Bilag til godkjenning finner du under "Dine oppgaver" i Unit 4 (oransje firkant oppe i h?yre hj?rne).
Du m? kontrollere at det er budsjettmessig dekning for kostnaden og at kostnaden er belastet riktig koststed og delprosjekt.
Godkjenne innkj?psforesp?rsler, innkj?psplaner og faktura
I prosessen Behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne i forbindelse med bestilling, faktura og fakturabehandling.
Varsling om oppgaver
N?r du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du f?r varsel p? e-post.
Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informer" i Unit 4 (tidligere informativ sirkulasjon), vil du imidlertid ikke motta noe varsel p? e-post. Du b?r sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel p? e-post eller lignende.
Bestilling
For bestilling skal du kontrollere og godkjenne innkj?psforesp?rselen, eller avvise den. Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkj?psforesp?rsel (df?-video)
Faktura
I mange tilfeller vil en bestilling g? til automatisk match i system. Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder ogs? for faktura hvor det ikke har v?rt en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.
Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at
- det er budsjettmessig dekning for utbetalingen.
- disposisjonen er ?konomisk forsvarlig.
- kj?p over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.
Videresende faktura til annen BDM
Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kj?p), kan du sende fakturaen videre i systemet.
Det gj?r du ved ? g? inn p? fanen "handlinger", og velge "videresend". For ? f? opp potensielle mottakere m? du trykke "space" (mellomrom) p? tastaturet ditt.
Brukerveiledninger
Godkjenne bilag, kreditnota, oversendelse til inkassator og oppf?lging av forfalte krav
Oppf?lging av forfalte krav
I prosessen Fordring til innbetaling (FtI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal f?lges opp ved manglende innbetalinger
- Bott-rutine: oppf?lging av forfalte krav (pdf)
- Skjema for oversendelse til inkasso (pdf)
- Skjema for tapsf?ring (pdf)
Kreditnota
Du m? kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.
Godkjenne hovedbokbilag/Periodeavslutningsbilag
Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden og denne er riktig kontert godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget og det returens til bilagsbehandler (attestant).
Godkjenne endring av anlegg
Selve anleggsregistrering skjer i prosessene Behov til betaling. For endring av anlegg m? du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i Anleggsmiddel-prosessen.
Dette gj?res i forbindelse med:
- Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
- Overf?ring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
- Nedskriving av anlegg
- Reversering av anleggstransaksjoner
- Salg av anlegg
- Utrangering av anlegg
Brukerveiledning
DF? brukerveiledning Anleggsskjema Unit4 ERP kapitel 4 (pdf)
Godkjenne s?knadsbudsjett og revidert prosjektbudsjett
F?r UiO tar i bruk hele l?sningen p? prosjektomr?det vil det ikke v?re egne godkjenningsoppgaver innenfor Prosjektide til prosjektavslutning (EFP)
?konomimodell
Fra 1. mai 2021 har UiO f?tt ny ?konomimodell. Det inneb?rer at det er nye koststeder, prosjekt- og delprosjektnummer.
Tiltak finnes ikke lenger.
Regelverk
Du m? sette deg inn i regelverket som gjelder for prosessomr?dene styring og rapportering, ?konomi og l?nn ved Universitetet i Oslo.
- Regelverk innen ?konomi ved Universitetet i Oslo
- Reglement for ?konomistyring i staten (regjeringen.no)
- Lov om offentlige anskaffelser (lovdata.no)