Nettredakt?r grunnenhet - institutt, senter

Rollebeskrivelse

• Nettredakt?r ved grunnenhet har en klart definert rolle innenfor informasjons- og kommunikasjonsarbeidet p? enheten.
• Nettredakt?ren sitter i eller har m?terett i lederforum eller har n?r kontakt med den ?verste ledelsen p? grunnenheten.
• Nettredakt?ren rapporterer faglig direkte til leder - kontorsjef eller instituttleder.

Myndighet

• Gi eller ta bort retten til ? publisere p? grunnenhetens nettsider.
• Gi p?legg til publisister om ? f?lge retningslinjer.
• Gj?re endringer p? grunnenhetens nettsider som ikke f?lger retningslinjer og standarder.
• Gj?re innkj?p av varer og tjenester innenfor det budsjetterte.

Ansvar

• Lede lokal redaksjon ved enheten.
• V?re bindeledd mellom enheten og hovedenheten.
• Operasjonelt redaksjonelt ansvarlig for nettsider p? enheten, men dette betyr ikke at det bare er nettredakt?r som skal publisere p? nettstedet.
• Redaksjonelt oppf?lgingsansvar i forhold til enhetens nettsted, inkludert underliggende enheter.
• Foresl? budsjett for nettstedet.
• S?rge for at retningslinjer for nettstedet blir fulgt.
• Ha et system for at rettigheter blir tildelt publisister.
• Gi godkjenning innenfor myndighetsomr?det eller ta saken videre.
• Lede utviklingsprosjekter eller v?re prosjekteier.

Oppgaver for nettredakt?r p? enhet

Innhold: f?lg opp, oppdater, avpubliser, slett

1. R?dgi hvis nytt innhold skal lages av publisister p? enheten. Sp?r hvorfor og for hvem, og r?dgi p? hvordan nettsiden(e) skal bygges opp. Kvalitetssikre at det som publiseres f?lger retningslinjene og er tr?d med konseptet eller enhetens og UiOs m?l, prioriteringer og ambisjoner. S?rg for at innholdet svarer p? brukernes behov, og test dette n?r n?dvendig. Dette gjelder ogs? n?r du selv produserer innhold.
2. Hjelp innholdseiere med publisering og kvalitetssjekk hvis de har for lite ressurser eller lav kompetanse. Gi oppl?ring selv, eller send dem p? sentrale kurs n?r n?dvendig.
3. F?lg opp at prioritert innhold til en hver tid er korrekt. Det er innholdseierne som har ansvar for ? s?rge for at det er faglig korrekt, men nettredakt?r bist?r med publisering hvis behov.
4. Lag egne oppdaterings- og vedlikeholdsrutiner for n?r dere skal oppdatere, avpublisere og slette hvilket innhold, og spesifiser hvilke publisister og innholdseiere som har ansvar for ? gj?re jobben, og hvor ofte den m? gj?res. Se eksempel p? hvordan du kan holde oversikt (excel).
5. Slett filer som ikke lenger er i bruk, som kan ses i redigeringsmodus. Eksempler er test-sider, index-old-sider etc.
6. Spr?k: Sjekk om innholdet skal publiseres b?de p? norsk og engelsk, og at nynorsk innhold utgj?r 25 prosent.
7. M?ling og analyse: F?lg opp statistikk for enheten og gj?r n?dvendige analyser, eller be om hjelp til dette fra nettredakt?r p? UiO.
8. Besvar og f?lg opp e-poster som kommer til nettredakt?r p? enheten.
9. Markedsf?r og profiler nettinnhold hvis behov, og koordiner med andre kommunikasjonstiltak.

Ha oversikt over egne publisister, deres ansvarsomr?der, ressurser og kompetanse

1. Hvem oppdaterer hvilke sider? Nettredakt?ren m? til en hver tid vite hvem som har ansvar for hvilke sider p? sin enhet. Dokumenter i et excel-ark som viser informasjonsarkitekturen, evt. p? andre gode m?ter. Se eksempel p? hvordan du kan holde oversikt (excel).
2. Gi rettigheter til publisister, sett dem inn i hvilke retningslinjer som gjelder, f?lg dem opp ut fra behov og s?rg for at de f?r n?dvendig oppl?ring sentralt eller av nettredakt?r p? enheten. Se kurstilbudet.
3. Fjern redigeringstilgang til publisister som ikke har tilstrekkelig kompetanse, og hjelp dem heller med publiseringen. Fjern ogs? tilgangen til de som ikke lenger skal publisere p? nettsidene.
4. Hvis fakultetet eller instituttet har opprettet tema-ansvarlige, m? en rollebeskrivelse og oppgaveliste lages for dem, for ? tydeliggj?re tema-ansvarliges ansvar og myndighet.
5. Lag en plan for ? fjerne innhold om det ikke er ressurser til ? vedlikeholde alt som enheten har per n?.

Forankring og r?dgivning

1. Ha jevnlig, minimum to ganger i ?ret, planleggingsm?te med egen kommunikasjons- og linjeledelse: informasjonsleder, fakultetsdirekt?r/dekan eller kontorsjef/instituttleder. Tema: ressurs-sp?rsm?l, enhetens strategi og hvordan nettet kan bidra i ? oppfylle den, planer, prioriteringer etc. Hvis egen kommunikasjonsleder: hvordan brukes nettsidene best mulig for ? oppn? enhetens kommunikasjonsm?lsetninger? Hvordan underst?tter nettet enhetenes kommunikasjonsm?l?
2. R?dgi ledelsen jevnlig p? hvordan nettet best kan bidra til at enhetens m?l blir oppfylt og p? hvilke brukeroppgaver som er viktigst ? tilfredsstille.
3. R?dgi nettredakt?ren p? UiO mht. videreutvikling av nettsidene til UiO. Meld inn behov fra enhetene. Videreformidle informasjon og retningslinjer fra UiOs nettredakt?r.
4. Ha jevnlig kontakt med studieweb-redakt?r p? enheten for ? r?dgi mht. nettpublisering og samkj?re formidling.

Sikre at alt innhold f?lger retningslinjene og er kvalitetssikret

1. F?lg opp rapportene om enhetenes nettsted ang?ende: lenkefeil, html-validering, filnavn, bilde-brudd, word-innhold. Nettredakt?ren utf?rer oppgavene selv, eller delegerer og p?ser at publisister gj?r dem.
   M?let er ? ikke ha lenkefeil, feil html-kode, feil filnavn etc. Rapportene m? derfor sjekkes ofte, og feilrettinger m? skje kontinuerlig. Anslagsvis hver uke.
2. Legg inn tilbakemeldingsfunksjonen p? de fleste sider, og f?lg opp tilbakemeldingene.
3. F?lg opp at prioritert innhold f?lger prinsippene for skriving for nett.
4. F?lg opp at retningslinjer for bildebruk f?lges p? alle nettsider og kunne enkel bilderedigering.
5. F?lg opp at retningslinjer for bruk av norsk og engelsk f?lges.
6. F?lg opp arbeidet for ? ?ke andelen nynorsk p? uio.no.
7. F?lg opp at personpresentasjonene avpubliseres n?r noen slutter, og oppdateres ved nyansettelser og hvis folk er i permisjon. Enten gj?r nettredakt?ren jobben selv, eller s?rger for at rutiner for arbeidet f?lges opp av dedikerte personer.
8. F?lg opp at tema-veiledninger f?lges ¨C for personpresentasjoner, forsider, studier, forskning, livet rundt studiene, tjenester og verkt?y, om enheten og for ansatte.
9. F?lg opp at informasjonsarkitekturen er korrekt og f?lger UiOs retningslinjer og maler.

Lede lokal redaksjon og planlegge enhetens nettarbeid

1. Led eventuell lokal redaksjon. Tema: planer, vedlikehold, kompetanseheving, behov, sentrale retningslinjer og rutiner etc.
2. Lag egne planer for prioriterte oppgaver p? enheten, og samkj?r dem med felles planer for hele UiO.
3. Fakultet: Bist? studiewebredredakt?r ved behov, og inkluder arbeidet med studiesider i felles planer.

Kompetanseheving

1. Delta p? kompetansehevende tiltak arrangert av UiOs nettredakt?r, hold deg oppdatert om UiOs retningslinjer for nettpublisering og hold deg oppdatert p? fagfeltet generelt.
2. L?r ? bruke publiseringsl?sningen Vortex og hold deg oppdatert p? nye l?sninger. Redakt?rer p? fakultet, UB og museum er superbruker.