Periodisk programevaluering

Innledning

Innenfor en seks?rsperiode skal det foretas en evaluering av helheten i hvert program. Form?let med evalueringen er ? vurdere kvaliteten p? programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet.

Periodiske programevalueringer for flere program kan gj?res samtidig. P? ph.d.-niv? kan evalueringen gjennomf?res for studieretninger innenfor et program.

Kvalitetssystemet bruker ordet "programeier" om enheten som er ansvarlig for et studieprogram. Dette kan v?re b?de et fakultet eller et institutt, avhengig av hvordan programportef?ljen er organisert. Noen oppgaver kan ogs? ligge hos programmet eller fagmilj?et, avhengig av hvordan evalueringen legges opp. 

Tema for evalueringen

Evalueringen skal minst omfatte de f?lgende punktene:

• sammenhengen mellom l?ringsutbytte, faglig innhold, undervisningsformer og vurderingsordninger
• l?ringsmilj?
• arbeidslivsrelevans
• internasjonalisering
• infrastruktur 
• studentenes eller ph.d.-kandidatenes gjennomf?ring

Programeier kan legge til tema for evalueringen.

Tidsbruk og planlegging

Periodisk programevaluering foreg?r i ulike faser:

1. fase: Programeier finner en saksbehandler som starter arbeidet med ?

• skrive egenevalueringen
• samle inn materialet som panelet skal motta

Programeier og saksbehandleren m? dessuten

• bestemme antall panelmedlemmer og hvor mange timer de skal honoreres/frikj?pes for
• fastsl? n?r panelets arbeid kan starte, det vil si n?r egenevalueringen og materialet ventelig vil v?re klare til utsendelse
• finne medlemmer av panelet n?r man vet antall timer man vil honorere/frikj?pe for og tidspunktet for n?r materialet er klart til utsendelse
• f? panelet godkjent og inng? skriftlig avtale med panelmedlemmene

Skjer dette arbeidet parallelt med saksbehandlerens andre l?pende oppgaver, b?r det erfaringsmessig settes av rundt tre m?neder til materialinnsamlingen og egenevalueringen.

2. fase: Materialet er hos panelmedlemmene. Varigheten av denne fasen bestemmes s?rlig av de beskjeder de vitenskapelige medlemmene av panelet har gitt om hvor mye tid de trenger.

3. fase: Panelmedlemmene utarbeider / kommer med innspill til rapport og rapporten ferdigstilles. Hvis ikke panelet er sv?rt uenig, kan denne fasen ta 2-4 uker.

Avslutning: N?r prosessen er over, skal panelmedlemmene honoreres/frikj?pes.

Saksbehandlerst?tte

I l?pet av den periodiske programevalueringen vil det typisk v?re n?dvendig med en saksbehandler som:

• st?r for kontakten med panelmedlemmene
• skriver notatet med forslag til panel til programeier
• forbereder utbetaling ved honorering/frikj?p
• sammenstiller materialet panelet f?r tilsendt
• st?r for utsendelsen til panelmedlemmene

Avhengig av hvordan sekret?roppgavene for egenevalueringen og det eksterne panelet blir organisert, kan det ogs? v?re n?dvendig med saksbehandlerst?tte til f?lgende oppgaver:

• skrive egenevalueringen
• v?re sekret?r for det eksterne panelets rapport

Samme person beh?ver ikke st?r for alle oppgavene, men det kan v?re en fordel for ? holde orden i en prosess som det kan ta over et halvt ?r ? f?re i havn og som best?r av mange forskjellige arbeidsoppgaver.

Oppnevning av eksternt panel

Programeier oppretter et eksternt evalueringspanel, vanligvis etter anbefaling fra programledelsen. Panelet har normalt minst tre medlemmer, og kompetansen deres skal til sammen oppfylle de f?lgende kravene:

• Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneomr?de(r).
• Panelet skal ha kompetanse fra undervisning og/eller forskningsveiledning.
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker som er student/ph.d.-kandidat. 
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.

Fakultets-, institutt- eller programledelsen er normalt ikke representert i panelet.

I forbindelse med oppnevningen avklares behov for sekret?rbistand til panelet, eller om panelet ?nsker ? h?ndtere dette selv.

Sammensetningen av panelet

Programeier avgj?r hvor mange deltakere panelet skal ha. Det vil vanligvis v?re behov for minst to representanter som til sammen oppfyller kravene til spesialistkompetanse, undervisningskompetanse og representasjon fra arbeids- eller samfunnsliv.

Deltakeren som er student/ph.d.-kandidat b?r v?re en aktiv student/ph.d.-kandidat, enten fra det samme programmet eller fra et annet program ved UiO eller fakultetet. Studentrepresentanter oppnevnes vanligvis i samr?d med det respektive student- eller fagutvalget. 

Det er valgfritt om panelet har deltakere som er ansatt ved UiO, men minst ¨¦n av deltakerne skal v?re ekstern.

Deltakere b?r ikke v?re med i programr?det, fakultets-/instituttledelsen eller p? annen m?te v?re engasjert i programmets styre eller drift, men vedkommende kan ha hatt slike verv tidligere, og kan v?re underviser eller sensor p? emner som inng?r i programmet.

Tidsforl?pet for den eksterne evalueringen

Det avtales med panelmedlemmene, fortrinnsvis de vitenskapelige, n?r det passer ? gjennomf?re evalueringen, dvs. n?r de er klare til ? motta materialet og n?r de kan levere f?rste tilbakemelding. 

Godkjenning av panelmedlemmer

Fakultetet godkjenner panelmedlemmene. Programeier vurderer om fakultetet sp?rres f?r den foresl?tte er spurt, eller om man vil forsikre seg om vedkommendes interesse p? forh?nd.

Oppnevningen av panelmedlemmer dokumenteres i ePhorte i form av oppnevningsbrev, oversikter over honorar/frikj?p og eventuelle andre avtalte forhold rundt panelets arbeid.

Den direkte kontakten med panelmedlemmene st?r programeier og saksbehandler for.

Honorar/frikj?p til panelmedlemmene

Saksbehandleren samler de opplysninger som trengs for honorering/frikj?p og fyller ut honoreringsskjema.

Egenevaluering

Programledelsen utarbeider en egenevaluering p? grunnlag av resultater, rapporter og annen informasjon som er opparbeidet i perioden siden forrige evaluering.

I egenevalueringen vurderer programledelsen temaene som inng?r i den periodiske programevalueringen. Egenevalueringen skal ogs? omfatte en kortfattet gjennomgang av kravene i NOKUTs studietilsynsforskrift.

Grunnlagsmateriale for egenevalueringen

Grunnlagsmaterialet for egenevalueringen kan omfatte blant annet:

• statistikk om opptak og gjennomf?ring
• tilbakemeldinger fra studenter eller ph.d.-kandidater og eventuelt ansatte
• evalueringer av emner som er obligatoriske eller som tas av mange p? programmet
• m?tereferater, oppf?lgingspunkter mm. fra ledelsens oppf?lging av programmet

Utarbeide egenevalueringen

Programledelsen er ansvarlig for at egenevalueringen blir skrevet, og innest?r ogs? for de vurderinger som kommer til uttrykk.

Egenevalueringen b?r v?re dr?ftet i programr?det eller et annet organ med studentrepresentasjon enten i m?te eller gjennom skriftlige innspill.

Panelet ser p? programmet siden opprettelsen eller siden forrige periodiske evaluering. Et program eller en studieretning kan imidlertid v?re endret s? mye i mellomtiden at en evaluering f?rst er interessant fra et senere tidspunkt. Panelet b?r ikke f? materiale som beskriver en forlatt tilstand; da unng?r man at at panelet un?dvendig foresl?r ? endre noe som allerede er forandret. Egenevalueringen forklarer slike st?rre endringer og beskriver tiden etter.

I dokumenter som omhandler mye mer enn det som gjelder programmet som evalueres, b?r delene som er s?rlig aktuelt for panelet markeres. Dette kan for eksempel gjelde tilsynssensorrapporter og ?rsrapporter om studiekvalitet.

Ekstern evaluering

Programeier s?rger for at panelet f?r tilgang til egenevalueringen og annet n?dvendig evalueringsmateriale. Innenfor de rammene programeier har satt, organiserer panelet selv arbeidet sitt.

P? bakgrunn av egenevalueringen og annet tilsendt materiale gir panelet en samlet vurdering av programmet sammen med forslag til tiltak som b?r gjennomf?res for ? forbedre programmet. Den ferdige rapporten sendes til programeier.

Materialet panelet mottar

Panelet f?r tilsendt dokumenter som gir dem et godt grunnlag for ? gj?re vurderingene sine. Dette kan for eksempel inkludere:

• f?lgebrev med innholdsoversikt og veiledning til materialet.
• eventuell mal for rapporten
• egenevalueringen av programmet
• ?rlige rapporter om studiekvalitet fra hele rapportperioden
• alle rapporter som trekkes fram i egenevalueringen, f.eks.
  • tilsynssensorrapporter
  • periodiske emneevalueringer
  • studentevalueringer av programmet
• program- og emnebeskrivelser mm.:
  • programbeskrivelsen(e for bachelor og master)
  • ev. studieretningsbeskrivelser
  • ev. fordypningsgruppepresentasjoner / presentasjoner av obligatoriske emnegrupper
  • emnebeskrivelser av alle obligatoriske emner p? program / studieretning / spesialisering
  • emnebeskrivelse av anbefalt ex.fac.
  • ev. emnegruppepresentasjoner/emnebeskrivelser av s?rlig popul?re tilbud som favner mange av programmets studenter

Panelets arbeid

Panelet organiserer selv arbeidet sitt innenfor de rammene programeier har satt. Det forutsettes ikke at panelet har m?ter.

Ved uenighet er det viktig ? avdekke skinnuenighet som kan oppst? for eksempel ved at panelmedlemmene fra forskjellige hjemmeinstitusjoner er vant til ? snakke om samme ting p? ulik m?te. Reell uenighet mellom panelmedlemmene skal komme til uttrykk i rapporten. Alle panelmedlemmer m? mene at deres synspunkt er adekvat gjengitt.

Forslag til oppsett for det eksterne panelets rapport

Rapporten kan best? av tre deler:

A. Navneliste

• Panelmedlemmenes navn med angivelse av stilling/ansettelsessted og ev. fagomr?de og sted hvis dette ikke framg?r av navn p? institutt/institusjon.
• For studentmedlemmet angis studieprogram.
• Instituttets saksbehandlers navn med stilling og tilsettingssted.

B. Liste over det tilsendte materialet:

1. rapportmalen
2. egenevalueringen av programmet
3. andre dokumenter av viktighet for evalueringen
4. utskrifter fra nettet av
   • programbeskrivelse
   • studieretningsbeskrivelser
   • emnegruppepresentasjoner med tilh?rende emnebeskrivelser for obligatoriske og s?rlig popul?re emner

C. Panelets synspunkter organisert etter rapportmalen

Denne delen av rapporten beh?ver ikke v?re lang. 2-3 sider er erfaringsmessig nok hvis panelet ikke har mer ? si.

Rapporten sendes som N-notat i ePhorte (gjerne som hoveddokument og ikke som vedlegg til et f?lgebrev) p? saksnummeret for evalueringen/kvalitetsarbeidet.

Oppf?lging av evalueringen

Resultatene fra evalueringen f?lges f?rst og fremst opp av programledelsen med st?tte fra fagmilj?et og programeier, men inng?r ogs? i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsportef?ljen. Rapporten kan danne utgangspunkt for vedtak om tiltak for forbedring av programmet eller for forslag om nedleggelse.

Offentliggj?ring av rapporten

Rapporten er ikke unntatt offentlighet og gj?res normalt tilgjengelig fra programmets nettside.

Arkivering

Som hovedregel skal den l?pende saksbehandlingen for evalueringen dokumenteres i ePhorte.