Rutiner for bruk av foto av studenter i FS

Rutiner for FS-brukere

Fotoet ligger i FS-bildet Person/student.

1. Alle som har tilgang til FS (alts? FS-brukere) har signert taushetserkl?ring om personopplysninger som finnes i FS. Dette gjelder ogs? bildene.
2. Ansatte med FS-tilgang kan vise bildet til fagpersoner og l?rere dersom studenten har samtykket. FS-rapport 301.006 "Klassebilder" kan vise bildet. Rapporten henter bare frem bildet til  studenter som har samtykket til slik visning. UiO ?pnet for slikt samtykke i Studentweb i 4. desember 2018.
3. Bildet vil v?re synlig i Fagpersonweb i forbindelse med oppm?teregistrering, dersom studenten har samtykket i Studentweb.
4. N?dvergesituasjoner: Dersom en student oppfattes som truende i f?rstelinjesituasjoner, kan FS-brukere konsultere bildet for sikrere identifikasjon. Vi har en liten h?ndfull slike situasjoner i ?ret. Lovhjemmelen for bruk av slik personopplysning i n?dvergesituasjon, straffeloven ¡ì 18.
5. Bildet skal ikke mangfoldiggj?res til andre.
6. Bildet i FS skal ikke hentes ut og benyttes til kontroll av riktig identitet i eksamenssituasjoner. En teknisk l?sning der bildet blir synlig for eksamensvakter p? digital skoleeksamen, er ikke prioritert. Studenten kan vise studiekort+semesterkort eller Digitalt studentbevis i eksamenssituasjonen.
7. Dersom en eksamenskandidat ikke har med seg legitimasjon eller studentbevis p? en eksamen i Silurveien, kan stedansvarlig kontrollere om den som har fremstilt seg er den samme som p? bildet i FS. Denne situasjonen oppst?r sv?rt sjelden. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 f) "N?dvendig for ? ivareta legitime interesser (interesseavveiing)". UiO har en berettiget interesse i ivareta at den som leverer en eksamensbesvarelse er den samme som f?r resultatet av sensuren. Hensynet til verning av fotoet veier lettere enn at personen ikke f?r lov til fremstille seg til eksamen.
8. Innsynsbegj?ringer: Personbilder som er lagret i FS kan i utgangspunktet unntas fra offentlig innsyn, jf. Offentleglova ¡ì 26 tredje ledd, og UiO vil normalt unnta bildene fra innsyn. Ved sp?rsm?l eller henvendelser om innsyn, skriv til  postmottak@admin.uio.no.
9. Bildet kan (normalt) ikke publiseres noe sted uten studentens samtykke, jf. ?ndsverkloven ¡ì 45 c.

Form?l med ? ha bildene i FS

Digitalt studentbevis/Studentbevisapp

• Bildet blir overf?rt til digitalt studentbevis for som studenter velge ? bruke appen i stedet for studiekortet med semesterkort.
• Tjenesten eies av og tilbys av Unit ¨C Direktoratet for IKT og fellestjenester i h?yere utdanning og forskning. Units informasjon om appen.
• Behandlingsgrunnlag for bruk av Studentbevisappen for studenter ved UiO er samtykke som avgis i det studenten blir avbildet for ? f? utstedt studentkort.
• Personopplysninger som blir overf?rt til appen for UiO-studenter i tillegg til bildet: navn, f?dselsdato, studentnr., strekkode for studiekortnr./studentnr., semesteret de er registrert og har betalt semesteravgift, samt at de er student ved UiO.

Fagpersonweb og rapporter i FS

• Bilder kan vises i Fagpersonweb p? emner som har lagt til rette for registrering hvilke studenter som er tilstede p? undervisningen.
• FS-rapport 301.006 kan vise bilde av studentene. 
• For at bildet av studenten kan bli synlig i Fagpersonweb eller i FS-rapporter, m? studenten ha samtykket til visningen. UiO ?pnet for slikt samtykke i Studentweb i forbindelse med semesterregistreringen for v?ren 2019, som ?pnet 4. desember 2018.
• Behandlingsgrunnlaget er samtykke.

Annen nyttig informasjon om bildene

Regelmessighet for overf?ring av bilder

Bilder blir f?rst overf?rt for alle studenter som har gyldig studiekort med systemnr. 6 eller 1 i UA. Deretter blir det hver natt overf?rt bilder fra UA til FS for studenter med nye bilder eller nytt kort i siste d?gn.

Bare n?dvendige personopplysninger

Overf?ring av bildene fra UA til FS bruker f?dselsnummer for ? knytte bildet til riktig person i FS.

Sletterutiner for bildene i FS

Bildet skal ligge i FS bare i perioden studenten har gyldig studiekort. Studiekortet er gyldig i fem ?r. Overf?ringsautomatikken fra UA tar hensyn til det.

Fullstendig juridisk vurdering av hvor lenge vi har lov til ? oppbevare bildene i henhold til personopplysningsloven vil komme.

ROS av applikasjonene som benytter bildet

• Dav?rende Avdeling for fagst?tte (AF) ved UiO hadde siste ROS-vurdering og revisjon av FS, inklusive Studentweb og Fagpersonweb i desember 2019.
• AF ved UiO foretok ROS-vurdering av studentbevisappen i oktober 2015. Etter dette har appen endret teknisk oppsett og eierskap. AF reviderte ROS-en 27.9.2016.
• Dataporten ble ROS-vurdert nasjonalt i februar 2016.

Innmelding til personvernombudet

Eiendomsavdelingen har godkjent overf?ringen av bildene fra UA til FS, og for bruk i undervisnings-og eksamenssammenheng (arkivref. 2018/9410-7 og 2018/9410-8). AF har meldt inn behandlingen til personvernombudet 9.9.2016, se Overf?re bilder av studenter fra UA til FS.

Personvernerkl?ringen

Foto av studenter inng?r i personvernerkl?ringen for studenter under punkt 1.5.2 og 1.5.6.