Agenda
1) Fellesarrangementer i studiestart v/ Malin og Marte (SKS) (10-15 min.)
- Kort orientering om resultater og bes?kstall p? de ulike arrangementene:
Kick-off: Godt bes?kt, gode tilbakemeldinger. Vellykket ? flytte arrangementet fra CN til Blindern. Tidvis mye trykk. Det gikk 1200 p?lser. Avhengig av at faddersjefene bidrar til grilling og servering. Positivt med bes?k fra rektoratet, det har en viktig symbolsk verdi. P? kvelden var det avtalt at RF-kjelleren skulle holde ?pent. Der ble det fullt.
Velkomstseremoni: Omtrent like mange studenter som i fjor. Avvikling av gratis t-banebillett ser ikke ut til ? ha p?virket bes?kstallet. Avgj?rende at studentene m?ter opp i god tid. Mange faddergrupper var for sent ute og rakk ikke ? stille opp i tid til prosesjonen. Veldig varmt v?r, to studenter besvimte. Disse ble ivaretatt av SiO helsepersonell. Neste ?r b?r vannstasjonene skiltes bedre, ikke alle fikk med seg at det var vann tilgjengelig. Kan man gi slike beskjeder fra scenen?
Blindern Games: Gikk over all forventning. Vanskelig ? estimere bes?kstall, men minst 3000. Foodtruckene omsatte for til sammen 36.000. Mer bredde i tilbudet enn i fjor. Lite alkohol, mest lek og idrettsglede. Ingen skader. Fikk mye oppmerksomhet i sosiale medier.
UV: Godt forn?yde med at dagen ble lagt p? torsdag slik at de fikk deltatt.
Studentslippet: 5000 adgangsb?nd utdelt. I fjor var det 800. UiO godt representert med b?de norske og internasjonale studenter. Mange kom med faddergruppene sine. De mest popul?re postene var b?ttur i fjorden, quiz p? Kulturhuset, is p? toppen av siloen og museene. Stor interesse for guidede turer blant de internasjonale, mindre fra de norske.
Foreningsdagen: Organisert av SiO. Alltid popul?rt. Mange finner en forening. D?rlig luftkvalitet i idrettsbygningen. Rotete organisering av ?pningen, har forbedringspotensial.
Podcast med RUStelefonen: Smekkfullt 5 min etter d?rene ?pnet. Vanskelig for SKS ? organisere fellesarrangementer i s? sm? lokaler som dette. Fortsetter Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@et med RUStelefonen og ser p? muligheten for ? bruke dem som ressurs p? faddersjefseminaret.
L?rdagsr?det: 500 deltakere og fullt. Proffe folk i NRK. Mange gode tilbakemeldinger. Utfordrende ? finne lokaler p? UiO med nok kapasitet.
JF: Bra med noen mindre arrangementer i forlengelse av studiestart. Avgj?rende at dette ligger til uke 2.
MN: Positive til arrangementet. ?nsker at SKS jobber med ? avklare slike arrangementer p? et mye tidligere tidspunkt.
Andre fellesarrangementer for internasjonale studenter v/Marte (SKS):
Meet and greet service: I ?r Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med HIOA hvor frivillige tok i mot studentene p? Gardermoen og p? Oslo S. Ca 600 deltakere.
First night in Oslo: F?r sommeren s? Knutepunktet at vi hadde noen ekstra midler i budsjettet for sosiale arrangementer for de internasjonale studentene. Vi bestemte derfor at vi ?nsket ? lage et arrangement p? kveldstid p? fredag f?r studiestart, da dette har blitt etterspurt av studentene tidligere. Vi vurderte det som et godt tiltak for masterstudentene som ikke har fadderordning. Fakultetene ble orientert om arrangementet 14.juli. Lokalet p? Escape tok 200 personer, og vi antar at vi hadde 260-300 bes?kende i l?pet av kvelden. Det er tydeligvis behov for ha et tilbud fredag kveld, s? det ?nsker ? se p? hvordan vi kan utvikle dette arrangementet. Vi forst?r at det ble kort varsel for fakultetene, og da det derfor ikke ble lagt inn i arrangementkalenderen p? nett.
JUS: Veldig kort varsel om arrangementet "First night in Oslo". Usikker p? om hun ville sette dette p? programmet, da hun var usikker p? hva dette arrangementet var.
Kommentar SKS: Det er veldig forst?elig, og neste gang arrangementet legges ut samtidig som alle andre fellesarrangementer.
Orientation Day: ca 700 deltakere. Fungerte godt ? ikke servere lunsj. Neste ?r vil vi invitere flere til ? ha stand i fojaeen. I ?r var vi redde for at det skulle bli for trangt og lite hensiktsmessig, men det fungerte veldig godt. Vi skal ogs? gj?re en bedre jobb med merking av veien til Chateau Neuf neste ?r samt legge ut programmet tidligere.
Politiregistrering og hjelp til oppmelding p? norskkurs: Begge arrangementene ble holdt i Flerbrukshallen i Idrettsbygningen. Neste gang vil ILN ha registreringshjelp p? en PC-stue. Registreringen med politiet gikk veldig bra.
2) Evaluering semesterstart h?st 2017 (diskusjonssak) (30 min)
- Er det noe som har v?rt veldig bra/mindre vellykket som fakultetene ?nsker ? trekke fram? (kort runde rundt bordet)
JF: Balansen av informasjon som skal gis til de nye studentene er utfordrende. Har f?tt svingene tilbakemeldinger fra studentene p? om de er forn?yde med informasjonen de f?r i forkant av studiestart eller ikke. F?tt klager p? manglende informasjon som faktisk har blitt sendt ut per epost.
Flere jus-studenter deltok p? Blindern Games enn i fjor. Arrangementet trekkes frem som noe av det studentene var mest forn?yde med.
Felles hagefest l?rdag 19.august, der det dessverre ikke er plass til alle. Synes det er uheldig at Chateau Neuf tar inngangspenger til festen p? kvelden.
Kommentar fra Malin (SKS): Pr?ver ? g? i dialog med DNS om at studenter med studentslipp-b?nd kan komme gratis inn p? CN selv om de ikke deltar p? stand-up.
MN: Har jobbet mye med ? stramme inn organisasjonen som jobber med studiestart p? fakultetet. Den sterke stoltheten og tilknytningen studentene har til sitt program gj?r det utfordrende ? skape godt Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ p? tvers av programmene. Har f?tt god dreis p? faddersjefnettverket p? fakultetet i ?r. Det er et m?l at dette arbeidet skal forplante seg til at MN kan v?re mer aktive i faddersjefnettverket sentralt.
Opplever at det er vanskelig ? rekruttere faddere til ?rsenheten i realfag. P? grunn av den sterke programtilknytningen vil ikke de andre programmene gj?re noe for ?rsenheten. 50 studenter fra ?rsenheten melder seg p? fadderuken, men s? mange som 80-90 m?ter opp. Det gj?r det utfordrende ? lage et godt tilbud for denne gruppen.
Har f?tt veldig gode tilbakemeldinger p? Blindern Games.
Et ?nske om mer innhold p? engelsk p? velkomstsermonien.
RF-kjelleren hadde for f?rste gang satt opp et telt utenfor VB. Dette var middels godt bes?kt i ?r, men skal utvikles videre. Ser at det er et behov for et pauseareal for studentene.
Det ble organisert en fadderordning p? masterniv? p? biovitenskap som fungerte godt. Ser p? mulighetene for en utvidelse av dette tilbudet.
Evaluering av studiestart p? MN skjer ikke f?r 28.september p? grunn av programseminarer p? alle programmer i september.
Innspill fra JUS: Er det mulig ? gi Realistforeningen ansvaret for organisering av fadderopplegg for ?rsenheten? En god id¨¨ som skal tas med videre i evalueringen.
Dette semesteret tok mange av studieprogrammene i bruk videohjelp for registrering i Studentweb. Programmene sendte ut epost med link til videoen. Matematikk og informatikk la inn registrering p? Studentweb som eget arrangement i studiestartprogrammet. Det var ogs? et tilbud om drop-in registreringshjelp i MN-studieinfo onsdag 16.august. Opplevde at disse tiltakene reduserte antall henvendelser om akkurat dette temaet.
UV: Forn?yde med ?rets studiestart. Stor suksess med velkomstm?te med bli kjent leker f?rste dag, og informasjonsm?ter dagen etterp?.
Studentene organiserte spontant et eget fadderopplegg for de nye masterstudentene p? pedagogikk. Kom litt p? tampen, ble ikke forankret godt nok, men ser at det er behov for en fadderordningen for masterstudenter.
Godt forn?yde med de sentrale arrangementene, spesielt Blindern Games.
Infosenteret serverte boller og kaffe to av dagene i studiestart. Godt mottatt og billigere enn ? servere matpakker som har blitt gjort tidligere. Positivt ? trekke infosenteret ut i foajeen, godt mottatt, mye henvendelser.
Bedre oppslutning om Forsker Grand Prix i ?r. Deltok like mange studenter som ansatte, i motsetning til i fjor hvor det var klar overvekt av ansatte.
I evalueringen fra studentene kommer det dessverre fortsatt tilbakemeldinger p? at det er for mye alkohol i fadderuken.
P? UV har man blandede faddergrupper med b?de norske studenter og utvekslingsstudenter. Det fungerer ikke alltid like godt. Mange vegrer seg for ? snakke engelsk og dynamikken i gruppen er krevende for mange.
Pedagogikk lanserte i ?r tilbudet "Fadder pluss" som en utvidet fadderordning hvor noen faddere skulle f? et ekstra ansvar for ? f?lge opp nye studenter faglig og sosialt gjennom f?rste semester. Det ble arrangert forelesninger som skulle forberede studentene bedre til studiene: Hva vil det si ? v?re student? Hvordan l?re av forelesninger? Studieteknikkurs osv. Ideen var god, men det fungerte det d?rlige i praksis. Programmet var ikke godt gjennomtenkt, fadderne fikk lite oppl?ring i hva de skulle gj?re. M? vurdere videre prosess.
OD: Det ble for f?rste gang arrangert et eget velkomstm?te for Odontologi som fungerte godt. Felles fest for odontologi og tannpleie p? fredagen, Bedre oppm?te enn tidligere.
Odontologi skal n? ansette en egen faddersjef som skal inn i faddersjefnettverket.
- Hvordan har fakultetene opplevd aktiviteter fra eksterne akt?rer rundt studiestart? F. eks NTL, SiO, Sykkelprosjektet etc.
Malin: Policy er at alle som ?nsker ? ha en stand eller drive utadrettet virksomhet til studentene ved UiO, m? s?ke om tillatelse til Eiendomsavdelingen. Studiestartkoordinator i SKS f?r tilsendt disse foresp?rslene for ? sikre kontroll over aktivitetene i studiestart, spesielt p? Fredrikkeplassen. Det er likevel utfordrende at SKS ikke klarer ? fange opp henvendelser som sendes direkte til fakultetene. Dersom dere f?r henvendelser fra akt?rer som ?nsker ? st? p? stand p? Frederikkplassen eller under fellesarrangementer kan disse sendes direkte til studiestartskoordinator i SKS.
Vi opplever at det blir mer og mer rekrutteringsvirksomhet, og det er bred enighet i nettverket om at man ?nsker ? minimere slik virksomhet i studiestarten. SKS ser p? muligheten for ? stramme inn rutinene i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med Eiendomsavdelingen.
OD: I ?r kom Fagforbundet uanmeldt til informasjonsm?tet til tannpleie. De ?nsket ? komme inn og fortelle om seg til de nye studentene. Ble sendt bort.
JUS: Mye reklame i fadderuken, men p? egne premisser. Noen akt?rer g?r utenfor kanalene, for eksempel en bokhandel som plutselig setter opp stand i et lokale. Dette aksepteres ikke. Godtar ikke stands, men godtar reklame p? f. eks t-skjorter.
MN: Det er lettere ? avvise akt?rer dersom man kan tilby et annet tidspunkt. Uting at studentene skal eksponeres for eksterne akt?rer i den f?rste uken.
Kommentar Malin: Vi kan pr?ve ? finne bestemte dager der forbundene f?r st? samlet.
JUS: Forslag om ? henvise forbund til Foreningsdagen.
Kommentar Malin: Lite trolig at dette er gjennomf?rbart. Stor p?gang blant foreningene for ? delta, ikke alle f?r plass. Akt?ren m? v?re registrert som forening hos SiO for ? kunne delta.
UV: Pedagogstudentene stod utenfor Helga Engs hele de to f?rste ukene. Var kun invitert til ? ha stand p? UV-dagen p? onsdag.
Malin: Hvis dere opplever u?nsket eller ukjent aktivitet fra en ekstern akt?r kan dere kontakte Eiendomsavdelingen og be dem f?lge opp/fjerne. Alle som har tillatelse skal kunne fremvise denne.
3) Internasjonale studenter og studiestart (diskusjonssak) (15 min). Diskusjonssaken i sin helhet utgikk pga d?rlig tid. SKS ber om at fakultetene som har tilbakemeldinger sender dette per epost.
- Hvordan har studentene opplevd informasjon om studiestart? (er det informasjon som har v?rt savnet?)
- Hvordan har fellesarrangementene blitt mottatt: First night in Oslo, Meet&Greet, Orientation day? Ble ikke diskutert p? m?tet.
- Hvordan har det fungert med brukernavn/passord?
Orientering fra Marte i SKS:
I begynnelsen av juni sendte SKS henvendelse til USIT der vi forespurte om SMS med brukernavn kunne sendes til de internasjonale studentene og dette ble innvilget av USIT og SSD/AF. Da SMS'ene ble sendt ut viste det seg at USIT ikke hadde tilpasset disse SMS-ene til brukerne som har engelsk som m?lform da SMS-en var skrevet p? norsk med lenke til en norsk nettside om "Ny bruker". P? dette tidspunktet var det ingen tilsvarende nettside p? engelsk. Dette skapte naturligvis en del henvendelser. For ? pr?ve begrense antall henvendelser til infosentrene og lokale IT-tjenester sendte Knutepunktet ut epost til alle nye internasjonale studenter med en instruks om hvordan de kunne sette passord selv, og hva de skulle gj?re dersom de ikke hadde f?tt SMS.
SKS er i dialog med USIT for ? sikre deres informasjon blir korrekt og mer brukervennlig for v?rens nye studenter, og vi har f?tt beskjed om at SMS'en med brukernavn da vil v?re tilpasset m?lformen til den enkelte student.
4) Fadderordning (diskusjonssak) (15 min)
- L?nn, retningslinjer, roller
MN: Har bedt fakultet om tillatelse til ? gi 15% av l?nnstrinn 40. Er opptatt av at studentene skal ha l?nn og arbeidsrettigheter. Det er viktig med ordentlige timekontrakter. Grunnen til at man argumenterer for ? l?nne dette vervet er fordi vervet i praksis fungerer som en administrativ stilling p? fakultetet. Fadderordningen er integrert i arbeidet som instituttet gj?r med studiestart. Kan ikke p?legge studentene slikt ansvar uten ? l?nne dem for innsatsen.
UV: Ledelsen bruker som argumentasjon at UV er et lite fakultet og at arbeidsmengden for faddersjefene derfor er lav. Vi vet at det ikke stemmer. De jobber like mye som alle andre og b?r l?nnes deretter.
JUS: Faddersjefene p? fakultetet er frivillige uten l?nn. Utfordrende ? forklare dem hvorfor de ikke f?r l?nn n?r de andre f?r det. Jo h?yere l?nn de andre faddersjefene f?r, jo mer vanskelig blir det for oss. JF har ikke midler til ? l?nne faddersjefene slik andre fakulteter kan. Driftes i stor grad av spons. At faddersjefene ikke l?nnes gj?r det ogs? krevende med like mye inn i det sentrale arbeidet.
Malin (SKS: Kan tilpasse hva vi krever av personressurser fra JF.
MED: 10% stilling i l?nnstrinn 33. Ansettelse i 12-13 m?neder. En faddersjef med fadderkoordinatorer under.
Malin (SKS): Faddersjefssekretariatet har meldt tilbake at rolleavklaringen mellom dem og faddersjefene p? fakultet er noe uklar. Siden faddersjefsekretariatet ikke lenger skal lede, men bist? faddersjefene i sitt arbeid, er det uklart i hvilken grad de kan delegere arbeid til faddersjefene og sette foten ned dersom noen ikke leverer. Videre ?nsker SKS at faddersjefene frigj?res ytterligere fra planlegging av fellesarrangementene utover m?ter i faddersjefnettverket. Tanken er at faddersjefnettverkets bidrag til fellesarrangementene er innspill i m?ter, promotering, markedsf?ring og forankring ute p? fakultet. I tillegg forventes det at faddersjefene jobber p? Blindern Games og Kick-off, og at de stiller med ekstra frivillige Blindern Games. Her kan vi gjerne sette opp en oversikt over hvor mange personer hvert fakultet skal stille med.
5) Forslag til fellesarrangementer h?st 2018 v/Malin (SKS) (5 min)
Malin sender ut orientering p? epost. Foresl?r de samme fellesarrangementene for h?st 2018, og p? de samme ukedagene (Velkomstseremoni, Blindern Games Studentslippet, Foreningsdagen) Det er ogs? et ?nske om videref?re kick-off for fadderne.
6) Semesterstart og fellesarrangementer v?r 2018 v/Marte og Malin (SKS) (5 min)
Malin sender ut vedtatte arrangementer. Nettverket ?nsker at arrangementet legges ut p? nett s? fort som mulig.