Dagsorden:
1. Sak meldt inn fra UV: "vi vil gjerne ha avklart prosessen rundt overf?ring av utvekslingsstudenter som skal ta alle sine emner ved et annet fakultet. I veiledningen som ligger p? nett st?r det at man skal skrive en merknad i s?knad samlebilde om at studenten er overf?rt til et nytt fakultet. Ut over det kan jeg ikke finne noe informasjon. Skal/b?r studieretten endres? Hvordan ser man n?r det rapporteres at studenten n? tilh?rer et nytt fakultet? (Dette b?r jo "telles" b?d i forhold til statistikk generelt og bel?nningsmidler)" (sitat e-post fra UV).
2. Sak meldt inn av UV: "L?n av avtaler: N?r det gjelder innreisende s? har vi fra UV overf?rt en relativt stor andel som s?kte gjennom nominasjonsweb (ca. 10 tror jeg) til andre fakulteter uten at vi har f?tt noen henvendelse fra v?re partnere eller fra andre fakulteter om l?n av avtale p? forh?nd. Vi har ogs? mottatt studenter via andre fakulteters avtaler hvor det heller ikke har blitt gjort noen slik avklaring p? forh?nd.
Jeg ser noen utfordringer med et "generelt opptak" til UiO og senere omfordeling til fakulteter -- s?rlig n?r omfordelingen ikke blir gjor f?r semesterstart. Vi hadde et eksempel p? torsdag hvor en student fra Tallinn hadde kommet til UiO via en SV-avtale og kun ?nsket emner i spesialpedagogikk. Hun hadde regnet med at dette var i orden og var ikke klar over at UV ble koblet inn p? et s? sent tidspunkt. For henne stod og falt hele nytten av utvkelsingsoppholdet p? om hun kunne f? plass p? de tre emnene hun ?nsket. Heldigvis var det mulig ? f? til plass p? emnene for denne studenten, men det var p? n?re nippet. Vi hadde ogs? henvendelser fra et par andre studenter som "dukket opp fra intet", men disse skulle bare ta ett eller to emner ved UV. Likefullt var det viktig for dem ? ta disse emnene, og det hadde v?rt veldig synd ? ikke kunne gi dem plass.
Kanskje b?r vi ta en runde p? hvordan man kan gj?re prosedyrene v?re enda enklere for oss selv ? h?ndtere, og mer forst?elige for utenforst?ende?" (Sitat e-post fra UV).
Arbeidsgruppen diskuterte problemstillingene i punkt 1 og 2 og kom frem til f?lgende:
Vi g?r etter evaluering av v?rens opptak bort fra overf?ring av saker til andre fakulteter og tilbake til rutinen med at avtaleeier har ansvaret for egne saker, enten studenten skal ta alle, noen eller ingen emner p? egent fakultet/institutt. Avtaleeier har s?ledes ansvaret for ? sjekke og f?lge opp egne studenter.
Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@etten b?r ikke endres, med mindre et fakultet ser at det er behov for det (viktig for MN o.a). Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@etten endres da p? det fakultetet som ser behovet - her m? man ev f? hjelp av egen fs-superbruker. I utvekslingspersonbildet er det viktig at internt sted er korrekt, dvs at det er avtaleeier som st?r registrert p? internt sted ogh mottar mobilitetspenger, uansett om studieretten endres eller ikke.
3. Sak meldt inn av UV: "Signering av "Learning Agreements": Det er tradisjon ved UiO for at Learning Agreements signeres av avtaleeier. Hvis en student som har kommet gjennom en UV-avtale skal ta alle sine emner ved et annet fakultet og denne er fordelt til dette fakultetet mener jeg at jeg ikke er rette vedkommende til ? signere denne studentens Learning Agreement. For det f?rste har jeg ikke noe formelt ansvar lenger i forhold til ? f?lge opp denne studentens emnevalg, og for det andre vil det medf?re ekstraarbeid som man ikke burde ha n?r et annet fakultet har "f?tt" studenten. Vi burde f? noen tydelige retningslinjer i forhold til dette ogs?."
Einar la frem et forslag til rutine for LA for innreisende utvekslingsstudenter, som gruppen s? p? og kommenterte i m?tet. Vedlagt f?lger rutinen, med gruppens tilbakemeldinger innbakt (doc).
Andre ting som ble diskutert:
- Studentene kom p? registreringshjelpdagen og mente de kunne plasseres p? emner den dagen. Det er viktig at studenten ikke misforst?r hva registreringsdagen skal brukes til. HG tar det videre med mottaksteamet.
- Det b?r g? ut melding om at alle har anledning til ? starte sakesbehandlingen tidligere, i s?knad samlebildet - f?r studentene blir overf?rt til Utvesklingspersonbildet.