H?ndbok for Scholars at Risk vertsenheter ved UiO

Innhold

F?r ankomst

Underveis i oppholdet

For akademiske mentorer

Forberede neste karrieresteg

Ved kriser

F?r ankomst

UiO har en oversikt over arbeidsdelingen ved mottak av SAR-forskere som gjelder alle involverte. Nedenfor vil vi beskrive litt mer om det vertsenheten ved UiO selv skal gj?re.

Mer generell informasjon om ? v?re vertskap kan finnes i How to Host Handbook (2019) fra Scholars at Risk.

Vi har en New SAR scholars guide med nyttig informasjon til nye SAR-forskere til UiO

Vurdere kandidaten

Arbeidet starter n?r institusjonskontakten sp?r om dere kan ta imot en SAR-forsker. Da har allerede SAR-komiteen ved UiO prioritert denne forskeren blant flere ut fra akademisk bakgrunn og trusselsituasjon. Vertsenheten m? vurdere om dere kan ta imot denne forskeren p? en god m?te. I denne vurderingen kan dere bruke informasjonen i personprofilen fra SAR eller SRF, og det anbefales ? gjennomf?re et intervju med kandidaten. I intervjuet finner dere ut om felles faglige interesser og f?r et inntrykk av engelsk spr?kniv?. Institusjonskontakten hjelper til med ? f? satt opp et intervju p? zoom og kan delta p? m?tet. Det er bra med raushet rundt faglig niv? (publisering osv.), men dere b?r se at dere har en potensiell akademisk mentor med noen faglige fellesinteresser.

Sikkerhet og behandling av personopplysninger

SAR-forskerne kan ha ekstra behov for beskyttelse av sine personopplysninger. SAR-forskeren b?r fylle inn kontakopplysninger til p?r?rende i UiOs ansatteportal DF?.

Kommunikasjon om kandidaten regnes som r?de data. Opplysninger kan kommuniseres mellom UiO-e-postadresser, men ikke til eksterne e-postadresser. Ikke del informasjon om forskerens tilknytning til SAR med flere enn de som har behov for det, uten ? innhente samtykke fra forskeren. Forskeren b?r ogs? bli forespurt om hen ?nsker en personprofil p? uio.no f?r den opprettes. Les mer om behandling av SAR personopplysninger (krever innlogging)

Jobbtilbud og kontrakt

N?r det er klart at dere kan ta imot kandidaten, er neste steg ? bekrefte dette til institusjonskontakten og at dere fyller ut og signerer UDIs Offer of Employment form. Dette gj?res normalt av kontorsjefen og er nok til at kandidaten kan s?ke om arbeids- og oppholdstillatelse. Parallelt med dette, kan dere starte prosessen med ? lage arbeidskontrakt. Forskeren gis en normal midlertidig arbeidskontrakt. Dere kan bruke hjemmel i Statsansatteloven ¡ì9.a) om arbeid av midlertidig karakter. Enheten bestemmer l?nnsniv? ut fra kompetanse. L?nnsniv?et skal ikke v?re overdrevent lavt eller h?yt, men SAR-komiteen ved UiO anbefaler ? justere litt opp for SAR/SRF-forskere med medf?lgende partner og barn. De m? normalt fors?rge familien p? en inntekt.

Vi pr?ver normalt ? ha startdato ca 7.-12. dag i m?neden, for at de kan komme rett inn i forskerboligen som er ledig ca sjuende dag og raskt kan f? kronekort (se nedenfor) som kan fylles ca 10-12. dag i m?neden. Ofte blir det forsinkelser i forhold til avtalt startdato p? grunn av ulike komplikasjoner i hjemlandet mm.

Oppholdstillatelse og bolig

ISMO og SAR institusjonskontakten bidrar med ? s?ke oppholds- og arbeidstillatelse. SAR-forskere som kommer direkte fra utlandet er prioritert for UiOs forskerboliger. Dette f?lges normalt opp av ISMO og SAR institusjonskontakten.

Bestille kronekort (cashcard)

Mange SAR-forskere kommer med lite penger og uten kredittkort. For ansatte som kommer til Norge uten debit eller kredittkort de kan bruke i Norge, er det mulig ? bestille et kronekort, der UiO kan sette inn de f?rste l?nningene, og som kan brukes i butikker og minibanker. Det er personalkonsulenten som bestiller kortet fra l?nningsseksjonen. Kortet kan ikke fylles med penger f?r f?rste l?nnsutbetalingsdato etter at forskeren er ansatt ved UiO. Husk ogs? ? f? sendt inn skattekort til l?nningsseksjonen s? raskt som mulig, s? det ikke blir trukket 50 prosent skatt mer enn f?rste m?ned. Kronekortet m? bestilles i god tid f?r ankomst.

Underveis i oppholdet

SAR-forskerne er ansatt p? samme m?te som andre midlertidig ansatte. Vertsenheten har personalansvar for forskeren gjennom ?ret og har ansvar for administrativ oppf?lging, IT-utstyr osv. Det er viktig ? sikre at forskeren blir inkludert i relevante e-postlister, m?ter, sosiale aktiviteter osv.

Forskeren skal ha en faglig mentor p? enheten (se mer i neste avsnitt). Noen institutter har ogs? organisert en sosial fadder som har fokus p? sosial inkludering.

Forskeren kommer uten en konkret oppgave som skal fylles, men det er viktig ? tenke over hvordan forskeren kan inkluderes i aktiviteter som kan bidra til kompetansehevning og forberedelse p? videre karriereutvikling. Dersom instituttet eller fakultetet har relevante karriereutviklingstiltak for forskere i tidlig fase, er det fint om forskeren kan f? tilbud om ? delta. Tilknytning til en forskergruppe og/eller et forskningsprosjekt kan ogs? v?re sv?rt nyttig.

Alle SAR-forskerne f?r tilbud om norsk- og/eller engelskkurs. Dette koordineres av SAR institusjonskontakten sentralt p? UiO.

SAR-forskerne kommer fra en situasjon med trusler eller konfliktsituasjoner, og mange har opplevd traumatiske hendelser eller stort press. Noen kan i perioder ha vanskelig for ? konsentrere seg om arbeidet pga. den mentale situasjonen eller stort behov for ? f?lge opp familien. Dersom forskeren har fysiske eller psykiske helseutfordringer, b?r de normalt ta det opp med fastlegen. UiOs ansatte har ogs? tilgang p? et lavterskeltilbud i Bedriftshelsetjenesten, som kan brukes til ? f? hjelp med psykiske utfordringer i arbeidssituasjonen eller til ? f? oversikt over offentlige helsetilbud og NAV.

Fakturering for utgifter til oppholdet

Midlene til mottak av SAR-forskere kommer fra UiO-styret, og disponeres av Seksjon for forskning og internasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ i Avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon (FIADM). Vertsenhetene kan etterfakturere hver m?ned eller termin for l?nn, sosiale kostnader og grunnleggende driftsmidler. Indirekte kostnader dekkes av vertsenheten. Midlene g?r ut fra sted 36300500 og delprosjekt 102738008. Merk fakturaen med SAR-koden, ikke med forskerens navn. Koden finner dere i SAR-profilen eller sp?r institusjonskontakten.

For den akademiske mentoren

SAR-oppholdet ved UiO gir en trygg arbeidssituasjon i ett eller to ?r, men det er viktig ? bruke tiden til ? gj?re forskeren bedre forberedt til ? fortsette karrieren i Norge, hjemlandet eller et annet land, innenfor eller utenfor akademia. SAR-forskerne har veldig ulik bakgrunn, men de aller fleste har en PhD-grad. I mange av landene SAR-forskere kommer fra, er det normalt st?rst fokus p? undervisning etter PhD og ikke s? mye p? forskning. Det er derfor noen som har lite erfaring med selvstendig forskning og publisering.

Den faglige mentoren er ikke s? involvert som en veileder p? PhD, men de fleste SAR-forskerne har behov for en god del oppf?lging. Omr?der som krever oppf?lging:

1. Bli kjent med fagmilj?et p? UiO og i Norge, forst? hvordan ting fungerer her.
2. Diskutere mulighet for oppf?lging, videreutvikling og/eller publisering av materiale de har med fra hjemlandet.
3. Legge en faglig plan for oppholdet. Den kan inkludere videre forskning utfra tidligere arbeider, inkludering i forskningsprosjekt eller s?knader om ekstern finansiering med andre, undervisning, hvordan utvikle kompetansen f.eks. gjennom kurs.
4. Diskutere langsiktige m?l for forskeren og hvordan hen kan forberede neste karrieresteg.

Det er viktig ? huske p? at forskeren p? grunn av trusler kan ha behov for ? ligge lavt med sin identitet, samtidig som nettverksbygging er viktig for karriereutvikling. Dette er et tema ? diskutere flere ganger underveis, da de fleste f?ler seg tryggere etter en periode i Norge.

N?r det gjelder kurs, kan f?lgende nevnes.

1. De fleste fakultetene tillater at SAR-forskerne kan delta p? kurs p? PhD-niv? dersom det er behov for ? fylle hull eller videreutvikle kunnskap og kompetanse. 
2. De fleste fakultetene har ulike tilbud rundt karriereutvikling for forskere tidlig i karrieren. Dette kan v?re nyttig for SAR-forskerne, selv om kursene ofte er rettet mot PhD-kandidater eller postdocs.
3. Det finnes egne programmer for kvinner f.eks. mentorprogrammet for kvinnelige postdoktorer
4. Dersom SAR-forskeren skal undervise, kan det kombineres med ? ta UiOs kurs i universitetspedagogikk. 

Ressurser for akademiske mentorer for SAR-forskere:

Brief information for new academic mentors of researchers at risk (PDF, UiO, 2 pages)

Cara Mentoring Scheme Handbook for mentors and mentees, (PDF, CARA, 9 pages)

Preparing for the next career steps of researchers at risk; A practical guide for researchers and hosts (PDF, 29 p, krever innlogging)

Forberede neste karrieresteg

SAR/SRF forskerne kan v?re ansatt med SAR-midler p? UiO i inntil to ?r. Etter det m? de finne en annen l?sning. Dette kan v?re ? returnere til hjemlandet eller finne en ny jobb innenfor eller utenfor akademia, i Norge eller i et annet land. Ofte f?r forskerne st?tte til et nytt SAR-opphold p? en annen institusjon i opp til to ?r, men s? m? de klare seg selv. I noen tilfeller er det ogs? aktuelt ? s?ke asyl i Norge i tillegg. Det er uansett lurt ? tenke p? neste steg allerede underveis i oppholdet p? UiO, s? forskeren skaffer seg nyttig kompetanse og erfaring ? ta med videre.

Forberedelse for de neste karrierestegene skjer i et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ mellom SAR-forskeren, mentoren og institusjonskontakten. 

Inspireurope-prosjektet har laget en guide til de neste karrierestegene: Preparing for the next career steps of researchers at risk; A practical guide for researchers and hosts (PDF, 29 p, krever innlogging)

Ved kriser

I utgangspunktet vil samme prosedyrer gjelde for SAR-forskere som for andre ansatte. Forskeren er registrert som ansatt p? sin vertsenhet. 

• Dersom det oppst?r akutte hendelser/angrep, skal forskeren eller andre hjelpere kontakte politiet p? 112.
• Ved problemer med hacking av kontoer e.l. kan dere kontakte UiO-Cert, som er IT-avdelingas gruppe for IT-sikkerhet.
• PST kan involveres dersom forskeren opplever overv?kning eller press fra utenlandske trusselakt?rer.
• SARs institusjonskontakt b?r ogs? informeres om evt sikkerhetsrelaterte utfordringer.
• Oppf?lging av sikkerhetsrelaterte utfordringer b?r skje i samr?d med SAR-forskeren, og det kan v?re et poeng ? forsikre om at politi og andre norske myndigheter er p?litelige.
• Forskeren har full tilgang til helsehjelp i Norge.
• Dersom det oppst?r krise eller sykdom for familie i utlandet, b?r forskeren f? hjelp til ? vurdere om det er hensiktsmessig ? reise dit eller ikke.