Innholdsfortegnelse
Forarbeid f?r timeplanlegging er i gang
Kvalitetssikre timeplanlegging underveis i prosessen
- Kvalitet av grunnlagsdata F?R hovedkj?ring
-
Sjekkliste for aktiviteter som skal v?re med i hovedbestilling (som ikke forh?ndslegges)
Forarbeid f?r timeplanlegging er i gang
Ferdighetene til den enkelte timeplanlegger
- Den enkelt timeplanlegger b?r ha tilstrekkelig kunnskap for ? utf?re oppgavene sine.
- N?dvendig ferdigheter kan varierer mellom enheter, men ogs? mellom enkelte emner med tanke p? graden av kompleksitet.
- S?rg for at nye timeplanlegger melder seg til TP-Grunnkurs/e-kurset s? tidlig som mulig og er med p? alle arbeidsstuene.
- Ta kontakt med TP sentralt for ? bestille oppl?ring hvis n?dvendig.
- Det kan v?re hensiktsmessig ? gi nye timeplanlegger personlig oppl?ring gjennom koordinator eller erfarne timeplanleggere p? enheten din.
- Vis nye timeplanlegger hvor de finner BOTT sine generelle TP-veiledninger og lokalt informasjon om TP fra UiO
Informasjonsflyt og oppl?ring blant timeplanleggere
- Skaffe deg en oversikt over alle timeplanleggerne p? enheten din.
- Opprett en felles kommunikasjonskanal med dine timeplanlegger (e-post-liste, teams-kanal eller lignende).
- Opprett gjerne lokale nettsider med s?rskilt informasjon om timeplanlegging p? enheten din.
- Arranger en eller flere arbeidsstuer for timeplanleggere i perioden mesteparten av arbeidet foreg?r.
- Bestill kurs og/eller bistand til arbeidsstuene fra TP-sentralt hvis n?dvendig.
Regler hvordan timeplanlegging b?r gj?res p? enheten din
-
S?rg for at alle timeplanleggere har godt kjennskap til fremdriftsplan for timeplanlegging, i tillegg til de interne fristen som du har satt.
-
Slike regler kan med fordel ogs? legges ut p? de lokale TP-nettsider (p? fakultetet/enheten din)
-
P? enheter som har emner som inng?r i hovedbestillingen av undervisning (TP finner egnet tid og rom) b?r det v?re klare begrensninger for bruk av forh?ndtsvalgt tid, dato og rom.
-
Forh?ndsvalgt Tid/dato og rom b?r kunne begrunnes og meldes p? forh?nd til deg som koordinator.
Kvalitetssikre timeplanlegging underveis i prosessen
Kvalitet av grunnlagsdata F?R hovedkj?ring
- Sett lokale frister n?r all grunnlagsdata m? v?re registrert.
- Bruk tiden mellom den interne fristen og hovedbestilling for ? kvalitetssikre grunnlagsdata sammen med timeplanleggere dine.
- I TP finnes det ulike rapporter for ? hjelpe med timeplanlegging av undervisning og eksamen. P? TP sine sider finner du ogs? veiledninger for flere rapporter.
- Bruk rapportene aktiv for ? kvalitetssikre grunnlagsdata p? enheten din og for ? oppdage feil og svakheter i grunnlagsdata F?R hovedbestillingen.
- Henvis timeplanleggere til rapportene (og veiledning til rapportene) for ? kvalitetssikre egen grunnlagsdata. Spesielt nyttig for timeplanleggere er veiledning for oversiktsrapport over alle aktiviteter
- Sjekk romdata (for eksempel om rommet skal v?re stengt, hvilke stedkoder som har rettighet til ulike rom i de forskjellige faser, antall plasser, utsyr osv.). Ta kontakt med TP sentralt hvis du lurer p? noe eller trenger hjelp til ? endre romdata.
- TP har en egen veiledning for rom-administrasjon som kan utf?res av TP-koordinator.
- Be timeplanleggere om oppdatering/sjekk av studentgrupper hvert semester.
- Husk at bare s? mange aktiviteter skal kollisjonssikres som er n?dvendig for at studenter f?r minst en mulig kollisjonsfri studiel?p.
Sjekkliste for aktiviteter som skal v?re med i hovedbestilling (som ikke forh?ndslegges)
- S?rg for at alle timeplanforekomster har minst
- Ukem?nster (f.eks. fra uke 3 - uke 15)
- Varighet i timer (for de fleste aktiviteter 1 t. og 45 min.)
- Antall studenter det trengs plass til
- Studentgrupper, dersom emnet inng?r som obligatorisk i ett eller flere studiel?p
- Fagpersoner b?r v?re lagt til f?r hovedbestilling slik at dem kollisjonssikres - S?rg for at timeplanleggere vet om uker hvor det ikke skal legges undervisning (semesterstart, jul, p?ske osv.).
- S?rg for at det ikke legges flere uker enn antall ?kter i emnet tilsier.
- Timeplanleggere b?r beregne antall studenter s? n?ye som mulig og tar h?yde for romsituasjon p? enheten din (f. eks. b?r det ikke velges 50 plasser hvis de fleste undervisningsrom har 48 plasser p? enheten din).
- TP pr?ver i hovedbestilling bare ? finne rom for aktiviteter med mer enn 50% utnyttelsesgrad (dvs. forhold mellom plasser i rommet og antall studenter som er meldt inn til aktiviteten).
- Aktivitetstider som ikke skal legges i hovedbestillingen m? v?re "unntatt fra hovedbestillingen".
Sjekkliste for aktiviteter som forh?ndslegges
- Sjekk n?ye om aktiviteter m? forh?ndslegges.
- Jo mer forvalgt data (dato, klokkeslett, rom) jo vanskeligere er det for TP ? oppfylle kravene.
- Utnytt "Slots" hvis du forh?ndsleggger aktiviteter (Eksempel: en aktivitet som varer i 1 time og 45 min. b?r begynne kl. 8:15 eller 10:15, men ikke kl. 8 eller kl. 9:15)
- Det som er forh?ndslagt b?r vanligvis ogs? bestilles F?R hovedkj?ringen, men bare i samr?d med koordinator.
- S?rg for at det ikke forh?ndslegges aktiviteter p? helligdager.
- Gj?r timeplanleggere bevist om skille mellom ?nsker og reele behov. Hvis det dreier seg om ?nsker, kan TP tar h?yde for det med funksjonen "fortrukket tid".