1. Hjemmel
Disse retningslinjene bygger p? reglene i rundskrivet R-105 ¡±Bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester¡±, utgitt fra Finansdepartementet 11.112015.
2. Definisjoner
Med virksomhetskort forst?s kredittkort der virksomheten har betalingsansvar. Slike kort er utstedt p? virksomheten og knyttet til en tilsatt.
Med firmakort med personlig ansvar (personlig kort) forst?s kredittkort som bestilles gjennom UiO, men som utstedes i tilsattes navn og den tilsatte har personlig betalingsansvar.
Disse retningslinjene gjelder for virksomhetskort.
3. Tildeling av virksomhetskort
Virksomhetskort tildeles kun etter godkjenning fra ?konomidirekt?ren, eller den ?konomidirekt?ren har delegert slik fullmakt.
Vurderingen skjer p? bakgrunn av mottatt s?knadsskjema, hvor behovet for et slikt kort skal beskrives.
4. Bruksomr?der for virksomhetskort og h?ndtering av risiko for misbruk
Virksomhetskort skal kun benyttes for innkj?p til UiO som utf?res p? internett og hvor leverand?ren krever forh?ndsbetaling gjennom kredittkort. Unntatt herfra er flyreiser og hotellreservasjoner som IKKE skal betales med virksomhetskort. Kontantuttak skal aldri forekomme.
Det er en forutsetning at omfanget av bruken av kortet, b?de hva ang?r bel?pets st?rrelse og antall innkj?p i l?pet av ?ret, er av et vesentlig omfang. Virksomhetskort skal ikke benyttes til betaling av noen type reisekostnader, herunder taxi- eller togreiser. Dersom tilsatte har behov for ? organisere tjenestereiser med bestillinger over internett, skal det benyttes personlig kort og utleggene refunderes over reiseregning iht. vanlig rutine. Innkj?p med virksomhetskort skal kun foretas p? nettsteder som dokumenterer at de innehar sertifikatl?sninger eller krypteringsteknologi som sikrer informasjonen som utveksles mellom UiO og leverand?r. P? generelt grunnlag henstilles innehaverne av virksomhetskort om ? v?re ytterst varsomme med innlegging av kredittkortinformasjon p? nettsteder man ikke er godt kjent med leverand?ren og er sikre p? vedkommendes seri?sitet.
Virksomhetskortet m? oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke f?r tilgang til kortet.
5. Dokumentasjonskrav og budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
Alle belastninger p? den m?nedlige fakturaen fra kortutsteder skal dokumenteres i form av originale bilag/faktura, samt p?f?res en forklaring p? hva kj?pet gjelder. I de tilfeller av internett kj?p fra internasjonale nettsteder hvor det ikke utstedes formell faktura, kan man benytte seg av andre former for kvitteringer som dokumenterer hva som er innkj?pt. Eksempler p? slik dokumentasjon kan v?re skjermutskrifter, bekreftelser p? e-post fra leverand?ren eller lignende. Denne tilpasningen av dokumentasjonsplikten gjelder dog ikke for innenlandske leverand?rer.
Enkeltbilagene skal attesteres og fakturaen videresendes til en overordnet med BDM for godkjenning. Kortinnehaver kan ikke attestere egne kredittkort bilag. Dersom kortinnehaver innehar BDM, kan vedkommende heller ikke godkjenne egne kredittkortregninger, selv om en annen person en kortinnehaver har attestert.
6. Ureglementert bruk av virksomhetskort
Dersom kontroll avdekker at virksomhetskort blir brukt til innkj?p i strid med disse retningslinjene, vil disse innkj?pene bli trukket i kortinnehavers neste l?nnsutbetaling. F?r kort utleveres skal kortinnehaver signere for at vedkommende godtar at UiO kan foreta slikt l?nnstrekk i tilfeller av ureglementert bruk. Kvitteringene p? de ureglementerte innkj?pene skal kortinnehaver sende til L?nningsseksjonen for refusjon over reiseregning eller utleggsrefusjon iht. vanlig rutine. Ureglementert bruk vil ogs? medf?re at virksomhetskortet blir sperret umiddelbart.
7. Unntak fra bestemmelsene
Universitetsledelsen (universitetsdirekt?r og assisterende universitetsdirekt?r) og Rektoratet kan benytte virksomhetskort utover disse retningslinjer, som spesifisert i pkt. 4.
Kort tildelt universitetets ?verste ledelse kan benyttes til representasjon og reisevirksomhet, dog ikke til kontantuttak. Alle andre retningslinjer enn unntakene i dette punkt, blir ? f?lge som beskrevet i retningslinjen for?vrig.
8. Iverksetting
Det nye regelverket trer i kraft med virkning fra 13. mai 2009. Alle eksisterende kort skal vurderes p? nytt opp mot herv?rende regelverk. Ny s?knad om virksomhetskort skal sendes inn i henhold til informasjonsbrev fra universitetsdirekt?ren.
Alle kort som ikke innvilges iht. nye retningslinjer, eller hvor det ikke s?kes om nytt/ forlenget kort innen fristen, avsluttes og trekkes inn.