Praktisk protokoll og etikette for Universitetet i Oslo

Bruk av akademisk kappe

• Rektor og universitetsdirekt?r bruker kappe i alle UiO-sammenhenger hvor arrangementets formelle karakter tilsier det. Det vil fortrinnsvis si arrangementer som er UiOs egne og hvor det gjennomf?res en akademisk prosesjon.
• Hvis rektor og universitetsdirekt?r b?rer kappe, skal andre deltakere i en akademisk prosesjon ogs? bruke kappe, dersom disse finnes.
• UiOs akademiske kapper skal normalt aldri brukes ved arrangementer utenfor UiOs lokaler/omr?der.

Bruk av rektorkjede 

• Kjeden skal alltid brukes n?r rektor b?rer akademisk kappe.
• Som stedfortreder for rektor kan prorektor bruke kjeden, men ingen andre.
• Kjeden skal brukes alene (uten kappe) n?r rektor er til stede og er vertskap for formelle arrangementer i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med eksterne, og hvor disse gjennomf?res i Universitetets aula eller Gamle festsal, alternativt i andre lokaler/omr?der ved UiO.
• Kjeden brukes ogs? ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal med eksternt vertskap alene, men hvor rektor er til stede og har en rolle i arrangementet.
• Er rektor kun gjest ved slike arrangementer, brukes ikke kjeden.
• Rektorkjeden kan brukes utenfor UiOs omr?der om arrangementets karakter tilsier det, og rektor er til stede i denne rollen.

Akademisk prosesjon

Best?r av

• rektor
• prorektor
• universitetsdirekt?r
• assisterende universitetsdirekt?r
• viserektorer
• dekaner
• styrets medlemmer
• eventuelle ?resgjester

Prosesjonen forutsetter

• bruk av kappe og rektorkjede
• at arrangementet er UiOs alene

Prosesjon gjennomf?res normalt kun ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal.

Rekkef?lgen i prosesjonen

Plasseringen i prosesjonen baser seg p? prinsippet ?heraldisk h?yre?, dvs. at den som har h?yest rang/er eldst g?r til h?yre for den som har lavere rang/er yngst.

Ved UiOs arrangementer blir dette (sett bakfra):

• rektor til h?yre, prorektor til venstre (1.rad)
• universitetsdirekt?r til h?yre, assisterende universitetsdirekt?r til venstre (2.rad)
• dekaner rangert etter fakultetets etablerings?r, TF f?rst til h?yre, UV sist til venstre
• universitetsstyrets medlemmer i rekkef?lgen fast vitenskapelig ansatte, midlertidig vitenskapelige ansatte, teknisk-administrativt ansatte, studentene og eksterne styremedlemmer, alfabetisk plassert innen hver gruppe
• eventuelle ?resgjester er normalt plassert bakerst rangert etter fakultetstilknytning (TF f?rst til h?yre etc.), eller alfabetisk

Publikum reiser seg og st?r ved alle typer prosesjoner. Rekkef?lgen er den samme inn og ut

Prosesjon ved kongelige/fremmede lands statsoverhoder som gjester

Kongelige gjester/fremmede lands statsoverhoder kommer alltid inn i egen prosesjon sammen med rektor og universitetsdirekt?r etter den ordin?re akademiske prosesjonen, dersom sistnevnte prosesjon inng?r i arrangementet. B?de kappe og kjede skal b?res n?r det gjennomf?res akademisk prosesjon.

Ved andre arrangementer ¨C uten akademisk prosesjon ¨C b?rer rektor kjede uten kappe.

Plasseringen er (sett bakfra):

• rektor til venstre, HM Kongen til h?yre (1.rad)
• universitetsdirekt?r til venstre og HM Dronningen til h?yre (2.rad)
• adjutanter, ordf?rer (mht. sistnevnte, se nedenfor)
• utenlandske kongelige/statsoverhoder vil normalt alltid bli ledsaget av representanter for den norske, kongelige familie. Plasseringen vil da v?re (sett bakfra):
  • rektor til venstre, utenlandsk statsoverhode til h?yre (1.rad)
  • det norske kongepar/representanter for den kongelige familie (2.rad)
  • universitetsdirekt?r og adjutant, ordf?rer og evt. adjutant 2

Prorektor og assisterende universitetsdirekt?r leder an i den akademiske prosesjon (hvis denne inng?r i arrangementet) f?r prosesjonen med de kongelige mv.

Det foreg?r slik

• Alle blir st?ende ved egen plass, mens man venter p? den kongelige prosesjon.
• Prosesjonen med de kongelig g?r alltid f?rst ut.
• De kongeliges sikkerhetsvakter plasserer seg selv diskret i prosesjonen/ salen i henhold til egen instruks.

Prosesjon ved Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sarrangementer mellom UiO og eksterne

Normalt deltar kun rektor og universitetsdirekt?r sammen med ekstern arrang?r og s?rskilte gjester ved en slik prosesjon. Det brukes ikke kapper, men rektor bruker kjede (se over).

Plasseringen vil da v?re (sett bakfra):

• rektor til venstre, ekstern arrang?r til h?yre (1.rad)
• universitetsdirekt?r til venstre, ekstern arrang?rs f?lge til h?yre (2.rad)
• deretter ?resgjester og eventuelle andre

Hvem inviterer

Invitasjoner til UiOs egne arrangement og som sendes til kongeparet, andre fra den kongelige familie eller til et fremmed lands statsoverhode skal alltid signeres av rektor og universitetsdirekt?r. Dette er uavhengig av type arrangement og p? hvilket organisasjonsniv? arrangementet avholdes.

Alle invitasjoner til den kongelige familie skal sendes til Slottet.

? ta imot formelle gjester

Normalt er det rektor og universitetsdirekt?r som tar imot og ?nsker velkommen et utvalg offisielle gjester ved formelle arrangementer i Universitetets aula/Gamle festsal, evt. i andre lokaler/omr?der ved UiO eller i leide lokaler f.eks. ved middager.

Dette vil alltid omfatte representanter for den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.

Stortingspresident, statsminister, ambassad?rer, statsr?der og evt. andre ?resgjester tas imot om deres ankomst er varslet p? forh?nd og det rent praktisk kan arrangeres. Disse gjestene kan imidlertid tas imot av andre p? vegne av rektor og universitetsdirekt?r.

Rektor h?ndhilser f?rst, deretter universitetsdirekt?ren.

R?d l?per

Brukes kun ved Universitetet i Oslos egne arrangementer (dvs. ikke ved arrangementer med eksternt vertskap eller Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sarrangementer) som har gjester fra den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.

Titulere/rekkef?lge i velkomsttitulering

• Kongeparet tituleres Deres Majestet/Deres Majesteter (DM/DDMM).
• Kronprinsparet tituleres Dere kongelige h?yhet/Deres kongelige h?yheter (DKH/DDKKHH).
• Prinsessen tituleres Deres kongelig h?yhet Prinsesse Ingrid Alexandra.
• Ved omtale ¨C f.eks. i brev - brukes Hans/Hennes Majestet/Kongelige h?yhet etc. i entall. Er det flertall heter det Deres Majesteter/Deres Kongelige H?yheter etc.
• President(er) og ambassad?r(er) tituleres Deres eksellense(r), alternativt Mr. eller Madam President/Ambassador.
• Hoffrangeringen er f?lgende:
  • den kongelige familie
  • fremmede lands kongelige/fyrster eller statsoverhoder
  • stortingspresident
  • statsminister
  • ambassad?rer
• Ved ?pning av velkomsttalen i et arrangement vil en derfor normalt benytte f?lgende, avhengig av dem som er til stede:
  • Deres Majestet(er), Deres Kongelige H?yhet(er)
  • Stortingspresident
  • Statsminister
  • Deres eksellenser
  • mine damer og herrer
  • evt. en variant av ?mine damer og herrer?, f.eks. ?kolleger og venner av UiO?.

I alle p?f?lgende taler i samme arrangement, er det kutyme ? adressere de kongelig i innledningen, men ikke ?vrige. Er ingen av de nevnte til stede, ?pner man med ?mine damer og herrer?, eller en variant av dette.

Rektor tar imot kongelige/fremmede lands statsoverhoder

Hvis rektor er til stede ved arrangementer hvor medlemmer av Den kongelige familie eller fremmede lands statsoverhoder er gjester, skal rektor ta imot disse ved ankomst og f?lge ut ved avreise.

Dette gjelder ogs? om arrangementet er et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med eksterne, eller om arrangementet i sin helhet har eksternt vertskap. Se ogs? neste punkt for detaljer.

Hvor tas det imot og av hvem

• Det kongelige hoff og Oslo kommune har etablert en regel om at de kongelige og evt. deres gjester, alltid skal tas imot av Oslos ordf?rer ved ankomst til formelle arrangementer i offentlige institusjoner/bedrifter i Oslo.
• En konsekvens av dette er at ordf?rer blir invitert til alle arrangementer hvor de kongelige er til stede og ordf?rer inng?r derfor i velkomstgruppen.
• Rent praktisk inneb?rer dette at ordf?rer tar imot den kongelige familie og evt. deres gjester ved bilen, rektor og universitetsdirekt?r st?r p? trappeavsatsen over, evt. i andre rekke og tar imot der.
• Prosesjonen inn i lokalet ledes av rektor og HM Kongen. HM Dronningen, ordf?rer  og evnt andre i det kongelige f?lget kommer deretter. Den akademiske prosesjonen g?r f?rst inn og sist ut (se om ?vrig plassering og rekkef?lge i prosesjoner i punktet om dette).
• Prosesjonen ut av lokalet ledes av rektor og HM Kongen. HM Dronningen, ordf?rer  og evnt andre i det kongelige f?lget deretter. Den akademiske prosesjonen g?r ut til slutt.

Plassering i sal og p? scene

• Universitetets ledelse ¨C rektorat, universitetsdirekt?r og ass. universitetsdirekt?r ¨C sitter til h?yre p? scenen (sett fra salen), dekaner, alternativt s?rlige gjester som har oppgaver p? scenen, sitter til venstre.
• Det er kun deltakere i prosesjonen som kan sitte p? scenen.
• I salen sitter alle gjester med h?yest rang p? rad 1 og bakover, p? h?yre side (sett bakfra). De med lavere rang sitter p? rad 1 og bakover, p? venstre side. Gjester skal p? raden plasseres etter hoffrangering (se ovenfor).
• Avvik kan forekomme ved enkelte arrangementer hvor UiO Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@er med ekstern arrang?r. Detaljert plassering vil g? frem av arrangementets kj?replan i ethvert tilfelle.
• Evt. sikkerhetsansvarlige plasseres i henhold til instruks fra politiet.

Kleskoder

UiOs formelle arrangementer som omfattes av denne protokollen, har kleskoder. Denne vil fremkomme av invitasjonen og er detaljert beskrevet i arrangementets kj?replan.

F?lgende kleskoder benyttes normalt og omfatter tradisjonelt:

• Pent/Business: Gr? eller lignende dress/jakke og bukse, slips, knelangt skj?rt/kjole
• M?rk dress/Formal Business: Sort eller lignende dress, slips, knelangt skj?rt/kjole
• Smoking/ Black Tie: M?rk smoking, sort sl?yfe og magebelte, lang, ikke vid kjole
• Galla m/dekorasjoner/White Tie: Kjole og hvitt, hvit sl?yfe og vest, lang, videre kjole
• Bunad/ nasjonaldrakt er et alternativ ved kleskodene m?rk dress, smoking og galla
• Dekorasjoner kan ogs? brukes til bunad, dersom man ?nsker det

Sk?ltradisjonen ved formelle middager

Man utbringer "sk?l" ved formelle, h?ytidelige middager, det vil si middager med antrekk "galla m/dekorasjoner" eller antrekk "smoking" og hvor det er s?rlige gjester til stede. "Kongens sk?l" utbringes kun i middager med antrekk "galla m/dekorasjoner". For?vrig gjelder:

• Den som ?nsker velkommen avslutter denne talen med en sk?l
• Vedkommende gir s? umiddelbart ordet til den i forsamlingen som er utpekt til ? lede an i "Kongens sk?l", dersom den skal utbringes. Sk?len innledes med ordene "For Hans Majestet Kong Harald den femte"
• Det sk?les i avslutningen av kveldens fest/hovedtale. Man kan da adressere vertskap, ?resgjester eller andre man ?nsker ? nevne i en slik sammenheng
• "Takk for maten-talen" kan avsluttes med en sk?l hvis taleren ?nsker dette

Alle st?r ved utbringelse av "Kongens sk?l", men aldri ved utbringelser av sk?l for ?vrig. Det er ellers opp til andre talere selv ? foresl? ? sk?le, om man ?nsker dette.

I middager med antrekk "m?rk dress" utbringes normalt en sk?l kun i avslutningen av velkomsttalen. Ellers er det ikke p?krevd ? sk?le ved slike middager.

Kontakt for sp?rsm?l

Kontaktperson ved UiO er Bj?rnar Vold-Sarnes, i enhet for lederst?tte

Andre kontaktpunkter om protokoll ved arrangementer

• R?d om protokoll eller etikette i sammenhenger hvor de kongelige inng?r kan ogs? innhentes hos Det kongelige sekretariat.
• Andre arrangementer, for eksempel statsbes?k og offisielle bes?k/regjeringsbes?k hos UDs bes?ksseksjon.