Hensikten med behovsspesifikasjoner er ? beskrive kj?perens behov for en vare/tjeneste. Innholdet skal v?re konkret og detaljert i en slik grad at potensielle leverand?rer f?r en klar og tydelig forst?else av behovet, form?let og hva de skal levere.
Det er ingen formkrav til innmeldingen. Dette er kun et forel?pig notat og et utgangspunkt for det videre anbudsarbeidet. N?r du f?r tildelt en anskaffelsesr?dgiver vil dere i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ bli enige om videre prosess, bl.a. kan det v?re aktuelt med markedsunders?kelse, i tillegg til at det vil v?re behov for en rekke avklaringer for ? sikre best mulig behovsdekning.
I utformingen av behovsspesifikasjonen, b?de for utstyrskj?p og annet varekj?p, er f?lgende elementer viktige ? tenke p?:
- Hvilke egenskaper/funksjoner/kvaliteter er obligatoriske/"must have"? (merk at leverand?rer som ikke oppfyller dette kan f? tilbudene sine avvist)
- Hvilke egenskaper/funksjoner/kvaliteter er nyttige/"nice to have" (tilbudet blir ikke avvist hvis kravet ikke er oppfylt, men dere f?r mulighet til ? verdsette egenskapene opp mot hverandre)
- Er det bestemte krav knyttet til levering, eksempelvis frist, plassering og adkomstveier?
- Vil det v?re behov for testing og godkjenning f?r utstyret aksepteres som levert? I s? fall hva slags (dette er viktig ? tenke p? mht. n?r garantien skal l?pe fra)
- Vil det v?re forbruksvarer som m? kj?pes til utstyret i etterkant? Er det i s? fall krav om originalprodukter, eller kan universalprodukter brukes?
- Er det behov for service, opsjoner om tilleggskj?p o.l.?
- Er det i forbindelse med leveransen behov for ? formidle navn p?, eller andre opplysninger knyttet til personer (ansatte, studenter eller andre) til leverand?ren?
Er IT-programmer/-utstyr eller IKT en del av leveransen, m? behovshaver ha skaffet IKT fagressurs f?r innmelding av sak. Ta kontakt med IT-avdelingen (USIT).
Tjenestekj?p
Skal du kj?pe en tjeneste, f?lger du samme prinsippene som for varekj?p.
Andre forhold
Gjennom sine anskaffelser er UiO p?lagt ? fremme en rekke forhold, i tillegg til at UiO har egne ambisjoner som g?r ut over det som er p?lagt ved lov. Dette omfatter blant annet klima, milj?, l?rlinger og universell utforming. I oppstartm?tet vil anskaffelsesr?dgiver stille sp?rsm?l om disse temaene.
Markedsunders?kelse
Foreta gjerne en uformell markedsunders?kelse i forkant av innmeldingen for ? avklare muligheter og relevans med hensyn til ovennevnte temaer og andre forhold. V?r p?passelig med ? ikke oppgi taushetsbelagt informasjon/potensielle firmahemmeligheter p? tvers av leverand?rene.
En eventuell formell markedsunders?kelse gjennomf?res i samr?d med anskaffelsesr?dgiver etter at saken er tildelt, dersom det skulle v?re behov for det.
Habilitetsvurdering for gjennomf?ring av konkurranse
Ta stilling til om du er inhabil i anbudsprosessen allerede n?, dersom du har kjennskap til leverand?rer som kan levere tilbud. Anskaffelsesr?dgiver vil minne deg p? dette i oppstartsm?tet og kan gi noe veiledning, men det er alltid ditt eget ansvar ? passe p? egen habilitet.
Finansieringsbekreftelse
Hvert kj?p skal finansieres av den kj?pende enhet og budsjettet m? v?re avklart f?r innmelding av behovet for anskaffelse. Dette bekreftes i innmeldingsskjemaet og anskaffelsesr?dgiver vil raskt etter oppstart be dere fylle ut og signere et Mandat og fullmaktsskjema.