Bruker vi v?re administrative ressurser riktig?

¨C Det er krevende for en organisasjon ? utf?re administrative oppgaver p? tre niv?er, mener HR- direkt?r Anita Sandberg. Hun leder arbeidet med roller og ansvar i Internt handlingsrom.

Plangruppens mandat  er ? utarbeide et forslag til en mer optimal fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver mellom niv?ene.

Ikke optimal arbeidsdeling

¨C Vi jobber ut fra en hypotese om at UiO ikke har en optimal arbeidsfordeling i dag, sier Sandberg, og legger til at UiO ikke har endret p? oppgavefordelingen mellom niv?ene p? lang tid. Dette til tross for at vi de senere ?rene har innf?rt flere store administrative IT-systemer som gir mulighet for ? endre arbeidsm?ter.

Plangruppen skal konsentrere seg om to hovedomr?der:

• Arbeidsdeling mellom de tre niv?ene institutter, fakulteter og Sentraladministrasjonen
• Ansvar og myndighet i lederroller

Klargj?re ansvar og myndighet

Enhet for internrevisjon utarbeidet en rapport i 2010 som avdekket et behov for ? klargj?re spesielt fagdirekt?renes rolle i organisasjonen. Denne rapporten f?lges opp konkret i plangruppens arbeid. Det vil bli gjennomf?rt ytterligere kartlegging og utarbeidet eksempler p? hvilke uklarheter man m? ta tak i.

Kartlegge oppgaver

Plangruppen skal blant annet unders?ke hvor ulike administrative oppgaver utf?res, og om samme oppgaver utf?res p? flere niv?er. Dette blir en grov kartlegging for ? avdekke behov for endring. Arbeidet omfatter alle administrative niv?er og skal ogs? inkludere resultater fra tidligere kartlegginger.

¨C I tillegg vil vi snakke med utvalgte ledere og administrativt ansatte innenfor enkelte omr?der. En gjennomgang av innhold og praktisering av regelverket og forventninger til hverandre i de ulike rollene inng?r i dette perspektivet, forteller Sandberg.

Fremtidas administrasjon

Etter kartlegging og analyse skal plangruppen legge fram forslag til hvordan arbeidsdeling og ansvar og myndighet kan se ut i fremtiden.

¨C Det finnes forskjellige alternativer som kan gi mer optimal bruk av v?re administrative ressurser. Det er etablert flere arbeidsgrupper som tar dypdykk i problemstillingene. Totalt sett er det lagt vekt p? god representasjon fra enhetene og de ulike lederrollene som er ber?rt. I tillegg legges det opp til en grundig og bred diskusjon der ansatte og fagorganisasjonene involveres, sier Sandberg.

Endringer i 2013

Eventuelle st?rre endringer i arbeidsdelingen ved UiO vil ikke komme f?r i 2013.

¨C Slike forandringer m? forberedes godt. Mens enklere forbedringer, som kan l?ses p? kort sikt og bedre arbeidsdagen for de ansatte, vil man foresl? og kunne sette i verk raskere, sier Sandberg.

Milep?ler:

Februar: Kartlegging av n?situasjonen avsluttes

Mars: Vurdere alternative endringer i arbeidsdeling og rollebeskrivelser

April: Formulere forslag til l?sninger som sendes til h?ring

Juni: Tentativ styrebehandling