Manuell rutine for registrering av innreisende utvekslingsstudenter i Utvekslingsmodulen

Det er viktig at innreisende utvekslingsstudenter er registrert korrekt i FS. UiO rapporterer studentdata til DBH og f?r mobilitetstilskudd basert p? registreringene i Utvekslings-personbildet. Knutepunktet bruker ogs? utvekslingspersonbildet til ? ta ut boliglister som sendes til SiO.

Se ogs? eget avsnitt om registrering av trekk og avbrudd

NB: PhD-kandidater p? utveksling skal ikke ha studentstatus. Se egen rutine for Utveksling p? PhD-niv?

Innhold

• F?r registreringen (saksbehandling og frister)
• Oppretting i FS - personbildet
• Registrering i utvekslingspersonbildet
• Registrering av avtale-id
• Registrering av periode i datofelt
• Registrering av studieprogram
• Registrering av internt og eksternt sted
• Registrering av adresse og mobilnummer
• Registrering i andre felter
• Eksempel p? utfylt bilde
• Opplasting av dokumenter
• Registrering av trekk og avbrudd
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord
• Hjelp

F?r registreringen (saksbehandling og frister)

Ved UiO har vi opptak av innreisende utvekslingsstudenter to ganger i ?ret med f?lgende frister: 1. mai for studier i h?stsemesteret og 15. oktober for studier i v?rsemesteret (f?r 2020 var fristen 1. november). Studenter som skal komme til semesterstart, og som registreres manuelt i utvekslingspersonbildet, b?r registreres senest 25. mai og 25. oktober.

Kun studenter som registreres innen fristene omfattes av boliggarantien og av sentrale rutiner for informasjon rundt semesterstart, kj?ring av studierett, etc. Studenter som registreres utenom fristene kommer ikke med p? boliglister eller i felles kj?ringer for brukernavn og passord, etc.. Se Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord

Oppretting i FS - personbildet

F?r studenten kan registreres i Utvekslingspersonbildet m? han/hun v?re opprettet som person i FS - personbildet. Oppretting av person/student gj?res av Seksjon for studiekvalitet og kan bestilles ved ? fylle inn nettskjema. 

Sjekk f?rst at studenten ikke finnes i FS allerede ved ? s?ke p? etternavn. Dersom studenten ikke finnes, kan du fylle ut nettskjema for bestilling.

Det er viktig at du fyller ut skjemaet korrekt med navn, kj?nn, f?dselsdato og -?r, samt velger Utvekslingsstudent som kategori. Skriv gjerne ogs? avtale-id/hvilket universitet studenten kommer fra, og n?r studenten skal begynne oppholdet.

N?r SADM har opprettet studenten som person i FS, vil du motta et midlertidig 11-sifret FS-nummer. Dette er et nummer som etterhvert vil erstattes av et s?kalt s-nummer/SNR n?r vilk?rene for dette er oppfyllt. SNR er et identitetsnummer som benyttes i utdanningssektoren som SADM bestiller fra Samordna opptak (SO) via FS. Nummeret kommer p? plass i FS noen dager etter at studentens adresse i hjemlandet er registrert korrekt i feltet Hjemstedsadresse (feks. i underbildet i Utvekslingsperson). Det er derfor viktig at registrering av adresse er korrekt (se eget punkt).

OBS om adresse:

• selv om det bes om adresse i nettskjemaet, ber SADM ofte enheten selv registrere studentens adresse i utvekslingspersonbildet n?r studenten opprettes der.
• Studenter m? ha SNR f?r de kan opprettes som student og f? studentnummer, studierett, etc. i FS. Se studierett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord.

Registrering i utvekslingspersonbildet

N?r studenten er opprettet som person i FS kan man registrere forekomst for utvekslings-oppholdet i utvekslingspersonbildet. Dette bildet finner du i Utvekslingsmodulen, under "Bilder" p? verkt?ylinjen.

S?k alltid p? personens navn f?r du begynner ? legge inn data. Dersom studenten allerede har en forekomst i FS, m? du sjekke hvilken periode den gjelder:

• Ved registrering av nytt opphold ved UiO m? man ikke endre en tidligere forekomst, men lage en ny.
• Kun dersom studenten skal forlenge sitt opphold kan man endre eksisterende forekomst.

Dersom det ikke finnes tidligere forekomster, f?r du opp et tomt bilde, og du m? lage en ny forekomst for ? registrere videre.

For ? lage en ny forekomst m? du trykke Ctrl + N, eller klikke p? "Ny forekomst"-ikonet p? verkt?ylinjen. Det kommer da opp en blank forekomst med felter der det skal registreres. N?r du taster eller limer inn studentens 11-sifrede nummer i Fnr-feltet, kommer studentens navn automatisk opp i navnefeltene, og du kan registrere videre i resten av feltene.

Registrering av avtale-id

I feltet "Avtale" skal man registrere den relevante avtalens id-nummer. Desom du ikke vet denne kan du finne den ved ? s?ke p? avtalen i avtalebildet. N?r man har registrert korrekt id-nummer i feltet "Avtale" trenger man ikke ? registrere i utvekslingsprogram-feltet, dette blir fylt ut automatisk, sammen med internt og eksternt sted (men NB! av og til m? man registrere ytterligere verdier i internt sted for ? spesifisere studentens tilknytning n?rmere (se eget punkt om dette under), eller i eksternt sted dersom avtalen har flere slike).

For gjestestudenter brukes avtaleid 11 (INDIVID) og for Erasmus+ praksis (traineeship/placement) brukes id 16 (ERAPRAKSIS), dersom studenten ikke kommer innenfor en vanlig erasmusavtale. For Erasmus+ korttidsmobilitet bruker man id 15 (ERAKORT). Ved bruk av disse avtalene m? man b?de registrere korrekt internt og eksternt sted. 

Se lenger ned p? siden for eksempel p? utfylt bilde

Registrering av periode (datofelt)

I feltene "Periode" registreres korrekt periode studenten skal v?re ved UiO.

Dersom studenten kommer til semesterstart b?r startdato settes til 01.08/01.01. Dersom studenten skal bli til semesterslutt, b?r sluttdato settes til 31.12/30.06.

VIKTIG:

• Eksakte datoer for studentens opphold m? registreres s? n?yaktig som mulig.
• Det er ikke mulig ? lagre bildet hvis datoene ikke er innenfor de datoene som den relevante avtalen er registrert med i Utvekslingsavtalebildet (avtalens gyldighet).
• Der oppholdets varighet endrer seg underveis, m? datoene i registreringen oppdateres.

Registrering av studieprogram

Feltet "Studieprogram": De fleste fakultetene har f?tt opprettet egne studieprogrammer for utvekslingsstudenter (UTV-programmene). Disse programmene er tverrfakult?re, og inkluderer de fleste emner som undervises p? engelsk og ikke har forkunnskapskrav.

• Utvekslingsstudenter skal registreres med et UTV-program som studieprogram.
• Fellesgradstudenter skal registreres p? det relevante masterprogrammet

Gjestestudenter (Utvekslingsprogram INDIVID) skal IKKE registreres p? UTV-program, bortsett fra spesielle tilfeller. Velg heller et av programmene HFLAV, SVLAV, UTVIT, REALFAG e.l. for disse. Se side for opptak av gjestestudenter.

Registrering av internt og eksternt sted

Disse feltene fylles ut automatisk med korrekt kode for avtalen ved registrering av avtale-id i det avtaleid-feltet. Av og til m? man allikevel registrere koder for fakultet og ev. institutt for ?  n?rmere spesifisere studentens tilknytning ved UiO, spesielt der studenten tas opp p? avtaler som er registrert sentralt (UiO-avtaler og Nordlys).

Internt sted: Datoene som registreres her m? samsvare med hvordan avtalen er registrert i Utvekslingsavtalebildet. Det er mulig ? spesifisere underniv?er utover det som st?r i avtalen, men ikke motsatt. Dersom avtalen over er registrert p? 185 17 7 0, er det alts? mulig ? registrere 185 17 7 10 som internt sted, men ikke 185 17 0 0. Husk ? sette null i tomme stedfelt, ellers f?r du ikke lagret.

Eksternt sted:  Ved bruk av id 11, 15, 16 etc., m? man registrere eksternt sted (dette kommer ikke inn automatisk).

Tips: Sett musepekeren i feltet og trykk Ctrl + T. Du kan da s?ke p? institusjonens navn. Alle institusjoner som UiO har avtale med er tilgjengelige via denne s?kefunksjonen. Husk ? sette null i de tre bakerste stedfeltene. Se hvordan finne en avtale i avtalebildet

NB! Dersom en avtale ikke er registrert i Utvekslingsavtalebildet, eller ikke er gyldig for hele perioden studenten er registrert med, f?r man ikke lagret studenten. Sjekk avtalebildet hvis du har problemer. Dersom avtalen ikke er registrert, tar du kontakt med avtalekoordinator i Seksjon for studiekvalitet.

Registrering av adresse og mobiltelefonnummer

Det er viktig ? registrere studentens adresse, e-postadresse og mobilnummer korrekt.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@: For ? f? s?kalt s-nummer (SNR) fra Samordna opptak (SO) m? postadressen registreres riktig:

• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@n skal registreres i feltene "Hjemstedsadresse" i Utvekslingspersonbildets underbilde (i "fanen" kalt Adr med bilde av en konvolutt, til h?yre). Se bildet under.
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@n m? registreres med gatenavn og nummer p? linje en eller to, med postkode og by i linje tre (men ikke bruk feltet for norsk postnummer), og med land i linje fire. Ev. co-adresse skrives i linje en.
• Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@n m?IKKE registreres i feltene "Semesteradresse" eller "Arbeidsadresse", og heller ikke i "Utenlandsk adresse" i hovedbildet.
• Du m? registrere studentens egen adresse i hjemlandet (det holder ikke med adresse til internasjonalt kontor p? studentens universitet eller adresse i Norge).

N?r adressen er riktig registrert vil det senere samme dag g? en automatisk snr-bestilling til Samordna opptak (SO). SO bruker noen noen dager p? ? behandle bestillingen og sender deretter snr tilbake. N?r snr er kommet inn i FS m? SK opprette personen som student, f?r det kan registreres videre i Student samlebilde. Se Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett, fritak semesteravgift, etc,. for info om dette.

Se ogs? egen veiledning om registrering av adresse

Epost-adresse: Husk ? registrere studentens epostadresse i feltet E-post ekstern. Uten epost-adresse f?r ikke studenten viktige eposter med feks. opptaksbrev og informasjon.

Mobilnummer: For at studenten skal kunne f? tilsendt sitt brukernavn per sms m? ogs? mobiltelefonnummer registreres. Nummeret registreres i bildet "Telefonnummer for person".  For ? f? opp bildet m? du h?yreklikke p? musa med pekeren i underbildet "Adr"., for ? f? opp bildet "Kontaktinformasjon", og deretter velge "Redig¨¦r telefonnr". Lag ny rad og registrer korrekt nummer (NB! uten mellomrom mellom tallene), og velg MOBIL i "Type nr". Dersom du skal gj?re dette og ikke har tilgang m? du kontakte fsvalidering p? vanlig m?te og be om utvidet tilgang til rollen FS_UIO_ADR.

Eksempel p? korrekt registrert adresse, med bildet "Kontaktinformasjon" ?pent:

Registrering i andre felt

Kategori: For bachelor og master velger du "STUDENT", for PhD velger du "PHD". Studenter som registreres med PHD i dette feltet f?r ikke opptaksbrev, informasjon, bolig eller oppf?lging av OPP. Se veiledning for utveksling p? PhD-niv?.

Termin (semesterfelt): Det er viktig at alle feltene er utfylt, og utfylt riktig! Dette feltet brukes som s?kefelt i mange sammenhenger, fordi det ikke er s? lett ? ta ut sikre rapporter basert p? semesterdatoer. V?r derfor OBS dersom du bruker forh?ndsutfylte verdier i FS.

Varighet: Et helt semester skal registreres som "5 MND", to semestre som "10 MND". Dersom oppholdet er av kortere eller lengre art, skriver du n?yaktig antall m?neder. Det er spesielt viktig at det noteres dersom studentene skal v?re i Norge i mindre enn 3 m?neder, fordi dette f?r konsekvenser i forhold til hvordan studenten rapporteres til DBH (se siden om tall og statistikk for mer informasjon om dette).

Studieniv? intervall: Velg "BACHELOR" eller "MASTER". Det er viktig at det du registrerer her korresponderer niv?messig med det studieprogrammet du har registrert i "Studieprogram"-feltet (BACHELOR til HFUTV etc, og MASTER til HFUTVMASTER osv.).

PhD-kandidater p? utveksling skal ikke ha studentstatus. Se egen instruks for Utveksling p? PhD-niv?

Eksempel p? utfylt bilde

Under ser du et eksempel p? et ferdig utfylt utvekslingspersonbilde for en erasmusstudent. Alle feltene som er fylt ut i den ?verste delen av dette eksempelet, m? fylles ut med rett informasjon, for ? unng? problemer eller merarbeid i etterkant. Husk ? legge inn studieprogram og e-postadresse!

Opplasting av dokumenter

Eventuelle dokumenter, som karakterutskrift og Learning Ageement, etc., skal lastes opp i studentens dokumentarkiv. Klikk p? knappen "Dokumentarkiv" til h?yre i bildet (se over), og f?lg instruks for opplasting av dokumenter

Registrering av trekk og avbrudd

N?r en student trekker seg f?r ankomst, skal dette registreres med "TRUKKET" i feltet Utvekslingsstatus i utvekslingspersonbildet. Skriv gjerne ogs? en kommentar med initialer og dato i merknadsfeltet. I tillegg skal det settes TRUKKET som studentstatus i Student samlebilde. Her skal sluttdatoen da endres til: 1) enten den faktiske datoen studenten trakk seg, eller til 2) den datoen studieretten skulle gjelde fra (dersom studenten trekker seg f?r denne datoen). Trekk som er korrekt registrert i FS trenger ikke ? meldes til Seksjon for studiekvalitet.

For utvekslingsstudenter som har begynt oppholdet, men som avbryter, registreres det i feltet Utvekslingsstatus i Utvekslingspersonbildet:

• AVBRUDDF3M (dersom avbrudd f?r tre m?neder av oppholdet har g?tt)
• AVBRUDDE3M (dersom avbruddet er etter tre m?neder, feks. ved reduksjon fra to til ett semesters opphold).

I disse tilfellene skal faktisk sluttdato/registreringsdato og studentstatus SLUTTET registreres som studentstatus i Student samlebilde.

Trekk av undervisnings- og eksamensmeldinger

Dersom studenten som trekker seg har meldt seg til emner og/eller eksamener, m? disse ogs? slettes/trekkes. Dette m? enheten selv gj?re. Det er ogs? fint om man kan minne studenten p? ? kansellere ev. boligs?knad eller -kontrakt hos SiO.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett, fritak semesteravgift, semesterregistrering, brukernavn, passord, etc.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett og fritak for semesteravgift: Studenter som registreres i FS utenom fristene for opptak til semesterutveksling (15. mai og 1. november) kommer ikke med i Avdeling for studieadministrasjons felles kj?ringer av studierett, fritak for semesteravgift, og realfagsprofil.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ett og fritak m? da opprettes manuelt, etter at studenten har f?tt snr SO og er opprettet som student:

• Avtaleeier kan selv opprette studierett for sine studenter, se egen veiledning om studieretter. 
• Seksjon for studiekvalitet f?lger ogs? opp studenter som er registrert manuelt og bestreber seg p? ? opprette studierett og legge inn fritak s? raskt som mulig etter at snr er p? plass.

Planelementer og -bekreftelse: For at studentene skal f? brukertilganger (IT, etc.), m? de oppfylle kravene til "aktiv student". For innreisende studenter som ikke skal ta emner eller eksamen inneb?rer dette:

• Manuell innlegging av planelementene UTV-PRAKS eller UTV-VEIL, se egen veiledning.
• Studenter som ikke har emner i utdanningsplan m? ogs? f? registrert riktig termin i arkfanen "Planbekr" i Student samlebilde. Eksempel: Praksisstudenter eller studenter p? veiledning v?ren 2023 m? feks. registreres med "V?R 2023" og dagens dato i denne fanen.

Studenter uten emner i planen, og som mangler Planbekr-registreringen, kan miste (eller ikke f?) brukertilgang ved UiO. Se egen nettside Hva er en aktiv student?

Brukernavn og passord: Studenter som registreres innen fristene 15. mai og 1. november kommer med i de felles kj?ringene som gj?res for brukernavn og passord. Studenter som registreres utenom fristene kommer ofte ikke med i disse kj?ringene og enheten m? selv f?lge opp at studenten f?r brukernavn og passord med lokal IT.

Manuell semesterregistrering: I de tilfellene der studentene selv ikke gj?r ferdig semesterregistreringen i Studentweb m? det legges inn J p? Registrering Ok og MANUELL i Registreringsform i bildet Registerkort samlebilde (regkort).

Se ogs? Brukernavn og passord for int. studenter

Hjelp

For mer informasjon om saksbehandling og oppretting i FS, se opptak av innreisende studenter.

Dersom du trenger ytterligere hjelp, ta kontakt p? exchange-students@admin.uio.no