Internt regelverk for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved UiO

1. Reglement og retningslinjer

UiOs interne retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper er basert p? f?lgende reglement og retningslinjer:

1.1 Overordnet reglement og retningslinjer

• Lov om aksjeselskaper (Aksjeloven, fastsatt 13.06.1997 med endringer, senest 01.07.2014)
• Reglement for ?konomistyring i staten (fastsatt 12.12.2003 med endringer, senest 18.09.2013)
• Reglement om statlige universiteters og h?yskolers forpliktende Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13, fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra 01.09.2013)
• Retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper (fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra 01.01.2008)
• Meld. St. 27 (2013-2014): Et mangfoldig og verdiskapende eierskap
• Instruks om Riksrevisjonens virksomhet (forskrift vedtatt av Stortinget med virkning fra 01.07.2004)
• ?rlig tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet

1.2 UiOs interne instrukser og retningslinjer

• Hovedregler for ?konomiforvaltningen ved UiO (fastsatt av Universitetsstyret 02.12.2014)
• Delinstruks for ?konomiforvaltningen ved UiO (fastsatt av Universitetsdirekt?ren 08.02.2006)

2. Interne rutinebeskrivelser for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper

Retningslinjene er f?rst og fremst regulert gjennom Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og h?yskolers forpliktende Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13), og s?rskilte retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper.

De interne rutinebeskrivelsene er i hovedsak bygd opp rundt hovedomr?dene:

• Erverv av aksjer
• Institusjonens ansvar for ut?velse av eierskap i aksjeselskaper
• Rapportering

2.1 Erverv av aksjer

Etablering av eierskap

UiO er gjennom s?rskilt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet gitt myndighet til ? organisere virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe seg eierposisjon i andre selskaper. Vedtak om opprettelse eller eierskap i aksjeselskaper skal besluttes av universitetsstyret. Dette gjelder ogs? utvidelse av aksjekapital /endring av eierandel i eksisterende aksjeselskaper.

Hvis UiO ?nsker ? opprette eller delta i eiendoms- eller infrastrukturselskaper som reelt har en st?ttefunksjon for UiOs oppgaver, m? det s?kes om tillatelse til dette fra Kunnskapsdepartementet. UiOs forpliktelser overfor et slikt selskap skal dekkes innenfor UiOs ?konomiske ressurser.

Finansielle plasseringer i eiendom, aksjeselskap eller annen virksomhet med det form?l ? sikre UiO ?konomisk fortjeneste, anses ikke ? ha faglig interesse. Dette gjelder selv om fortjenesten kan brukes til ? styrke den faglige aktiviteten ved UiO.

Kapitalinnskudd skal som hovedregel dekkes av UiOs virksomhetskapital. Unntaksvis kan Kunnskapsdepartementet s?kes om bevilgning for ? dekke kapitalinnskuddet. Det er ikke adgang til ? benytte tingsinnskudd.

Eventuelle eierposisjoner skal fremg? av UiOs virksomhetsregnskap.

N?r UiO organiserer aktivitet i egne rettssubjekt, skal det brukes aksjeselskap som organisasjonsform.

Dersom UiO i fellesskap med andre statsinstitusjoner oppretter et selskap, eller kj?per aksjer i selskap der staten eier aksjer, skal det inng?s en avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Kunnskapsdepartementet skal ha melding om dette senest innen 14 dager fra ervervet.

2.2 Samarbeidsavtaler med aksjeselskaper

Ved beslutning om Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtaler med aksjeselskaper skal f?lgende kriterier legges til grunn:

1. Samarbeidet skal v?re av faglig interesse for UiO, og aktiviteten skal styrke UiOs evne til ? utf?re prim?roppgavene.
2. Fagmilj?er internt ved UiO skal involveres i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@et. Et hovedform?l med ? inng? Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ skal v?re at kvaliteten p? aktiviteten i interne fagmilj?er blir bedre som resultat av Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@et.
3. Samarbeidet skal ikke svekke UiOs faglige uavhengighet.
4. Samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar UiOs ?konomiske interesser.
5. UiO kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ende virksomhet. Samarbeidende virksomhet m? fullt ut dekke de kostnader som f?lger av dets aktivitet.

Samarbeidet skal nedfelles i en skriftlig avtale (Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtale).  Universitetsstyret - eller annen instans etter delegasjon fra styret - inng?r slik avtale. Universitetsstyret delegerer med dette denne fullmakten til universitetsdirekt?ren.

Avtalen skal minst omfatte f?lgende forhold:

1. ?konomi
   Avtalen skal regulere de ?konomiske forholdene mellom UiO og Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ende virksomhet.
2. Personalforhold
   I den utstrekning ansatte ved UiO skal utf?re arbeid for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ende virksomhet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom partene.
3. Styredeltakelse
   UiOs ansatte kan delta i styret til Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ende virksomhet. Eventuell styredeltakelse skal fremg? av avtalen.  Rektor kan ikke inneha slikt verv, med mindre det er et selskap som fullt ut eies av staten.

Andre forhold av betydning for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@et skal innarbeides i avtalen.

2.3 Ut?velse av eierskap

Kunnskapsdepartementet har gitt universitetet myndighet til ? forvalte statens eierinteresser p? vegne av departementet.  Universitetsstyret er ansvarlig for at ut?velse av eierskap skjer i henhold til departementets s?rskilte retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Som aksjeeier skal UiO forvalte statens eierskap i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler, og innenfor Stortingets forutsetninger og vedtak.  Eierrollen skal ut?ves i samsvar med aksjelovens bestemmelser og selskapenes vedtekter.

Deltakelse i selskapenes generalforsamlinger          

UiO skal sikre ? motta relevant, oppdatert og korrekt informasjon om selskapene for ? kunne vurdere sakene som generalforsamlingen skal behandle. Dette danner grunnlag for formell ut?velse av eierrollen i generalforsamlingen, eventuell fremlegging av saker av viktighet for statsr?den, oppf?lging av stortingsforutsetninger og -vedtak, samt oppf?lging av eventuelle krav til avkastning og utbytte.

UiO har f?tt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet til ? innkalle til generalforsamling i heleide aksjeselskaper. Generalforsamling skal avholdes innen 31.mai hvert ?r.

Universitetsstyret har delegert generalforsamlingsfullmakten til rektor.

Oppnevning og oppf?lging av styret

Eierrollen inneb?rer ? sikre at styresammensetningen er hensiktsmessig i forhold til selskapets form?l og eierskap.

Universitetet legger vekt p? at styresammensetningen skal v?re kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskaps egenart. I tillegg skal styret i selskapet v?re sammensatt for ? sikre at det har best mulig administrativ, ?konomisk og organisasjonsmessig innsikt. Det skal v?re god kj?nnsbalanse i styret.

Eierrollen inneb?rer ? f?re kontroll med at selskapets styre i sitt virke sikrer at selskapet utvikler seg og driver i samsvar med eiernes forutsetninger, slik disse er kommet til uttrykk gjennom vedtak i generalforsamlingen og i selskapets vedtekter.

Styrer i selskaper kontrollert av universitetet skal som hovedregel ikke styreforsikres som f?lge av at staten er selvassurand?r. Det kan inng?s avtale om skadesl?sholdelse for interne og eksterne styremedlemmer. 

M?l- og resultatoppf?lging

Universitetsstyret skal fastsette resultatm?l for sitt eierskap. UiO skal foreta en vurdering av selskapenes oppn?dde resultater, drift og ?konomi i forhold til m?l som er satt for selskapene og sikre at prinsippene for god eierstyring i staten er ivaretatt.

UiO skal ogs? foreta en vurdering av selskapets ivaretakelse av samfunnsmessig ansvar og oppn?else av sektorpolitiske m?l. Det skal foretas en selvstendig vurdering av selskapets ikke-forretningsmessige m?l, slik at oppn?dde resultater kan etterpr?ves for de selskapene som i sine vedtekter ikke stiller krav om ?konomisk utbytte.

Vurderingene legges til grunn for ?rlig rapportering fra UiO til Kunnskapsdepartementet om forvaltning av samtlige eierinteresser, samt utkast til beretning til Riksrevisjonen for de selskaper hvor UiO har 50 % eller mer av stemmene, eller hvor staten p? grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse.

Resultater internt ved UiO, som f?lger av eierskap, b?r vurderes regelmessig som del av den ?vrige m?l- og resultatstyringen. 

2.4 Rapportering

UiO skal hvert ?r utarbeide en oppdatert oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der UiO har f?tt fullmakt til ? forvalte aksjer p? vegne av staten. Av oversikten skal det fremg? selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet og en kortfattet oversikt over selskapets form?l og virksomhet.

Oversikten skal danne grunnlag for departementets videre rapportering til Stortinget, statsregnskapet og Riksrevisjonen. Opplysningene skal sendes departementet og selskapsdatabasen hos Database for statistikk om h?gre utdanning (DBH) innen den frist og i tr?d med de retningslinjer departementet fastsetter.

Kunnskapsdepartementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter av viktighet i selskapene, og som har betydning for ? sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes p? en forsvarlig m?te.

For selskaper der flere statsinstitusjoner har aksjer, skal rapportering skje av den institusjon som er satt til ? ivareta statens eierskap.         

Universitetsstyret skal ?rlig bli orientert om UiOs eierinteresser i form av en oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der universitetet har f?tt fullmakt til ? forvalte aksjer p? vegne av staten. Av oversikten skal fremg?:

• selskapets aksjekapital
• statens eierandel i selskapet
• en kortfattet oversikt over selskapets form?l og virksomhet
• andre forhold av betydning

Eventuelle eierposisjoner skal fremg? av UiOs virksomhetsregnskap.

Spesielt om aksjeselskaper der UiO har 50 % eller mer av stemmene, eller hvor staten p? grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse

Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen skal p? et s? tidlig tidspunkt som mulig orienteres om tidspunkt for avholdelse av generalforsamling.  For disse selskapene skal Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen ha kopi av innkalling til generalforsamlingen. Riksrevisjonen har rett til ? v?re tilstede p? generalforsamlinger som er heleid av staten. 

UiO skal senest syv dager etter avholdt generalforsamling oversende til Kunnskapsdepartementet utkast til en beretning til Riksrevisjonen.  Beretningen skal gi informasjon om hvert enkelt selskaps m?l- og resultat-oppn?else, samt vurdering av statens eierstyring. Sammen med beretningen skal ogs? oversendes ?rsberetning, ?rsregnskap, revisors beretning og protokoll fra generalforsamlingen. 

For de selskaper som er heleid av staten, skal Riksrevisjonen rutinemessig ha tilsendt fullstendige utskrifter av m?teprotokoller fra m?ter i samtlige styrende og kontrollerende organer i virksomheten.

2.5 Salg av aksjer

Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Salg av aksjer skal behandles som eksterne inntekter og kan benyttes til institusjonens drift, men ogs? til kapitalinnskudd. Resultatet av aksjesalg, hvor aksjer er finansiert over UiOs virksomhetskapital, vil inng? i UiOs virksomhetskapital.