1. Refusjonsordningene ved UiO
UiO dekker elektroniske tjenester for enkelte av sine ansatte. Ordningen kan deles inn i to hovedkategorier: faste og sporadiske refusjonsordninger.
1.1 Godkjenning
- Lokal enhet skal godkjenne utgifter til elektronisk kommunikasjon f?r de p?l?per. Dette gjelder ogs? for enkeltsamtaler, ikke bare n?r man betaler for et abonnement.
- Arbeidsgiver har ansvar for at godkjenning bare gis n?r det foreligger et tjenstlig behov for den ansatte til ? f? dekket tjenesten.
1.2 Bruk av innholdstjenester
Kostnader til innholdstjenester antas ? v?re private kostnader. UiO har derfor besluttet ? opprettholde en restriktiv holdning til bruk av innholdstjenester (for eksempel teletorgtjenester, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv-sendinger og spill) i et bedriftsabonnement for ansatte ved UiO.
1.3 Bel?psbegrenset refusjon
For ? forenkle oppf?lgingen av de l?pende kostnadene til faste abonnement, kan det innf?res bel?psgrenser for hvert abonnement til hver enkelt ansatt. Bel?psgrensen fastsettes av avdelingsleder. Bel?p som overstiger bel?psgrensen vil bli trukket i den ansattes l?nn.
For avtaleinng?else henvises til egne rutiner, samt skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word).
Merk: Dersom det avtales bel?psgrenser, m? den enkelte fakturaen behandles spesielt (manuelt av overordnet og Seksjon for l?nn). Det skal i slike tilfeller benyttes privatabonnement hvor den ansatte betaler fakturaen selv og ber om refusjon av utlegg.
1.4 Faste ordninger
- Bedriftsabonnement (gjelder mobilabonnemnet)
Ansatte med bedriftsabonnement gjennom UiO hvor UiO st?r som mottaker av fakturaen. - Privatabonnement (gjelder andre EK-tjenester)
Ansatte med innvilgede tjenester som selv betaler faktura fra tjenesteleverand?r og sender refusjonskrav via selvbetjeningsportalen.
De to gruppene skal behandles likt skattemessig, men den praktiske behandlingen ved UiO vil v?re forskjellig avhengig av betalingsm?ten.
Ansatte som f?r innvilget fast dekning av e-tjenester m? i utgangspunktet benytte seg av bedriftsabonnementsordningene som UiO har inng?tt med sine tjenesteleverand?rer. Som f?lge av h?ye merkostnader ved behandling av refusjoner knyttet til private abonnement, vil slike ordninger kun unntaksvis bli refundert.
1.5 Sporadiske ordninger
- Dekning i en kort periode
- Refusjon av tilfeldige enkeltsamtaler
Ansatte ved UiO som ikke er en del av den generelle ordningen med bedriftsabonnement, men som likevel sporadisk har f?tt innvilget dekning av utgifter til e-tjenester, f?r dekket dette som utgiftsrefuson i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Dette kan v?re som refusjon av enkeltst?ende tjenestesamtaler p? spesifisert faktura, se beskrivelsen over.
Den ansatte m? innhente bekreftelse fra overordnet/leder p? at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ?nskes dekket f?r kostnader til tjenesten p?l?per, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
2. Praksis og rutiner ved lokale enheter
Eiendomsavdelingen
Kulturhistorisk museum
KHM presiserer UiOs ordning p? f?lgende omr?der:
- Pkt. 1.2 Forbud mot bruk av innholdstjenester
Alle abonnementer ved KHM sperres for bruk av innholdstjenester. - Pkt. 1.3 Bel?psbegrenset refusjon
KHM setter en maksgrense for refusjon av kommunikasjonsutgifter til kr. 2000,- pr. kvartal.
3. N?rmere om ulike refusjonstyper
3.1 Bedriftsabonnement
- Lokal arbeidsgiver inng?r avtale med en leverand?r. N?r det gjelder mobiltelefon skal det bestilles i henhold til UiOs rammeavtaler.
- Skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for l?nn som grunnlag for en fast m?nedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bist?r med ? sende dette inn i ePhorte. - Fakturaer stilet til UiO vil bli betalt via Basware.
- Ved hver periodeslutt skal Seksjon for l?nn motta en spesifisert oversikt fra tjenesteleverand?ren over siste periodes fakturaer. Kostnadene innberettes p? den ansatte i henhold til lister mottatt fra kommunikasjonsleverand?ren. Innberetningen til Skatteetaten foretas periodisk (eller en gang pr. ?r i tilknytning til den ?rlige l?nnsinnberetningen).
3.2 Privatabonnement
- Gjelder faste ordninger der den ansatte som f?r dekket kostnader til e-tjenester selv betaler faktura fra Tjenesteleverand?r og m? opprette krav om godtgj?relse i selvbetjeningsportalen.
- Dette er en avviksordning som kun godtas etter forutg?ende godkjennelse av overordnet myndighet. Det er de samme regler for innvilgelse av naturalytelsen hvor den ansatte m? innhente bekreftelse fra overordnet/leder p? at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ?nskes dekket f?r kostnader til tjenesten p?l?per, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
- Skjemaet Registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for l?nn som grunnlag for en fast m?nedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bist?r med ? sende dette inn i ePhorte. - Den ansatte betaler selv fakturaen og oppretter krav om godtgj?relse i selvbetjeningsportalen.
3.3 Tidsbegrenset godtgj?relse
- Tidsbegrensede godtgj?relser behandles p? samme m?te som beskrevet ovenfor avhengig av om det er et Bedriftsabonnement eller Privatabonnement.
- Skjemaet for tidsbegrenset dekning av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og legges ved. Skjemaet brukes b?de som grunnlag for ? registrere fordelsbeskatning og til ? refundere utlegg.
- Merk at det er gjort unntak fra skatteplikten for sporadisk bruksadgang n?r bruken ikke overstiger 14 dager i l?pet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i l?pet av et inntekts?r, jf. skattelovsforskriften ¡ì 5-12-23 (lovdata.no).
3.3 Enkeltsamtaler p? spesifisert faktura
- Dekning av slike kostnader gj?res i utgangspunktet kun unntaksvis.
- Kostnader til enkeltst?ende tjenestesamtaler kan dekkes skattefritt av UiO n?r dette spesifiseres p? faktura fra leverand?r med de n?dvendige tilleggsopplysningene fra den ansatte.
- Abonnement/fastavgift anses ikke ? v?re en kostnad til tjenstlig bruk i denne sammenheng og kan derfor ikke refunderes (kun samtaleavgiften).
- I henhold til Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgj. ¡ì 2 siste ledd, skal det ikke foretas forskuddstrekk i refusjon som kun dekker utgifter til tjenstlig bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester n?r den tjenstlige bruken kan dokumenteres.
- Enkeltst?ende tjenestesamtaler som ?nskes refundert m? spesifiseres p? en slik m?te at det kan utelukkes at kostnaden er til privat bruk. F?lgende skal derfor opplyses for hver enkelt av tjenestesamtalene:
- dato og klokkeslett for samtalen
- telefonnummer og hvem som er oppringt
- samtalens varighet
- bakgrunnen for samtalen, dvs hvorfor samtalen er tjenstlig n?dvendig
- Bruk skjema Registrering av kommunikasjonstjenester (word) og legg ved originalfakturaen fra tjenesteleverand?ren.
- Den som attesterer er ansvarlig for at summeringen av tjenestesamtalene er korrekt, at det er overf?rt korrekt bel?p til bilaget og at det var avklart p? forh?nd at UiO skulle dekke utgiftene.
3.4 Vakttelefon/beredskapstelefon
Vilk?rene for at sjablongbeskatningsmodellen skal komme til anvendelse er at arbeidstakeren har adgang til privat bruk av arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste utenfor ordin?r arbeidssituasjon, jf. skattelovsforskriften ¡ì 5-12-20 (lovdata.no). Med ¡±adgang til privat bruk¡± menes normalt b?de rettslig og faktisk adgang til ? disponere en EK-tjeneste utenfor ordin?r arbeidssituasjon jf. uttalelse fra Finansdepartementet av 19. januar 2006.
Det er kun i s?rskilte tilfeller at en ansatt med vakttelefon/beredskapstelefon ikke m? innberettes for dette. Dette er ansatte som ved arbeidstidas slutt legger igjen telefonen p? arbeidsplassen. Telefonen skal legges p? anvist plass slik det er beskrevet i Avtale om vakt-/og beredskapstelefon.
Skjema for vakt-/beredskapstelefon
Enheter som har vakttelefoner til utl?n er ansvarlig for ? f?re oversikt over at disse ikke blir tatt med hjem etter arbeidstid. Skjema for registrering av vakttelefon (odt) skal brukes for ? dokumentere dette.
4. Beskatningsregler og satser
- Sjablongmodellen
Beskatningen gjennomf?res etter en sjablongregel hvor skatteyter f?r et inntektstillegg tilsvarende det faktisk dekkede bel?p for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) begrenset oppad til kr. 4.392,- per ?r. - Innholdstjenester
- Innholdstjenester som for eksempel teletorgtjenester, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv-sendinger og spill som ikke er yrkesrelatert er ? anse som en skattepliktig fordel. Kostnader til innholdstjenester antas i sin helhet ? v?re private kostnader.
- UiO har derfor besluttet at det ikke er tillatt ? benytte innholdstjenester i et bedriftsabonnement for ansatte ved UiO.
- Skattetrekk ved refusjon i kortere perioder
N?r refusjonstilsagn gis for en kortere periode gjelder skattereglene forholdsmessig for antall hele eller p?begynte m?neder. Skattepliktig fordel er kr. 366,- per m?ned. - Unntak fra skatteplikt ved sporadisk bruk
Det er gjort unntak fra skatteplikten for sporadisk bruksadgang til EK-tjeneste jf. skattelovsforskriften ¡ì 5-12-23 (lovdata.no) . Vilk?ret er at bruken ikke overstiger 14-dager i l?pet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i l?pet av et inntekts?r. - Refusjon etter spesifisert regning fra tjenesteleverand?r
I tillegg til sjablongbeskatningsmodellen, er det fortsatt adgang til for arbeidstakere skattefritt ? f? refundert utlegg til tjenestesamtaler etter spesifisert regning fra tjenesteleverand?ren jf. Ot.prp nr. 1 (2005-2006) punkt 3.3.1. side 18. Spesifikasjon m? inneholde tilstrekkelig informasjon til at det er ?penbart at den aktuelle utgiften skyldes tjenstlig bruk. For eksempel form?l, dato, klokkeslett samt oppringt nummer i minutter for hver samtale og mottakers navn. Det er imidlertid ikke anledning til ? refundere andel av eventuelle faste avgifter til abonnementet skattefritt i denne forbindelse.
5. Definisjoner
- Med "elektroniske kommunikasjonsmidler" menes her:
- mobiltelefon med bredb?ndstilgang
- IP-telefoni
- fasttelefon
- mobil tilgang til datakommunikasjon, for eksempel via tr?dl?st nett
- Sjablongbeskatning er den modellen som normalt skal benyttes til beskatning av et kommunikasjonsmiddel. Vilk?rene for at sjablongbeskatningsmodellen skal komme til anvendelse jf. skattelovsforskriften ¡ì 5-12-20 (lovdata.no), er at arbeidstakeren har adgang til privat bruk av arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste (EK-tjeneste) utenfor ordin?r arbeidssituasjon.
- Med ¡±adgang til privat bruk¡± menes normalt b?de rettslig og faktisk adgang til ? disponere en EK-tjeneste utenfor ordin?r arbeidssituasjon jf. uttalelse fra Finansdepartementet av 19. januar 2006.
- Med ¡±ordin?r arbeidssituasjon¡± menes arbeidssituasjonen for den enkelte ansatte med utgangspunkt i dennes normalarbeidstid etter arbeidsavtalen jf. samme uttalelse fra Finansdepartementet.
- Sporadisk dekning av teleutgifter betyr at tilgang til et kommuniksasjonsmiddel ikke overstiger 14-dager i l?pet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i l?pet av et inntekts?r.
6. UiOs godkjente teletjenesteleverand?rer
For ? se rammeavtalene for telefoni og bredb?nd: logg inn i avtalekatalogen, ?pne fanen Avtaleomr?der og velg IKT.