Etiske retningslinjer for anskaffelser ved Universitetet i Oslo

Innledning

Offentlige anskaffelser medf?rer noen s?rlige risikoer. Det er viktig ? v?re bevisst p? disse. Etiske retningslinjer, sammen med rammeverk for anskaffelser ved UiO, er med p? ? forebygge, avdekke og korrigere avvik. Ved anskaffelser er det risiko for:

• Misbruk av offentlige midler
  • Unders?kelser viser at mellom 3 og 5 prosent av innkj?p i offentlige virksomheter ikke dekker noen behov eller f?rer til noen forbedringer
  • Sentral innkj?psfunksjon har som form?l ? forebygge slike kj?p, spesielt i planleggings- og oppf?lgingsfasen
• P?virkning / korrupsjon
  • Der det er muligheter til vinning vil det v?re en risiko for at noen ?nsker ? sette seg i en gunstig posisjon ved ?lysskye? eller ulovlige midler. Under dette kommer ogs? interesseblanding av ulik art
• Svindel og bedrag
  • Det avdekkes feilfakturering og overfakturering. Mye av dette fanges opp gjennom avtaleoppf?lging, samt rutiner i forbindelse med betaling

Hovedgrepet for ? forebygge, avdekke og korrigere de nevnte avvikene er blant annet rutiner, retningslinjer og internkontroll.

Form?l

Etiske retningslinjer for Universitetet i Oslo (UiO) skal bidra til at UiO opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer p? en samfunnstjenlig m?te, forvalter de offentlige midlene p? en riktig m?te samt forebygge uetisk adferd og korrupsjon i forbindelse med anskaffelser.

Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, rolleklarhet, integritet, lojalitet, ?rlighet, p?litelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ?nsker ? bli behandlet.

Rollen til Seksjon for innkj?p 

Seksjon for innkj?p (SI) er en del av Avdeling for ?konomi- og virksomhetsstyring (?VA) og skal ved hjelp av gode innkj?p bidra til ?kt verdiskapning b?de for UiO og samfunnet for ?vrig.

Seksjon for innkj?p har en r?dgivende og veiledende rolle i m?te med enheter ved universitetet slik dagens ansvarsstruktur er. Dette betyr at hver enhet st?r ansvarlig for eget innkj?p hva gjelder ?konomi, planlegging og forvaltning.

UiOs anskaffelsesr?dgivere har h?y innkj?psfaglig kompetanse og gjennomf?rer alle anskaffelser etter gjeldende lover med tilh?rende forskrifter samt egne anskaffelsesprinsipper. M?let v?rt er ? veilede og gi st?tte til enheter p? en best mulig m?te slik at innkj?pene utf?res etter UiOs anskaffelsesprinsipper og regelverket.

Forventninger til den enkelte ansatte

Gjeldende etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte. Retningslinjene skal bidra til at ansatte opptrer med h?y etisk integritet og h?y moral i tr?d med UiOs verdier. De etiske retningslinjene er ment ? v?re generelle rettesnorer, men de krever ogs? en bevisstgj?ring og refleksjon av den enkelte ansatte. Det forventes at spesielt ledere i s?rlig grad er aktsomme og fremst?r som gode eksempler for sine ansatte, samt tar ansvar for ? gj?re retningslinjene kjent i virksomheten sin.

Bruk av avtaler

Der det foreligger en avtale skal denne benyttes, dersom innkj?psbehovet kan dekkes ved bruk av avtalen.

UiOs avtaler skal ikke benyttes til privat bruk.

Misbruk av offentlige midler

Ansatte skal unng? kj?p som ikke dekker behovet til UiO og p? denne m?ten forhindrer UiOs verdiskapning. Det er viktig at ansatte f?lger de etablerte rutiner og systemer som bidrar til gode kontrollrutiner tilknyttet fakturering, bestilling, oppf?lging og resultatrapportering. Ved hjelp av disse tiltakene m.m. klarer vi ? opprettholde samfunnets tillitt til at UiO bruker offentlige midler p? en riktig m?te.

Mottak av gaver og andre ytelser

Som ansatt eller tillitsvalgt har du ikke lov til ? motta gaver, penger eller andre fordeler fra Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere, leverand?rer eller andre. Noen unntak for gaver av beskjeden st?rrelse, for eksempel en julehilsen, hvor det er ?penbart at ytelsen ikke kan v?re egnet til ? p?virke beslutninger. Slike gaver skal alltid gis i full ?penhet og v?re avklart med ledelsen i forkant. Det skal aldri mottas gaver i form av kontanter til enkeltpersoner. Hvis det er tvil om en ytelse kan mottas, skal den avsl?s.

Forretningsomgang og sosialt samv?r

Den ansatte skal bare dra p? reise/bes?k i arbeidstiden n?r det kan begrunnes i virksomhetens behov og innehar et faglig innhold. Dette gjelder ogs? n?r leverand?rer eller andre tilbyr bes?k i private eller offentlige bedrifter, befaringer, seminar, kurs, reiser til utstillinger eller andre arrangementer, b?de n?r disse arrangeres i fritida og i arbeidstida. Dette gjelder ogs? besiktelse av instrumenter og liknende knyttet til undervisning. Reiser og bes?k skal alltid godkjennes av n?rmeste leder og betales av UiO.

Misbruk av informasjon

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold skal respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud og tilbydere skal behandles konfidensielt og ikke misbrukes for eksempel overfor konkurrerende tilbydere. Taushetsplikten gjelder ogs? etter at vedkommende er sluttet i jobben.
Lovens krav om at ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk,
ha h?y etisk standard og opptre med stor integritet gjelder uten unntak.

Likebehandling av leverand?rer

Det er viktig ? opptre med stor varsomhet i forsknings- og utviklingsprosjekter for ? unng? at h?ndteringen av prosjektene blir sammenblandet med eventuelle senere anskaffelser, jfr UiOs regler om habilitet, gaver og sponsing. Erfaringene fra slike prosjekter kan brukes i utformingen av kravspesifikasjoner i anskaffelsesprosess, men leverand?rene fra utviklingsprosjektene kan da ikke trekkes inn p? en m?te som diskriminerer, f?rer til brudd p? likehandlingsprinsippet, forhindrer en leverand?r ? delta i konkurransen eller p? annen m?te begrenser eller utelukker reell konkurranse. 

Habilitet og interessekonflikt 

At en person er inhabil eller ¡±ugild¡± i rettslig forstand, betyr at det foreligger omstendigheter som er egnet til ? svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet i en bestemt sak. Det er den ansattes ansvar ? vurdere sin egen habilitet i en anskaffelse. Dersom det er tvil om den ansattes habilitet, er det n?rmeste overordnede som tar den endelige avgj?relsen.

UiOs ansatte skal ikke s?ke ? oppn? fordeler for seg selv eller n?rst?ende personer som gj?r at det kan stilles sp?rsm?l ved deres integritet.

UiOs ansatte kan heller ikke i den forberedende fasen ta del i, eller s?ke ? p?virke en anskaffelse, gjennom beskrivelser og beslutninger av et anskaffelsesbehov som kan oppfattes som, eller for?rsake en interessekonflikt. Det kan gjelde en personlig interesse i anskaffelsen, ?konomisk eller p? annen m?te, direkte eller ved n?rst?ende personer.

Ansatte m? ikke ta del i eller p?virke anskaffelser til UiO fra eget eller n?rst?ende personers firma. Hvis innkj?p planlegges gjort fra firma hvor anskaffelsesr?dgiver vet at UiO-ansatte har interesser, skal personen fratre anskaffelsesprosessen og utnevne en passende stedfortreder.

Ansatte som deltar i en anskaffelsesprosess skal vurdere sin habilitet i starten av prosessen og skrive under en habilitetserkl?ring etter mottak av tilbud. Det kan likevel til tider v?re vanskelig ? fastsl? om det faktisk foreligger en interessekonflikt. Ved minste tvil m? problemstillingen dr?ftes med n?rmeste overordnede f?r saken fremlegges for Seksjon for innkj?p til videre behandling. 

Korrupsjon og kameraderi 

Korrupsjon defineres som misbruk av makt i betrodde stillinger for privat gevinst og omfatter sm?ring og korrupsjon. Disse vises i form av bestikkelser av ulik grad og personlige goder. Dette kalles if?lge Transparency International Norge for vennskapskorrupsjon.

Kameraderi tolereres ikke ved UiO og gjenkjennes der man tilgodeser venner og gamle kjente ved anskaffelser og anbud.

Korrupsjon og p?virkningshandel er straffbart i henhold til straffeloven. B?de enkeltindividet og foretaket kan straffes med fengsel eller b?ter.

Krav og forventninger til leverand?rer 

Samtlige anbud som gjennomf?res ved UiO stiller et krav om at leverand?rer skal overholde UiOs etiske retningslinjer, nasjonal lovgivning og internasjonale anerkjente konvensjoner som ILO-konvensjonene, samt Verdenserkl?ringen om menneskerettigheter artikkel 1. 

De mest sentrale internasjonale retningslinjer utarbeidet av den Internasjonale Arbeidsorganisasjonen (ILO) stiller krav til v?re leverand?rer. Ved innlevering av tilbud og gjennom hele kontraktsperioden forplikter de seg til ? etterleve gitte lover. Disse omfatter blant annet, men ikke begrenset til: foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten, rett til kollektive forhandlinger, forbud mot tvangsarbeid, lik l?nn for mannlige og kvinnelige arbeidere, minstealder til sysselsetting og avskaffing av barnearbeid. Disse kravene ber?rer produsenter, agenter og underleverand?rer til UiOs hovedleverand?rer.

UiO forventer at leverand?rene opptrer lojalt overfor UiOs ansatte og overholder kontraktkravene.

UiO setter h?ye krav til leverand?rens integritet knyttet til bevissthet rundt etisk handel, bestikkelser, korrupsjon og all annen form for uetisk atferd, eller tegn til det, i enhver anskaffelsesprosess.

S?rlige utfordringer 

Seksjon for innkj?p har et ansvar for ? lede og veilede UiOs ansatte ved gjennomf?ring av anskaffelsesprosesser etter gjeldende regelverk.
I dette arbeidet kommer vi uunng?elig borti flere utfordringer der noen oppst?r oftere enn andre.

Feil bruk av midler, interesseutfordringer og risiko for korrupsjon har st?rst konsekvens og det jobbes aktivt med tiltak for ? bekjempe hver av disse.

UiO har tegnet flere medlemskap for ? bekjempe korrupsjon og uetisk atferd i driften av universitetet. I tillegg jobbes det aktivt med ? realisere milj? og klimam?l. Som et st?ttende bidrag har vi etablert interne maler og skjemaer til hjelp for ? kartlegge de sentrale problemomr?der.

• Transparency International Norge (TI) jobber vi sammen med for ? bekjempe korrupsjon i anskaffelser. Verdiene som kjennetegner TI og promoteres aktivt er ?penhet, integritet, p?litelighet, solidaritet, rettferdighet og demokrati.
• Etisk Handel Norge gj?r en viktig jobb med ? fremme samfunnsansvar og bist? oss med ? avdekke uetisk handel i forvaltningen av v?re avtaler. Knyttet til samme omr?de, tilbyr Factlines en database med en oversikt over s?rlige risikoer for etiske brudd i leverand?rkjedene UiO Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@er med.
• B?rekraft er viktig for universitetet og vi utvikler og forbedrer oss kontinuerlig. Sammen med Gr?nt Punkt Norge og Nettverk for milj?merket innkj?p jobber vi med ? n? UiOs m?l om ? redusere klimafotavtrykket.
• Innkj?pspraksisen ved UiO er vesentlig forbedret de siste ?rene ved at det stilles stadig skjerpede krav til leverand?rene i form av etterlevelse av prinsippene i FNs Global Compact som; menneskerettigheter, arbeiderrettigheter, milj?, anti-korrupsjon, Corporate Social Responsibility (CSR), strategi og etiske retningslinjer, kartlegging av leverand?rstatus og produksjonsland, leverand?renes egenvurdering av risiko i land de gj?r innkj?p fra, samt styringssystemer i virksomheten.

Se ogs?

• Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no)
• Forskrift om l?nns- og arbeidsvilk?r i offentlige kontrakter (lovdata.no)
• Last ned pdf til Prinsipper og etiske retningslinjer for arbeid med anskaffelser ved UiO, 2021-2024

Kontakt

Hvem kontakter jeg om innkj?p?