Sluttrapport for Forskpro

Deltagere: Thomas ?sterhaug, Vilde S?rb? Nenseth, Petter Haugen Andersen, Ingvild Sollund

Sendt til: Styringsgruppe og prosjekteier

Sluttrapport godkjent dato: 

1.    Bakgrunn for prosjektet

Helseforsk ble utviklet i 2016/2017 som et verkt?y for ? gj?re det enklere ? oppfylle helseforskningslovens krav om ? ha l?pende oversikt over helseforskningsprosjekter. Fra og med mars 2018 har det v?rt obligatorisk for alle prosjektledere ved UiO ? registrere nye helseforskningsprosjekter i Helseforsk. 

I arbeidet med implementering av forskningsetikkloven ble det tydeliggjort at en oversikt over alle forskningsprosjekter ved UiO ville v?re nyttig for ? etterleve lovverket. I den forbindelse ble det sendt en formell henvendelse fra forskningsdekanene fra de fem HumSam-fakultetene med et ?nske om tilpasning av Helseforsk til alle typer prosjekter samt utrulling for samtlige fakulteter. Behovet om en helhetlig oversikt for hele UiO har ogs? kommet frem som en viktig og etterspurt utvidelse av den eksisterende oversikten fra det sentrale GDPR-prosjektet p? UiO. 

2.    Prosjektets viktigste leveranser

Fase 0.    Kartlegging av n?situasjonen

Fase 1.1  Tilpasning til GDPR

Fase 1.2.  Utvidelse til Forskpro

Fase 2      Integrasjon mot NSD

Alle leveranser er ferdigstilt og satt i produksjon.

3.    Oppn?else av prosjektets m?l

4.     ?konomi

Timebruk

* utrulling har tatt flere timer, men dessverre ikke blitt f?rt p? egen post for siste del av prosjektet. Antagelig har det tatt rundt 50 timer.

Total timebruk i prosjektet er 2237

Fakturert:

2019: 1292 timer x 670:                         kr 805 000
2020:  1073 timer x 690                         kr 740 370
Total eks.m.v.a.                                      kr 1 545 370

5.    Forutsetninger for gevinstrealisering

Gevinster som kan hentes ut er blant annet f?rre avvikssaker og bedre oversikt over forskningsvirksomheten.

For at dette skal oppn?s m? enheten innf?re rutiner for hvordan de st?tter forskere i ? registrere prosjekter, og hvordan administrasjon og ledelse f?lger opp prosjektene i Forskpro.

6.    Evaluering av prosjektet  

a.    Suksessfaktorer

• Prosjektet hadde et tilstrekkelig h?yt budsjett til ? f? realisert det vi skulle
• Prosjektgruppa p? fire var passe stor, alle hadde hver sin verdifulle kompetanse ? ta med inn
• Gode m?tereferater med klar agenda og en vei videre etter hvert m?te
• Godt og tett Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ i prosjektgruppa, usikkerheter har blitt h?ndtert fortl?pende
• Lave skuldre og god stemning i prosjektgruppa
• Vi har involvert sluttbrukerne og evaluert produktet ved lansering av hver fase
• Vi hadde god kontakt med NSD og fikk fortl?pende svar p? sp?rsm?l
• Prosjektgruppa har hatt kontakt med fakultetskoordinatorene som representerte linjeorganisasjonen under hele prosjektet

b.    Utfordringer og usikkerhet

Utfordringer i forhold til mandat og styringsrammeverk

• Bestillingen og bakgrunnen for at Forskpro ble satt i gang har v?rt uklar. Det har v?rt en misforst?else fra starten at Forskpro ble laget fordi Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@setikkloven krever en slik oversikt, det gj?r den ikke.
• Det er opp til hver enhet ? ta i bruk Forskpro og det er ogs? valgfritt hvordan. Da blir det vanskeligere b?de ? gjennomf?re forankring og ? lage et produkt som fungerer optimalt.
• Det har v?rt en del utbytting av styringsgruppa underveis, og litt lite oppm?te
• Det ble aldri laget noen fullstendig gevinstplan i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med systemeier i linja

Utfordringer rundt utviklingsressurser

• Vi hadde for lite ressurser p? backend-utvikling av NSD-integrasjonen (mye p.g.a. Korona, men ogs? fordi GPL er overbelastet)
• Backend-utvikler savnet tilbakemelding og r?d fra en annen utvikler, som kanskje kunne jobbet noen timer i uka p? prosjektet
• Jira-sakene som ble l?st burde v?rt fortl?pende godkjent av en annen utvikler, men fordi alle var s? opptatt med Korona, jobbet de med andre prosjekter som ble h?yere prioritert
• Disse utfordringene gjorde at siste del av prosjektet ble mange m?neder forsinket

Utfordringer rundt planlegging og forutsigbarhet

• Det kom mange endringer og overraskelser inn underveis i arbeidet med NSD-integrasjonen. Eksempler:
  • juridisk fakultet skulle ikke med i Forskpro, HF skulle ikke ha studentprosjekter, MED og OD skulle ikke ha automatisk import
  • varslinger m?tte tilpasses ulike scenarier
  • meldeskjema besto av flere felter som vi m?tte kartlegge og kode
  • vi oppdaget sent at vi m?tte bygge en systemjobb, i tillegg til manuell import, p.g.a. misforst?elser mellom utviklerne og prosjektgruppa
• Burde v?rt tidligere involvering og tettere kommunikasjon med utviklere 

Utfordringer rundt forankring

• Det var vanskelig ? vite hvem p? UiO som skulle involveres n?r. Vi fors?kte ? involvere fakultetskoordinatorene ofte, og f? dem til ? g? tilbake til sin enhet og forankre der, men vi er usikre p? i hvor stor grad avgj?relser forankres p? deres enheter. 
• B?de jurist og forskningsadministrativ ressurs i prosjektgruppa fikk problemer med ? sette av nok tid til prosjektet fordi de fortsatt hadde sine vanlige oppgaver i linja. Det var meningen at de skulle sette av 40% hver, men det faktiske tallet har v?rt 20%.

Utfordringer knyttet til utrulling og videre bruk

• Fordi Forskpro ikke er lovp?lagt, og heller ikke p?lagt av UiO, s? er det opp til hver enkelt enhet ? oppmuntre til bruk. Dette krever mer, b?de av systemeier som m? ivre for at det blir brukt, og ta det opp til stadighet i relevante fora, men ogs? av hvert fakultet og hver enhet, som m? pushe det videre til forskerne.

c.    Viktige l?ringspunkter

• I startfasen: utfordre hvorvidt tjenesten/systemet l?ser de riktige problemene. 
• Lage en plan sammen i starten. Kanskje planlegge fire uker av gangen, og s? et lanserings-langtidsm?l som blir justert hver fjerde uke. Hver fjerde uke ha status / retrospekt for ? reflektere rundt hva som g?r bra, hva som g?r d?rlig. Viktig ? justere prosessen fortl?pende s? man kan forbedre det som kan forbedres.
• Presenter prosjektet for alle involverte tidlig, og s?rg for at alle forst?r hva m?let er og hvorfor det skal n?s. 
• Ha et introduksjonsm?te for utviklerne hvor prosjektleder legger veldig grundig fram hva som skal gj?res og hva som er bestemt allerede.
• Dokumentere og forankre designvalg underveis slik at ettertiden kan forst? valgene som er gjort. Vi har fors?kt ? gj?re dette i Jira - men det er spredt og ikke s? tilgjengelig.
• F? satt av reell tid hos personer som skal ha ressurser inn i prosjektet og skape forst?else hos linjeleder for at de m? prioritere prosjektet. P? tross av signert ressursavtale s? fikk de ikke f?rre oppgaver av linjeledelsen, s? det er vanskelig ? vite hvordan man skal forbedre dette i neste prosjekt.