Referent: Hanne-Gerd
Punkt 1: ny rutine med opptaksbrev f?r emneavklaring
Det var bred enighet i arbeidgruppen p? dette punktet. Det er sv?rt sjelden at nominerte utvekslingsstudenter avvises. I enkelte tilfeller har man avvist utvekslingsstudenter med for lav engelskkunnskap (og disse sjekker n? SIS f?r tilbudsbrev blir sendt) eller man har avvist studenter som ikke oppfylte forkunnskapskrav for de emnene de hadde valgt. N?r det gjelder dette siste punktet, s? ble det presisert at det er viktig at utvekslingsstudentene i tilbudsbrevet f?r klar beskjed om at de er generelt kvalifisert, men at alle emne?nskene m? avklares med fagmilj?. Vi m? i brevet presiserer at vi tar forbehold om at man er kvalifisert for de emnene man ?nsker og at man ikke kan garantere plass p? alle de ?nskede emnene.
Konklusjon: SIS sender tilbudsbrev til nominerte utvekslingsstudenter etter ? ha sjekket engelskkrav p? studenter som er nominert p? avtaler der dette er et krav. I brevet f?r studenten informasjon om at han/hun er tatt opp som utvekslingsstudent ved UiO - forutsatt at alle emne?nskene er ok i forhold til forkunnskapskrav, kapasitet osv. Det er viktig at avtaleeier f?r beskjed fra SIS straks de nominerte studentene er overf?rt til Utvekslingspersonbildet slik at saksbehandlingen og emneavklaringen kan starte s? raskt som mulig.
Punkt 2: Emneavklaringsprosessen
Etter en del diskusjon ble vi stor sett enige om f?lgende rutine:
- Straks etter at tilbudsbrevene har g?tt ut og utvekslingsstudentene er overf?rt til Utvekslingspersonbildet, sender SIS en excel-liste til fakultetskoordinatorene med alle nominerte studenter, hvilken avtale de er nominert p? og hvilke emner de ?nsker ? ta (vi setter "Sissel-modellen" i system). Deretter tar avtaleeier ansvaret for sine avtaler og nominerte studenter, sjekker emne?nskene og holder kontakten med studentene. SIS tilordner "avtaleeier" for utvekslingsstudenter nominert p? UiO-avtalene i forhold til s?knadsalternativet og emnene de har valgt. I de tilfellene der avtaleeier ser at studenten har valgt emner som alle tilh?rer ett eller flere andre fakulteter, delegerer avtaleeier denne saken til det relevante fakultetet som s? f?r ansvaret for emneavklaringene og kontakten med studenten.
- SIS sin viktigste rolle i denne prosessen er ? lage god informasjon, b?de til utvekslingsstudentene, til partnere og til ansatte ved UiO som skal saksbehandle og avklare emner.
Dette vil medf?re en klarere rutine- og ansvarsfordeling der utvekslingsstudentene kun forholder seg til to ledd, ikke tre som ofte er tilfellet i dag.
Ellers:
Vi diskuterte n?dvendigheten av den foresl?tte emneavklaringsdagen og kom frem til at den nok er litt overfl?dig n?r vi n? har Nominasjons- og S?knadsweb og f?r lister med emnevalg fra SIS p? et tidlig tidspunkt.
Neste m?te: Onsdag 19. desember kl. 14 - 15:30 i Stort m?terom, Lucy Smiths hus
Dette blir et praktisk m?te. Vi g?r gjennom nominasjonsweb og s?knadsweb slik at alle har klart for seg hvordan dette ser ut og virker. Vi ser p? hvordan rapport for hvem som har s?kt p? hva ser ut mm.
I tillegg f?r vi bes?k av Lena Finseth fra STA som skal gi oss en slags "crash course for dummies" n?r det gjelder emner og hvordan de fungerer i FS, utdanningsplan osv, osv. Hva m? en emneleverand?r huske p?? Hvordan fungerer dette systemet som var nytt forrige opptak med at man legger inn et UTV-emne p? sitt fakultet, s? "spretter" det opp i andres UTV-er ogs?? Kan man legge bachelor-UTV-emner inn i master-UTV-er? Om det er noen som har spesifikke sp?rsm?l til Lena ut over dette allerede n?, kan hun ev. f? dem p? forh?nd for ? forberede seg.