S?knad samlebilde
Innreisende utvekslingsstudenter som nomineres i Nominasjonsweben f?r en forekomst i S?knad Samlebilde (i Opptaksmodulen):
- Studenter som kun er nominert har ikke noe registrert i underbildet S?kAlt (og heller ikke noe registrert i merknadsfeltet ?verst til h?yre i bildet).
- Studenter som har s?kt har s?knadsalternativ i fliken S?kAlt. Dersom de har gjort det de skal i S?knadsweb har de ogs? emne?nsker registrert i merknadsfeltet, adresse registrert (trykk p? "Hele"), samt dokumenter opplastet (se fliken "Dok" eller finn dokumentarkiv via nedtrekksmenyen til h?yre i bildet).
Nominasjon og s?knad
Slik s?ker du opp studenter som er nominert p? egne eller andres avtaler og som har s?kt og lastet opp dokumenter:
St? i Opptaksmodulen, g? til Bilder i verkt?ymenyen og til S?knad samlebilde. Sett inn korrekt opptak i feltet Opptak, i dette eksempelet UTV-INN 2017 V?R. Trykk p? knappen "Hele" (i midten av bildet til h?yre)
N?r hele bildet er ?pnet, finner du bl.a. feltet "Sted internt". For ? finne hvilke studenter som er nominert p? ditt steds avtaler, sett inn intern stedkode og trykk "enter" (eksempel: for ? finne ILOS sine avtaler, sett inn internt sted 185-14-34 som p? bildet under). Man kan ogs? s?ke p? en spesifikk avtaleid i feltet "Avtaleid.", eller p? et eksternt sted (en ekstern institusjon) i feltet "Sted eksternt".
Trykk enter, og du f?r opp alle som er nominert i forhold til de kriteriene du har lagt inn. Du kan bla mellom forekomstene ved ? bruke piltastene p? tastaturet eller i menyen i FS.
For ? kunne hvilke studenter som har s?kt og/eller lastet opp dokumenter, tykk p? knappen "Saml". Studenter som er nominert OG som har s?kt ligger med markert (bl?tt) i underbilde "S?kAlt". Dersom du klikker p? dette underbildet ser du at det ligger en rad der med s?knadsalternativ. Studenter som er nominert men som ikke har s?kt enn? vil ikke ha noe informasjon i underbildet S?kAlt. Det samme gjelder for underbildet dokumentasjon:
S?knadsalternativer
De ulike s?knadsalternativene (studietypenr) er som f?lger (alle med inst.nr 185):
7201: Faculty of Humanities - Bachelor Level (HFUTV)
7202: Faculty of Law - Bachelor level (JFUTV)
7203: Faculty of Mathematics and Natural Sciences - Bachelor level (MNUTV)
7204: Faculty of Social Sciences - Bachelor level (SVUTV)
7205: Faculty of Theology - Bachelor level (TFUTV)
7206: Faculty of Educational Sciences - Bachelor level (UVUTV)
7207: Faculty of Medicine - Bachelor level (MFUTV)
7208: Faculty of Dentistry (OD)
7209: Faculty of Humanities - Master's level (HFUTVMAS)
7210: Faculty of Law - Master's level (JFUTVMAS)
7211: Faculty of Mathematics and Natural Sciences - Master's level (MNUTVMAS)
7212: Faculty of Educational Sciences - Master's level (UVUTVMAS)
7213: Faculty of Social Sciences - Master's level (SVUTVMAS)
7214: Faculty of Theology - Master's level (TFUTVMAS)
7215: Faculty of Medicine - Master's level (MFUTVMAS)
7216: Faculty of Dentistry (OD) - Master's level (ODUTVMAS)
7219: Medicine - profesjon (MF)
Hvordan finne dokumenter
For ? finne dokumenter som er lastet opp, trykk p? fanen/underbildet "Dok". Fanen er bl? dersom det ligger opplastede dokumenter der. Dokumenter partner har lastet opp ligger med Doktype NOMINATION, mens de andre doktypene (BREV, KARVIT etc.) har studenten selv lastet opp.
Trykk p? "Vis" for ? se dokumentene.
Du kan se de samme dokumentene, samt utsendte dokumenter, i personens dokumentarkiv, tilgjengelig fra rullemenyen til h?yre i bildet (ved siden av underbildene).
F? oversikt over s?kere
Rapport 101.001 (opptaksmodulen) kan brukes til ? f? oversikt over s?kere sortert p? studietype. Legg inn studietype og ev. hake i "merknad - S?kweb" for ? f? med emne?nsker (ikke gj?r noe med de andre feltene). Se egen veiledning
Man kan bruke rapport 170.001 som gir oversikt over innreisende s?kere til fakultet eller institutt (etter stedkode), med emne?nsker fra S?knadsweb. Se egen veiledning for denne rapporten
Man kan ogs? lagere disse datene i excelark, basert p? resultat fra rapportene (101.001, 170.001 el.) eller fra s?k i S?knad samlebilde (hent feks. opp alle studentene som er nominert til ditt fakultet/institutt): Trykk p? diskettikonet p? verkt?ylinjen, hak av for MS Excel versjon 8 og for Kolonneheading, og lagre excelfilen med et fornuftig navn p? et passende sted. Du f?r opp sp?rm?l om ? ?pne dokumentet med det samme - og i dette kan du sortere etter det du ?nsker. Her kommer ogs? studentenes emnevalg opp i egen kolonne.
Se veiledninger for rapporter i opptaks- og utvekslingsmodulen
Emneavklaring
Emneavklaringen b?r startes f?r s?kerne er overf?rt til Utvekslingspersonbildet, se egen nettside om emneavklaringsprosess. Saksbehandler b?r skrive hva som er gjort i saken i feltet "Merknad". Husk ogs? ? skrive initialer. Og v?r oppmerksom p? at det ikke m? skrives noe i feltet "Merknad - s?ker" - da dette feltet kun er for s?kerens emnevalg og vil kunne ses av s?ker i S?knadsweb. Et eksempel p? kommentar i feltet "Merknad" kan v?re: "Har kontaktet s?ker for avklaring av forkunnskapskrav 15.10. HGN."
Slik kan det se ut n?r studenten har registrert sine emne?nsker i S?knadsweb; de dukker opp i merknadsfeltet til h?yre:
Finne spesifikke emner studentene har s?kt p? via 171.001
For ? finne studenter som kommer p? enhetens egne avtaler kan man bruke rapport 170.001. I emneavklaringsprosessen trenger man ogs? ? finne studenter nominert p? andre enheters avtaler, med emne?nsker som skal avklares p? andre institutter. Da kan man bruke rapport 171.001 som gir oversikt over alle s?kere i ett opptak, med emne?nsker. For ? f? sortert p? spesifikke emner m? man bruke et filter i denne rapporten:
1. St? i Opptaksmodulen.
2. G? til verkt?ylinja og velg Rapport, s? Kontrollrapporter, s? FS 171.001 Nominerte s?kere - kontrollrapport. Se egen veiledning for denne rapporten
3. Sett riktig opptak, f.eks. UTV-INN 2015 V?R i feltet opptakstermin og hak av i "Merknad s?knadsweb".
4. Hent rapport (Ctrl + R eller Ikon for l?pende mann). Du f?r da opp en rapport.
5. St? med mark?ren i det hvite feltet i rapporten, h?yreklikk og velg "Filtr¨¦r". Lim inn f?lgende filter (Bokstavene mellom prosenttegnene endrer du etter hvilken emnekode du ?nsker ? finne): merknadtekst_sokweb like '%ECON%'.
Husk mellomrom mellom ordene i filteret, og f? med enkelt anf?rselstegn p? hver side. Du kan klikke p? Verify for ? sjekke at filteret er greit (du f?r i s? fall opp meldingen "Filter is ok") Trykk ok og kj?r rapport.