Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomf?res avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes p? grunnlag av et anslag over den totale kostnaden ekskl. merverdiavgift (mva), inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til dele opp en kontrakt med det form?l ? unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.
Husk ? v?re oppmerksom p? mva n?r dere skal beregne kostnaden p? innkj?pet. Alle tilbud oppgis ekskl. mva, s? mva m? p?regnes n?r man planlegger kj?pet. Dette gjelder spesielt kj?p fra utenlandske leverand?rer, hvor mva p? bestillingen alltid vil v?re 0, men blir belastet ved betaling av faktura.
Dersom den kj?pende enhet allerede har tildelt kontrakt, vil det v?re for sent ? involvere Seksjon for innkj?p / innkj?per p? egen enhet der dette finnes (se oversikt over enheter som har egne innkj?pere for st?rre bel?p under). NB: Dette er ikke i henhold til regelverket og den kj?pende enhet m? i slike tilfeller selv st? ansvarlig ved fakturakontrollen, og ved en eventuell revisjon fra Riksrevisjonen og dokumentere saken.
F?lgende rutine skal f?lges:
Velg bel?p:
Verdi under 100.000 NOK ekskl. mva.
Anskaffelser under 100.000 NOK ekskl mva er n? unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsm?te, samt valg av leverand?r, er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverand?rer for ? sikre et godt kj?p. Finnes det en avtale, skal denne brukes og kontrakt knyttes til kj?pet i Unit4.
Anskaffelsesprosess
- skal gjennomf?res p? den enkelte enhet
- skal st? i forhold til anskaffelsens verdi og betydning
Dokumentasjon
Det er ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i Unit4 ERP. Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt/protokoll. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen. Ta i s? fall kontakt med Seksjon for innkj?p for ? f? en egnet kontrakts-/protokollmal, som ivaretar UiOs standard betingelser.
Hva som er arkivverdig er en egen definisjon som g?r utover det som er dokumentasjonskrav til anskaffelser. Merk at alt som har verdi som dokumentasjon, defineres som arkivverdig. Foresp?rsel (din beskrivelse av hva du skal kj?pe) og tilbud fra leverand?r er slike dokumenter. Utover tilbudet m? enheten selv foreta en vurdering om andre dokumenter anses arkivverdig.
Rapportering til Skatteetaten
Alle oppdrag som overstiger NOK 20.000 og som gis til utenlandsk oppdragstaker p? land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).
Det er oppdragsgivers plikt ? rapportere oppdraget. Den utenlandske oppdragstakeren har plikt til ? rapportere arbeidstakerne som jobber p? oppdraget.
N?rmere informasjon om rapporteringsplikten f?lger av Skatteetaten sine nettsider.
Seksjon for innkj?p ivaretar registreringsplikten kun for anskaffelsene vi selv gjennomf?rer. I ?vrige anskaffelser m? kj?pende enheter selv registrere oppdragene hos Skatteetaten.
For ? kunne rapportere oppdrag og for at du skal kunne se hva som er rapportert i registeret m? du ha lese- og skrivetilgang til tjenesten RF-1199/RF-1198 i Altinn. Tilgangene tildeles i Altinn.
Uavhengig av OAR-rapporteringsplikten vil utenlandske oppdragstakere, for oppdrag som overstiger 50.000 NOK ekskl. mva. i l?pet av 12 m?neder, ogs? v?re pliktig til ? registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret. Les mer om dette p? Seksjon for regnskap sine sider: Oppdrag i Norge gitt utenlandske leverand?rer - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no). Selv om v?re leverand?rer p? egne vegne plikter ? overholde sine forpliktelser overfor skattemyndighetene er det ?nskelig at vi som kj?pere ogs? informerer om dette n?r UiO inng?r kontrakter av denne st?rrelse. Dette for ? lette korrekt h?ndtering av MVA i forbindelse med fakturering.
Verdi som er lik eller overstiger 100.000 NOK ekskl. mva.
Dersom det finnes en avtale, skal rutine for avrop benyttes. Dersom anskaffelsen ikke er omfattet av en rammeavtale, skal Seksjon for innkj?p (SI) gjennomf?re anskaffelsesprosessen. Dette gj?r vi for alle enheter, unntatt for enheter som har egne innkj?pere for st?rre bel?p. SI vil i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med finansierende enhet lede innkj?psprosessene.
NB: Etter at anskaffelsen er gjennomf?rt og kontrakt signert, skal selve bestillingen p? varen/tjenesten gj?res p? vanlig m?te gjennom din lokale innkj?per og plasseres i UNIT4.
Behovet for en anskaffelse m? meldes inn til Seksjon for innkj?p, via nettskjema:
Fyll ut skjema for innmelding av behov
Tidsramme
? gjennomf?re en anskaffelsesprosess tar tid og b?r planlegges i god tid. Det er derfor viktig at behov meldes inn s? tidlig som mulig. I et oppstartsm?te med oss vil vi legge en plan for fremdrift og tidsfrister i saken. Er det manglende kapasitet kan det medf?re noe ventetid.
Opplysninger om kontrakt, oppdragstaker og arbeidstakere
Alle oppdrag gitt til utenlandsk oppdragstaker p? land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR). Det er oppdragsgivers (Kundens) plikt ? rapportere oppdrag som overstiger NOK 20.000. Den utenlandske oppdragstakeren (Leverand?ren) har plikt til ? rapportere arbeidstakerne som jobber p? oppdraget.
N?rmere informasjon om rapporteringsplikten f?lger av Skatteetaten sine nettsider.
Enheter som har egne innkj?pere for st?rre bel?p
Mellom verdi lik eller over 100.000 og 500.000 NOK
- Det medisinske fakultet. Kontakt din n?rmeste leder for framgangsm?te
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Kontakt din n?rmeste leder for framgangsm?te
Verdi lik eller over 500.000 NOK
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Kontakt: Finn din innkj?per.
N?r det foreligger en rammeavtale
Foreligger det en rammeavtale, vil avropsmekanismene (bestillingsrutiner) for den respektive avtalen gjelde. Informasjonen om dette finner du i avtalekatalogen.
Minikonkurranse
Ved parallelle rammeavtaler vil det som oftest v?re et krav om ? gjennomf?re en minikonkurranse. Informasjon om dette finner du ogs? i avtalekatalogen.
Avhengig av avropsmekanismene (bestillingsrutiner) til den aktuelle avtalen, samt bel?pet, skal minikonkurranser utf?res i UiOs konkurransegjennomf?ringsverkt?y av egne innkj?pere ute p? enhetene, eller Seksjon for innkj?p. Dersom Seksjon for innkj?p skal foreta minikonkurransen, benyttes ogs? nettskjema for innmelding av behov:
Fyll ut skjema for innmelding av minikonkurranse
Samhandlingsavtale
Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverand?r lager n?r det skal etableres katalog eller punch out fra leverand?ren n?r vi inng?r rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkj?p for mer informasjon.
Maler og dokumenter for saksbehandlere i TendSign
De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomf?ring av anskaffelser med verdi lik eller over kroner 100.000 NOK eks. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomf?ringsverkt?yet (TendSign).
Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i TendSign, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.
Arkiveringsrutiner etter fullf?rt anskaffelse
UiO er p?lagt ? journalf?re registrering av offentlige dokumenter som har en verdi og er gjenstand for saksbehandling. Se tilpasset prosedyre for arkivering av anskaffelsesdokumenter knyttet til en anbudskonkurranse.
Fakturakontroll
Fakturakontrollen inneb?rer tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over 100.000 kroner ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innf?rt etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesomr?det ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler p? anskaffelser med verdi lik eller over 100.000 kroner.
Seksjon for innkj?p sender liste med alle fakturaer p?lydende eller over 100.000 kroner per m?ned per rapporterende enhet til definert kontaktperson p? enheten.
Fakturaer fra leverand?rer som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er n?dvendig for enhetene ? krysse av for dokumentasjon p? disse avtalene.
Enhetene skal krysse av for f?lgende dokumentasjon p? de utvalgte fakturaene:
- At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen
- Om konkurransen er utlyst p? Doffin eller minst 3 leverand?rer er forespurt
- At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen
- At det er innhentet Skatte- og mva attest (ved kj?p over 500.000,- ekskl. mva)
- Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert
- Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes ? ikke v?re aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares
Enhetene er selv ansvarlige for at n?dvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.
Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt ?konomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for ?ret bli utarbeidet og sendt ut.
Rutine ved kj?p av publiseringstjenester for vitenskapelig ansatte
A) Tilfelle hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse:
N?r et arbeid er antatt for publisering av en utgiver kommer ikke Lov og forskrift om offentlige anskaffelser til anvendelse. Den vitenskapelig ansatte st?r fritt til ? velge mellom ulike utgivere eller forlag den ansatte selv finner best, under forutsetning av at det er den vitenskapelige som selv h?ndterer anskaffelsen. (Konkurransen er ivaretatt gjennom at ulike utgivere ofte f?r inn mer materiale som ?nskes publisert, enn den enkelte utgiver har plass til eller ?nsker ? publisere). Valg av kanaler for publisering er et element i den akademiske friheten.
Imidlertid skal det opprettes bestilling i UiOs bestillingssystem, slik det skal for alle kj?p ved UiO. Kontakt din innkj?per for veiledning.
Ved bruk av forskningsmidler gitt av Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@sr?det, eller andre som kommer til utbetaling via UiO m? det dokumenteres at forskningsmidlene er brukt i henhold til retningslinjene for tilskuddet.
B) Tilfelle hvor fremforhandlede avtaler gjort av Unit kommer til anvendelse:
Ved publiseringstjenester mot tidsskrift har Unit etablert gjeldende avtaler som den vitenskapelig ansatte/fakultet/institutt/senter skal f?lge og hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser er lagt til grunn ved inng?else av avtalene.
- Open Access-publisering i tillegg til ? regulere kostnader for selve abonnementene
- Fremforhandlet avtaleverk vedr?rende Open Access for tidsskrifter (unit.no)
- Kontakt: Kjell-Gunnar Linde Thomsen i Seksjon for innkj?p kan kontaktes for ytterligere informasjon
C) Tilfelle hvor UiO skal lyse ut i henhold til lov om forskrift for offentlige anskaffelser:
Publiseringstjenester skal alltid f?lge lov og forskrift om offentlige anskaffelser hvor UiO er part i saken. Saken skal meldes inn til Seksjon for innkj?p n?r innkj?pet overstiger 100.000 kroner eks mva, p? vanlig m?te. Behovshaver blir tildelt en anskaffelsesr?dgiver som h?ndterer anskaffelsen gjennom UiOs eget elektroniske anskaffelsessystem og publiserer avtalen i oversikten over inng?tte avtale.
Enhet med egen rutine
Rapportering til Skatteetaten
Alle oppdrag som overstiger NOK 20.000 og som gis til utenlandsk oppdragstaker p? land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).
Det er oppdragsgivers plikt ? rapportere oppdraget. Den utenlandske oppdragstakeren har plikt til ? rapportere arbeidstakerne som jobber p? oppdraget.
N?rmere informasjon om rapporteringsplikten f?lger av Skatteetaten sine nettsider.
Seksjon for innkj?p ivaretar registreringsplikten kun for anskaffelsene vi selv gjennomf?rer. I ?vrige anskaffelser m? kj?pende enheter selv registrere oppdragene hos Skatteetaten.
For ? kunne rapportere oppdrag og for at du skal kunne se hva som er rapportert i registeret m? du ha lese- og skrivetilgang til tjenesten RF-1199/RF-1198 i Altinn. Tilgangene tildeles i Altinn.
Uavhengig av OAR-rapporteringsplikten vil utenlandske oppdragstakere, for oppdrag som overstiger 50.000 NOK ekskl. mva. i l?pet av 12 m?neder, ogs? v?re pliktig til ? registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret. Les mer om oppdrag i Norge gitt utenlandske leverand?rer.
Selv om v?re leverand?rer p? egne vegne plikter ? overholde sine forpliktelser overfor skattemyndighetene er det ?nskelig at vi som kj?pere ogs? informerer om dette n?r UiO inng?r kontrakter av denne st?rrelse. Dette for ? lette korrekt h?ndtering av MVA i forbindelse med fakturering.
Tilgang systemer
Logg inn Unit4 ERP Innkj?p og faktura
Regelverk
Se ogs?