En kontaktperson hos leverand?ren vil ha en av to mulige statuser:
- Systembruker: Personen har tilgang til TendSign ved p?logging og har dermed mulighet til ? arbeide med tilbud og sende inn disse.
- Registrert som kontaktperson, men uten systembrukerstatus. Personen kan velges som kontaktperson p? avtale og til oppgaver i CLM, da personen vil kunne motta eposter fra systemet, selv om han/hun ikke har tilgang til TendSign.
OPPDRAGSGIVER OPPRETTER KONTAKTPERSON FOR LEVERAND?REN
For ? komme til oversikten over kontaktpersoner, s?k opp leverand?ren og trykk p? ?Bytt? ved siden av leverand?rens kontaktperson, se bilde:
Alternativ vei inn er ? g? til avtalens startside og trykke ?Bytt? ved avtalens kontaktperson
I begge tilfeller f?r man opp en oversikt over kontaktpersoner som er registrert p? leverand?ren.
Dobbeltsjekk at ?nsket kontaktperson ikke ligger i listen (merk at det kan v?re flere sider). Hvis personen ikke ligger i listen, legges kontaktinformasjon inn under ?Legg til ny individ?. Trykk s? p? kontaktsymbolet p? h?yre side for ? legge til personen:
Kontaktperson som legges til p? denne m?ten f?r ikke systemtilgang, men vil bli liggende i listen slik at den kan velges som kontaktperson ogs? i fremtiden. Merk at det ikke er mulig for oppdragsgiver ? endre/korrigere eller slette kontaktpersoner, selv om disse er opprettet av vedkommende. Det er derfor sv?rt viktig ? forsikre seg om at informasjonen som legges inn er korrekt. Av GDPR-hensyn m? leverand?rens kontaktperson ha godkjent at kontaktinformasjonen legges inn av oss. Da ikke alle ?nsker at mobiltelefonnummeret deres skal ligge tilgjengelig p? nett, m? det ogs? avklares at dette er ?nskelig fra kontaktpersonens side f?r dette legges inn.
Siden oppdragsgiver ikke kan korrigere eller slette kontaktpersoner hos leverand?ren, b?r hovedregelen v?re at leverand?ren selv oppretter kontaktpersonen i TendSign, se under for prosedyre som kan videreformidles til leverand?ren.
LEVERAND?R OPPRETTER KONTAKTPERSON SELV
Leverand?ren benytter lenken nedenfor for ? registrere ny kontaktperson. Hvis leverand?ren ikke finnes i TendSign fra f?r (org. nummer), vil leverand?ren bli opprettet med utfylte kontaktperson. Hvis leverand?ren allerede finnes, vil kontaktpersonen legges inn p? allerede registrert organisasjonsnummer. https://tendsign.no/public/register_seller.aspx.
ENDRINGER AV INFORMASJON I LEVERAND?RENS VIRKSOMHET
Alle endringer i informasjonen som allerede er registrert p? leverand?ren i TendSign (korrigeringer og slettinger av personer og data) m? initieres av leverand?ren. Mercell anbefaler at leverand?ren tar kontakt med support p? f?lgende adresse for alle ?nskede endringer: support.tendsign@mercell.com
Det er med andre ord kun innlegging av ny informasjon, som ny kontaktperson, som kan gj?res av begge parter ¨C alle endringer m? gj?res via support. Av GDPR-hensyn vil ikke oppdragsgiver kunne initiere endringer i leverand?rinfo ved selv ? kontakte support.