Dagsorden
1. Slutte med planelementene UTV30 og UTV60? Ved Lena
Se http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/informasjon/fs-moter/2013/januar/utdanningsplanelement-utv30-utv60.html
Saken er også satt opp på FS-møtet med fakultetene 28. januar. Der møter fakultetenes FS-koordinatorer.
Konklusjon: Etter at Lena hadde tegnet og forklart konsekvensene av å slutte med UTV30/60, var arbeidsgruppen enig i at dette var greit.
2. UT-opptaket, spørsmål til vurdering og diskusjon i forbindelse med at nye rutiner og informasjon helst skal være så enhetlig og standardisert som mulig
- Motivasjonsbrev (Statement of Purpose): SIS krever at studentene som søker UiO-avtaler skal laste opp motivasjonsbrev på engelsk (ev spansk/portugisisk) til alle institusjoner de søker utveksling til innen fristen. Vi bruker dette i vurderingen om søkerne ellers har samme snitt osv. Vi legger det også ved til partner. Er det andre UT-opptak som også krever dette fra sine søkere? Vi ser at så lenge vi har ulike dokumenter vi krever at søker laster opp, vil vi ha større problemer med enhetlig informasjon. Spørsmålet er om vi kan enes om dokumentkrav eller om vi har såpass ulike avtaler at det ikke går. Christian har oppdatert søknadsguiden for UiO-avtalene - kan det gjenbrukes eller endres slik at de kan gjenbrukes av andre. Her er lenke til den generelle og den spesifikke informasjonen: /studier/utveksling/praktisk/soknad/
Konklusjon: De fleste fakulteter ber studenten skrive motivasjonsbrev etter at utvekslingsoppholdet er innvilget. Studenten slipper dermed skrive motivasjonsbrev som kanskje aldri blir brukt. SIS og HF, som tidligere har bedt om motivasjonsbrev i sammen med annen dokumentasjon forkant av søknadsfristen vil fra nå legge seg på samme linje som de andre fakultetene og altså be om det i etterkant (der det er relevant). Informasjonen for UiO er derfor endret, se: /studier/utveksling/praktisk/soknad/uio-avtaler/
- Er det i det hele tatt mulig å legge seg på samme linje når det gjelder det at vi krever 30 avlagte studiepoeng på søknadstidspunktet for de som søker erasmus og 60 avlagte for de som søker bilaterale avtaler?
Konklusjon: Nei, her vil det være forskjeller. Det er viktig at det gis informasjon om at det også er andre forskjeller i kravet til avlagte stp. Dette er nå blitt uthevet litt mer på sidene om hvordan søke utveksling: /studier/utveksling/praktisk/soknad/
- Bør vi endre rutinene ved inngåelse av nye avtaler når det gjelder opprettelse av søknadsalternativ? Er det greit at vi laget ett alternativ uten valg om 1 eller 2 semstre som default, og setter inn valg kun der vi får beskjed fra dere/avtaleeier?
Konklusjon: Ja, det er greit at ett semester er default.
3. Utkast til årshjul for arbeidet med inn- og utreisende studenter. Se utkast årshjul utveksling (doc).
Arbeidsgruppen kom med følgende kommentarer til årshjulet:
Avtaledagen - er det helt avklart om juni og desember er det lureste tidspunktet å ha avtaledag på? Noen mener at tiden i etterkant av utopptaket er mer gunstig (ca oktober), da har man vært mye i kontakt med partnere og har informasjonen fra dem friskt i minne. Må også tenke litt gjennom hvilke oppgaver som er viktigst å utføre på disse avtaledagene. Vi ble enige om at SIS tar en liten uformell høringsrunde på mail før vi lander på endelig tidspunkt.
Frist vs arbeidsperioder: Det er ok at begge står, men frister bør utheves spesielt.
Lenke til mottakssidene er greit, men det var ønske fra fakultetene at opptak-mottak samordnet seg mer. Ved dette opptaket ble frist for avtalefornyelse osv lagt til samme dag som fakultetene hadde mottaksdag for nye studenter. Dette skaper unødig frustrasjon da det ofte er de samme personene som utfører disse oppgavene.
Arbeidsgruppen mente at "avtaleeier" er et begrep som er godt innarbeidet og forstått ute på enhetene.
Vedrørende S-nr-problematikken: Kristine sjekker med SO.
Hvordan skal studentenes spørsmål rundt emneavklaringer besvares? Avtaleeier er kontaktpunkt med ansvar for å svare eller delegere til relevant kollega/enhet.
Beholde inndelingen i oppgaer både for ut- og innreisendeopptaket. Det er mer oversiktlig enn å ha to ulike årshjul - og arbeidsoppgavene går ofte over i hverandre og utføres også ofte av samme person.
4. Eventuelt