UiO har i dag over 300 rammeavtaler og 99 ulike skjemaer for bestillinger. F?rre skjemaer og felles rutiner kan gj?re bestilling b?de enklere og mer effektivt.
Blomster og mat og drikke f?rst ut
Fellesadministrasjonen ved Seksjon for innkj?p og Seksjon for kommunikasjon jobber i f?rste omgang med ? forenkle hvordan vi bestiller blomster og mat og drikke, som utgj?r et stort volum av bestillinger.
P? For ansatte-sidene er det gjort noen endringer, og det er laget nye skjemaer som n? brukertestes. I l?pet av sommeren vil alle ansatte f? tilgang til de nye skjemaene.
¨C Vi tror ikke det trenger v?re forskjellige rutiner for ? bestille kaffe og rundstykker avhengig av om du jobber p? HF eller i Fellesadministrasjonen. Med felles l?sninger f?r vi f?rre nettsider med riktigere innhold. Det blir rett og slett enklere og raskere ? finne det du trenger, sier innkj?pssjef Anders Skumsnes.
I de nye skjemaene bygger vi inn satser og regler for bevertning, og tar h?yde for ulike typer arrangementer og bestillinger.
F?rste fase snart ferdig
I f?rste fase er det jobbet med tre ting:
- Det skal v?re lettere ? finne riktig rutine og skjema p? For ansatte-sidene.
- Ny utforming av enkelte bestillingsskjemaer, slik at:
- du f?r korrekt informasjon n?r og der du trenger den.
-
du slipper ? m?tte ta stilling til s? mange valgalternativer.
-
Det skal legges til rette for ny rammeavtale for catering, som kommer til h?sten.
Veien videre
Dette er bare f?rste fase i et st?rre forenklingsprosjekt p? For ansatte-sidene.
¨C Det er mange ting vi har lyst til ? gj?re videre for ? gj?re prosessen enda enklere b?de for den som skal bestille og for innkj?pere. Systemene b?r snakke bedre sammen, og brukerne b?r for eksempel f? enkel oversikt over bestillingene sine. Dette vil det kreve ressurser og mer planlegging ? utvikle, sier Liv Dalen Tenn?e i seksjon for kommunikasjon.