?konomi
- Sett opp et budsjett som viser kostnader, tilgjengelige midler og eventuelle inntektekter.
- For mat og servering bruk statens satser for servering. Merk egne satser for alkoholservering. Les mer om regler for dette p? UiO sine sentrale sider.
- For reise se: Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO.
Husk bruk UiO's rammeavtale. Bestillinger sendes via bestillingssystemet.
Reservasjon av lokale
Vurder hvilket lokale som egner seg for ditt arrangement.
Rom reserveres gjennom Outlook og/eller TP-systemet.
Unntak gjelder f?lgende lokaler:
For mer info se UiOs sentrale sider
Tilgang p? tr?dl?st nett
Kommer det eksterne deltagere som trenger tilgang til tr?dl?st nett m? IT-seksjonen kontaktes minst en uke f?r arrangementet for ? skaffe passord til UiOs konferansenett "Conferences"
Arrangementside p? nett
Vurder behov for nettside sammen med faglig ansvarlig. Mindre arrangementer og interne seminarer trenger ikke ekstern nettside.
For oppretting av arrangementsside se UiO sin sentrale side.
Husk ? bruke bilder du har tillatelse til. UiO har en avtale med Colourbox, men du kan ogs? bruke Creative Commons p? flickr.
For bruk av bilder p? UiO sine sider se veileder.
Kontakt nettredaksjonen p? TF for hjelp til ? lage nettside
P?melding
Opprett nettskjema for p?melding.
- Ved servering skal nettskjema inneholde et obligatorisk felt om arbeidssted.
- Husk ? inkludere svaralternativ i nettskjema der deltager kan melde spesielle behov. Videre, om p?meldte er villig til ? st? p? deltakeroversikt.
Frist for p?melding er minimum 10 arbeidsdager f?r arrangementet.
Vurdere eventuell betalingsl?sning ved bruk av Epay
Reiser og overnatting
Reiser og overnatting m? bestilles via UiO sitt reisebyr?, Egencia.
Kontakt de du skal bestille reise og/eller overnatting for i god tid.
Be om navn som oppgitt i pass, (utl?psdato samt utstedelsesland om personen kommer utenfra EU). ?nsket tidspunkt for ankomst-/avreise, samt epost og telefonnummer.
Kommunikasjon med deltakere
- Vurder behovet for ? sende deltakere informasjon om hvordan komme seg til/fra arrangementsstedet.
- Bruk blindkopi 'bcc' n?r invitasjoner sendes ut til flere adresser samtidig.
- Send e-post til deltakere og innledere med p?minnelse om arrangement senest en uke f?r. Husk be innledere sende eventuelle PowerPoint-presentasjoner p? e-post senest et par dager f?r arrangementet.
- Avklar p? forh?nd hvis det skal gj?res lyd- videoopptak eller streames.
Mat og servering
Bestillinger
For en oppdatert oversikt over cateringselskaper med rammeavtale se UiO sine sentrale sider.
Tips ved servering:
- Det blir alltid endring i antall p?meldte. Ta h?yde for dette ved bestilling.
- Alkohol m? bestilles fra Vinmonopolet, gjennom bestillingssystemet. De garanterer bare levering for bestillinger mottatt minst en uke f?r arrangementet. Be om levering senest dagen f?r.
Program og navneskilt
Ved st?rre arrangementer kan trykt program og navneskilt i plastmapper bestilles fra Reprosentralen.
Vent med ? skrive ut programmet s? lenge som mulig. Det blir alltid endringer.
Tips:
- I program: v?r forsiktig med bruk av kursiv og fet skrift, det kan redusere lesbarheten og hold deg til maks tre skriftst?rrelser.
- Lag gjerne PowerPoint-slides i samme "stil" som programmet med tittelen p? konferansen
- Lag emneknagg til bruk p? Twitter.
- Vent til dagen f?r med ? skrive ut navnelapper. (NB: Har du bestilt fra Reprosentralen trenger de tre virkedager p? levering).
Vakthold
Ved arrangementer som g?r utover ordin?r arbeidstid og fakultetets ?pningstid kontakt Vakt- og alarmsentralen