Ikke til stede: Tina Rindal (TF), Ingvill Bojer (SV)
Agenda
1) Events by Knutepunktet v/ Mariana (Knutepunktet/SKS) - (20 min)
Orientering om tilbudet og erfaringer med arrangementer til internasjonale studenter gjennom semesteret. Knutepunktet organiserer spr?kkaf¨¦, hyttetur og omvisninger. Se Student life for de ulike arrangementer som er planlagt utover h?sten. Se oversikt over de ulike arrangementene her.
Knutepunktet jobber n? med ? utarbeide nye arrangementer for v?ren 2018: nye omvisninger/musebes?k, vinterdag p? Sognsvann i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med HIOA, arrangementer i forbindelse med OL (bla. visning av ulike konkurranser).
SKS har f?tt innvilget penger fra Erasmus+ for ? finansiere de fleste arrangementene. Dersom dere ?nsker ? s?ke om midler, kan dere ta kontakt med Mette Oftebro (vikar for Sara Marie Uller? ut 2017) p? erasmus-uio@admin.uio.no. Ta gjerne kontakt med Mariana hvis dere ?nsker innspill p? hvordan s?knaden kan utformes.
Knutepunktet ?nsker ogs? tilbakemelding dersom dere har forslag til arrangementer som egner seg for en m?teplass for norske og internasjonale studenter.
2) Studiestart v?r 2018: Fellesarrangementer og informasjon til nye studenter v/ Malin og Sigrid (5 min)
Se epost som Malin har sendt om fellesarrangementer i regi av AF/SKS.
SV ?nsker at studiestartsarrangementer flyttes opp til sentralt niv? p? nettsidene.Dette ?nsket er ogs? meldt per epost. Vanskelig for nye brukere som ikke kjenner til nettsidene ? navigere mellom de ulike niv?ene.
Slik arbeidet med studiestart er organisert p? MED er det vanskelig ? f? det til ? passe med den sentrale strukturen p? nettsidene.
JUS legger til at det blir feil at vi skiller mellom "Start of studies" og "Buddy week". Dette b?r samles, slik at det bare er en side som studentene skal forholde seg til.
SKS skal ha et m?te med nettgruppa og se p? hvordan vi kan samle disse nettsidene og gj?re det tydeligere for studentene hvilke nettsider de skal forholde seg til. Vi h?per p? ? lage en struktur som passer/kan tilpasses for alle fakulteter.
JUS er i en prosess hvor de ser p? informasjonen som sendes ut til de innreisende studentene, b?de utveksling og masterstudenter. ?nsker at vi samler alle som jobber med internasjonale studenter og studiestart, slik at vi koordinerer informasjonen som sendes ut. Et forslag som st?ttes av gruppen.
Et tiltak som ble foresl?tt er ? bli enige om en dato n?r velkomsteposten sendes ut fra fakultetene slik at vi koordinerer informasjonsflyten. I tillegg ble det foresl?tt ? lage en felles mal for denne velkomsteposten, slik vi gj?r for norske studenter.
Velkomsteposten fra fakultetene m? sendes ut f?r 1.desember n?r Studentweb ?pner for oppmelding til emner. Kan vi bli enige om en felles uke n?r dette gj?res?
HF meldte til slutt at de ?nsker ? s?ke om Erasmus-midler for at norske studenter til ? delta p? sk?ytedagen. Det er snakk om opptil 100 studenter. Dette blir et tiltak for ? skape flere m?teplasser for norske og internasjonale studenter. Malin sjekker om det er kapasitet p? sk?ytebanen.
3) Studiestart h?st 2018: Forslag til fellesarrangementer/ Malin (5 min)
Legg merke til hvem som st?r som arrang?r p? de ulike arrangementene i oversikten over.
Som nevnt p? forrige m?te ?nsker SKS ? frigj?re faddersjefnettverket ytterligere fra planlegging av fellesarrangementene. Dette er fordi faddersjefene har mye ? gj?re ute p? sine fakulteter, og fordi faddersjefsekretariatet ikke har mandat eller myndighet til ? p?legge faddersjefene oppgaver, eller sette krav n?r noe ikke blir fulgt opp.
Malin foresl?r derfor f?lgende til l?sning for 2018:
- Faddersjefene fristilles fra ? jobbe med innhold i fellesarrangementene utover m?ter i faddersjefnettverket. Til gjengjeld forplikter fakulteter som har bestilt Blindern Games seg til ? stille med et avtalt antall frivillige faddere/studenter p? Blindern Games, i tillegg til at faddersjefen selv bist?r i gjennomf?ringen.
- Forslag til fordeling av frivillige:
- HF: 5 + faddersjef
- SV: 5 + faddersjef
- MN: 5 + faddersjef
- UV: 3 + faddersjef
- JF: 4 + faddersjef
- TF: 2 + faddersjef
- MED: 2 + faddersjefer
- OD: 0 (kommer ikke til ? bestille Blindern Games)
De ?vrige arbeidsoppgavene blir st?ende:
- Promotere fellesarrangementer for nye studenter og studiestartorganisasjonen p? fakultetet, ved ? legge arrangementene inn p? nettsider.
- Informere om og forankre fellesarrangementene i studiestartorganisasjonen p? fakultetet (i m?ter, gjennom fadderoppl?ring og i sosiale medier).
- Bist? faddersjefsekretariatet med ideer til promotering av fellesarrangementene
HF jobber med organiseringen p? fakultetet slik at det blir en fadderkoordinator p? hvert program. Hvis dette g?r som planlagt vil det gj?re at HF kan stille med s? mange personer som det er ?nsket i forslaget.
JUS meldte tilbake at vi kan ikke ha en formulering som alltid forplikter fakultetene til ? bidra til et fellesarrangement, dersom dette i fremtiden vil kunne kollidere med egne arrangement. Vi jobbet veldig mye med mandatet og rollefordelingen i en workshop i v?r, og b?r tenke oss godt om f?r vi gj?r endringer p? det.
Malin presiserte at dette forslaget kun er ment for ? teste ut l?sningen for studiestart h?sten 2018. Vi krever ikke at dette forslaget legges inn som et fast punkt i ansvar og rollefordeling, eller at mandatet skal endres.
OD kan ikke forplikte seg til antall frivillige, da de sannsynligvis ikke kommer til ? legge Blindern games i sitt studiestartprogram, fordi det kolliderer med lokalt arrangement. For OD ville det v?rt lettere ? bidra med ressurser p? Studentslippet, som er p? en l?rdag.
MED m? avklare om helseledelse ?nsker ? ha Blindern Games p? sitt studiestartprogram, og hvis det er ?nskelig vil de mest sannsynlig kunne bidra med personell.
N?r det kommer til kick-off for faddere kan SKS p?ta seg ansvaret for den praktiske planleggingen av dette arrangementet, s? vel som utgifter, men det forutsetter at faddersjefene bist?r i gjennomf?ringen. Det fungerte fint i ?r.
JUS har egen kick-off p? fakultetet, s? de deltar ikke p? felles kick off.
Malin presisterte at fakulteter som ikke deltar p? kick-off heller ikke trenger ? stille med man power.
SKS ber om at fakultetene sender tilbakemelding p? forslag til fellesarrangement h?sten 2018 og forslag til arbeidsfordeling for Blindern Games innen 1.desember. Det er ?nskelig med tilbakemelding uavhengig om man har noen innvendinger.
MN ba om ? f? en kort innf?ring i sikresiden.no. Nettstedet gir oppl?ring og hjelp med hva ansatte og studenter skal gj?re forebyggende og i en akutt situasjon. De sorte ikonene er forebyggende oppl?ring, mens de r?de ikonene er for retningslinjer til akutte situasjoner som vold, trusler, brann, f?rstehjelp etc. Under fanen for forebygging finner man informasjon om hvordan v?re en trygg fadder. Her finner dere en instruks om hvordan man lagrer siden som bokmerke/snarvei: http://www.uio.no/for-ansatte/enhetssider/beskjed/2017/sikresiden.html
4) Fakultetenes evaluering av studiestart h?st 2017: (15-20 min)
Har dere tilbakemeldinger/erfaringer som dere vil dele med gruppa? (diskusjonssak)
JUS har igjen f?tt tilbakemelding p? at de internasjonale studentene ?nsker ? bli bedre kjent med norske studenter. De nye norske studentene har ikke savnet dette. Det er vanskelig ? skape en m?teplass for to grupper som har s? forskjellige behov.
Det er fint at man klarer ? rekruttere de norske stuntene til ? ha ansvar eller roller i arrangementer for internasjonale studenter, men tror det er viktig ? ha arrangement der norske studenter ikke har noen ansvar, slik at studentene kommer p? samme "niv?".
Flere internasjonale studenter p? JUS ble oppfordret til ? ikke dra p? velkomstseremonien, s? dette m? tas tak i.
HF har sendt ut evaluering til nye studenter og faddere, og f?tt veldig mange svar. Har ikke f?tt bearbeidet resultatet enda, men forel?pig er det mange gode tilbakemeldinger. En del studenter var misforn?yde med at de ikke kom inn p? arrangementet Beach Bonanza, da det ikke var nok kapasitet p? Uglebo. Mange gode tilbakemeldinger p? Studentslippet og stor bedring fra i fjor.
MN har stort sett f?tt gode tilbakemeldinger i sine evalueringer. Hadde en hendelse p? geofag der en student hadde klatret p? en bygning og falt ned og sl?tt seg. Hendelsen ble godt h?ndtert, fordi studentene visste hva de skulle gj?re.
5) Evaluering fra Faddersjefnettverket og Faddersjefsekretariatet v/ Malin (15-20 min)
Les fullt referat fra evalueringsm?te i faddersjefnettverket her
Velkomstsermonien: Vanndunkene m? merkes bedre. Musikken kan v?re mindre pomp?s.
Blindern Games: Godt forn?yde. Faddersjefnettverket ettersp?r en tydeligere arbeidsinstruks for de frivillige. ?nsker en bedre gjennomgang av beredskapsrutiner. De som g?r med gule vester f?r man automatisk et ekstra ansvar hvis noe skjer.
Studentslippet: Kom 5000 deltakere. Neste ?r m? kapasiteten p? de ulike postene ?kes. Noen studenter var veldig skuffet over at Skrik og Madonna ikke var utstilt p? Munchmuseet. Det er ?nsket at det er fri inngang p? Neuf for alle med Studentslippet-b?nd.
SKS vil jobbe for fri inngang p? Neuf til alle deltakere p? Studentslippet.
Kick off for fadderne: Lang dag, men ellers gode tilbakemeldinger. Veldig godt oppm?te.
Fadderkursmanualen: Fint ? ha noe ? jobbe etter, uheldig med reklame fra Akademika.
Behov for kompetanseheving: Regler for skjenkebevilgning og tilrettelegging for de med nedsatt funksjonshemming
JUS melder at det er en utfordring at studentene med tilretteleggingsbehov ikke gir beskjed om deres behov p? forh?nd.
HF har en del erfaring med studenter med tilretteleggingsbehov da de f?r mange av disse potensielle studentene p? veiledning, men det viktigste er nok ? briefe fadderne godt p? rutinene omkring dette.
JUS: Det er viktig at studentene med tilretteleggingsbehov f?ler at de er en fullverdig del av gruppen. Det er en utfordring ? tilrettelegge for rullestolbruk i de gamle byggene uten heis.
Nasjonalt faddersjefseminar: Middels utbytte. Foresl?s sl?yfet til fordel for et lengre faddersjefseminar.
Det ble foresl?tt ? legge inn et ekstra dagsseminar uten overnatting i oppl?ringen av faddersjefene.
MN, HF og SV inviterte ? ?r Lykkepromille til UiO ettersom deres faddersjefer ikke kunne reise til Bergen.
F?rstehjelpskurs: Viktig at vi tilbyr dette. ?nskes at vi setter dato tidlig slik at s? mange som mulig f?r mulighet til ? delta. Dersom det er kapasitet b?r vi vurdere ? tilby dette kurset for fadderkoordinatorene p? de ulike studieprogrammene ogs?.
Samarbeid med Chateau Neuf: Mange d?rlige tilbakemeldinger. Fikk mail om armb?ndsinformasjon og program alt for sent. De kom aldri med det de lovet da vi hadde m?te med dem i v?r, som var bestillingsskjema, tidlig program og oversikt over hvilke rom som var leid ut n?r. Tilbakemelding fra faddere og nye studenter om at vaktene er ubehagelige og til tider kan virke maktmissbrukende.
HF legger ingen av arrangementene sine til CN og det er helt bevisst. Det er veldig problematisk at Studentersamfundet oppf?rer seg s? d?rlig mot studentene v?re, som er deres prim?rm?lgruppe.
I lys av dette ?nsker JUS at det gis en tydelig tilbakemelding der vi refererer til v?rens m?te, og si at vi er utrolig skuffet over at tilbakemeldingene ikke har blitt fulgt opp.
Hovedproblemet er at dette er det eneste lokalet som kan brukes for ? samle de nye studentene uten ? bruke mye penger. Spesielt n?r det kommer til studiestart p? v?ren.
Det er ?nskelig ? se p? alternative lokaler til CN. JUS og HF foreslo at UiO kan drive et eget telt.
Rus og alkohol: Noen fakultet vil komme til ? inng? kontrakt med sine faddere fordi de har opplevd at enkelte har tr?kket over streken for hva som er greit n?r det kommer til rus og alkohol. Det vil gj?re det enklere for dem ? ta fra faddere retten til ? v?re fadder dersom det er behov for det. Ellers m? det legges sterkere vekt p? at det faktisk kan forekomme situasjoner der faddere g?r over streken, og man m? som faddersjef forberede seg p? at det kan skje og at man kan havne i ubehagelige og konfronterende situasjoner der man m? si ifra. Disse situasjonene kan oppst? p? kveldstid og i alkoholp?virket tilstand. Ellers burde man som faddersjef pr?ve ? gj?re seg tilgjengelig for fadderbarna slik at de t?r ? si ifra til faddersjefene om eventuelle problemer med faddersjefer og eller lignende.
6) Faddergoder v?r 2018 v/Malin (5 min)
Malin sendet ut info p? e-post.
7) Markedsf?ring av fellesarrangementer: Hvordan jobber fakultetene med sosiale medier under studiestart? v/Malin (5 min)
AF ?nsker at fakultetene skal dele en post per fellesarrangement. SoMe-redaksjonen i SKS kan bist? med innhold til poster hvis det er behov for det.
Studiestartskoordinator p? HF har ikke tilgang p? facebook.-kanalen p? fakultetet. Forst?r ikke hvordan de som jobber med sosiale medier tenker i forhold til studentene, da lite innhold p? facebook-kontoen er rettet mot denne gruppen. Sandra sender lenken til facebook og ber de dele det, men ofte blir det ikke gjort.
JUS har ikke promotert f.eks Blindern Games p? facebook, fordi arrangementet ikke henvender seg til hele m?lgruppen for siden, men kun nye studenter. De er mer positive til ? dele generelt innhold om studiestart, glimt fra campus osv. Mener at studentene f?r informasjon om arrangementene gjennom studiestartsinformasjonen p? nett.
Malin fortalte at facebook-siden til UiO f?r enormt mange ny f?lgere i l?pet av sommeren, og at de nye studentene p? dette tidspunktet leter etter informasjon om hva de kan forvente i studiestart. De "gamle" studentene engasjerer seg lite i det som skjer p? siden p? dette tidsrommet, de er i feriemodus.