Bedret administrasjon p? Det medisinske fakultet

¨C Vi har en stor administrativ portef?lje som vi trengte en opprydding i, sier assisterende fakultetsdirekt?r og leder av fakultetets IHR arbeid, Unn-Hilde Grasmo-Wendler.

Mange innspill fra ansatte

Grasmo-Wendler forteller at fakultetet ble inspirert av det sentrale IHR-prosjektet, og ba om innspill fra ansatte p? omr?der med forbedringspotensial. De satt igjen med rundt 40 forslag etter at omr?der som krevet en regelendring eller omfattet hele UiO var sortert ut.

¡±Slik har vi alltid gjort det¡±

¨C Vi skal ta tak i b?de stort og sm?tt. ¡±Slik har vi alltid gjort det¡± er ikke et argument for ? opprettholde en rutine som ikke er optimal, mener Grasmo-Wendler.

Styrket forskningsadministrasjonen

¨C Gjennomgangen har gjort at vi har spart ett ?rsverk. Vi har i tillegg opprettet en seksjon for forskningsadministrasjon med r?dgivere som blant annet st?tter forskerne i arbeidet med EU-s?knader og holder dem oppdatert p? hvilke muligheter det finnes for ? s?ke forskningsmidler generelt. 

Forenklet rapportering for doktorgradsstipendiater

Fakultetet har gjennomg?tt fremdriftsrapporteringen for n?rmere 1200 doktorgradstipendiater.

¨C Det er mye arbeid knyttet til disse rapportene, men lite av det som innrapporteres blir fulgt opp. I tillegg f?rer ikke alltid kandidatene opp det som er problematisk. N? jobber vi med en forenklet rapport, som vi p? sikt ?nsker ? legge inn i Felles studentsystem, opplyser Grasmo-Wendler.

Enklere ? s?ke opptak til doktorgradsprogram

Fakultetet mottar hvert ?r rundt 250 s?knader om opptak til doktorgradsprogrammer. Hele 80 % av s?knadene er ufullstendig utfylt og m? sendes i retur. Dette gj?r at behandlingstiden kan bli lang.

 ¨C Vi har ikke v?rt klare nok p? hva vi ber kandidatene om, forklarer Grasmo-Wendler.
 ¨C Vi har gjennomg?tt s?knadsprosedyren og planlegger et forenklet skjema. P? sikt ?nsker vi ? innf?re elektronisk s?knad, noe som vil lette arbeidet ytterligere.

Enklere utbetaling til opponenter

Fakultetet vil ogs? forenkle rutinene rundt godtgj?relse til opponenter.  En h?y andel av disse kommer fra utlandet og kan ikke f?lge de vanlige prosedyrene for utfylling av reiseregning.  

¨C Vi har ikke hatt standardiserte rutiner for dette arbeidet. I tillegg er ansvarsforholdet uklart mellom lokal ?konomikonsulent, doktorgradsseksjonen og L?nningsseksjonen, slik at mange av opponentene har m?ttet vente lenge p? pengene sine, sier Grasmo Wendler.
Fakultetet har derfot kartlagt rutinene p? omr?det, og en gruppe er satt ned som skal komme med forslag til bedre arbeidsm?ter.

Kultur for ? jobbe smartere

Grasmo-Wendler mener at IHR handler om ? ha det g?y p? jobben, og hun opplever at de ansatte synes at prosessen er meningsfylt.

¨C De ansatte synes det er g?y ? v?re med ? utforme hvordan arbeidsdagen skal v?re. Vi har skapt en bevisstgj?ring rundt det ? jobbe smartere. Dette gjelder ogs? bruk av arkiv og ePhorte, e-postkultur og m?tekultur.

Utfordrende ? f? alle med

Selv om fakultetet er godt i gang med IHR- arbeidet, er det ikke alle som merker noen forskjell enn?.

¨C Utfordringen framover blir ? holde p? entusiasmen og ? n? ut til alle, mener Grasmo-Wendler. Hun er glad for at dekan og fakultetdirekt?r st?tter prosjektet og har store forventninger til det.

¨C Det er et viktig kriterium for ? lykkes, sier hun.

Les mer om fakultetets IHR-arbeid her.