?konomi og arrangementskalkulator
Det m? avklares hvilket delprosjekt som skal brukes dersom det er kostnader knyttet til arrangementet, f.eks. til bevertning, studentmedhjelper osv.
I mange tilfeller m? den vitenskapelige ansatte som tar initiativ til arrangementet s?ke om forskningsmidler til arrangementsst?tte. Hvis det gjelder et formidlingsarrangement kan kommunikasjon hjelpe til med ? sette opp et kostnadsestimat f?r s?knaden sendes inn.
Hvis det gjelder en konferanse kan arrangementskalkulatoren v?re nyttig. Denne kalkulatoren gj?r et kostnadsoverslag og foresl?r egnede lokaler, i tillegg til ? vise regler for representasjon.
Deltakeravgift
Dersom arrangementet har deltakeravgift skal betalingsl?sningen ePay benyttes.
Kontrakt til studentmedhjelper
Det skal opprettes en kontrakt til studenter som jobber ved arrangementer i forkant av hvert enkelt oppdrag. Kontrakt bestilles i DF?-portalen, og du m? ha f?lgende opplysninger p? plass f?r du kan bestille kontrakten:
- Navn
- E-post
- Telefon
- Nasjonalitet
I tillegg m? du vite hvilken type kontrakt du skal opprette (dette vil som regel v?re en oppdragskontrakt), samt hvilken l?nn vedkommende skal f? og hvilket delprosjekt som skal belastes for l?nnen.
Reservasjon av lokale
Det er viktig ? reservere lokale tidlig. Dette gj?r du p? en av f?lgende m?ter:
- Kontakt kommunikasjonsansvarlig dersom du vil planlegge et arrangement i Teologisk bibliotek.
- For arrangementer i andre lokaler, se UiOs sentrale arrangementsst?ttesider for ansatte.
Bevertning
Mat og drikke til arrangementer skal bestilles fra UiOs avtaleleverand?rer i god tid f?r arrangementet, og statens satser for servering skal ligge til grunn for bestillingen.
Ta gjerne kontakt med leverand?ren f?r du legger inn en bestilling for ? sjekke hvilke avtalepriser som gjelder for UiO. For bevertning til arrangementer benyttes som oftest:
- Elvebredden Catering, som kan kontaktes p? e-post: uio@elvebreddencatering.no
- SiO Mat og Drikke, som kan kontaktes p? e-post: catering@sio.no
NB! Hvis du skal ha servering i SiOs kantiner i ?pningstiden, skal SiO Mat og Drikke brukes.
Du bestiller via TFs bestillingsskjema. I dette skjemaet finner du ogs? en oversikt over UiOs avtaleleverand?rer for bevertning.
For mer utfyllende informasjon, se UiOs sentrale arrangementsst?ttesider for mat og servering.
Alkoholservering
Det skal ikke serveres/nytes alkohol innenfor arbeidstidens kjernetid, dvs. f?r kl. 15.00, p? UiOs omr?der. Det er ogs? viktig ? merke seg at alkoholholdig drikke kun dekkes i forbindelse med servering av mat (se UiOs sentrale nettsider om retningslinjer for bevertning og representasjon).
NB! Servering av alkohol p? ?pne arrangementer krever skjenkebevilling. Minstegebyret for ?pne arrangementer er per juni 2023 kr 5800 per arrangement. Se UiOs retningslinjer for skjenking av alkohol for mer informasjon.
Blomster og gaver
Blomster og/eller andre gaver skal bestilles via TFs bestillingsskjema. I dette skjemaet finner du ogs? en oversikt over UiOs avtaleleverand?rer for blomsterbestillinger.
I gaveskapet i administrasjonsgangen har vi som oftest ogs? UiO-kopper, UiO-penner og lignende tilgjengelig. Disse kan gis som gaver, f.eks. til en ekstern foreleser, et panel eller lignende.
Reisebestillinger
Reiser og overnatting m? bestilles via UiO sitt reisebyr?. Skal du bestille en reise for andre m? du ha rollen ?reisebestiller? i systemet. Du finner mer informasjon om hvordan man booker reiser p? UiOs sentrale nettsider.
Tilgang p? tr?dl?st nett
Kommer det eksterne deltagere som trenger tilgang til tr?dl?st nett m? IT-seksjonen kontaktes minst en uke f?r arrangementet for ? skaffe passord til UiOs konferansenett ?Conferences?.
Digital gjennomf?ring
Sikkerhet ved arrangementer
Ansvarlig arrang?r har ansvar for sikkerheten og behov for ? foreta en risikovurdering.
Parkeringstilltatelse ved TF
Kommer det gjester som trenger parkeringstillatelse ved UiO/TF? TF-infosenter kan i ?pningstiden gi ut midlertidige parkeringstillatelser til eksterne gjester til fakultet (ikke studenter).
Hvis arrangementet finner sted utenfor TF-infosenters ?pningstid (normalt 11.00-15.00) m? arrangementsansvarlig hente parkeringstillatelser i forkant av arrangementet.
Protokoll og etikette
Ved arrangementer hvor rektor/universitetsdirekt?r er formelt vertskap, og hvor det er eksterne gjester til stede har UiO nettsider som beskriver anbefalte regler / retningslinjer.
Sjekklister og kj?replaner
- Sjekkliste for formidlingsarrangementer
- Sjekkliste for konferanser
- Sjekkliste for seminarer
- Kj?replan - enkel mal
- Kj?replan - konferanse med parallellsesjoner