Nyttig for ph.d.-kandidater underveis

Alle ansatte ved Universitetet i Oslo skal v?re til stede p? arbeidsplassen i arbeidstiden, med mindre faglige eller andre grunner tilsier at arbeidet legges til andre steder. I slike tilfeller skal dette gj?res etter samtykke med ledelsen ved enheten og i samsvar med gjeldende regler for frav?r.

Hvis du er hjemme fra kontoret p? grunn av sykdom, m? du melde fra om sykefrav?r.

Legg gjerne inn autosvar p? din UiO-e-post hvis du planlegger frav?r, for eksempel lengre utenlandsreiser.

Sykemelding fra lege er n?dvendig dersom du vil s?ke om forlenget stipendperiode p? grunnlag av langvarig eller hyppig sykefrav?r. Ta kontakt med administrativ leder eller personalkonsulenten til ILOS ved sp?rsm?l om dette.

Reises?knad

Ditt arbeidssted er UiO. Arbeidsreiser m? godkjennes av instituttleder.

Reises?knad foreg?r i to trinn:

1) Send en kort epost til instituttleder, med hovedveileder p? kopi, hvor du beskriver sted, varighet og form?l med reisen, inkludert reisens relevans for prosjektet ditt. Hovedveileder bekrefter i sin tur overfor instituttleder at hen st?tter reiseplanene. 

2) Legg inn reises?knad i DF?-portalen. 

S?knaden b?r sendes og godkjennes f?r du kj?per billetter osv.

Dine driftsmidler p? ILOS

Det f?lger driftsmidler med din stilling som stipendiat. Dersom du ble ansatt 1.1.2017 eller senere, er disse er kr 20 000 per ?r i tre ?r, totalt kr 60 000. Dersom du ble ansatt f?r 1.1.2017, er de kr 25 000 per ?r i tre ?r, totalt kr 75 000.

Ved ILOS aksepterer vi at du overf?rer ubrukte driftsmidler til neste budsjett?r, eller at du bruker av neste ?rs midler dersom du har behov for det. Du m? selv f?lge med p? hvor mye du bruker, men ?konomikonsulenten kan p? foresp?rsel gi deg en n?yaktig sum underveis i stipendperioden.

Midlene skal brukes i forbindelse med avhandlingsarbeidet, og de kan brukes til et vidt spekter av utgifter - for eksempel (ikke utt?mmende liste) til kj?p av b?ker, spesiell programvare, deltakelse p? konferanser, delfinansiering av forskningsopphold, medlemskap etc.

Hvis du skriver avhandlingen din p? et annet spr?k enn norsk, og du ?nsker ? f? den spr?kvasket, m? du huske ? sette av driftsmidler til dette.

Spesielle reisemidler

I l?pet av stipendperioden kan du s?ke om ? f? innvilget spesielle reisemidler for ? kunne bli med din hovedveileder p? en konferanse eller kort forskningsreise. Denne muligheten gis til alle ph.d.-kandidater som er ansatt ved ILOS. St?tten kan kun innvilges ¨¦n gang. Kortfattet s?knad med enkelt budsjett sendes til ph.d.-leder ved ILOS.

NB! Merk at denne ordningen er avviklet for stipendiater som starter fra og med 1. september 2023, og at ordningen vil bli avsluttet for alle 31. desember 2023.

I tillegg til spesielle reisemidler, kan du s?ke HF eller Norsk forskningsr?d om reisest?tte i forbindelse med utenlandsopphold. S?knaden m? inneholde et brev fra din veileder som underst?tter planene. Det er ogs? viktig at du sp?r ?konomiansvarlig ved ILOS, Heidi Ekstrand, i god tid p? forh?nd for ? f? godkjent budsjettet f?r du sender inn s?knaden. 

?vrige reiser og aktiviteter m? dekkes ved bruk av egne driftsmidler.

Reiseregning

N?r du har v?rt p? en reise som har sammenheng med forskningsarbeidet ditt, m? du fylle ut en reiseregning i selvbetjeningsportalen for ? f? refundert utgiftene dine til transport, kost og losji. Reiseregningen sendes til slutt til ?konomikonsulenten for godkjenning i selvbetjeningsportalen.

Du m? alltid fylle ut navn og adresse p? overnattingssted, ellers blir det definert som hybel/brakke og kost blir skattelagt. Hvis du har f?tt enkelte m?ltider dekket av andre i l?pet av reisen, skal disse trekkes fra kostgodtgj?relsen din (i utlandet: frokost 10 %, lunsj 40 %, middag 50 %).

Forskudd til reiser utbetales normalt ikke. Dersom det dreier seg om et st?rre utlegg, b?r du derfor benytte et kredittkort. Instituttet vil da bestrebe seg p? ? betale utgiftene dine innen regningen fra kortselskapet kommer, *men dette forutsetter at du tar kontakt med ?konomikonsulenten p? forh?nd*.

Les mer om reiser ved UiO i h?yremenyen, og ta gjerne kontakt med ?konomikonsulenten ved sp?rsm?l.

Refusjon av utlegg

Pr?v ? unng? refusjon. Hvis du m? f? refundert utlegg, skal du registrere refusjonen i selvbetjeningsportalen. Refusjonen sendes til slutt til ?konomikonsulenten for godkjenning i selvbetjeningsportalen.

Spr?kvask av avhandling skrevet p? et annet spr?k enn norsk

Du m? bruke egne driftsmidler til spr?kvask, og vi anbefaler at du setter av driftsmidler til dette. Du kan ta kontakt med ph.d.-konsulenten for ? h?re om ILOS kan anbefale spr?kvaskere for ditt spr?k og fagomr?de, men hovedansvaret for ? skaffe en spr?kvasker hviler p? deg.

Kontakt ?konomir?dgiver p? ILOS for mer informasjon f?r avtale inng?s med spr?kvasker. 

Hva skjer n?r stipendperioden er over?

Gjennomf?ringsstipend

Dersom du leverer inn avhandlingen din p? normert tid, eller med maksimalt 6 m?neders forsinkelse, kvalifiserer du sannsynligvis for et gjennomf?ringsstipend, dvs en forlengelse av din ansettelsesperiode. Les generell informasjon om ordningen her, og informasjon om hvordan ordningen praktiseres p? ILOS her. Hvis du har f?tt gjennomf?ringsstipend, beholder du dine vanlige ansatt-rettigheter.

Ikke gjennomf?ringsstipend

Hvis stipendperioden din tar slutt f?r du har levert avhandlingen, m? du ta kontakt med administrativ leder ved ILOS.

Vi kan ikke garantere at du f?r beholde kontorplassen eller posthyllen din. Ledelsen vil i hvert tilfelle veie dine behov opp mot de ressurser som instituttet disponerer. V?r oppmerksom p? at IT-reglementet ved UiO sier at alle data knyttet til ditt brukernavn kan slettes 3 m?neder etter at ansettelsesforholdet er opph?rt. S? lenge du fortsetter ? levere framdriftsrapport og jobber aktivt med avhandlingen din vil du imidlertid normalt f? beholde UiO-brukeren din fram til du har levert. Da beholder du ogs? e-postadressen din.

Publiseringsst?tte og andre midler

UiO har flere ordninger for finansiering av publisering. Les mer p? nettsidene til UiO.

Du kan ogs? s?ke om midler fra Unifor, b?de som ph.d.-kandidat og som gjennomf?ringsstipendiat.