'Avholdes uregelmessig' endres til J og i feltet 'Generere und.enheter' endres til verdien N. Raden for v?rsemestre kan ikke slettes n?r det finnes undervisningsenheter for bestemte v?rsemestre for emnet. 
• Legg til en rad for h?stsemestre. Registrer N i feltet  'Avholdes uregelmessig' og J i feltet 'Generere und.enheter'.

1.2 Rutiner for ? opprette undervisnings- og vurderingsenheter

1.2.1 Opprette Undervisningsenheter

Det er opp til hvert institutt ? avgj?re om det er den enkelte studiekonsulent som skal opprette undervisningsenheter for sine emner, eller om det kun er ¨¦n person (f.eks. en FS-superbruker) p? instituttet som oppretter undervisningsenheter for alle emnene p? instituttet. Avklar derfor med studielederen din hvem som skal kj?re rutinen for ? opprette undervisningsenheter.

For ? opprette undervisningsenheter kj?rer du rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter. Se framgangsm?ten for dette i f?lgende brukerveiledning.
F?r du kj?rer rutinen, v?r s?rlig oppmerksom p? f?lgende:

• Skriv inn p?meldingsdatoene i feltene 'P?meldingsperiode', slik at du ikke m? gj?re dette i etterkant. Se mer om dette under punkt 1.2.2. lenger ned i brukerveiledningen.
• Du m? vurdere om undervisningsaktivitetene skal kopieres over eller ikke. V?r oppmerksom p? at aktivitetene kopieres fra forrige ?r. For eksempel vil oppretting av undervisningsenheter for h?sten 2024 kopiere undervisningsdata fra h?sten 2023. Dersom du vil kopiere fra et bestemt semester, m? du kj?re rutinen FS408.001 uten ? ta med undervisningsdata fra forrige ?r, og s? kan du i etterkant kopiere direkte fra det semesteret du ?nsker. Se mer om dette under punkt 3.1 lenger ned i brukerveiledningen. Hvis du vil kopiere aktivitetene fra forrige ?r, kan du ogs? velge ? kopiere timeplanforekomstene. Dette kan v?re greit ? gj?re dersom organiseringen av undervisningen (med antall timer per uke) skal v?re lik som forrige ?r.
• Du m? ogs? vurdere om du vil kopiere personroller fra forrige ?r. Dersom du haker av for "Ta med personroller fra siste ?r" blir de personene som er registrert i undervisningsenheten i fanen 'Personrolle' i forrige ?rs undervisningsenhet kopiert inn samme sted i undervisningsenheten man oppretter. Personene registrert med rollen CANV-ADM blir ogs? kopiert.
• Dersom du b?de haker av for "Ta med personroller fra siste ?r" og for "Ta med timeplaner fra siste ?r" blir ogs? de personene som er registrert i hver enkelt undervisningsaktivitet i fanen 'Personrolle" i undervisningsaktivitet samlebilde kopiert inn i undervisningsaktiviteten for det semesteret man oppretter for. Personene registrert med rollen CANV-ADM blir ogs? kopiert.

Dersom du har sp?rsm?l til rutinen eller ?nsker hjelp til ? opprette undervisningsenheter, ta kontakt med Anne L?ken.

1.2.2 P?meldingsdatoer

P?meldingsdatoer i undervisningsenhet samlebilde registreres samtidig med opprettingen av undervisningsenhetene, se forrige punkt. Dette gj?res p? ulike m?ter for v?rsemestre og h?stsemestre, fordi det er to runder med undervisningsopptak for h?stsemesteret, men bare ett undervisningsopptak for v?rsemesteret. 

V?rsemestre

For v?rsemestrene registrerer du p?meldingsstart og -frist for p?meldingen (datoene i desember) i feltene 'P?meldingsperiode' og p?meldingsstart i januar og 1. februar (som er siste frist for registrering i v?rsemesteret) i feltene 'Ettermeldingperiode'. Se UiOs oversikt over frister for emnep?melding. Se eksempel under med utfylling av feltene med datoer for v?ren 2024.

For emner med p?meldingstype S?KNAD m? man gj?re undervisningsopptak etter f?rste p?melding, dvs. datoene som er registrert i feltene 'P?meldingsperiode'. I perioden for 'Ettermelding' har disse emnene p?meldingstype DIREKTE. Emner der studentene skal f?r svar p? undervisningsopptaket med en gang, er registrert med p?meldingstype DIREKTE i begge periodene for p?melding.

 

H?stsemestre

For h?stsemestrene skal du kun legge inn datoer i feltene 'P?meldingsperiode' n?r du oppretter undervisningsenheter. Du legger inn p?meldingsstart- og fristdatoene for f?rste p?meldingsperiode i juni. Se UiOs oversikt over frister for emnep?melding. Se eksempel under med utfylling av feltene med datoer for h?sten 2024.

Studieseksjonen s?rger for at det blir lagt inn nye datoer etter at undervisningsopptaket er gjort i juni. ?rsaken til at det gj?res p? denne m?ten er at feltene 'P?meldingsperiode' m? brukes to ganger. Det kj?res to undervisningsopptak for h?stsemesteret, ett i juni og ett i august, og feltene "P?meldingsperiode" brukes for periodene i forkant av begge disse undervisningsopptakene.

For emner med p?meldingstype S?KNAD m? man gj?re undervisningsopptak etter f?rste og andre p?meldingsrunde (i henholdsvis juni og august). I 'Ettermeldingperiode' (fra slutten av august) har disse emnene p?meldingstype DIREKTE. Emner der studentene f?r svar p? undervisningsopptaket med en gang, er registrert med p?meldingstype DIREKTE i begge periodene for p?melding og i perioden for ettermelding.

For mer informasjon om ulike p?meldingstyper, se f?lgende nettside.

P?meldingsdatoer for enkeltemnestudenter 

Feltet 'Start enkeltemneopptak' i undervisningsenhet samlebilde brukes for bacheloremner som skal v?re tilgjengelig for enkeltemnestudenter. Ved HF bruker vi ikke rutinen for ? opprette undervisningsenheter til ? registrere disse datoene. Siden det kun er noen av bacheloremnene som skal tilbys til enkeltemnestudenter, vil v?re vanskelig ? bruke rutinen FS408.001 til ? f? registrert enkeltemnedatoen kun for de riktige emnene. Studieseksjonen s?rger derfor for at riktig dato og klokkeslett for p?meldingsstart for enkeltemnestudenter blir registrert for aktuelle emner. Studielederne kontaktes i forkant av at dette gj?res. For sp?rsm?l, ta kontakt med Anne L?ken.

1.2.3 Opprette vurderingsenheter

For at studentene skal kunne f? meldt seg til et emne i Studentweb m? det opprettes vurderingsenheter i tillegg til undervisningsenheter. Vurderingsenhetene m? opprettes innen fastsatt frist for det aktuelle semesteret, se tidsplan for studieadministrasjon ved HF.

P? samme m?te som for oppretting av undervisningsenheter, er det opp til hvert institutt ? avgj?re om det er den enkelte studiekonsulent/saksbehandler som skal opprette vurderingsenheter for sine emner, eller om det kun er ¨¦n saksbehandler, f.eks. en eksamenskonsulent, p? instituttet som oppretter vurderingsenheter for alle emnene p? instituttet. Avklar derfor med studielederen din hvem som skal kj?re rutinen for ? opprette vurderingsenheter. 

Vurderingsenheter opprettes ved ? kj?re rutine FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter. Fyll ut f?lgende felt:

• Velg 'Utplukk'. Det kan v?re greit ? velge "Und.enhet" som utplukk, slik at du kun oppretter vurderingsenheter for de emnene som allerede har f?tt opprettet undervisningsenhet.
• Stedkoden som rutinen skal kj?res for (enten for hele instituttet eller for et fagomr?de/en understedkode)
• Feltene "Tid": Skriv inn hvilket semester det skal opprettes vurderingsenheter for.
• Feltet "Oppmeldingstart": Skriv inn den datoen Studentweb ?pner for p?melding.
• Feltet "Oppmeldingsfrist": Skriv inn siste frist for registrering og oppmelding i Studentweb (1. september for h?stsemestre og 1. februar for v?rsemestre).
• Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? sjekke at det ser ok ut deretter kj?re med oppdatering.

Dersom du har sp?rsm?l til rutinen eller ?nsker hjelp til ? opprette vurderingsenheter, ta kontakt med Anne L?ken eller eksamenskontoret.

Se eksempelet under for utfylling av rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter for h?sten 2024:

1.3 Opprette undervisnings- og vurderingsenheter for emner som g?r over flere semestre

Ved HF er det noen emner som g?r over to eller tre semestre. Dette gjelder s?rlig masteroppgaveemner av 60 studiepoengs omfang. For emner som g?r over flere semestre m? du opprette undervisningsenhetene for alle undervisningsterminene samtidig. For et emne som g?r over to semestre, som f.eks. har termin 1 h?sten 2024 og termin 2 v?ren 2025, m? du opprette undervisningsenhetene for begge disse terminene samtidig og f?r Studentweb starter for p?melding til den f?rste terminen. P? tilsvarende m?te m? du opprette undervisningsenhetene for alle tre terminer for et emne som g?r over tre semestre (f.eks. for h?setn 2024, v?ren 2025 og h?sten 2025) samtidig og f?r p?meldingen til den f?rste terminen starter i Studentweb. Alle undervisningsenheter for alle terminene m? v?re opprettet for at p?meldingen til disse emnene skal fungere i Studentweb.

Registreringen av undervisningsenhetene og -aktivitetene for emner som g?r over flere semestre, kan gj?res p? ulike m?ter avhengig av hvordan studentene skal melde seg til de ulike terminene i Studentweb. Se mer om dette p? f?lgende nettside. Men de fleste av HFs emner som g?r over to eller tre semestre, som er masteroppgaveemner som det ikke skal opprettes undervisningsaktiviteter for, registrerer man termin 2 og eventuelt termin 3 slik det er beskrevet nedenfor. 

Termin 1 for emner som g?r over flere semestre opprettes p? vanlig m?te, slik det er beskrevet i punkt 1.2.1 ovenfor.

Opprette undervisningsenheter for emner som g?r over to semestre

For ? opprette undervisningsenheter for termin 2 for emner som g?r over to eller tre semestre, gj?r du f?lgende:

• Bruk FS-rutine FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter.
• Velg utplukk 'Sted' for instituttets stedkode eller den stedkoden til fagomr?det som emnene tilh?rer
• Skriv inn semester nr. to i feltene 'Undervisningstermin' (f.eks. 2025 V?R for et emne som starter h?sten 2024)
• Hake i det f?rste av feltene 'Et terminnr" og skriv inn 2 i det andre av disse feltene (slik at du kun oppretter undervisningsenhet for termin nr. 2 for emner som g?r over to semestre).
• Skriv inn datoene for feltene for p?meldingstart og p?meldingsfrist som gjelder for p?melding til emnets termin 1 (dvs. datoene som gjelder for h?stsemesteret 2024, for et emne som har h?sten 2024 som termin 1 og v?ren 2025 som termin 2). Se mer om p?meldingsdatoer lenger opp i brukerveiledningen.
• Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? sjekke at det ser ok ut. Kj?r deretter rutinen med oppdatering.

Se eksempel under for utfylling av rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter for termin 2 for emner som starter h?sten 2024.

Opprette undervisningsenheter for emner som g?r over tre semestre

For ? opprette undervisningsenheter for termin 3 for emner som g?r over tre semestre, gj?r du p? tilsvarende m?te som ved oppretting av undervisningsenheter for termin 2:

• Bruk FS-rutine FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter.
• Velg utplukk 'Sted' for instituttets stedkode eller den stedkoden til fagomr?det som emnene tilh?rer
• Skriv inn semester nr. tre i feltene 'Undervisningstermin' (f.eks. 2025 H?ST for et emne som starter h?sten 2024)
• Hake i det f?rste av feltene 'Et terminnr" og skriv inn 3 i det andre av disse feltene (slik at du kun oppretter undervisningsenhet for termin nr. 3 for emner som g?r over tre semestre).
• Skriv inn datoene for feltene for p?meldingstart og p?meldingsfrist som gjelder for p?melding til emnets termin 1 (dvs. datoene som gjelder for h?stsemesteret 2024, for et emne som har v?ren 2025 som termin 2 og h?sten 2025 som termin 3). Se mer om p?meldingsdatoer lenger opp i brukerveiledningen.
• Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? sjekke at det ser ok ut og kj?r deretter rutinen med oppdatering.

Se eksempel under for utfylling av rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter for termin 3 for emner som starter h?sten 2024.

Opprette vurderingsenheter for emner som g?r over flere semestre

For at studentene skal kunne f? meldt seg til et emne som g?r over flere semestre, m? det opprettes vurderingsenhet for den siste terminen for emnet f?r Studentweb ?pner for p?melding for den f?rste terminen. For et emne som f.eks. g?r over to semestre med termin 1 h?sten 2024 m? du opprette vurderingsenhet for termin 2, dvs. v?ren 2025, f?r Studentweb ?pner for p?melding h?sten 2024. P? tilsvarende m?te m? du opprette vurderingsenhet for termin 3 for et emne som g?r over tre semestre f?r Studentweb ?pner for p?melding til termin 1. Husk ? avklare med studielederen din hvem som skal kj?re rutinen for ? opprette vurderingssenheter for emner som g?r over flere semestre.

For ? opprette vurderingsenheter for termin 2 eller 3 for emner som g?r over flere semestre, fyll ut rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter p? f?lgende m?te:

• Velg utplukk 'Und.enhet' og aktuell stedkode. Ved ? velge dette utplukket kommer kun de emnene som allerede har f?tt opprettet undervisningsenhet og ikke alle emner som skal g? det aktuelle semesteret. (Det skal ikke opprettes vurderingsenheter fram i tid annet enn for de emnene som g?r over flere semestre)
• Feltene "Tid": Skriv inn hvilket semester det skal opprettes vurderingsenheter for, dvs. det semesteret som utgj?r den siste terminen for emnet.
• Feltet "Oppmeldingstart": Skriv inn den datoen Studentweb ?pner for p?melding i termin 1 for emnet.
• Feltet "Oppmeldingsfrist": Skriv inn siste frist for registrering og oppmelding i Studentweb (1. september for h?stsemestre og 1. februar for v?rsemestre) i det semesteret som vurderingsmeldingen gelder.
• Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering for ? sjekke at det ser ok ut, og kj?r deretter rutinen med oppdatering.

Dersom du har sp?rsm?l til rutinen eller ?nsker hjelp til ? opprette vurderingsenheter, ta kontakt med Anne L?ken eller eksamenskontoret.

Se eksempelet under for utfylling av rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter for termin 2 for emner som g?r over to semestre og starter h?sten 2024:

1.4 Kontrollere at de riktige undervisnings- og vurderingsenhetene har blitt opprettet

Du b?r kontrollere at det har blitt opprettet undervisnings- og vurderingsenheter for alle emnene som skal tilbys det aktuelle semesteret.

Rapporten FS408.002 Undervisningsenhet kan brukes til ? sjekke om de riktige undervisningsenhetene har blitt opprettet. Opprett undervisningsenheter for de emnene som eventuelt mangler dette. Dersom dette er emner som tilbys regelmessig men som ikke har kommet med n?r man har opprettet undervisningsenheter ved ? kj?re rutinen for dette, kan det kan det v?re n?dvendig ? endre bakgrunnsdataene i Emne samlebilde. Se mer om dette under punkt 1.1 lenger opp p? nettsiden.

Hvis det har blitt opprettet undervisningsenheter for emner som det ikke skal tilbys undervisning i det aktuelle semesteret, m? du slette disse. Dette kan gj?res manuelt, og du m? da slette de nederste niv?ene f?rst, dvs. informasjonen som ligger i fanene i nedre del av bildet. Hvis det er opprettet undervisningsaktiviteter p? emnet, m? du slette disse f?r du kan slette undervisningsenheten. Hvis det er behov for ? slette mange undervisningsdata, er det enklest ? bruke rutine FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter. Denne rutinen krever en egen FS-validering. Ta kontakt med Anne L?ken dersom du ikke har n?dvendig validering for ? kj?re denne rutinen.

Rapporten FS508.002 Vurderingsenhet kan brukes til ? sjekke om de riktige vurderingsenhetene har blitt opprettet. Opprett vurderingsenhet for de emnene som eventuelt mangler dette. Hvis det har blitt opprettet vurderingsenheter for emner som ikke skal tilbys det aktuelle semesteret, m? du slette disse.

2 Registrering i undervisningsenhet samlebilde

Undervisningsenhet samlebilde finner du i Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsenhet samlebilde

Du kan s?ke opp alle undervisningsenhetene som er opprettet for emner innenfor et bestemt fag ved ? s?ke p? den aktuelle stedkoden for fagomr?det i feltene "Admin. ansvarlig". Skriv ogs? inn aktuelt ?rstall og semester i feltene "Termin". Trykk p? Enter. Da f?r du hentet fram alle emner p? den aktuelle stedkoden, som har f?tt opprettet undervisningsenhet det aktuelle semesteret. Hvis det er flere fagomr?der p? samme stedkode, kan du eventuelt ogs? i tillegg s?ke p? emnekodeprefikset (f.eks. "SPA%) i emnefeltet. 

N?r du oppretter undervisningsenheter med rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter kopieres de fleste dataene fra forrige ?r, men det er viktig at du sjekker at n?dvendige registreringer er gjort. I ?vre del av undervisningsenhet samlebilde skal feltene v?re fylt ut p? f?lgende m?te:

• Feltet "Lukket" = J
• Feltene 'Felles undervisning': Skal benyttes for emner som har felles undervisning med andre emner, f.eks. heisemner. Se mer om hvordan dette skal registreres lenger ned i denne brukerveiledningen.
• Feltet "Eksport" i rammen LMS = J dersom Canvas skal brukes for emnet. Se f?lgende brukerveiledning om FS - Canvas: Undervisningsenhet og undervisningsaktiviteter.
• Feltet "Eksport¨¦r til timeplansystem" = J dersom timeplanforekomstene skal bli overf?rt til timeplansystemet TP. Se mer om dette i f?lgende brukerveiledning.

2.1 Registrering i fanen "Opptaksgruppe"

For alle undervisningsenheter m? det gj?res registreringer i fanen "Opptaksgruppe" i nedre del av undervisningsenhet samlebilde, blant annet for at studentene skal kunne melde seg til emnet i Studentweb. Hvis emnet mangler registreringer under fanen "Opptaksgruppe", registrerer du dette slik:

Klikk p? fanen "Opptaksgruppe" og legg til ny rad (trykk Ctrl+N eller p? ikonet for dette p? verkt?ylinjen). F?lgende skal registreres:

• Opptaksgruppe = A
• Tilbud skal gis = sett inn antallet studenter som skal f? plass p? emnet, inkludert overbooking. Dersom et emne skal ha plass til alle som er kvalifiserte, f.eks. for masteroppgaveemner, kan du legge inn 777 i dette feltet. Feltet m? fylles ut (med en verdi som er st?rre enn null) f?r p?meldingen starter i Studentweb (dette gjelder emner med b?de p?meldingstype DIREKTE og p?meldingstype S?KNAD) men kan endres fram til p?meldingen starter. 
• Sortering = D
• Poenggrense Absolutt = 0
• Krever stud.rett = J.

3 Opprette undervisningsaktiviteter

Undervisningsaktivitet samlebilde finner du i Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsaktivitet samlebilde.

I undervisningsaktivitet samlebilde registrerer du hvordan selve undervisningen for et emne skal v?re det aktuelle semesteret, samt data som skal overf?res til timeplanleggingssystemet TP og Canvas.

Noen emner har ikke ordin?r undervisning, f.eks. masteroppgaveemner og leseemner. For emner uten undervisning trenger du kun ? opprette undervisningsenheter (ikke undervisningsaktiviteter) for at studentene skal kunne melde seg til emnet i Studentweb. Men de fleste emnene ved HF har undervisning, og for disse emnene m? det dermed ogs? opprettes undervisningsaktiviteter.

Hvis du eller den som har kj?rt rutinen for ? opprette undervisningsenheter ikke har kopiert undervisningsaktiviteter fra forrige ?r, m? du opprette undervisningsaktivitetene i etterkant. Du kan opprette undervisningsaktivitet p? to ulike m?ter:

1. Kopiere fra et tidligere semester og/eller et annet emne. Se mer om dette i neste punkt i brukerveiledningen.
2. Registrere undervisningsaktiviteten fra bunnen av. Se mer om dette i punkt 3.2 lenger ned i brukerveiledningen.

3.1 Kopiere undervisningsaktivitet fra et tidligere semester

Dersom du skal kopiere en undervisningsaktivitet fra et tidligere semester, m? du v?re sikker p? at registreringene fra semestret som du kopierer fra er slik du ?nsker for det semesteret du kopierer til. Du kan kopiere undervisningsaktiviteter i rutinen 408.001 Oppretting av undervisningsenheter, se lenger opp p? nettsiden. Hvis du har opprettet undervisningsenhet og bare skal kopiere undervisningsaktiviteten, henter du FS-rutinen 408.003 Kopiering av undervisningsaktivitet fra enhet til enhet (Modul Undervisning> Rutiner> FS408.003). Du kan kopiere undervisningsaktivitet fra et emne til et annet eller innenfor samme emne fra et semester til et annet. Dette gj?res f?lgende m?te:

• I de ?verste feltene "Undervisningsenhet" taster du inn emnekoden og semesteret for det emnet du vil kopiere fra.
• I de nederste feltene "Undervisningsenhet" taster du inn koden og semesteret for det emnet du vil kopiere til.
• Ikke hak av for ? kopiere studenter.
• Kj?r rutine (ved ? trykke Ctrl+R eller p? symbolet for dette i verkt?ylinjen)

Se ogs? eksempelet under for ? se hvilke felt som skal fylles ut.

Dersom undervisningsaktiviteten blir kopiert p? denne m?ten, kommer alle registreringene med fra den undervisningsaktiviteten du kopierer fra, ogs? det som er registrert p? de nederste niv?ene i undervisningsaktivitetshierarkiet, som for eksempel timetall, fagl?rer (men ikke personer med rolle CANV-ADM), kapasitet, datoer osv. Disse blir til en viss grad tilpasset semesteret du kopierer til, men det er viktig at du g?r gjennom de kopierte dataene og endrer og sletter der det er n?dvendig. Se mer om hvilke registreringer som skal gj?res under punkt 4 lenger ned i brukerveiledningen.

3.2 Opprette ny undervisningsaktivitet fra bunnen av

• ?pne undervisningsaktivitet samlebilde
• Bruk registreringsmodus (enten trykk Ctrl+R eller klikk p? ikonet for dette p? verkt?ylinjen)
• Opprett ny undervisningsaktivitet (Trykk Ctrl+N p? ikonet for dette p? verkt?ylinjen)
• Fyll ut n?dvendige felter for ? opprette det ?verste niv?et, niv? 0.
• Se deretter neste punkt i brukerveiledningen.

4. Registrere i undervisningsaktivitet samlebilde

Dersom du har kopiert undervisningsaktivitetene fra et tidligere semester, kan det v?re lurt ? se gjennom resten av brukerveiledningen for ? se om registreringene som er kopiert er riktige for det aktuelle semesteret. 

Strukturen p? undervisningsaktivitetene utgj?r et hierarki. N?r du skal lage strukturen p? undervisningen (og ikke har kopiert undervisningsaktiviteter fra et tidligere semester), begynner du fra toppen.

Det kan v?re lurt ? definere forh?ndsverdier for de feltene som er like for alle undervisningsaktiviteter p? alle emner. Dette gj?r du ved ? bruke lynet (p? verkt?ylinjen ?verst i FS-vinduet). Registrer f?lgende forh?ndsverdier (klikk av i ruten for F=Forh?ndsverdi og skriv inn):

• institusjonsnr = 185
• versjonskode = 1
• terminkode = V?R eller H?ST
• ?rstall = ?rstall for aktuelt semester
• terminnr = 1
• institusjonsnr._und = 185

For ? lage det ?verste niv?et 0, fyll ut alle de gule (dvs. obligatoriske) feltene, som ikke allerede er forh?ndsutfylt, p? f?lgende m?te:

For ? lage niv? 1, klikk i fanen 'Undakt' (til venstre i nedre del av bildet) og registrer f?lgende:

• Legg til en ny rad. Registrer i alle de gule feltene.
• Velg et aktivitetsnavn som passer til den undervisningsaktiviteten du skal registrere, f.eks "Forelesning", "Seminargrupper" e.l.
• Registrer undervisningsform. Se mer om dette i punkt 4.1 lenger ned i brukerveiledningen.
• Lagre.

I strukturen oppe til h?yre ser du n? et bok- og brilleikon som viser niv? 1, se eksempel under:

 
Hvis undervisningen best?r av flere deler, f.eks. forelesning og seminargrupper, m? dette registreres som ulike niv?er i strukturen for undervisningsaktiviteten. Hvert nye niv? registreres p? samme m?te som niv? 1, ved ? legge til ny rad i fanen 'Undakt' under niv? 0. Se mer p? f?lgende nettside om strukturen p? undervisningsaktivitetene.

Dersom hele eller deler av undervisningen best?r av seminargrupper, spr?klab eller annen gruppeundervisning som studentene skal melde seg til, m? dette registreres p? et underniv? under niv? 1, 2, eller 3 osv. Se punkt 4.3 lenger ned i brukerveiledningen.

Dersom all undervisning p? et emne er felles for alle studentene som tar emnet, se punkt 4.4 lenger ned p? nettsiden for hvordan dette skal registreres.

4.1 Registrere undervisningsform og disiplin

Du m? registrere disiplin og undervisningsform for alle undervisningsaktivitetene som opprettes for et emne, med unntak av det ?verste niv?et i hierarkiet (0-niv?et). 

I feltet 'Disiplin' velger du fra nedtrekksmenyen det som passer best for den aktuelle undervisningsaktiviteten. F?lgende disiplin-former er vanlige for HFs emner:

• SPR?K
• HISTORIE
• TEORI

N?r du skal registrere undervisningsform, er det viktig ? vite om undervisningen skal v?re felles for alle studentene p? emnet eller om de skal fordeles p? flere grupper. Hva slags undervisningsform du registrerer for undervisningsaktiviteten i FS har betydning for hvordan timeplanen ser ut for studentene, b?de p? semestersiden og i mine studier. Se mer om dette i f?lgende brukerveiledning. Se ogs? mer om registrering n?r all undervisning er felles lenger ned p? denne nettsiden.

Se ogs? avsnittene om undervisningsform og om undervisningsform og rom i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanlegging.

4.2 Registrere forelesninger

For en del emner er undervisningen delt i forelesninger som er felles for alle studentene p? emnet og flere seminargrupper, der studentene skal velge ¨¦n av gruppene. For slike emner m? forelesningene og seminargruppene registreres som egne niv?er i undervisningsaktivitet samlebilde. Dersom all undervisning p? et emne er felles for alle studentene som tar emnet, se punkt 4.4 lenger ned p? nettsiden.

Hvis du skal registrere et niv? i undervisningsaktiviteten for forelesning(er), se bildet under for ? se hvilke felter som skal fylles ut.

Det som regel ikke behov for at studentene melder seg direkte p? forelesningene, siden disse er felles for alle studentene p? emnet. Da registrerer du aktuell disiplin (se eventuelt mer om disiplin i forrige punkt) og verdien FOR for forelesning i feltet 'Form'. N?r studentene ikke skal melde seg p? forelesningene, skal feltene 'Partinr' og 'Kan ?nskes av student' v?re tomme.

I feltet 'Kapasitet totalt' skal det v?re samme kapasitet som for hele emnet (som registreres i undervisningsenheten under fanen 'Opptaksgruppe', se lenger opp i veiledningen for mer informasjon om dette). 

For at det skal bli overf?rt timeplan for forelesningen til TP m? du registrere en timeplanforekomst p? undervisningsaktiviteten for forelesningen. Dette gj?r du ved ? klikke deg inn p? niv?et for forelesningen (ved ? dobbeltklikke p? dette niv?et i hierarkiet p? h?yre side i bildet). Klikk p? fanen "Timeplan" og legg inn en ny rad (= timeplanforekomst). Dersom et emne skal ha flere forelesninger p? flere ulike tidspunkt i uken, m? det registreres en timeplanforekomst for hver av disse.

Radene for timeplanforekomster skal v?re tomme med unntak av timeantall per uke og antall plasser. Se mer om dette i avsnittet om kapasitet for undervisningen i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanlegging. Der er det ogs? informasjon om forskjellen mellom feltene 'Kapasitet totalt' i ?vre del av bildet og feltet 'Antall plasser' i fanen 'Timeplan'.

Du kan legge inn periode for undervisning i FS i Undervisningsaktivitet samlebilde, men dette kan ogs? registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig. Se mer om dette p? f?lgende nettside under overskriften 'Periode for undervisning'.

4.3 Registrere seminarer/grupper

Noen undervisningsaktiviteter skal inneholde flere aktiviteter av samme type, for eksempel flere seminargrupper. I disse tilfellene m? gruppene registreres p? niv?et under den gitte aktiviteten. Som regel skal slik seminarundervisning best? av parallelle (ekvivalente) grupper/partier, der studentene kun skal velge ¨¦n av gruppene. For ? lage slike parallelle aktiviteter fra bunnen av, m? du f?rst fylle ut feltene for 'Disiplin' og 'Form' i den aktiviteten der du skal generere grupper/partier. Klikk deg inn i riktig niv?/aktivitet ved ? dobbeltklikke p? bok- og brilleikonet i trestrukturen ?verst til h?yre. Trykk p? knappen "Gen./red. partier" i h?yre del av vinduet. Det kommer opp et vindu for ? generere eller redigere partier, se i eksempelet under.

Fyll ut f?lgende i de ulike feltene:

• 'Antall partier: fyll ut antallet grupper/seminarer som skal gis.
• 'Maks antall deltakere pr parti': antall deltagere som skal gis plass p? undervisningen inkludert overbooking fylles ut her. Du kan vente med ? fylle ut feltet til senere, men feltet m? fylles ut f?r p?meldingen starter i Studentweb.
• 'Periode for undervisning': Du kan registrere fra- og til-dato for undervisningen i disse feltene, men periode for undervisning kan ogs? registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig.
• 'Kan ?nskes av student': hake. Dette medf?rer at studentene kan melde seg til eller s?ke plass p? seminargruppene i Studentweb. Du kan endre dette i etterkant dersom det er seminargrupper som likevel ikke skal kunne velges av studenter.
• 'Kopier aktivitetsnavn fra eieraktivitet (uten partinr): Ikke hake
• Trykk OK.
• Lagre

De nye undervisningspartiene blir synlige i hierarkiet p? h?yre side i bildet. Det kommer n? et plusstegn utenfor bokikonet. Hvis du klikker p? plusstegnet, f?r du opp en liste med underaktivitetene p? dette niv?et. Disse seminargruppene finner du ogs? igjen under fanen 'Undakt' Se eksempelet under.

Feltet "Ekvivalent"

Feltet "Ekvivalent" er viktig n?r du skal opprette seminargrupper/gruppeundervisning. Feltet angir om undervisningsaktivitetene p? niv?et under er ekvivalente eller ikke, det vil si om det gis samme undervisning i gruppene slik at studentene kun skal velge ¨¦n av gruppene.

• Feltet skal ha verdi J dersom studentene skal velge ¨¦n av flere likestilte undervisningsaktiviteter p? niv?et under, for eksempel ved gruppe- eller seminarundervisning.
• Feltet skal ha verdi N dersom studentene skal g? p? alle undervisningsaktivitetene p? niv?et under.

I eksempelet over er det registrert J i feltet 'Ekvivalent' p? niv? 2 - Seminar, fordi studentene skal velge en av de tre seminargruppene 2-1, 2-2 og 2-3.

Registrering for seminargrupper: 

Det er n?dvendig ? gj?re noen flere registreringer for seminargruppene. Klikk p? hvert epleikon og registrer f?lgende:

• Aktivitetsnavn: Dette blir generert automatisk, men kan endres dersom du ?nsker et annet og kanskje mer beskrivende eller detaljert navn.
• For at det skal bli overf?rt timeplan for seminargruppene til TP m? du registrere en timeplanforekomst p? undervisningsaktiviteten for hver av seminargruppene. Dette gj?r du ved ? klikke deg inn p? niv?et for seminargruppa (ved ? dobbeltklikke p? dette niv?et i hierarkiet p? h?yre side i bildet). Klikk p? fanen "Timeplan" og legg inn en ny rad (= timeplanforekomst). Dersom seminargruppene skal ha undervisning p? flere ulike tidspunkt i uken, m? det registreres en timeplanforekomst for hver av disse. Radene for timeplanforekomster skal v?re tomme med unntak av timeantall per uke og antall plasser. Se mer om dette i avsnittet om kapasitet for undervisningen i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanleggingen. Der er det ogs? informasjon om forskjellen mellom feltene 'Kapasitet totalt' i ?vre del av bildet og feltet 'Antall plasser' i fanen 'Timeplan'. Du kan registrere fra- og til-dato for undervisningen i timeplanforekomsten, men periode for undervisning kan ogs? registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig.
• Feltet "Publiseres" (i ?vre del av bildet): skal ha verdien J.

Feltene "Fylles sist ved fordeling" og "Gjennomf?res kun ved h?y s?kning"

P? emner med flere seminargrupper og det p? forh?nd er usikkert hvor mange seminargrupper man vil trenge, kan man for de seminargruppene man oppretter som "reserve"-grupper registrere slik at de skal fylles opp eller kunne velges sist. V?r oppmerksom p? at feltet "Fylles sist ved fordeling" brukes for emner som skal ha p?meldingstype DIREKTE, mens feltet "Gjennomf?res kun h?y s?kning" brukes for emner som skal ha p?meldingstype S?KNAD. Se beskrivelse av hvordan disse feltene fylles ut og fungerer p? den sentrale nettsiden om undervisningsplanlegging i FS. 

4.4 Registrere for emner der all undervisning er felles for alle studentene

Dersom all undervisningen p? et emne skal v?re felles for alle studentene p? emnet, kan dette registreres p? to ulike m?ter:

1. Hvis det ikke er n?dvendig at studentene knyttes til undervisningsaktiviteten i FS, kan det v?re tilstrekkelig ? bare ha et niv? for forelesning (eventuelt kalle det forelesning/seminar avhengig av hva slags type undervisning det skal v?re) og ikke opprette seminarundervisning som studentene skal melde seg til (undervisningsaktivitet med epleikoner).
2. Hvis det er n?dvendig at studentene knyttes til undervisningsaktiviteten, kan du opprette et niv? i undervisningsaktivitetshierarkiet som studentene kan melde seg til (en undervisningsaktivitet med epleikon).

Selv om all undervisningen skal v?re felles, er det en fordel ? lage et mellomniv? mellom 0-niv?et og det niv?et der timeplanforekomsten skal v?re, slik at det er enklere ? endre i etterkant dersom det blir n?dvendig, f.eks. hvis du m? opprette en seminargruppe til. I eksemplet under er niv?et 1-1 med epleikonet det niv?et der timeplanforekomsten ligger, mens niv? 1 fungerer som et mellomniv?.

Dersom du registrerer seminarundervisning (eller forelesning og seminar i ett) for emner der all undervisning er felles, er det viktig at du registrerer riktig undervisningsform. Hvis et emne skal ha ¨¦n seminargruppe som alle studentene som skal ta emnet skal melde seg til, skal du bruke undervisningsformen SEM-F for denne seminargruppa.

For emner der ikke all undervisning er felles, men f.eks. der studentene skal velge ¨¦n av flere seminargrupper, skal seminargruppene registreres med undervisningsformen SEM eller en annen undervisningsform som brukes for for gruppeundervisning. Se mer om undervisningsformer for fellesundervisning og gruppeundervisning p? f?lgende nettside om undervisningsformer og timeplan.

4.5 Fagpersoner og studiekonsulenter som skal knyttes til undervisningen 

De fagpersonene og studiekonsulentene som skal knyttes til undervisningen kan registreres i FS eller i TP. Se mer informasjon om dette i f?lgende brukerveiledning.

4.6 Registrering av undervisning i FS ved bruk av Canvas

Fra FS styrer du strukturene i Canvas. Se mer om ulike m?ter ? registrere undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter for ? f? ?nsket struktur i Canvas p? f?lgende nettside om hvordan man skal registrere i FS for at rom og/eller seksjoner kommer i Canvas.

N?r et emne skal benytte Canvas er det viktig at det gj?res korrekte registreringer i FS, slik at de riktige brukerne (studenter og l?rere) f?r tilgang til Canvas. Se mer p? f?lgende nettside om FS-registreringer for Canvas.

4.7 Undervisning som er felles for flere emner

Ved HF er det noen emner som har felles undervisning med andre emner. Dette er som oftest s?kalte heisemner, der samme emne tilbys p? bachelor- og masterniv? og der all eller deler av undervisningen er felles for de to emnene. Se mer om registrering av felles undervisning p? f?lgende nettside.

4.8 Merknader/beskjeder

V?r oppmerksom p? at feltet "Merknad" i ?vre del av undervisningsaktivitet samlebilde ikke har noen funksjon i Studentweb, og det er derfor ikke egnet til ? legge inn merknader eller beskjeder man ?nsker ? gi til studentene.

Se for ?vrig nettsiden om bruk av merknadsfelt i FS for ? gi beskjeder i Studentweb om oppmelding til undervisning.

5. Overf?ring fra FS til TP

Hvert enkelt institutt kan selv overf?re data fra FS til TP, se f?lgende brukerveiledning.
Se ogs? HFs tidsplan for frister for ? registrere undervisningsaktiviteter i FS og for ? bearbeide grunnlagsdata i TP.

For sp?rsm?l om eller ?nske om hjelp til overf?ring av data fra FS til TP, ta kontakt med Fridtjof Jerve