Avtaler m? registreres i FS etter bestemte kriterier for at opptaket av innreisende og utreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjonsweb og S?knadsweb skal fungere.
Finne frem avtaler
For ? f? oversikt over et internt steds avtaler kan man bruke rapporten 280.001 ¨C utvekslingsavtaler.
For ? s?ke frem til avtaler p? ekstern stedkode, se egen instruks Finne frem i avtalebildet i utvekslingsmodulen i FS
Utfylling av avtalebildet ved forlengelse av avtale
Dersom avtalen allerede er registrert med en forekomst i FS, har den en avtale-id, og internt og eksternt sted er fylt inn under fanen ?Avtalepart? (se punkt over for hvordan finne eksisterende avtaler).
- S?k opp korrekt avtale via avtale-id eller s?kefunksjonen.
- Oppdater dato for gyldighet i felt to under Periode i henhold til nytt avtaledokument.
- Registrer journalnummer (ephorte-nummer) i feltet Journalnummer hvis ikke dette allerede er gjort.
- Oppdater data i underbildene dersom endringer (feks. antall studenter, type utveksling, endring i niv?, etc.).
- Skriv eventuell forklarende kommentar i merknadsfeltet (spesifiser feks. hva som gjelder for antall studenter per semester/studie?r el.).
- Signer merknaden med dato og dine initialer og henvis gjerne til RT-nummer dersom endringer er gjort p? bakgrunn av epost.
Registrering av nye avtaler
Nye avtaler m? v?re ferdig signerte og arkiverte i Ephorte f?r registrering i FS.
Det finnes egne nettskjema og rutiner for innmelding av avtaler som skal registreres i FS. Se avtale- og programforvaltning
Begynn registreringen av ny avtale med ? s?ke opp allerede eksisterende avtaler med samme institusjon. Sjekk at avtalen ikke allerede er registrert og kopier nr for eksternt sted. Opprett ny rad i avtalebildet med ctrl+N eller trykk p? ny rad-ikonet i menyen og begynn registreringen.
Registreringer i hovedbildet
Registrer i feltene i henhold til informasjonen i nettskjema og avtaledokument.
Registrering av periode for gyldighet
Avtalens gyldighet skal fremg? av avtaledokumentet. Det kan i noen tilfeller v?re behov for ? justere start-dato for avtalen som registreres for at avtalene skal kunne brukes i registrering/opptak av studenter (se under). Vi bruker sluttdato 30.06 eller 30.09 for v?rsemesteret og 31.12 for h?stsemesteret.
Utvekslingsprogram
Velg riktig utvekslingsprogram for avtalen som skal registreres fra rullemenyen (ERASMUS, BILATERAL, UIOAT, etc., osv.).
NB: N?r feltene er fylt ut for Periode og Utvekslingsprogram, vil avtalen f? tildelt avtale-id n?r man lagrer avtalen (trykk Enter).
Fritak semesteravgift
Husk at Fritak semesteravgift skal v?re satt til J dersom innreisende studenter til UiO skal ha fritak. For avtaler som registreres med ERASMUS som utvekslingsprogram er default satt til J, men for andre avtaler (BILATERAL, UIOAT, etc.) m? man sette J aktivt slik at innreisende studenter f?r satt fritak i felles kj?ringer som gj?res f?r Studentweb ?pner hvert semester.
Journalnummer
Registrer ephorte-nummer i feltet Journalnummer slik at det er lett ? gjenfinne avtalen i Ephorte ved behov.
Andre felter
- Type avtale - velg UTVEKSLING, ev. RAMME ved registrering av MOU.
- Studieniv?intervall - velg hvilke niv?er avtalen gjelder for fra rullemenyen (MA/MA/PHD).
- Merknadsfelt - skriv ev. forklaringer eller utfyllende info her, som feks. Subject area code (ISCED), samt dato for registrering og dine initialer.
Trykk Enter for ? lagre avtalen.
Registering i underbildene
Det er viktig ? registrere korrekt i underbildene slik at opptakene for innreisende og utreisende studenter fungerer som de skal.
Avtalepart
Registrer korrekt internt sted for avtaleeier og eksternt sted for partner i fliken Avtalepart (trykk ctrl+N for ? opprette ny rad for hver part). Se nettside om avtalebildet for info om hvordan s?ke opp eksternt sted for partner.
Koordinator
Lag ny rad i fliken Koordinator for hver koordinator du vil registrere. Velg riktig sted for koordinator, ekstern eller intern henholdsvis, og riktig Kontakttype ettersom hvilken rolle vedkommende har (feks. EKSTKOORD, eller NOMINATOR). Registrer epost-adressen til kontaktperson i feltet Epost (nede til h?yre) som et minimum, ev. med navn og tittel i feltene Navn og Tittel (under Ekstern person). Se under om registrering av nominasjonskontakt (NOMINATOR).
Betingelser
Opprett rad og registrer betingelser for hver enkelt av kategoriene som utvekslingsavtalen ?pner for; velg riktig kategori; student, l?rer, admin, PHD, osv.. For studenter registrerer vi antall og varighet i feltene Antall inn og Antall ut, samt Oppholdslengde for inn og ut; husk ? velge riktig variabel i Enhet f?r du lagrer. Spesifiser ev. detaljer du ikke f?r plass til i merknadsfeltet som beskrevet over.
Studieprogram
Dette underbildet brukes til studieprogrammer som gjelder for innreisende utvekslingsstudenter. Legg til fakultetets studieprogram for innreisende utvekslingsstudenter, p? bachelor- og masterniv? henholdsvis (SVUTV/SVUTVMAS, MNUTV/MNUTVMAS, etc.). Se under for detaljer om hvordan dette skal registreres.
Viktig ? huske for nominasjons- og S?knadsweb
For at partner skal f? nominert innreisende studenter i nominasjonsweb m? f?lgende v?re korrekt utfylt i underbildene:
1. NOMINATOR: registrer nominators epostadresse i underbildet Koordinator, i feltet E-post (nederst til h?yre). I feltet Sted velges eksternt sted (partnerinst), og i Kontakttype velges NOMINATOR (rull ned i menyen).
HUSK at e-postadressen skal registreres uten store bokstaver eller mellomrom! Man trenger ikke registrere adresse og telefonnummer p? nominasjonskontakt. E-postadressen som registreres her er nominasjonskontaktens brukernavn for innlogging i nominasjonsweb. Se nettside om nominasjonsweb.
Etter ?pning av nominasjonsweben sender SK epost til registrerte nominasjonskontakter med informasjon om hvordan innreisende utvekslingsstudenter til UiO skal nomineres.
2. BETINGELSER: Hak av i boksen "Opptaksinfo" og registrer f?lgende:
- Opptakstype - inn = UTV-INN;
- Antall semestre (vises i nominasjonsweb som antall semestre studenten skal nomineres for):
- I feltet Inn - v?r = J + 1-1 hvis kun v?rsemester, 1-2 hvis v?r + h?st;
- Inn ¨C h?st: J +1-1 hvis kun h?stsemester, 1-2 hvis h?st + v?r.
Eksempel p? utfylling av Betingelser:
3. STUDIEPROGRAM: Lag nye rader og legg til fakultetets studieprogram som gjelder for innreisende utvekslingsstudenter p? denne avtalen, p? bachelor- og masterniv? henholdsvis (feks. HFUTV + HFUTVMAS). For sentrale avtaler legger man alle UTV-programmene (minus MFUTV- og ODUTV-programmene).
Studieprogrammene f?lger stor sett f?lgende formel: FAKULTET+UTV (+MAS for masterniv?). Dvs: HFUTV er 1 st cycle/BA p? HF, HFUTVMAS er 2nd cycle/MA p? HF, etc.. OD bruker ODUTVOD (tidl. ODM5-ODONT), Medisin bruker MFUTVMED (tidl. MEDISIN) for 9. semester og MFUTV for andre bacheloremner / MFUTVMAS for andre masteremner.
Fellesgrader har egne studieprogrammer (MFM2-EMHEM, SVM2-MINDS,HFM2-VMNS osv.).
OBS! Det er viktig ? ikke legge inn feil studieprogram her. Studieprogrammet dukker opp som s?knadsalternativ i S?knadsweb og feil valg her medf?rer at studenten f?r feil studierett, noe som m? rettes manuelt. Dette gjelder spesielt Medisins avtaler der studentene skal p? 9. sem medisin, disse m? registreres med MFUTVMED og ikke MFUTV/MFUTVMAS.
AVTALEGYLDIGHET
I hovedbildet (over fliken) er det viktig ? huske p? f?lgende for UTV-INN-opptaket:
Periode: Avtalen m? v?re gyldig fra nominasjonsweb ?pner for at det skal kunne nomineres studenter p? den. Dvs. at for nye avtaler gjelder f?lgende; - Avtaler som eg. har gyldighet fra 1.8 og som skal ta opp studenter til h?stsemesteret m? registreres med fra-dato senest den dagen opptaket ?pner, eller med dd. dersom avtalen registreres etter at nominasjonsweb har ?pnet.
Registrering av s?knadsalternativ for utreisende-opptaket
S?knadsalternativer opprettes av Seksjon for opptak og forutsetter at det er opprettet en utvekslingsavtale i Utvekslingsavtale samlebilde. Om en avtale skal ha s?knadsalternativ i S?knadsweb for utreisende studenter meldes inn i nettskjema for innmelding av nye utvekslingsavtaler (Erasmus, bilateral++).
Se egen rutine for saksbehandlere i Seksjon for studiekvalitet (adgangsbegrenset)