For ? sikre entydig ansvarsfordeling innenfor systemeierskapet er det behov for en felles definisjon av rollene og hvilket ansvar som tilligger de enkelte delene av organisasjonen innenfor fagomr?det administrativ IT. Overordnet har systemeier ansvaret for at rollene er ivaretatt og avtaler inng?tt. I det ligger det ogs? at det er avsatt tilstrekkelige ressurser.
Brukere
Personer og enheter som bruker systemet.
Det finnes ulike typer brukere av systemene. I definisjonen av systemeierskap forholder vi oss til to type brukere:
- enhetsbrukere - enheter som benytter systemet. Brukerinnspill h?ndteres via definerte prioriteringsrutiner. Systemeier og prosesseier har ansvar for at slike rutiner finnes og f?lges.
- sluttbrukere - personer som benytter l?sningen.
Systemeier
Er forankret p? lederniv? i enheten med systembehovet. Systemeier er bestiller/funksjonell premissgiver innen systemets funksjonsomr?de. Setter rammene for systemutviklingen, er ansvarlig for finansiering og kontrakter og har overordnet ansvar for brukerorientering av utviklingstiltakene. Det skal v?re entydig hvem som er systemeier for et system.
Oppgaver:
- Sette faglige premisser og gi ?konomiske rammer i henhold til vedtak av Universitetsdirekt?ren
- Ansvar for at felles premisser for systemeierskap f?lges
- Ansvar for datasikkerhet, personvern, tilganger mv.
- Ansvar for at brukerperspektivet ivaretas
- Fremme saker til strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-tjenester
- Ansvar for at n?dvendige avtaler er p? plass
- Utarbeide veikart/planer for hvert enkelt system i sin portef?lje
Prosesseier
Er delegert rollen fra systemeier, og forvalter faglige ?nsker til systemet. Prioriteringer settes med utgangspunkt i rammer fra systemeier og i samr?d med enhetsbrukere. Denne rollen ivaretar de funksjonelle premissene applikasjonsforvalter m? forholde seg til og kontakten med brukermilj?ene. Et system kan forvalte flere prosesser, med forskjellige prosesseiere.
Oppgaver:
- Forvaltning av regelverk innenfor eget fagfelt
- Forvalter funksjonelle behov og effektive prosesser innen sine fagomr?der
- Ansvar for kontinuerlige prosessforbedringer i samhandling med brukermilj?ene
- S?rge for at prosessene ivaretas hos systemeier og applikasjonsforvalter
- Ansvar for datakvalitet/innhold i systemet
- Ansvar for kommunikasjon med sluttbruker og mottak av brukerhenvendelser
- Utarbeide rutinebeskrivelser for fagspesifikke rutiner og for bruk av systemet samt definere rapportbehov
- Utarbeide oppl?ring/kurs/dokumentasjon
- Ansvar for ? foreta/godkjenne akseptansetest ved endring i system
Applikasjonsforvalter
Forvalter (daglig drift og vedlikehold) av applikasjoner med utgangspunkt i rammer og beslutninger fra systemeier og de funksjonelle og IT-tekniske premissene som blir satt. Spesifiserer faglige behov til systemet og formidler systemets muligheter og begrensninger til fagmilj?ene.
Oppgaver:
- Ansvarlig for ? koordinere systemendringsprosesser mellom USIT, prosesseier, systemeier og ev eksterne leverand?rer
- St?tte prosesseier i prosessforbedring i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med brukermilj?ene
- Ivareta leverand?rkontakten
- F?lge opp avtaler mot leverand?r(er)
- Planlegging av systemvedlikehold i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med USIT/evt ekstern driftsleverand?r
- F?lge opp innmeldte feil mot drifts- og systemleverand?r
- Applikasjonsforvaltning, der dette ikke gj?res av system eller driftsleverand?r:
- Systemst?tte
- Brukeradministrasjon
- Grunnleggende parametersetting, systemoppsett og grensesnitt.
- Systemutvikling (oppsett og tilpasninger)
- Spesifisere og utvikle rapporter
- System/enhetstesting
Teknologiforvalter*
Forvalter og utvikler de teknologiske UiO-felles premissene applikasjonsforvalter m? forholde seg til (IT-arkitektur, masterdata, integrasjoner, sikkerhet/tilgangsstyring). Rollen ligger fast i USIT og er den IT-faglige r?dgivingen til fagavdelingene. Teknologiforvalter skal v?re en st?tte for systemeiere, applikasjonsforvalter og prosesseiere.
Oppgaver:
- St?tte og r?dgi systemeier og applikasjonsforvalter og ivareta helheten
- Premissgiver innen IT-arkitektur, masterdata, integrasjoner, sikkerhet/tilgangsstyring
* (Teknologiforvalter ble tidligere kalt systemforvalter)
Systemutvikler
Systemutvikling er delt i to. En del omtales som oppsett/tilpassing (funksjonelt), en del omtales som programmering (teknisk) som omfatter kodeendring.
- Analysere og forst? bestillers behov (applikasjonsforvalter)
- Design av l?sning
- Ansvar for at implementering, programmering og tilpasninger utf?res i tr?d med retningslinjene til premissgiver og ihht behovene til systemeier
- Testing av det som er utviklet (enhetstesting).
Systemleverand?r
Med systemleverand?r menes den instans som gir UiO bruksrett til et spesifikt system. Systemleverand?r kan v?re USIT (eks Vortex) eller eksternt (eks Oracle og SAP).
Driftsleverand?r
Driftsleverand?r er den instans som leverer drift av et system (driftsavtale). Systemdrift inneb?rer ansvar for at systemet kan benyttes i henhold til evt. serviceniv?avtaler Kan v?re USIT (feks OA/SAP) eller eksternt (eks SAAS-l?sningen p? Basware bestillersystem)
Oppgaver:
- Levere stabil og sikker drift i henhold til avtalt serviceniv?.
- Ansvar for n?dvendig IT-infrastruktur.
- Teknisk st?tte
Strategisk koordineringsgruppe for administrativ IT (SKAIT)
Strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-systemer skal ivareta helheten i universitetets administrative IT-virksomhet. Dette skal gi brukervennlige og mer kosteffektive administrative IT-l?sninger for UiO gjennom bedre samhandling rundt initiering, innf?ring, forvaltning og drift og avvikling av administrative IT-systemer.
Anbefalingene fra Strategisk koordineringsgruppe vil v?re r?dgivende for universitetsdirekt?ren.
Oppgaver:
- Utforme et overordnet veikart (strategi) for administrative IT-systemer
- Styringsgruppe for digitaliseringsprogrammet for administrativ IT ved UiO
- Vedlikeholde en oversikt over alle administrative IT-systemer
- Utarbeide ?rsplaner for administrative IT-systemer med budsjett
- Forsl? bruk av portef?ljemidler til administrativ IT for universitetsdirekt?ren
- F?lge opp bruk av portef?ljemidlene
- F?lge opp oppgaver i f?lge ansvarskart for administrative IT-systemer
Universitetsdirekt?ren
Universitetsdirekt?ren har ?verste beslutningsmyndighet og -ansvar for universitetets administrative IT-virksomhet.