21. mars

Agenda og referat: 

1) Bes?k fra Brage Lie Jor (festivalsjef/studentfestivalen) og Marte Gravem Isaksen (direkt?r) fra Det norske studentersamfund/ Chateau Neuf.  

Kort innledning fra DNS om planer for studiestart h?st 2017. Festivalen varer i 2 uker, der man f?rste uke (uke 33) inviterer til store fester ifm studiestart (bla fest for alle UiOs studenter mandag 14/8). I uke 2 blir det diverse kulturelle og mindre arrangementer, i regi av ulike foreninger, for alle studenter i Oslo. DNS ?nsker Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med flere utd. institusjoner i Oslo, og har plan om ? lage et festivalb?nd (pakke), og utarbeide felles informasjon: Om ? v?re student i Oslo. 

• Anne innledet tema for diskusjon: Hvordan kan vi Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@e bedre om UiO-arrangementer p? Chateau Neuf under studiestart? 

Flere fakulteter og SKS fortalte om uheldige erfaringer ifm arrangementer. Eksempler p? utfordringer: Det har v?rt vanskelig ? finne kontaktpersoner, og/eller f? svar p? henvendelser. N?r avtale har v?rt inng?tt, har det likevel oppst?tt problemer eller misforst?elser ved at informasjon ikke har blitt formidlet til de som er ansvarlig for lys/lyd/teknisk bistand. Enkelte har derfor opplevd at lokalet ikke har hatt tilstrekkelig utstyr til arr,p? selve dagen for arrangementet har ingenting v?rt i orden, og noen har opplevd dobbelbooking/deler av lokalet utleid til andre arrang?rer.

Sp?rsm?l fra nettverket:

• SKS bruker mye penger p? bla fadder-kickoff. Hvordan sikre at alt er p? plass?
• Hvordan kan UiO bidra til en bedre forventningsavklaring med DNS n?r studentene tar kontakt for ? booke lokale?
• Kan nettsidene oppdateres med kontaktinformasjon?
• Kan det utarbeides et booking/bestillingsskjema som studentene m? fylle ut?
• Er det mulig ? f? oversikt over andre arrangementer p? Chateau neuf ved semesterstart (?nske om ? vite hvilke andre arr. som skjer samme dag/kveld)?

Svar fra DNS:

Det siste ?ret har det blitt gjort en intern omorganisering, med fokus p? kontraktsarbeid, booking og profesjonell utleie. M?let er at denne kompetansen skal overf?res til de som jobber med de frivillige/studentutleie og foreninger. Brage vil v?re bookingansvarlig for det frivillige, Andr¨¦ for det profesjonelle, med m?l om mer Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@. For sommer 2017 er Brage frikj?pt, og det skal utarbeides kj?replan. Det finnes skjema for booking p? nettsidene til DNS, men benyttes dette? Ved bestilling av lokale ?nsker DNS innspill p?:

1. Hva slags arrangement? (pubkveld, konsert eller fest)
2. Forventet antall som kommer 
3. Hva trenger man av teknisk utstyr/bistand? (lyd/lys)   

DNS har noen faste arrangementer hver studiestart: UiOs velkomstfest mandag 14/8. Studentslippet l?rdag 19/8, og Den store festen l?rdag 26/8.

Brage/Marte kan sende grovskisse over planlagte arrangementer til nettverket. Anne formidler epostlistene. I uke 34 er det forel?pig ikke noe som er fastlagt, det er avhengig av studentforeningene. Uteservering vil v?re ?pen hver dag i uke 33, og er ikke bortleid.

2) Honorar og arbeidesoppgaver for faddersjefer. Erfaringsdeling.  

• Hvordan honoreres faddersjefer p? fakultetene?
• Hvilke argumenter og avveininger ligger bak honoreringen opp mot arbeidsoppgavene som ligger til stillingene/vervene?
• Honoreres kun faddersjefer, eller l?nnes ogs? faddersjefer/koordinatorer p? institutt?
• Hvilke tanker ligger bak honorering av faddersjefvervene opp mot studentfrivillighet/ frivllighetskultur p? fakultetet?
• Noen tanker om grenseoppgangen mellom administrative oppgaver faddersjefer settes til ? gj?re, og dette med frivillighet/honorering?

HF: L?nner faddersjefene (2 personer), timel?nn i ltr 40, og de skriver timelister for arbeidet. Fakultetet har hatt lite frivillighetskultur, og sett det som n?dvendig med ? l?nne faddersjefene. Sandra f?lger opparbeidet, fordeling av oppgaver. Rekrutteringsstrategi legges av Sandra og faddersjefene, og de har ukentlige m?ter. Fadderkoordinatorer p? hvert institutt/program. Sandra ?nsker ? gj?re noen endringer, bla verv i studentforening til rekruttering. Vil sette tak p? 350 timer pr ?r pr person. M?l om ? lage et ?rshjul, slik at faddersjefene blir mer selvdrevne. Faddersjefene er ansvarlig for fadderoppl?ring og rekruttering. Til sommeren vil de ringe faddere.

UV: Faddersjef f?r 10.000,- og visefaddersjef 5.000,- i honorar. De skal rekruttere faddere, g? p? m?ter, opps?ke studenter, og ringe faddere p? sommeren. Det er Linda som sender epost, og gj?r mye av det administrative. Opplever det fungerer bra, og har ikke slitt med rekruttering av faddere. Studentutvalget lager program for det sosiale, og faddersjefene er med p? dette.

TF: L?nner ikke faddersjef. Lite fakultet som er oversiktlig. Ansatte er med p? alt ifm studiestart/fadderordning. Komite best?r av faddersjef, program og studiestartkoordinator. Fakultetet har ikke ressurser til ? l?nne faddersjef, men vurderer at vervet skal gis til nestleder i studentutvalget, som allerede er l?nnet 20%.

SV: Har 1 faddersjef, som har fast m?nedsl?nn p? 15%, ltf 40. Ifjor var det 10%. Er et l?nnet verv, og har ikke fast arbeidstid. Ingvild f?lger derfor opp at faddersjef ikke jobber for mye. Fadderkoordinator pr studieprogram, og faddersjef er leder for fadderkoordinatorene. Disse m?tes 1 gang pr m?ned. Frivillighetskultur p? SV, og fadderkoordinatorene er ikke l?nnet, men f?r div. goder, og matservering til m?ter osv. Siden faddersjef er l?nnet kan Ingvild kreve mer og stille krav, og faddersjef gj?r ogs? en del administrativt. Ingvild og faddersjef m?tes 1 gang pr uke.

JUR: Har hatt lang erfaring med lokal fadderordning. Det er styret i juristforeningen som har ansvar for studiestart, og best?r av 6 personer. Nye styremedlemmer rekrutteres hvert semester. Fagutvalgtet p? kriminologi rekrutterer faddere p? programmet, mens ELSA har ansvaret for de internasjonale studentene. Faddersjef er leder i styret i juristforeningen, ansvarlig for oppl?ring og rekruttering av faddere. Faddersjef l?nnes ikke, men fakultetet bevilger mer penger til arr. ifm studiestart. Ordningen fungerer godt, sterk frivillighetskultur blant studentene. Kristine f?lger opp styret og faddersjef, evaluerer og kommer med innspill til program.

MED/OD: Det er satt av 15.000,- til faddersjefer. 10.000,- utbetales til h?st, 5.000,- til v?r. 2 personer som er faddersjefer. Vurderer ? endre til en faddersjef og en fadderkoordinator. Felles fadderordning for profesjonsstudiene. Bachelor i helseledelse og tannpleie kommer litt p? siden. Medisinstudentene har lang tradisjon for fadderordning, og har full styring n?r det gjelder rekruttering. Fakultetet Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@er med faddersjefene om budsjett og arrangementer.

SKS: Faddersekretariatet sentralt som best?r av 2 personer er l?nnet verv. 55.000,- for 1 ?rs verv. Utbetales 3 ganger i l?pet av det ?ret. Anne har mye kontakt med faddersekretariatet, m?ter en gang i uka. Forventer selvstendighet, men gir tett oppf?lging.

3) Orienteringer fra SKS 

• Nettverkskonferanse om studiestart p? BI, 24. mars: Marte orienterte kort. Hvis du ikke har meldt deg p?, ta kontakt med Marte i SKS.
• Studiestartinfo p? nett: Nettsidene er oppdatert, b?de norsk og engelsk. Sigrid vil f?lge opp dette n?r Anne g?r ut i permisjon.
• Faddergoder: Disse er bestilt, og Malin vil koordinere distribusjonen. Vil pr?ve ? f? til dette f?r sommeren. Faddergodene er bestilt for b?de h?st og v?r.
• Annes vikarer: Malin vil ha ansvar for fadderordning og faddersekretariatet, studiestart og fellesarrangementer. Sigrid vil lede nettverket. Marte jobber med Nettverkskonferansen, og fortsetter med ansvar for studiestart for de internasjonale studentene.  

4) Eventuelt 

• Studiestart for de internasjonale studentene: SKS vil ha ansvar for 3 arrangementer. Tidspunkt publiseres s? snart det er avklart med Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere.
  • Meet & Greet fredag 11/8.
  • Orientation Day tirsdag 15/8 
  • Police registration day onsdag 16/8 
• Brukernavn/passord til internasjonale studenter: Kan og ?nsker fakultetene ? dele ut dette? Tilbakemelding fra nettverket er delvis positive, men anbefaler at det ogs? tas med internasjonaliserings-nettverket. Forslag er at fakultetene kan dele det ut p? info-m?tene. SV vil gjerne dele det ut p? SV info. Marte unders?ker med Houston om hvordan det best kan l?ses. Mer informasjon kommer senere.
• ?nske fra nettverket om presentasjon av End of semester-survey til neste m?te

5) Neste m?te er tirsdag 18. april (etter p?ske)

Tentativ agenda:

• End of semester-survey ved Thea/SKS
• Orienteringer fra SKS
• Eventuelt