Prosedyrebeskrivelse

1 Tidsbruk og planlegging

Periodisk programevaluering foreg?r i ulike faser:

Fase 1: Instituttet finner en saksbehandler (punkt 2) som starter arbeidet sammen med programleder (og eventuelt andre for tverrfaglige studieprogrammer) med ?:

• skrive egenevalueringen (punkt 4.2)
• eventuelt starte prosess med studenttilbakemeldinger
• samle inn materialet som panelet mottar (punkt 4)

Instituttet/programmet/fagmilj?et/saksbehandleren b?r dessuten:

• bestemme antall paneldelmedlemmer (punktene 3.1 og 3.2) og hvor mange timer panelmedlemmene honoreres/frikj?pes for (punkt 3.7)
• fastsl? n?r panelets arbeid kan starte, det vil si n?r egenevalueringen og materialet ventelig vil v?re klare til utsendelse
• finne medlemmer av panelet (punktene 3.1 og 3.2) n?r man vet antall timer man vil honorere/frikj?pe for (punkt 3.7) og tidspunktet for n?r materialet er klart til utsendelse
• f? panelet godkjent (punkt 3.4) og inng? skriftlig avtale med panelmedlemmene (punkt 3.6)
• avtale et innledende m?te mellom programledelsen og panelet for ? oppklare eventuelle sp?rsm?l og uklarheter (punkt 6)

Materialet (punkt 4) sendes panelmedlemmene med en avtalt frist for innspill til rapportens innhold.

Skjer dette arbeidet parallelt med saksbehandlerens andre l?pende oppgaver, b?r det antagelig settes av rundt tre m?neder til materialinnsamlingen og egenevalueringen.

Fase 2: Materialet er hos panelmedlemmene. Det avholdes normalt et innledende m?te mellom programledelsen og panelet (punkt 6). Varigheten av denne fasen bestemmes s?rlig av de beskjeder de vitenskapelige medlemmene av panelet har gitt om hvor mye tid de trenger.

Fase 3: Panelmedlemmene kommer med sine innspill (punkt 6) til rapport (punkt 7) som ferdigstilles og panelmedlemmene honoreres/frikj?pes (punkt 3.5). Hvis ikke panelet er sv?rt uenig, kan denne fasen kanskje ta 2¨C4 uker.

2 Saksbehandler for gjennomf?ring av evalueringen

Forslag til hva instituttets saksbehandler gj?r:

• st?r for kontakten med panelmedlemmene
• skriver notatet med forslag til panel til programeier (punkt 3.4)
• forbereder utbetaling ved honorering/frikj?p (punkt 3.5)
• sammenstiller materialet panelet f?r tilsendt (punkt 4.1)
• st?r for utsendelsen til panelmedlemmene (punkt 5)
• organiserer et eventuelt m?te mellom programledelsen og panelet (punkt 6)
• skriver egenevalueringen, eventuelt sammen med programleder (punkt 4.2)
• kan etter avtale v?re/er sekret?r (punkt 6) for det eksterne panelets rapport (punkt 7)

Samme person beh?ver ikke st?r for alle oppgavene, men det kan v?re en fordel for ? holde orden i en prosess som det kan ta over et halvt ?r ? f?re i havn og som best?r av mange forskjellige arbeidsoppgaver.

3 Det eksterne evalueringspanelet

3.1 Krav til panelmedlemmer

Evalueringspanelet skal ha f?lgende kompetanse:

• Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneomr?de(r).
• Panelet skal ha kompetanse fra undervisning.
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker som er student.
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.

3.2 Sammensetning av panelet

Fakultets-, institutt- eller programledelsen er normalt ikke representert i panelet. Ekstern(e) programr?dgiver(e) kan delta i panelet.

Programeier avgj?r hvor mange deltakere panelet skal ha. Det vil vanligvis v?re behov for minst to representanter som til sammen oppfyller kravene til spesialistkompetanse, undervisningskompetanse og representasjon fra arbeids- eller samfunnsliv.

Deltakeren som er student kan v?re en aktiv student, enten fra det samme programmet eller fra et annet program. Studentrepresentanter oppnevnes vanligvis i samr?d med det respektive student- eller fagutvalget. 

Det er valgfritt om panelet har deltakere som er ansatt ved UiO, men minst ¨¦n av deltakerne skal v?re ekstern.

Deltakere b?r ikke v?re med i programr?det, fakultets-/instituttledelsen eller p? annen m?te v?re engasjert i programmets styre eller drift, men vedkommende kan ha hatt slike verv tidligere, og kan v?re underviser eller sensor p? emner som inng?r i programmet.

3.3 Den eksterne evalueringens forl?p i tid

Det avtales med panelmedlemmene n?r det passer ? gjennomf?re evalueringen, dvs. n?r de er klare til ? motta materialet, n?r det passer med et innledende m?te mellom programledelsen og panelet og n?r de kan levere f?rste tilbakemelding. Tidsrommet fra slutten av v?rsemesteret til en gang i september kan v?re passende. Panelmedlemmene p?minnes f?r og/eller purres etter fristene de har f?tt. MNSU kan kontaktes for hjelp til ? finne et studentmedlem som det avtalte tidsrom passer for (studentutvalget[at]mn.uio.no).

3.4 Godkjenning av panelmedlemmer

N?r panelsammensetningen er avklart med panelmedlemmene og instituttet og studentmedlemmet er meldt inn, sender programmet en epost til instituttet med forslag til panelmedlemmer med kort angivelse av:

• hvem de er (navn, stilling, tilsettingssted, fag, programtilh?righet ¨C jf. panelrapportens del A)
• antall timer som panelet honoreres/frikj?pes for og eventuelt andre avtalte forhold rundt panelets arbeid
• instituttet sender en svarmail om at panelsammensetningen er godkjent

Saksbehandler lagrer epost om forslag til panelmedlemmer og godkjenningen av panelmedlemmene som X-notat i ePhorte p? programmets saksnummer. Dette vil ogs? tjene som dokumentasjon av alle deler av prosessen rundt panelsammensetningen og vil v?re til nytte ved senere evalueringer.

All direkte kontakt med panelmedlemmene st?r studieprogrammet for.

3.5 Honorering/frikj?p av panelmedlemmer

Saksbehandleren samler de opplysninger som trengs for honorering/frikj?p og fyller ut honoreringsskjema.

• Studentmedlemmer honoreres etter timel?nn i laveste l?nnstrinn i stillingskode SKO 1019 Vitenskapelig assistent.
• UiO-interne medlemmer frikj?pes i det l?nnstrinn UiO l?nner dem i
• UiO-eksterne medlemmer honoreres etter timel?nn i det l?nnstrinn de har som:
  • ekstern programr?dgiver ved UiO
  • i egen stilling ved et norsk l?rested
  • annet (personalseksjonen kan v?re behjelpelig med ? finne et egnet l?nnstrinn)

3.6 Kontrakt/vedlegg til utbetaling

Som vedlegg til utbetalingen brukes:

• enten kontrakt som panelmedlemmene skriver under p? vanlig m?te
• eller eposten der de gir sitt tilsagn til ? delta i panelet p? de gitte betingelser

3.7 Antall timer det honoreres/frikj?pes for

Fakultetet har ingen nylige erfaringer med denne typen arbeid, men foresl?r for relativt ensartede programmer som tilbys p? bachelor- og masterniv? med ingen eller f? studieretninger, honorering/frikj?p av paneldeltakerne for 10 timer n?r instituttet har stilt med saksbehandler som sammenstiller rapporten. Ved st?rre programmer kan panelmedlemmenen f? flere timer. Hvis et eller flere panelmedlemmer ogs? skriver rapporten slik at den leveres ferdig til instituttet, b?r antallet timer ?kes ytterligere for de deltakere dette gjelder. Her har fakultetet ingen forslag for antall timer.

4 Materialet panelet mottar

4.1 Hva panelet f?r tilsendt

Panelet f?r tilsendt:

• f?lgebrev med innholdsoversikt (jf. panelrapportens del B) og veiledning til materialet der det bl.a. fremg?r at panelets synspunkter organiseres etter rapportmalen
• malen for rapporten
• egenevalueringen av programmet
• ?rlige rapporter om studiekvalitet fra hele rapportperioden
• referater fra dialogm?ter m/presentasjoner
• alle rapporter som trekkes fram i egenevalueringen, f.eks.
  • rapporter fra ekstern(e)programr?dgiver(e)
  • rapporter fra emneevalueringer/sluttevalueringer av emner
  • studentevalueringer av programmet
• skrevet ut fra nettet (alt tilsendes p? papir slik at det vites hvilket materiale panelet bygger p? og at alle bygger p? det samme):
  • programbeskrivelsen (for bachelor og master)
  • studieretningsbeskrivelser
  • fordypningsgruppepresentasjoner / presentasjoner av obligatoriske emnegrupper
  • emnebeskrivelser av alle obligatoriske emner p? program / studieretning / spesialisering
  • emnegruppepresentasjoner/emnebeskrivelser av s?rlig popul?re tilbud som favner mange av programmets studenter

4.2 Egenevalueringen

Egenevalueringen skrives ihht malen for egenevaluering. Programledelsen er ansvarlig for at egenevalueringen blir skrevet, og innest?r ogs? for de vurderinger som kommer til uttrykk. Egenevalueringen b?r v?re dr?ftet i programr?det eller et annet organ med studentrepresentasjon enten i m?te eller som e-brev-h?ring. Egenevalueringen sendes ogs? p? epost til fagutvalget p? instituttet.

Saksbehandler lagrer egenevalueringen som X-notat i ePhorte p? programmets saksnummer. Fram til det eksterne panelets rapport foreligger, er egenevalueringen unntatt offentlighet etter Offentleglova ¡ì 14: Dokument utarbeidde for eiga saksf?rebuing (organinterne dokument).

4.3 Problemer knyttet til materialet panelet f?r tilsendt

Panelet vurderer studieprogrammet fra opprettelsen eller fra forrige periodiske evaluering. Et program eller en studieretning kan imidlertid v?re endret s? mye i mellomtiden at en evaluering f?rst er interessant fra et senere tidspunkt. Panelet b?r ikke f? materiale som beskriver en forlatt tilstand: Da unng?r man at panelet un?dvendig foresl?r ? endre noe som allerede er forandret. Egenevalueringen forklarer slike st?rre endringer og beskriver tiden etter.

I dokumenter som omhandler mye mer enn det som gjelder programmet som evalueres, kan det v?re en ide ? markere i dokumentene det som er s?rlig aktuelt for panelet. Dette kan for eksempel gjelde for instituttenes referater fra ?rlige dialogm?ter med fakultetet om studiekvalitet.

5 Utsendelsen av materialet

5.1

De oppnevnte medlemmene av panelet sp?rres om de n? vil ha materialet sendt til en annen adresse enn den de eventuelt tidligere har oppgitt.

6 Panelets arbeid

Instituttet/programmet og panelet avtaler hvordan de ?nsker ? jobbe. Det er viktig at panelet f?r den informasjonen som er n?dvendig for utf?re oppgaven sin og det b?r normalt v?re et innledende m?te mellom programledelsen og panelet. Hvis instituttets saksbehandler er sekret?r p? rapporten sender panelet inn sine utkast til instituttets saksbehandler p? e-post. Alle rapportutkast saksbehandleren skriver, sendes alle panelmedlemmene helt til ingen lenger har innsigelser eller tilf?yelser. Ved uenighet er det viktig at saksbehandleren avdekker skinnuenighet som kan oppst? f.eks. ved at paneldeltakerne fra forskjellige hjemmeinstitusjoner er vant til ? snakke om samme ting p? ulik m?te. Reell uenighet mellom panelmedlemmene skal komme til uttrykk i rapporten. Alle panelmedlemmer m? mene at deres synspunkt er adekvat gjengitt.

7 Det eksterne panelets evalueringsrapport

Rapporten best?r av tre deler:

A. Navneliste

• panelmedlemmenes navn med angivelse av stilling/ansettelsessted og ev. fagomr?de og sted hvis dette ikke framg?r av navn p? institutt/institusjon
• for studentmedlemmet angis studieprogram og niv? (bachelor-/masterprogram x)
• instituttets saksbehandlers navn med stilling og tilsettingssted

B. Liste over det tilsendte materialet (med spesifisert angivelse under punktene 4 og 5):

• rapportmalen
• egenevalueringen av programmet
• rapporter fra ekstern(e) programr?dgiver(e) og emneevaluering/sluttevaluering av emner av viktighet for evalueringen
• utskrifter fra nettet av
  • programbeskrivelse
  • studieretningsbeskrivelser
  • emnebeskrivelser for obligatoriske og s?rlig popul?re emner

C. Panelets synspunkter organisert etter rapportmalen

Denne delen av rapporten beh?ver ikke v?re lang. 2¨C3 sider er antageligvis nok hvis panelet ikke har mer ? si.

Rapporten sendes p? epost til saksbehandler, som lagrer rapporten som X-notat i ePhorte p? programmets saksnummer. Den er ikke unntatt offentlighet og publiseres (eventuelt ved programmets ?nske sammen med egenevalueringen) p? programmets nettsider, oppbygging og gjennomf?ring.